PAGE采購(gòu)檔案管理制度不規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)檔案管理，確保采購(gòu)活動(dòng)的合法性、規(guī)范性和可追溯性，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購(gòu)活動(dòng)所形成的檔案管理，包括但不限于物資采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：采購(gòu)檔案應(yīng)如實(shí)反映采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋采購(gòu)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)文件資料，保證檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、歸檔、保管和查閱等應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)機(jī)密的采購(gòu)檔案嚴(yán)格保密。二、采購(gòu)檔案的內(nèi)容（一）采購(gòu)計(jì)劃1.年度采購(gòu)計(jì)劃，包括采購(gòu)項(xiàng)目、預(yù)算、時(shí)間安排等。2.臨時(shí)采購(gòu)申請(qǐng)，明確采購(gòu)需求、原因及審批情況。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商信息登記表，含供應(yīng)商基本情況、資質(zhì)證明、聯(lián)系方式等。2.供應(yīng)商評(píng)估記錄，包括定期評(píng)估、專項(xiàng)評(píng)估結(jié)果等。3.供應(yīng)商合作協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)、采購(gòu)條款等。（三）采購(gòu)過(guò)程文件1.采購(gòu)詢價(jià)文件，如詢價(jià)函、報(bào)價(jià)單等。2.采購(gòu)談判記錄，包括談判時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、談判內(nèi)容及結(jié)果等。3.采購(gòu)合同，詳細(xì)規(guī)定采購(gòu)標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。（四）驗(yàn)收文件1.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，記錄驗(yàn)收時(shí)間、地點(diǎn)、人員、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及結(jié)果等。2.質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，由專業(yè)檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)出具的關(guān)于采購(gòu)物資質(zhì)量的報(bào)告。（五）付款憑證1.發(fā)票、付款申請(qǐng)單、付款審批單等。2.與付款相關(guān)的銀行轉(zhuǎn)賬記錄、支票存根等。（六）其他相關(guān)文件1.采購(gòu)活動(dòng)中的往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要等。2.涉及采購(gòu)的投訴處理記錄等。三、采購(gòu)檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.采購(gòu)檔案應(yīng)按照形成時(shí)間順序進(jìn)行整理，同一采購(gòu)項(xiàng)目的相關(guān)文件集中存放。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.去除文件中的金屬物，對(duì)破損文件進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。（二）歸檔流程1.采購(gòu)項(xiàng)目完成后，采購(gòu)經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)收集整理該項(xiàng)目的相關(guān)文件資料。2.對(duì)整理好的文件進(jìn)行分類，按照本制度規(guī)定的檔案內(nèi)容類別分別裝入檔案盒或文件夾。3.在檔案盒或文件夾上標(biāo)明項(xiàng)目名稱、檔案類別、歸檔日期等信息。4.將檔案移交至公司檔案室統(tǒng)一保管，檔案室應(yīng)建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的接收、存放位置等信息。四、采購(gòu)檔案的保管（一）保管期限1.一般采購(gòu)檔案的保管期限為[X]年，重要采購(gòu)項(xiàng)目檔案的保管期限為[X]年，涉及公司重大利益或法律糾紛的采購(gòu)檔案應(yīng)長(zhǎng)期保管。2.保管期限自采購(gòu)項(xiàng)目結(jié)束之日起計(jì)算。（二）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案安全。2.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清理，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）檔案銷毀1.達(dá)到保管期限的采購(gòu)檔案，由檔案室提出銷毀申請(qǐng)，填寫檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀，并在銷毀清單上簽字確認(rèn)。五、采購(gòu)檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案室辦理查閱手續(xù)。3.一般情況下，采購(gòu)經(jīng)辦人員可查閱本人經(jīng)辦項(xiàng)目的檔案；其他人員如需查閱，應(yīng)經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人或公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱方式1.查閱人員應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.查閱時(shí)應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。（三）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱采購(gòu)檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由和歸還時(shí)間。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人及公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，按時(shí)歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)采購(gòu)檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度執(zhí)行到位。2.檢查內(nèi)容包括檔案的整理、歸檔、保管、查閱與借閱等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。（二）考核措施1.對(duì)采購(gòu)檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)違反本制度規(guī)定的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育