PAGE采購詢價制度及流程規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司采購詢價行為，確保采購過程的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，特制定本制度及流程規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有物資采購、工程發(fā)包、服務(wù)采購等涉及詢價環(huán)節(jié)的活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購詢價活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：對待所有供應(yīng)商一視同仁，不偏袒、不歧視，保證詢價過程和結(jié)果的公正性。3.公開透明原則：采購詢價信息應(yīng)在規(guī)定范圍內(nèi)公開，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過合理詢價，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。二、詢價職責(zé)分工（一）采購部門1.負(fù)責(zé)制定采購詢價計劃，明確詢價項目的具體要求、預(yù)算等。2.組織實施詢價活動，收集、整理供應(yīng)商報價信息。3.對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選和評估，推薦合格供應(yīng)商名單。4.參與采購合同的談判和簽訂工作。（二）需求部門1.提出采購需求，詳細(xì)說明所需物資或服務(wù)的規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等。2.協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商的考察和評估。3.參與采購合同的審核，對合同條款中涉及需求部分提出意見。（三）財務(wù)部門1.參與采購詢價計劃的審核，從財務(wù)角度對預(yù)算進(jìn)行把關(guān)。2.負(fù)責(zé)對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財務(wù)建議。3.監(jiān)督采購資金的支付和使用情況。（四）審計部門1.對采購詢價活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查詢價過程是否合規(guī)。2.對采購合同進(jìn)行審計，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。三、詢價流程（一）詢價準(zhǔn)備1.需求確認(rèn)采購部門收到需求部門提交的采購申請后，與需求部門進(jìn)一步溝通，明確采購物資或服務(wù)的詳細(xì)要求，包括技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、交貨時間、售后服務(wù)等內(nèi)容。對于復(fù)雜或特殊的采購項目，組織相關(guān)部門和人員進(jìn)行需求評審，確保需求準(zhǔn)確無誤。2.制定詢價計劃采購部門根據(jù)需求確認(rèn)情況，制定采購詢價計劃。詢價計劃應(yīng)包括詢價項目名稱、采購內(nèi)容描述、預(yù)算金額、詢價時間安排、參與詢價的供應(yīng)商范圍、詢價方式等內(nèi)容。詢價計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.組建詢價小組對于金額較大、技術(shù)復(fù)雜或涉及重要物資和服務(wù)的采購項目，成立詢價小組。詢價小組由采購部門、需求部門、財務(wù)部門、技術(shù)專家等相關(guān)人員組成，成員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識和經(jīng)驗。詢價小組設(shè)組長一名，負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)詢價工作。（二）選擇供應(yīng)商1.供應(yīng)商信息收集采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商目錄、行業(yè)網(wǎng)站、供應(yīng)商推薦、市場調(diào)研等。建立供應(yīng)商信息庫，記錄供應(yīng)商的基本情況、經(jīng)營范圍、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等信息。2.供應(yīng)商篩選根據(jù)采購項目的要求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出符合條件的潛在供應(yīng)商。對于新的采購項目，可通過招標(biāo)公告、采購邀請等方式邀請潛在供應(yīng)商參與詢價。對篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行初步評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、價格競爭力等方面。3.確定詢價供應(yīng)商名單詢價小組根據(jù)初步評估結(jié)果，確定參與詢價的供應(yīng)商名單。供應(yīng)商名單應(yīng)具有一定的代表性和競爭性，一般不少于三家。對于獨家代理或只有少數(shù)供應(yīng)商能夠提供的物資和服務(wù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以選擇少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行詢價。（三）發(fā)出詢價文件1.編制詢價文件采購部門根據(jù)采購項目的需求，編制詢價文件。詢價文件應(yīng)包括詢價函、采購需求清單、技術(shù)規(guī)格要求、報價要求、交貨時間及地點、售后服務(wù)要求、合同條款等內(nèi)容。詢價文件應(yīng)清晰、準(zhǔn)確地表達(dá)采購項目的要求，確保供應(yīng)商能夠理解并按照要求進(jìn)行報價。2.發(fā)送詢價文件采購部門將詢價文件以書面或電子方式發(fā)送給確定的詢價供應(yīng)商。在發(fā)送詢價文件時，應(yīng)明確告知供應(yīng)商詢價的截止時間、報價方式、聯(lián)系方式等重要信息。對于重要的采購項目，可組織供應(yīng)商召開詢價會議，對詢價文件進(jìn)行詳細(xì)講解和答疑。（四）供應(yīng)商報價1.報價要求供應(yīng)商應(yīng)按照詢價文件的要求，在規(guī)定的時間內(nèi)提交報價文件。報價文件應(yīng)包括報價函、報價明細(xì)清單、技術(shù)規(guī)格偏離表、商務(wù)條款偏離表等內(nèi)容。報價應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，注明貨物的單價、總價、交貨期、付款方式等關(guān)鍵信息。2.報價接收與整理采購部門在詢價截止時間后，接收供應(yīng)商的報價文件。對收到的報價文件進(jìn)行整理和登記，檢查報價文件是否齊全、符合要求。對不符合要求的報價文件，及時與供應(yīng)商溝通，要求其補(bǔ)充或修正。（五）詢價評審1.組建評審小組根據(jù)采購項目的特點和要求，由詢價小組對供應(yīng)商的報價進(jìn)行評審。評審小組應(yīng)保持獨立、公正，嚴(yán)格按照評審標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評審。2.評審標(biāo)準(zhǔn)制定評審標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、信譽(yù)等方面。價格評審應(yīng)綜合考慮報價的合理性、性價比等因素；質(zhì)量評審應(yīng)依據(jù)采購需求清單和技術(shù)規(guī)格要求，對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評估；交貨期評審應(yīng)關(guān)注供應(yīng)商承諾的交貨時間是否滿足公司需求；售后服務(wù)評審應(yīng)考察供應(yīng)商提供售后服務(wù)的能力和水平；信譽(yù)評審應(yīng)參考供應(yīng)商的過往業(yè)績、口碑等情況。3.評審過程評審小組對供應(yīng)商的報價文件進(jìn)行詳細(xì)評審，對每個供應(yīng)商的報價進(jìn)行分析和比較?？梢圆捎镁C合評分法、最低價法等評審方法確定中標(biāo)供應(yīng)商。在評審過程中，評審小組可以要求供應(yīng)商對報價文件中的內(nèi)容進(jìn)行澄清和說明，但不得改變報價實質(zhì)性內(nèi)容。4.推薦中標(biāo)候選人評審小組根據(jù)評審結(jié)果，推薦中標(biāo)候選人名單。中標(biāo)候選人一般為排名前三的供應(yīng)商，如因特殊情況只有兩家供應(yīng)商參與詢價且評審結(jié)果符合要求的，也可推薦兩家供應(yīng)商作為中標(biāo)候選人。推薦中標(biāo)候選人名單經(jīng)詢價小組組長簽字確認(rèn)后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（六）確定中標(biāo)供應(yīng)商1.領(lǐng)導(dǎo)審批公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)詢價小組推薦的中標(biāo)候選人名單進(jìn)行審批，確定中標(biāo)供應(yīng)商。公司領(lǐng)導(dǎo)在審批過程中，應(yīng)綜合考慮采購項目的整體情況、公司利益和發(fā)展戰(zhàn)略等因素。2.中標(biāo)通知采購部門向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書，告知其已被確定為中標(biāo)供應(yīng)商，并要求其在規(guī)定時間內(nèi)與公司簽訂采購合同。同時，向未中標(biāo)的供應(yīng)商發(fā)出未中標(biāo)通知書，感謝其參與詢價活動。（七）簽訂采購合同1.合同起草采購部門根據(jù)中標(biāo)結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)要求，保護(hù)公司的合法權(quán)益。2.合同審核采購合同起草完成后，提交公司相關(guān)部門進(jìn)行審核。需求部門主要審核合同條款是否符合采購需求；財務(wù)部門審核合同付款方式、價格條款等是否符合公司財務(wù)規(guī)定；審計部門對合同進(jìn)行合規(guī)性審計。審核部門應(yīng)提出審核意見，采購部門根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改和完善。3.合同簽訂采購合同經(jīng)審核無誤后，由公司法定代表人或授權(quán)代表與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂合同。簽訂合同前，應(yīng)確保雙方已就合同條款達(dá)成一致意見，并在合同上加蓋雙方公章或合同專用章。合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。四、詢價監(jiān)督與管理（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計部門定期對采購詢價活動進(jìn)行審計，檢查詢價流程是否合規(guī)、評審過程是否公正、合同簽訂是否符合規(guī)定等。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.公司內(nèi)部設(shè)立舉報郵箱和電話，接受員工對采購詢價活動中違規(guī)行為的舉報。對舉報信息進(jìn)行及時調(diào)查和處理，保護(hù)舉報人權(quán)益。（二）供應(yīng)商管理1.建立供應(yīng)商評價機(jī)制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行評價。評價結(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。2.對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策；對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲、違反合同條款等情況的供應(yīng)商，采取警告、罰款、暫停合作、取消合作資格等措施進(jìn)行處理。（三）檔案管理采購部門負(fù)責(zé)建立采購詢價檔案，對詢價過程中的相關(guān)文件和資料進(jìn)行整理、歸檔和保管。采購詢價檔案應(yīng)包括采購申請、詢價計劃、詢價文件、供應(yīng)