PAGE辦公用品規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公用品的管理，規(guī)范辦公用品的采購、使用、保管等行為，提高辦公用品使用效率，節(jié)約辦公成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.按需配置原則：根據(jù)工作實(shí)際需要，合理配置辦公用品，避免浪費(fèi)。2.節(jié)約使用原則：倡導(dǎo)員工節(jié)約辦公用品，降低辦公成本。3.規(guī)范管理原則：對(duì)辦公用品的采購、使用、保管等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范化管理。二、職責(zé)分工（一）行政部門1.負(fù)責(zé)制定辦公用品年度采購計(jì)劃，并根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)整。2.負(fù)責(zé)辦公用品的采購、驗(yàn)收、入庫、保管、發(fā)放等工作。3.定期對(duì)辦公用品的庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。4.對(duì)各部門辦公用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，提出改進(jìn)意見。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門辦公用品需求的統(tǒng)計(jì)和申報(bào)。2.合理使用和保管本部門領(lǐng)用的辦公用品，杜絕浪費(fèi)。3.配合行政部門做好辦公用品的管理工作。三、辦公用品的分類及標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公文具類1.書寫工具：如鋼筆、圓珠筆、中性筆、鉛筆等。2.紙制品：如復(fù)印紙、打印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾、檔案袋、文件盒等。4.膠水、膠帶、訂書機(jī)、訂書釘、回形針、大頭針等。5.計(jì)算器、訂書機(jī)、打孔機(jī)、切紙機(jī)等辦公設(shè)備。（二）辦公耗材類1.硒鼓、墨盒、色帶等。2.打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等設(shè)備的維修配件。（三）辦公設(shè)備類1.電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀等。2.辦公桌椅、文件柜、保險(xiǎn)柜等辦公家具。（四）其他辦公用品1.清潔用品：如拖把、掃帚、抹布、清潔劑等。2.飲用水、茶葉等。（五）辦公用品標(biāo)準(zhǔn)1.辦公文具類：根據(jù)工作需要，合理配置書寫工具、紙制品等辦公用品，原則上每人每月發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)如下：鋼筆、圓珠筆、中性筆：2支。復(fù)印紙、打印紙：A4紙2包。便簽紙：1本。筆記本：1本。文件夾：2個(gè)。檔案袋：5個(gè)。文件盒：2個(gè)。膠水、膠帶：各1個(gè)。訂書機(jī)、訂書釘、回形針、大頭針：各1盒。計(jì)算器：1個(gè)。2.辦公耗材類：根據(jù)設(shè)備使用情況，定期更換硒鼓、墨盒、色帶等辦公耗材。3.辦公設(shè)備類：根據(jù)工作需要，合理配置辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、掃描儀、投影儀等。辦公家具根據(jù)辦公環(huán)境和工作需要進(jìn)行配置。4.其他辦公用品：清潔用品根據(jù)辦公區(qū)域大小和清潔需求進(jìn)行配置，飲用水、茶葉等根據(jù)實(shí)際情況提供。四、辦公用品的采購（一）采購計(jì)劃1.行政部門應(yīng)于每年年底制定下一年度辦公用品采購計(jì)劃，采購計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司人員數(shù)量、業(yè)務(wù)發(fā)展情況、辦公用品消耗情況等因素進(jìn)行編制。2.各部門應(yīng)于每月底前將本部門下月辦公用品需求情況報(bào)行政部門，行政部門根據(jù)各部門需求情況對(duì)采購計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。（二）采購流程1.行政部門根據(jù)采購計(jì)劃，選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購時(shí)應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，選擇質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商。2.行政部門與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確采購物品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等條款。3.供應(yīng)商按照合同約定將辦公用品送至公司，行政部門負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括辦公用品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等，驗(yàn)收合格后辦理入庫手續(xù)。4.行政部門應(yīng)建立辦公用品采購臺(tái)賬，記錄采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、供應(yīng)商等信息。五、辦公用品的領(lǐng)用（一）領(lǐng)用流程1.員工因工作需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。2.《辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交行政部門。行政部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并在申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。3.員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)在辦公用品領(lǐng)用登記表上簽字。（二）領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)1.員工應(yīng)按照辦公用品領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)用辦公用品，不得超量領(lǐng)用。2.對(duì)于貴重辦公用品，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，應(yīng)嚴(yán)格按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行領(lǐng)用和審批。六、辦公用品的使用與保管（一）使用規(guī)范1.員工應(yīng)愛護(hù)辦公用品，合理使用，不得隨意損壞或丟棄。2.辦公用品應(yīng)專物專用，不得挪作他用。3.員工在使用辦公用品過程中，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。（二）保管要求1.行政部門應(yīng)設(shè)立專門的辦公用品倉庫，對(duì)辦公用品進(jìn)行分類存放，確保辦公用品的安全和完整。2.辦公用品倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，防止辦公用品受潮、發(fā)霉、變質(zhì)等。3.行政部門應(yīng)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行處理。七、辦公用品的維修與報(bào)廢（一）維修1.辦公用品出現(xiàn)故障時(shí)，員工應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。行政部門負(fù)責(zé)聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。2.維修費(fèi)用由行政部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行核算，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）報(bào)廢1.辦公用品因損壞、老化等原因無法繼續(xù)使用時(shí)，由使用部門填寫《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》，注明報(bào)廢物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息。2.《辦公用品報(bào)廢申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，交行政部門。行政部門組織相關(guān)人員對(duì)報(bào)廢物品進(jìn)行鑒定，確認(rèn)后辦理報(bào)廢手續(xù)。3.報(bào)廢的辦公用品應(yīng)集中存放，定期進(jìn)行處理。處理方式可以是變賣、捐贈(zèng)等，處理收入應(yīng)上繳公司財(cái)務(wù)。八、監(jiān)督與檢查（一）行政部門應(yīng)定期對(duì)各部門辦公用品的使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括辦公用品的領(lǐng)用、使用、保管等