PAGE采購制度管理及流程規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購管理，規(guī)范采購工作流程，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序進(jìn)行，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、辦公用品采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益，保障供應(yīng)商合法權(quán)益。4.誠信原則：采購人員應(yīng)秉持誠信原則，誠實(shí)守信，廉潔自律，不得損害公司利益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.負(fù)責(zé)采購制度的執(zhí)行與落實(shí)：嚴(yán)格按照本制度及相關(guān)流程開展采購工作，確保采購活動規(guī)范有序。2.制定采購計(jì)劃：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營需求，結(jié)合庫存情況，制定合理的采購計(jì)劃，明確采購品種、數(shù)量、時(shí)間等要求。3.供應(yīng)商管理：建立供應(yīng)商評估與選擇機(jī)制，對供應(yīng)商進(jìn)行定期評估和動態(tài)管理，確保供應(yīng)商的供貨能力、質(zhì)量水平和服務(wù)質(zhì)量。4.采購合同管理：負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、執(zhí)行及跟蹤，確保合同的順利履行。5.采購成本控制：通過市場調(diào)研、招標(biāo)采購、談判等方式，降低采購成本，提高采購效益。6.采購信息管理：及時(shí)收集、整理、分析采購信息，為公司決策提供依據(jù)。（二）需求部門1.提出采購需求：根據(jù)本部門生產(chǎn)經(jīng)營需要，向采購部門提交準(zhǔn)確、詳細(xì)的采購申請，明確采購品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等。2.參與采購過程：協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購談判、合同簽訂等工作，提供必要的技術(shù)支持和商務(wù)意見。3.驗(yàn)收采購物資：負(fù)責(zé)對采購物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保物資符合采購要求和公司使用標(biāo)準(zhǔn)。（三）財(cái)務(wù)部門1.審核采購預(yù)算：對采購部門提交的采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購預(yù)算合理、合規(guī)。2.資金支付管理：按照公司財(cái)務(wù)制度和采購合同約定，及時(shí)辦理采購資金支付手續(xù)，確保資金安全。3.采購成本核算：對采購成本進(jìn)行核算和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。（四）審計(jì)部門1.監(jiān)督采購活動：對采購活動進(jìn)行全過程監(jiān)督，確保采購行為合法合規(guī)、公平公正。2.開展采購審計(jì)：定期或不定期對采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，檢查采購制度執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、采購成本控制效果等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。三、采購流程規(guī)范（一）采購申請1.需求部門填寫采購申請表：需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，填寫采購申請表，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息，并簽字蓋章。2.提交采購申請：采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門初審：采購部門收到采購申請后，對采購申請的必要性、合理性、合規(guī)性進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括采購物資是否符合公司生產(chǎn)經(jīng)營需要、采購數(shù)量是否合理、采購預(yù)算是否充足等。2.相關(guān)部門會審：對于金額較大、涉及重要物資或服務(wù)的采購申請，采購部門組織相關(guān)部門進(jìn)行會審。會審部門包括需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等。會審內(nèi)容包括采購申請的必要性、合理性、合規(guī)性、采購成本控制、資金安排等。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：采購申請經(jīng)初審和會審?fù)ㄟ^后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、生產(chǎn)經(jīng)營需求、資金狀況等因素，對采購申請進(jìn)行審批。（三）采購實(shí)施1.制定采購方案：采購部門根據(jù)采購申請和審批意見，制定采購方案。采購方案包括采購方式選擇、供應(yīng)商選擇、采購時(shí)間安排、采購預(yù)算控制等內(nèi)容。2.選擇采購方式：采購方式包括招標(biāo)采購、競爭性談判、詢價(jià)采購、單一來源采購等。采購部門應(yīng)根據(jù)采購物資的特點(diǎn)、市場情況、采購金額等因素，選擇合適的采購方式。3.發(fā)布采購信息：對于招標(biāo)采購、競爭性談判等采購方式，采購部門應(yīng)在公司內(nèi)部網(wǎng)站、相關(guān)媒體等平臺發(fā)布采購信息，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)或談判。4.供應(yīng)商選擇：采購部門對參與投標(biāo)或談判的供應(yīng)商進(jìn)行資格審查、商務(wù)評審和技術(shù)評審，選擇符合要求的供應(yīng)商。供應(yīng)商選擇應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則，綜合考慮供應(yīng)商的信譽(yù)、資質(zhì)、業(yè)績、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等因素。5.采購談判：采購部門與選定的供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，就采購物資的價(jià)格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致意見。采購談判應(yīng)注重談判技巧和策略，維護(hù)公司利益。6.簽訂采購合同：采購談判達(dá)成一致意見后，采購部門起草采購合同，經(jīng)公司法律部門審核后，與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。（四）采購驗(yàn)收1.到貨通知：采購合同簽訂后，采購部門及時(shí)通知供應(yīng)商組織發(fā)貨，并跟蹤貨物運(yùn)輸情況。貨物到達(dá)公司后，采購部門通知需求部門準(zhǔn)備驗(yàn)收。2.驗(yàn)收準(zhǔn)備：需求部門收到到貨通知后，組織相關(guān)人員成立驗(yàn)收小組，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法。驗(yàn)收小組應(yīng)包括技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員、使用人員等。3.實(shí)物驗(yàn)收：驗(yàn)收小組按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收方法，對采購物資進(jìn)行實(shí)物驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等。驗(yàn)收過程中，應(yīng)做好驗(yàn)收記錄，對驗(yàn)收合格的物資出具驗(yàn)收報(bào)告，對驗(yàn)收不合格的物資應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取整改措施或退換貨。4.驗(yàn)收結(jié)果處理：驗(yàn)收合格的物資，需求部門辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如供應(yīng)商拒絕處理或處理結(jié)果不符合要求，采購部門可根據(jù)合同約定追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（五）采購付款1.付款申請：采購部門根據(jù)采購合同約定和驗(yàn)收情況，填寫付款申請表，詳細(xì)注明采購物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附上采購合同、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)資料。2.財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門收到付款申請表后，對付款申請的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購合同約定的付款條件、驗(yàn)收情況、資金安排等。3.領(lǐng)導(dǎo)審批：付款申請經(jīng)財(cái)務(wù)審核通過后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況和采購合同約定，對付款申請進(jìn)行審批。4.辦理付款：財(cái)務(wù)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，及時(shí)辦理采購資金支付手續(xù)。付款方式應(yīng)按照采購合同約定執(zhí)行，確保資金安全。四、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識別1.市場風(fēng)險(xiǎn)：市場價(jià)格波動、供應(yīng)短缺等因素可能導(dǎo)致采購成本增加、物資供應(yīng)不及時(shí)等風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商信譽(yù)不佳、資質(zhì)不全、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定等因素可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)量不合格、交貨期延遲等風(fēng)險(xiǎn)。3.合同風(fēng)險(xiǎn)：采購合同條款不明確、合同執(zhí)行不嚴(yán)格等因素可能導(dǎo)致合同糾紛、公司利益受損等風(fēng)險(xiǎn)。4.內(nèi)部管理風(fēng)險(xiǎn)：采購流程不規(guī)范、采購人員違規(guī)操作等因素可能導(dǎo)致采購效率低下、采購成本增加、公司利益受損等風(fēng)險(xiǎn)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評估1.風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性評估：根據(jù)歷史數(shù)據(jù)、市場情況、供應(yīng)商狀況等因素，對風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性進(jìn)行評估，分為高、中、低三個(gè)等級。2.風(fēng)險(xiǎn)影響程度評估：根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)對公司生產(chǎn)經(jīng)營、財(cái)務(wù)狀況、聲譽(yù)等方面的影響程度，對風(fēng)險(xiǎn)影響程度進(jìn)行評估，分為重大、較大、一般三個(gè)等級。3.風(fēng)險(xiǎn)矩陣?yán)L制：將風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和風(fēng)險(xiǎn)影響程度進(jìn)行交叉分析，繪制風(fēng)險(xiǎn)矩陣，確定風(fēng)險(xiǎn)等級。風(fēng)險(xiǎn)等級分為高風(fēng)險(xiǎn)、中風(fēng)險(xiǎn)、低風(fēng)險(xiǎn)三個(gè)等級。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對1.風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避：對于高風(fēng)險(xiǎn)事件，如市場價(jià)格波動較大、供應(yīng)商信譽(yù)嚴(yán)重不佳等，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避措施，如暫停采購、更換供應(yīng)商等。2.風(fēng)險(xiǎn)降低：對于中風(fēng)險(xiǎn)事件，如采購合同條款不明確、供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定等，應(yīng)采取風(fēng)險(xiǎn)降低措施，如加強(qiáng)合同管理、增加供應(yīng)商評估頻次等。3.風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移：對于部分風(fēng)險(xiǎn)，如采購物資運(yùn)輸過程中的風(fēng)險(xiǎn)，可通過購買保險(xiǎn)等方式將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移給保險(xiǎn)公司。4.風(fēng)險(xiǎn)接受：對于低風(fēng)險(xiǎn)事件，如采購流程中的一些小瑕疵等，可采取風(fēng)險(xiǎn)接受措施，如加強(qiáng)內(nèi)部管理、定期進(jìn)行審計(jì)等，以降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。五、采購監(jiān)督與考核（一）采購監(jiān)督1.內(nèi)部監(jiān)督：審計(jì)部門定期或不定期對采購活動進(jìn)行審計(jì)，檢查采購制度執(zhí)行情況、采購流程合規(guī)性、采購成本控制效果等。采購部門應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購人員的日常管理和監(jiān)督，確保采購活動合法合規(guī)。2.外部監(jiān)督：接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會、社會公眾等的監(jiān)督，及時(shí)處理投訴和舉報(bào)，維護(hù)公司良好形象。（二）采購考核1.考核指標(biāo)設(shè)定：采購考核指標(biāo)包括采購成本控制、采購質(zhì)量、采購效率、供應(yīng)商管理、合同執(zhí)行等方面。采購部門應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和采購工作實(shí)際情況，制定科學(xué)合理的采購考核指標(biāo)體系。2.考核方式：采購考核方式包括定期考核和不定期考核。定期考核一般每季度或每年進(jìn)行一次，不定期考核根據(jù)公司實(shí)際情況隨時(shí)開展?？己私Y(jié)果應(yīng)與采購人員的績效獎金、晉升、獎勵(lì)等掛鉤。3.考核結(jié)果應(yīng)用