PAGE對(duì)外法律文書規(guī)范制度一、總則（一）目的為規(guī)范本公司/組織對(duì)外法律文書的制作、審核與使用，確保法律文書的合法性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，有效維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本規(guī)范制度適用于公司/組織對(duì)外出具的各類法律文書，包括但不限于合同、協(xié)議、律師函、聲明、起訴狀、答辯狀、上訴狀等。（三）基本原則1.合法性原則法律文書的內(nèi)容和形式必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得違反法律強(qiáng)制性規(guī)定，確保文書具有法律效力。2.準(zhǔn)確性原則法律文書應(yīng)準(zhǔn)確表達(dá)當(dāng)事人的意思表示，事實(shí)陳述清晰、準(zhǔn)確，法律適用正確，避免模糊不清或歧義性表述。3.規(guī)范性原則法律文書的格式、排版、用語等應(yīng)符合行業(yè)通行規(guī)范和公司/組織內(nèi)部要求，做到嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、統(tǒng)一。二、法律文書的起草（一）起草主體法律文書原則上由公司/組織內(nèi)部具有法律專業(yè)知識(shí)或經(jīng)過法律培訓(xùn)的人員起草。涉及重大、復(fù)雜法律事務(wù)的文書，可外聘專業(yè)律師起草。（二）起草要求1.明確文書目的起草前應(yīng)明確制作該法律文書的目的，確定文書要解決的核心問題，以便準(zhǔn)確組織內(nèi)容。2.詳細(xì)了解事實(shí)全面收集與法律文書所涉事項(xiàng)相關(guān)的事實(shí)情況，包括事件經(jīng)過、證據(jù)材料等，確保事實(shí)依據(jù)充分。3.準(zhǔn)確適用法律根據(jù)事實(shí)情況，準(zhǔn)確查找和引用相關(guān)法律法規(guī)、司法解釋及行業(yè)規(guī)范，確保法律文書的法律依據(jù)準(zhǔn)確無誤。4.規(guī)范語言表達(dá)語言應(yīng)簡潔明了、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和語句。對(duì)于專業(yè)法律術(shù)語，應(yīng)使用準(zhǔn)確、規(guī)范的表述，不得隨意創(chuàng)造或誤用。文書內(nèi)容應(yīng)層次分明，段落之間過渡自然，便于閱讀和理解。（三）法律文書模板公司/組織應(yīng)建立常用法律文書模板庫，模板應(yīng)涵蓋各類常見法律文書的基本格式和內(nèi)容框架。起草法律文書時(shí)，應(yīng)優(yōu)先選用模板庫中的模板，并根據(jù)具體情況進(jìn)行適當(dāng)修改和補(bǔ)充。三、法律文書的審核（一）審核主體法律文書起草完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門或人員進(jìn)行審核。審核主體包括但不限于法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)等。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核審查法律文書的內(nèi)容是否符合法律法規(guī)的規(guī)定，是否存在違法條款或潛在法律風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于涉及重大決策、交易等法律文書，應(yīng)重點(diǎn)審核其是否符合國家產(chǎn)業(yè)政策和監(jiān)管要求。2.準(zhǔn)確性審核核對(duì)事實(shí)陳述是否準(zhǔn)確無誤，證據(jù)材料是否充分、可靠，引用的法律法規(guī)是否正確。檢查法律文書中涉及的權(quán)利義務(wù)關(guān)系是否清晰明確，是否存在邏輯矛盾或歧義之處。3.規(guī)范性審核審查法律文書的格式是否符合公司/組織內(nèi)部規(guī)定和行業(yè)通行標(biāo)準(zhǔn)，排版是否整齊、規(guī)范。檢查語言表達(dá)是否規(guī)范、通順，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用是否正確，數(shù)字、日期等書寫是否準(zhǔn)確。（三）審核流程1.初審由起草人員所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)關(guān)注文書內(nèi)容與業(yè)務(wù)事實(shí)的一致性、語言表達(dá)的規(guī)范性等，提出初審意見。2.二審初審?fù)ㄟ^后，將法律文書提交至法務(wù)部門進(jìn)行二審。法務(wù)部門從法律專業(yè)角度進(jìn)行全面審核，對(duì)合法性、準(zhǔn)確性等方面進(jìn)行把關(guān)，出具詳細(xì)的審核意見。3.終審經(jīng)法務(wù)部門二審后的法律文書，根據(jù)文書涉及的業(yè)務(wù)范圍和重要程度，提交分管領(lǐng)導(dǎo)或公司/組織主要負(fù)責(zé)人進(jìn)行終審。終審人員對(duì)法律文書進(jìn)行最終審定，決定是否批準(zhǔn)簽發(fā)。（四）審核意見反饋審核人員應(yīng)及時(shí)將審核意見反饋給起草人員，起草人員應(yīng)根據(jù)審核意見對(duì)法律文書進(jìn)行修改完善。如對(duì)審核意見存在異議，應(yīng)與審核人員進(jìn)行溝通協(xié)商，達(dá)成一致意見后再進(jìn)行修改。四、法律文書的簽發(fā)（一）簽發(fā)權(quán)限1.一般性法律文書經(jīng)審核通過后，由部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)代表簽發(fā)。一般性法律文書是指涉及日常業(yè)務(wù)、金額較小、法律關(guān)系相對(duì)簡單的文書。2.重要法律文書涉及重大決策、重大交易、重大權(quán)益糾紛等重要法律事務(wù)的文書，須經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要法律文書的界定標(biāo)準(zhǔn)由公司/組織另行制定。3.特別重大法律文書對(duì)于特別重大的法律文書，如涉及公司/組織整體戰(zhàn)略、重大資產(chǎn)處置、可能引發(fā)重大法律風(fēng)險(xiǎn)的文書等，須經(jīng)公司/組織主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。（二）簽發(fā)程序法律文書經(jīng)審核通過并完成修改后，由起草人員填寫《法律文書簽發(fā)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明文書名稱、文號(hào)、起草背景、主要內(nèi)容、審核情況及擬簽發(fā)人等信息，連同法律文書初稿及修改稿一并提交至有權(quán)簽發(fā)人。有權(quán)簽發(fā)人在認(rèn)真審閱法律文書后，簽署簽發(fā)意見并注明簽發(fā)日期。五、法律文書的送達(dá)與存檔（一）送達(dá)方式1.直接送達(dá)能夠直接送交受送達(dá)人的，應(yīng)當(dāng)直接送達(dá)。直接送達(dá)時(shí)，由受送達(dá)人在送達(dá)回證上記明收到日期，簽名或者蓋章。2.留置送達(dá)受送達(dá)人拒絕接收法律文書的，可以采用留置送達(dá)的方式。留置送達(dá)時(shí)，應(yīng)當(dāng)邀請(qǐng)有關(guān)基層組織或者所在單位的代表到場，說明情況，在送達(dá)回證上記明拒收事由和日期，由送達(dá)人、見證人簽名或者蓋章，把法律文書留在受送達(dá)人的住所；也可以把法律文書留在受送達(dá)人的住所，并采用拍照、錄像等方式記錄送達(dá)過程，即視為送達(dá)。3.委托送達(dá)直接送達(dá)法律文書有困難的，可以委托其他人民法院代為送達(dá)，或者郵寄送達(dá)。郵寄送達(dá)的，以回執(zhí)上注明的收件日期為送達(dá)日期。4.公告送達(dá)受送達(dá)人下落不明，或者用其他方式無法送達(dá)的，可以公告送達(dá)。自發(fā)出公告之日起，經(jīng)過六十日，即視為送達(dá)。公告送達(dá)，應(yīng)當(dāng)在案卷中記明原因和經(jīng)過。（二）送達(dá)記錄法律文書送達(dá)過程中，應(yīng)做好送達(dá)記錄。送達(dá)記錄應(yīng)包括送達(dá)時(shí)間、送達(dá)地點(diǎn)、送達(dá)方式、受送達(dá)人或其代收人簽名（蓋章）及聯(lián)系方式等信息。送達(dá)記錄應(yīng)妥善保存，以備查用。（三）存檔要求1.法律文書簽發(fā)后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行編號(hào)、登記，并按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。存檔內(nèi)容應(yīng)包括法律文書原件、審核意見、簽發(fā)申請(qǐng)表、送達(dá)記錄等相關(guān)資料。2.法律文書檔案應(yīng)分類存放，便于查詢和檢索。對(duì)于涉及重要業(yè)務(wù)或重大法律事務(wù)的文書檔案，應(yīng)長期保存；對(duì)于一般性法律文書檔案，可根據(jù)公司/組織內(nèi)部規(guī)定確定保存期限。3.建立法律文書電子檔案系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案備份。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)、管理和利用。六、法律文書的修訂與更新（一）修訂原因隨著法律法規(guī)的不斷完善、公司/組織業(yè)務(wù)發(fā)展及實(shí)際工作中出現(xiàn)的新情況、新問題，需要對(duì)已有的法律文書進(jìn)行修訂和更新，以確保其有效性和適用性。（二）修訂流程1.提出修訂建議由法務(wù)部門、業(yè)務(wù)部門或其他相關(guān)部門根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)發(fā)展需求或?qū)嶋H工作中發(fā)現(xiàn)的問題，提出法律文書修訂建議。修訂建議應(yīng)詳細(xì)說明修訂的理由、具體內(nèi)容及修訂后的預(yù)期效果。2.組織修訂根據(jù)修訂建議，由法務(wù)部門牽頭，會(huì)同相關(guān)部門共同對(duì)法律文書進(jìn)行修訂。修訂過程中，應(yīng)按照本規(guī)范制度規(guī)定的起草、審核、簽發(fā)等流程進(jìn)行操作。3.發(fā)布實(shí)施修訂后的法律文書經(jīng)審核、簽發(fā)后，應(yīng)及時(shí)發(fā)布實(shí)施。發(fā)布形式包括內(nèi)部發(fā)文、更新模板庫等，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取和使用最新的法律文書。（三）更新記錄建立法律文書修訂與更新記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄法律文書的修訂時(shí)間、修訂內(nèi)容、修訂原因、修訂過程及發(fā)布實(shí)施情況等信息。修訂與更新記錄臺(tái)賬應(yīng)作為法律文書檔案的重要組成部分，妥善保存。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織法律文書規(guī)范制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期或不定期抽查法律文書的起草、審核、簽發(fā)、送達(dá)及存檔等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.建立法律文書質(zhì)量反饋機(jī)制，鼓勵(lì)公司/組織內(nèi)部員工對(duì)法律文書存在的問題提出意見和建議。對(duì)于反饋的問題，法務(wù)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并采取相應(yīng)措施加以解決。（二）考核辦法1.將法律文書規(guī)范制度的執(zhí)行情況納入公司/組織內(nèi)部績效考核體系，對(duì)起草人員、審核人員、簽發(fā)人員等相關(guān)責(zé)任主體進(jìn)行考核?？己藘?nèi)容包括法律文書的質(zhì)量、起草效率、審