PAGE采購項(xiàng)目規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購項(xiàng)目管理，規(guī)范采購行為，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，控制采購成本，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購項(xiàng)目，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購、工程采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，確保所有供應(yīng)商享有平等的參與機(jī)會(huì)，不得偏袒任何一方。3.效益原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。4.誠實(shí)守信原則：采購各方應(yīng)誠實(shí)守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，負(fù)責(zé)重大采購項(xiàng)目的決策。采購決策委員會(huì)由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。其職責(zé)包括：1.審議采購戰(zhàn)略和政策。2.審批年度采購計(jì)劃。3.決策重大采購項(xiàng)目的采購方式、供應(yīng)商選擇等關(guān)鍵事項(xiàng)。（二）采購執(zhí)行部門采購部門作為采購項(xiàng)目的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實(shí)施。其職責(zé)如下：1.編制采購計(jì)劃和預(yù)算。2.組織采購項(xiàng)目的招標(biāo)、詢價(jià)、談判等采購活動(dòng)。3.對供應(yīng)商進(jìn)行調(diào)查、評估和管理。4.簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。5.協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。（三）相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。參與采購項(xiàng)目的技術(shù)評審和驗(yàn)收工作。2.財(cái)務(wù)部門審核采購預(yù)算和資金安排。參與采購合同的審核，負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付審核與結(jié)算。3.質(zhì)量部門制定采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收規(guī)范。參與采購項(xiàng)目的質(zhì)量評審和驗(yàn)收工作。三、采購計(jì)劃管理（一）采購計(jì)劃編制1.采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度等，結(jié)合庫存狀況，編制年度采購計(jì)劃。年度采購計(jì)劃應(yīng)明確采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容。2.對于臨時(shí)性或緊急采購需求，需求部門應(yīng)填寫《臨時(shí)采購申請表》，詳細(xì)說明采購原因、采購內(nèi)容、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交采購部門。采購部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)安排采購。（二）采購計(jì)劃審批1.年度采購計(jì)劃需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)采購決策委員會(huì)審批。2.臨時(shí)采購申請表經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審批后，金額較小的由采購部門直接組織采購；金額較大的（具體金額標(biāo)準(zhǔn)由公司另行規(guī)定），需報(bào)采購決策委員會(huì)審批。（三）采購計(jì)劃調(diào)整1.因市場變化、公司經(jīng)營計(jì)劃調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計(jì)劃的，采購部門應(yīng)及時(shí)填寫《采購計(jì)劃調(diào)整申請表》，說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容等，按原審批流程進(jìn)行審批。2.采購計(jì)劃調(diào)整后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，確保各項(xiàng)工作順利進(jìn)行。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商調(diào)查與選擇1.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。2.對于新的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商信息庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并進(jìn)行實(shí)地考察或調(diào)查。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、環(huán)保情況等。3.根據(jù)考察結(jié)果，采購部門對潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估，評估指標(biāo)可包括資質(zhì)、業(yè)績、質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等。按照評估得分對供應(yīng)商進(jìn)行排名，選擇排名靠前的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。4.對于重大采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)部門對候選供應(yīng)商進(jìn)行聯(lián)合評審，評審內(nèi)容包括技術(shù)方案、商務(wù)條款、售后服務(wù)等。根據(jù)評審結(jié)果確定最終供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評估與考核1.采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估周期可根據(jù)實(shí)際情況設(shè)定，一般為每年一次。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的交貨期、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、價(jià)格水平等方面的表現(xiàn)。2.采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估檔案，記錄供應(yīng)商的評估結(jié)果。對于評估不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如供應(yīng)商整改后仍不符合要求，采購部門應(yīng)暫停或終止與其合作。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰1.公司對優(yōu)秀供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)募?lì)措施，如優(yōu)先合作、增加訂單量、給予獎(jiǎng)勵(lì)等。2.對于連續(xù)評估不合格、出現(xiàn)嚴(yán)重違約行為或不再符合公司采購要求的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)將其從供應(yīng)商信息庫中淘汰，并及時(shí)通知相關(guān)部門。五、采購方式與流程（一）采購方式1.招標(biāo)采購：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、競爭充分的采購項(xiàng)目。采購部門應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定，組織公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)。2.詢價(jià)采購：適用于采購金額較小、規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、市場貨源充足的采購項(xiàng)目。采購部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇合適的供應(yīng)商。3.談判采購：適用于采購項(xiàng)目具有特殊性、獨(dú)家供應(yīng)或需要與供應(yīng)商進(jìn)行深入溝通協(xié)商的情況。采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等條款。4.單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購、發(fā)生了不可預(yù)見的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購等特殊情況。單一來源采購需經(jīng)采購決策委員會(huì)審批。（二）招標(biāo)采購流程1.招標(biāo)策劃：采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目特點(diǎn)，制定招標(biāo)方案，明確招標(biāo)范圍、招標(biāo)方式、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.發(fā)布招標(biāo)公告：在公司內(nèi)部網(wǎng)站、相關(guān)行業(yè)媒體等渠道發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。3.發(fā)售招標(biāo)文件：向購買招標(biāo)文件的供應(yīng)商提供招標(biāo)文件，并收取相應(yīng)費(fèi)用。4.開標(biāo)：在規(guī)定時(shí)間和地點(diǎn)組織開標(biāo)會(huì)議，由供應(yīng)商或其代表出席，當(dāng)眾開啟投標(biāo)文件，宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價(jià)格等內(nèi)容。5.評標(biāo)：組建評標(biāo)委員會(huì)，按照評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對投標(biāo)文件進(jìn)行評審，推薦中標(biāo)候選人。6.定標(biāo)：采購決策委員會(huì)根據(jù)評標(biāo)委員會(huì)的推薦意見，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并發(fā)布中標(biāo)公告。7.簽訂合同：采購部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購合同。（三）詢價(jià)采購流程1.選擇詢價(jià)供應(yīng)商：采購部門從供應(yīng)商信息庫中選擇若干家供應(yīng)商作為詢價(jià)對象。2.發(fā)出詢價(jià)單：向詢價(jià)供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)單，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等內(nèi)容，并要求其在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。3.接收報(bào)價(jià)：采購部門接收詢價(jià)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，并進(jìn)行整理和比較。4.確定供應(yīng)商：根據(jù)報(bào)價(jià)情況，選擇報(bào)價(jià)合理、滿足采購要求的供應(yīng)商，與其進(jìn)行進(jìn)一步溝通協(xié)商，確定最終采購價(jià)格和交貨期等條款。5.簽訂合同：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。（四）談判采購流程1.確定談判供應(yīng)商：采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目情況，選擇一家或幾家供應(yīng)商作為談判對象。2.制定談判方案：采購部門制定談判方案，明確談判目標(biāo)、談判策略、談判議程等內(nèi)容。3.組織談判：采購部門與供應(yīng)商進(jìn)行談判，就采購價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商。談判過程中，采購部門應(yīng)做好記錄。4.達(dá)成協(xié)議：經(jīng)過談判，雙方達(dá)成一致意見，簽訂采購合同。（五）單一來源采購流程1.提出申請：采購部門或需求部門填寫《單一來源采購申請表》，說明采用單一來源采購的原因、采購內(nèi)容、供應(yīng)商名稱等情況。2.審核審批：《單一來源采購申請表》經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)采購決策委員會(huì)審批。3.簽訂合同：采購部門與供應(yīng)商簽訂采購合同。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草本提交相關(guān)部門審核，審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、合理性等。相關(guān)部門提出審核意見后，采購部門進(jìn)行修改完善。3.采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門存檔。（二）合同執(zhí)行1.采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。2.需求部門應(yīng)配合采購部門做好合同執(zhí)行過程中的驗(yàn)收工作，按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或其他違約情況，應(yīng)及時(shí)通知采購部門。3.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的付款方式和時(shí)間，及時(shí)辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。（三）合同變更與解除1.在合同執(zhí)行過程中，如因不可抗力或其他原因需要變更合同條款的，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商一致，并簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)報(bào)相關(guān)部門備案。2.如因一方違約或其他原因需要解除合同的，采購部門應(yīng)按照合同約定和法律法規(guī)的規(guī)定，與供應(yīng)商協(xié)商解除合同，并辦理相關(guān)手續(xù)。解除合同造成的損失，按照合同約定和法律法規(guī)的規(guī)定承擔(dān)責(zé)任。七、采購驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.采購物資或服務(wù)的驗(yàn)收應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范等進(jìn)行。2.對于沒有合同約定的，應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。（二）驗(yàn)收組織1.采購項(xiàng)目的驗(yàn)收工作由需求部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施，采購部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門參與。2.對于重大采購項(xiàng)目或技術(shù)復(fù)雜的采購項(xiàng)目，可邀請外部專家參與驗(yàn)收。（三）驗(yàn)收程序1.供應(yīng)商交貨前，應(yīng)提前通知采購部門和需求部門。需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。2.供應(yīng)商交貨時(shí)，采購部門和需求部門應(yīng)共同對貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號等進(jìn)行核對，并按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。3.驗(yàn)收合格后，需求部門應(yīng)填寫《采購驗(yàn)收報(bào)告》，經(jīng)相關(guān)人員簽字確認(rèn)后存檔。如驗(yàn)收不合格，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購部門，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其限期整改或退換貨物。八、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識別和評估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)、履約能力可靠的供應(yīng)商；在合同中明確違約責(zé)任和賠償條款；加強(qiáng)合同執(zhí)行過程的監(jiān)督和跟蹤。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：嚴(yán)格控制采購物資的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理；要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件；定期對采購物資進(jìn)行抽檢。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：建立價(jià)格監(jiān)測機(jī)制，及時(shí)了解市場價(jià)格動(dòng)態(tài)；采用招標(biāo)、詢價(jià)、談判等多種采購方式，合理確定采購價(jià)格；與供應(yīng)商簽訂價(jià)格調(diào)整條款。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)合同審核管理，確保合同條款合法、完整、合理；明確合同雙方的權(quán)利和義務(wù)；及時(shí)處理合同變更和解除事項(xiàng)。九、監(jiān)督與審計(jì)（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，檢查采購活動(dòng)是否符合本制度