PAGE采購部工作規(guī)范制度范本一、總則（一）目的為了加強公司采購工作的管理，規(guī)范采購流程，提高采購效率，降低采購成本，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行，特制定本工作規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司采購部及與采購業(yè)務相關的所有部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。3.公平公正原則：采購過程中應遵循公平、公正、公開的原則，維護公司利益，保障供應商合法權益。4.誠實守信原則：采購人員應誠實守信，嚴格履行合同約定，維護公司良好形象。二、采購流程（一）需求申請1.各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫《采購需求申請表》，詳細注明采購物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計到貨時間等信息。2.《采購需求申請表》需經(jīng)部門負責人審核簽字后提交至采購部。（二）需求審核1.采購部收到《采購需求申請表》后，對需求的合理性、必要性進行審核。2.對于重大采購項目，采購部應組織相關部門進行會審，共同評估采購需求。（三）供應商選擇1.采購部根據(jù)采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網(wǎng)絡搜索、行業(yè)推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等相關證件的審核。3.建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、聯(lián)系方式、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期等情況。4.根據(jù)供應商的綜合表現(xiàn)，定期對供應商進行評估和分類管理，選擇優(yōu)質(zhì)供應商建立長期合作關系。（四）采購談判1.采購部與選定的供應商就采購價格、交貨期、質(zhì)量標準、售后服務等條款進行談判。2.談判過程中，采購人員應充分了解市場行情，掌握談判技巧，爭取最有利的采購條件。3.談判結果應形成書面記錄，雙方簽字確認。（五）合同簽訂1.根據(jù)談判結果，采購部起草采購合同，明確雙方的權利和義務。2.采購合同需經(jīng)公司法律顧問審核，確保合同條款合法合規(guī)。3.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效，采購部應及時將合同副本分發(fā)給相關部門。（六）訂單下達1.采購部根據(jù)采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物品的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。2.采購訂單下達后，采購人員應及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應商按時、按質(zhì)、按量交貨。（七）到貨驗收1.采購物品到貨前，采購部應通知相關部門做好驗收準備工作。2.驗收人員按照合同要求對采購物品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等進行驗收。3.驗收合格后，驗收人員填寫《采購物品驗收單》，簽字確認。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與供應商溝通協(xié)商解決。（八）付款結算1.采購部根據(jù)合同約定和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上相關憑證，如采購合同、驗收單、發(fā)票等。2.《付款申請單》經(jīng)部門負責人審核、財務部門復核、公司領導審批后，辦理付款手續(xù)。3.財務部門應嚴格按照財務制度和合同約定進行付款結算，確保資金安全。三、采購預算管理（一）預算編制1.采購部應根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和采購需求，編制年度采購預算。2.采購預算應明確采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)公司領導審批后執(zhí)行。（二）預算執(zhí)行1.采購部應嚴格按照采購預算執(zhí)行采購任務，控制采購成本。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購預算，應按照公司預算調(diào)整程序進行申請和審批。（三）預算監(jiān)控1.財務部門應定期對采購預算執(zhí)行情況進行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進措施。2.采購部應配合財務部門做好預算監(jiān)控工作，按時報送預算執(zhí)行情況報表。四、采購風險管理（一）風險識別1.采購部應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別，如市場風險、質(zhì)量風險、供應商風險、合同風險等。2.針對識別出的風險，應分析其產(chǎn)生的原因和可能造成的影響。（二）風險評估1.采購部應根據(jù)風險的可能性和影響程度，對識別出的風險進行評估，確定風險等級。2.風險評估結果應作為制定風險應對措施的依據(jù)。（三）風險應對1.針對不同等級的風險，采購部應制定相應的風險應對措施，如風險規(guī)避、風險降低、風險轉(zhuǎn)移、風險接受等。2.采購人員應嚴格執(zhí)行風險應對措施，確保采購活動的順利進行。五、采購檔案管理（一）檔案收集1.采購部應及時收集采購活動中形成的各類文件和資料，包括采購需求申請表、供應商資質(zhì)審查文件、采購談判記錄、采購合同、采購訂單、驗收單、發(fā)票等。2.檔案收集應確保文件和資料的完整性和真實性。（二）檔案整理1.采購部應定期對收集的檔案進行整理，按照類別和時間順序進行分類歸檔。2.檔案整理應便于查閱和保管。（三）檔案保管1.采購部應設立專門的檔案保管場所，配備必要的保管設備，確保檔案的安全和完整。2.檔案保管期限應按照國家法律法規(guī)和公司相關規(guī)定執(zhí)行。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責人批準后，到檔案保管部門查閱。2.查閱檔案時，應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、銷毀檔案。六、采購人員行為規(guī)范（一）職業(yè)道德1.采購人員應遵守職業(yè)道德規(guī)范，誠實守信，廉潔奉公，不得接受供應商的賄賂和不正當利益。2.采購人員應保守公司商業(yè)秘密，不得泄露公司采購信息和供應商信息。（二）工作紀律1.采購人員應嚴格遵守公司的考勤制度和工作紀律，按時上下班，不得遲到早退。2.采購人員應認真履行工作職責，積極主動完成采購任務，不得推諉扯皮。（三）業(yè)務能力1.采購人員應不斷學習和掌握采購業(yè)務知識，提高業(yè)務能力和綜合素質(zhì)。2.采購人員應關注市場動態(tài)和行業(yè)發(fā)展趨勢，及時了解采購物品的價格、質(zhì)量等信息，為公司采購決策提供參考依據(jù)。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應定期對采購部的工作進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購預算的執(zhí)行情況、采購合同的履行情況等。2.采購部應定期對自身工作進行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部監(jiān)督1.公司應積極接受供應商和社會公眾的監(jiān)督，及時處理供應商的投訴和建議。2.采購部應加強與供應商的溝通與合作，建立良好的合作關系。（三）考核評價1.公司應建立采購部工作考核評價制度，定期對采購部的工作業(yè)績、工作質(zhì)量、工作效率等進行考