PAGE各單書(shū)寫(xiě)規(guī)范統(tǒng)一制度一、總則（一）目的為了確保公司各類(lèi)單據(jù)書(shū)寫(xiě)的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和一致性，提高工作效率，減少因單據(jù)書(shū)寫(xiě)不規(guī)范而導(dǎo)致的工作失誤和風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及的各類(lèi)單據(jù)，包括但不限于合同、發(fā)票、報(bào)銷(xiāo)單、工作聯(lián)系單、出貨單、入庫(kù)單等。（三）基本原則1.合法性原則：?jiǎn)螕?jù)書(shū)寫(xiě)應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：?jiǎn)螕?jù)內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得有虛假記載、誤導(dǎo)性陳述或重大遺漏。3.規(guī)范性原則：?jiǎn)螕?jù)格式、字體、排版、簽章等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定及行業(yè)通行規(guī)范。4.一致性原則：同類(lèi)型單據(jù)在不同部門(mén)、不同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的書(shū)寫(xiě)要求應(yīng)保持一致。二、單據(jù)格式規(guī)范（一）紙張規(guī)格1.一般情況下，單據(jù)應(yīng)使用A4規(guī)格紙張（210mm×297mm）。特殊情況需使用其他規(guī)格紙張的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.紙張質(zhì)量應(yīng)良好，無(wú)破損、污漬、褶皺等影響書(shū)寫(xiě)和存檔的問(wèn)題。（二）頁(yè)面設(shè)置1.頁(yè)邊距：上、下頁(yè)邊距為2.54cm，左、右頁(yè)邊距為3.17cm。2.頁(yè)眉、頁(yè)腳：頁(yè)眉內(nèi)容一般為公司名稱(chēng)，頁(yè)腳內(nèi)容可包含頁(yè)碼、日期等信息。頁(yè)眉、頁(yè)腳字體為宋體，字號(hào)為小五，居中或居右對(duì)齊。（三）字體、字號(hào)及排版1.標(biāo)題：一般采用二號(hào)宋體字，加粗，居中排列。標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確概括單據(jù)的核心內(nèi)容。2.正文：正文采用小四號(hào)宋體字，行距為1.5倍行距。段落首行縮進(jìn)2個(gè)字符。3.編號(hào)：?jiǎn)螕?jù)編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，一般位于頁(yè)面右上角或左上角。編號(hào)字體為五號(hào)宋體字。4.簽章欄：簽章欄應(yīng)預(yù)留足夠空間，確保各類(lèi)簽章清晰、完整。簽章欄字體為五號(hào)宋體字。（四）表格規(guī)范1.表格線條：一般采用單實(shí)線，表格內(nèi)文字與表格線之間應(yīng)保持適當(dāng)間距。2.表格內(nèi)容：表格內(nèi)文字應(yīng)居中或左對(duì)齊，確保整齊、美觀。若表格內(nèi)容較多，可根據(jù)需要進(jìn)行分頁(yè)處理，但應(yīng)保持表格的完整性和連貫性。3.表格編號(hào)：表格應(yīng)按順序編號(hào)，編號(hào)位于表格上方或左方，字體為五號(hào)宋體字。三、單據(jù)內(nèi)容規(guī)范（一）基本信息填寫(xiě)1.單據(jù)編號(hào)：由公司統(tǒng)一編制，具有唯一性。編號(hào)應(yīng)包含年份、部門(mén)代碼、單據(jù)類(lèi)型代碼等信息，以便于查詢(xún)和管理。2.日期：填寫(xiě)單據(jù)的實(shí)際開(kāi)具日期，格式為“年/月/日”。日期應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，不得提前或滯后填寫(xiě)。3.部門(mén)名稱(chēng)：填寫(xiě)單據(jù)的出具部門(mén)全稱(chēng)，不得使用簡(jiǎn)稱(chēng)或縮寫(xiě)。部門(mén)名稱(chēng)應(yīng)與公司組織架構(gòu)中的部門(mén)名稱(chēng)一致。4.業(yè)務(wù)類(lèi)型：明確單據(jù)所涉及的業(yè)務(wù)類(lèi)型，如銷(xiāo)售業(yè)務(wù)、采購(gòu)業(yè)務(wù)、費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)業(yè)務(wù)等。業(yè)務(wù)類(lèi)型應(yīng)填寫(xiě)準(zhǔn)確、清晰，以便于分類(lèi)統(tǒng)計(jì)和分析。5.對(duì)方單位信息：填寫(xiě)對(duì)方單位的全稱(chēng)、納稅人識(shí)別號(hào)、地址、聯(lián)系方式等信息。對(duì)方單位信息應(yīng)確保準(zhǔn)確無(wú)誤，以便于業(yè)務(wù)往來(lái)和稅務(wù)處理。（二）正文內(nèi)容規(guī)范1.表述清晰：正文內(nèi)容應(yīng)語(yǔ)言通順、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯和語(yǔ)句。2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：涉及金額、數(shù)量、日期等關(guān)鍵數(shù)據(jù)應(yīng)填寫(xiě)準(zhǔn)確無(wú)誤，不得涂改。數(shù)據(jù)如有修改，應(yīng)在修改處加蓋修改章或相關(guān)人員簽字確認(rèn)。3.條款完整：對(duì)于合同、協(xié)議等單據(jù)，條款應(yīng)完整、明確，雙方權(quán)利義務(wù)應(yīng)界定清晰。重要條款應(yīng)進(jìn)行加粗或下劃線標(biāo)注，以引起注意。4.審批意見(jiàn)：涉及審批環(huán)節(jié)的單據(jù)，審批意見(jiàn)應(yīng)明確、具體，審批人應(yīng)簽字并注明日期。審批意見(jiàn)應(yīng)針對(duì)單據(jù)內(nèi)容進(jìn)行審核，不得敷衍了事。（三）附件要求1.附件清單：在單據(jù)正文后應(yīng)列出附件清單，注明附件名稱(chēng)、份數(shù)等信息。附件清單應(yīng)與實(shí)際所附附件一致。2.附件內(nèi)容：附件應(yīng)與單據(jù)正文內(nèi)容相關(guān)，能夠證明單據(jù)業(yè)務(wù)的真實(shí)性和完整性。附件應(yīng)清晰、完整，如有復(fù)印件，應(yīng)注明“與原件一致”字樣，并加蓋出具單位公章。3.附件裝訂：附件應(yīng)按照一定順序裝訂在單據(jù)后面，不得隨意散落。裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于查閱和存檔。四、簽章規(guī)范（一）印章種類(lèi)公司印章主要包括公章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、合同專(zhuān)用章、法人章等。各印章具有不同的用途和使用范圍，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定使用。（二）簽章位置1.公章：一般應(yīng)加蓋在單據(jù)的落款處或騎縫處，確保印章清晰、完整。2.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：用于涉及財(cái)務(wù)收支、結(jié)算等業(yè)務(wù)的單據(jù)，應(yīng)加蓋在相應(yīng)的財(cái)務(wù)欄目處。3.合同專(zhuān)用章：用于簽訂合同、協(xié)議等單據(jù)，應(yīng)加蓋在合同落款處或騎縫處。合同專(zhuān)用章的使用應(yīng)嚴(yán)格按照合同審批流程進(jìn)行。4.法人章：法人章一般用于特定授權(quán)事項(xiàng)或法定代表人簽字確認(rèn)的單據(jù)，應(yīng)加蓋在指定位置。（三）簽章要求1.印章清晰：簽章應(yīng)使用紅色印泥，確保印章清晰可辨。印章不得模糊、歪斜或加蓋不全。2.簽字規(guī)范：涉及簽字的地方，簽字人應(yīng)使用黑色中性筆或鋼筆簽字，字跡應(yīng)工整、清晰。簽字人應(yīng)與授權(quán)人一致，不得代簽。3.騎縫章：對(duì)于多頁(yè)的單據(jù)，如合同、協(xié)議等，應(yīng)加蓋騎縫章，確保各頁(yè)之間的連續(xù)性和完整性。騎縫章應(yīng)加蓋在單據(jù)側(cè)面，騎縫處應(yīng)均勻覆蓋印章。五、單據(jù)填寫(xiě)及審核流程（一）填寫(xiě)要求1.填寫(xiě)人員應(yīng)熟悉各類(lèi)單據(jù)的填寫(xiě)規(guī)范和要求，確保填寫(xiě)內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.填寫(xiě)過(guò)程中應(yīng)認(rèn)真核對(duì)各項(xiàng)信息，如有疑問(wèn)應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門(mén)或人員咨詢(xún)。3.填寫(xiě)完成后，填寫(xiě)人員應(yīng)仔細(xì)檢查單據(jù)內(nèi)容，確保無(wú)錯(cuò)別字、數(shù)據(jù)錯(cuò)誤或其他問(wèn)題。（二）初審1.單據(jù)填寫(xiě)完成后，應(yīng)由填寫(xiě)部門(mén)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審內(nèi)容包括單據(jù)格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否完整準(zhǔn)確、簽章是否齊全等。2.初審合格后，初審人應(yīng)在單據(jù)上簽字確認(rèn)，并注明初審日期。初審人應(yīng)對(duì)初審結(jié)果負(fù)責(zé)，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)要求填寫(xiě)人員進(jìn)行修改。（三）流轉(zhuǎn)與審核1.根據(jù)業(yè)務(wù)流程，單據(jù)應(yīng)流轉(zhuǎn)至相關(guān)部門(mén)進(jìn)行審核。審核部門(mén)應(yīng)按照職責(zé)分工對(duì)單據(jù)內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核業(yè)務(wù)的真實(shí)性、合規(guī)性、合理性等。2.審核部門(mén)在審核過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與填寫(xiě)部門(mén)溝通，要求填寫(xiě)人員進(jìn)行解釋或修改。審核通過(guò)后，審核人應(yīng)在單據(jù)上簽字確認(rèn)，并注明審核日期。（四）終審1.對(duì)于重要的單據(jù)，如合同、重大費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單等，應(yīng)經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)終審。終審領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)單據(jù)的整體情況進(jìn)行審核，做出最終審批意見(jiàn)。2.終審?fù)ㄟ^(guò)后，終審領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在單據(jù)上簽字確認(rèn)，并注明終審日期。終審意見(jiàn)應(yīng)明確、具體，如同意、不同意或提出修改意見(jiàn)等。（五）存檔1.審核通過(guò)的單據(jù)應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。存檔單據(jù)應(yīng)保持完整、整潔，便于查閱和追溯。2.單據(jù)存檔期限應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定的要求，確保重要業(yè)務(wù)資料的長(zhǎng)期保存。六、培訓(xùn)與監(jiān)督（一）培訓(xùn)1.公司應(yīng)定期組織各部門(mén)人員進(jìn)行單據(jù)書(shū)寫(xiě)規(guī)范培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括單據(jù)格式、內(nèi)容填寫(xiě)、簽章要求、審核流程等方面。2.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場(chǎng)演示、案例分析等多種形式，確保培訓(xùn)效果。培訓(xùn)后應(yīng)進(jìn)行考核，考核合格者方可上崗操作。3.對(duì)于新入職員工或新涉及相關(guān)業(yè)務(wù)的員工，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行單據(jù)書(shū)寫(xiě)規(guī)范培訓(xùn)，使其盡快熟悉工作要求。（二）監(jiān)督檢查1.公司應(yīng)建立單據(jù)書(shū)寫(xiě)規(guī)范監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)各部門(mén)單據(jù)書(shū)寫(xiě)情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括單據(jù)格式是否規(guī)范、內(nèi)容填寫(xiě)是否準(zhǔn)確、簽章是否齊全、審核流程是否執(zhí)行到位等。2.監(jiān)督檢查可采用定期抽查、專(zhuān)項(xiàng)檢查等方式進(jìn)行。對(duì)于檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門(mén)限期整改。3.對(duì)違反單據(jù)書(shū)寫(xiě)規(guī)范制度的行為，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，如批評(píng)教育、績(jī)效扣分、經(jīng)濟(jì)處罰等。七、附則（一）解