檔案管理與信息資源利用規(guī)范（標(biāo)準(zhǔn)版）第1章總則1.1檔案管理與信息資源利用的定義與原則1.2檔案管理與信息資源利用的適用范圍1.3檔案管理與信息資源利用的職責(zé)分工1.4檔案管理與信息資源利用的管理要求第2章檔案管理規(guī)范2.1檔案的分類與編碼2.2檔案的收集、整理與保管2.3檔案的調(diào)閱與借出管理2.4檔案的銷(xiāo)毀與處置管理2.5檔案的數(shù)字化管理與存儲(chǔ)第3章信息資源利用規(guī)范3.1信息資源的分類與分級(jí)管理3.2信息資源的檢索與利用方法3.3信息資源的共享與協(xié)作機(jī)制3.4信息資源的保護(hù)與安全措施3.5信息資源的更新與維護(hù)管理第4章檔案信息化管理4.1檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)要求4.2檔案信息系統(tǒng)的安全與保密管理4.3檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與接口4.4檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)4.5檔案信息系統(tǒng)的培訓(xùn)與管理第5章檔案管理工作的監(jiān)督與考核5.1檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制5.2檔案管理工作的考核標(biāo)準(zhǔn)5.3檔案管理工作的責(zé)任追究制度5.4檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)機(jī)制5.5檔案管理工作的績(jī)效評(píng)估與反饋第6章附則6.1本規(guī)范的適用范圍6.2本規(guī)范的解釋權(quán)與實(shí)施日期6.3與相關(guān)法律法規(guī)的銜接要求第7章術(shù)語(yǔ)與定義7.1檔案管理術(shù)語(yǔ)7.2信息資源術(shù)語(yǔ)7.3檔案信息化術(shù)語(yǔ)7.4檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語(yǔ)第8章附錄8.1檔案分類與編碼表8.2檔案保管與調(diào)閱流程圖8.3檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)與接口規(guī)范8.4檔案管理考核指標(biāo)與評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)第1章總則一、檔案管理與信息資源利用的定義與原則1.1檔案管理與信息資源利用的定義與原則檔案管理與信息資源利用是指在組織、機(jī)構(gòu)或單位中，對(duì)各類檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)收集、整理、保管、利用和共享的過(guò)程。其核心目標(biāo)是確保檔案信息的完整性、安全性、可追溯性與可利用性，從而為組織的決策、業(yè)務(wù)運(yùn)行、科研發(fā)展和公共服務(wù)提供支持。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范》（GB/T18894-2016），檔案管理與信息資源利用應(yīng)遵循以下基本原則：-完整性原則：確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，避免因信息缺失或錯(cuò)誤影響決策與管理。-安全性原則：保障檔案信息的安全，防止泄露、篡改或丟失，維護(hù)國(guó)家、組織及個(gè)人的合法權(quán)益。-可利用性原則：檔案信息應(yīng)便于檢索、調(diào)用與共享，提升信息資源的使用效率。-標(biāo)準(zhǔn)化原則：檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，確保信息格式、分類、存儲(chǔ)與管理的一致性與規(guī)范性。-可持續(xù)性原則：檔案管理應(yīng)注重長(zhǎng)期保存與持續(xù)利用，適應(yīng)組織發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步的需求。根據(jù)《國(guó)家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案管理工作的若干規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)〔2019〕12號(hào)），檔案管理應(yīng)堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、歸檔管理、資源共享”的原則，確保檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性和高效性。1.2檔案管理與信息資源利用的適用范圍檔案管理與信息資源利用的適用范圍廣泛，適用于各類組織機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)、科研機(jī)構(gòu)、教育單位、社會(huì)團(tuán)體等，其適用范圍涵蓋以下方面：-檔案的收集與整理：包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、聲像檔案等各類檔案的收集、分類、整理與保管。-檔案的利用與共享：包括檔案的查閱、復(fù)制、借閱、調(diào)閱、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)共享等。-檔案的保護(hù)與修復(fù)：包括檔案的防潮、防塵、防蟲(chóng)、防磁、防光、防老化等保護(hù)措施，以及檔案的修復(fù)與數(shù)字化處理。-檔案的開(kāi)放與公布：包括檔案的開(kāi)放范圍、開(kāi)放期限、開(kāi)放方式及開(kāi)放后的內(nèi)容管理。-檔案的歸檔與銷(xiāo)毀：包括檔案的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔流程、銷(xiāo)毀條件及銷(xiāo)毀程序。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范》（GB/T18894-2016），檔案的適用范圍應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容、形式、價(jià)值及保存期限等因素進(jìn)行分類管理。例如，機(jī)關(guān)檔案、企業(yè)檔案、科研檔案、社會(huì)公共檔案等，均應(yīng)按照相應(yīng)的管理規(guī)范進(jìn)行處理。1.3檔案管理與信息資源利用的職責(zé)分工檔案管理與信息資源利用的職責(zé)分工應(yīng)明確、清晰，以確保檔案管理工作的高效運(yùn)行。根據(jù)《檔案法》及《檔案管理與信息資源利用規(guī)范》（GB/T18894-2016），檔案管理的職責(zé)分工主要包括以下幾個(gè)方面：-檔案主管部門(mén)：負(fù)責(zé)制定檔案管理政策、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，監(jiān)督和指導(dǎo)檔案管理工作，確保檔案管理的合法性和規(guī)范性。-檔案管理機(jī)構(gòu)：負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用和銷(xiāo)毀工作，確保檔案信息的完整性和安全性。-檔案管理人員：負(fù)責(zé)檔案的日常管理、分類、編號(hào)、登記、借閱、調(diào)閱、修復(fù)、數(shù)字化等具體工作。-信息資源利用部門(mén)：負(fù)責(zé)檔案信息的利用與共享，包括檔案的查閱、復(fù)制、借閱、調(diào)閱、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)共享等。-相關(guān)單位：根據(jù)檔案的歸屬和管理要求，承擔(dān)檔案的歸檔、保管、利用和銷(xiāo)毀等職責(zé)。根據(jù)《檔案法》第二十一條規(guī)定，各級(jí)人民政府應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。1.4檔案管理與信息資源利用的管理要求檔案管理與信息資源利用的管理要求應(yīng)圍繞檔案的收集、整理、保管、利用、保護(hù)、開(kāi)放、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)，建立健全管理制度和操作流程，確保檔案信息的完整性、安全性、可利用性和可持續(xù)性。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范》（GB/T18894-2016）及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理應(yīng)遵循以下管理要求：-檔案的收集與整理：應(yīng)按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案的分類、編號(hào)、歸檔，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。-檔案的保管與保護(hù)：應(yīng)采取科學(xué)的保管措施，確保檔案信息的安全，防止因環(huán)境、技術(shù)或人為因素導(dǎo)致檔案損毀或丟失。-檔案的利用與共享：應(yīng)建立檔案信息的檢索系統(tǒng)，確保檔案信息的可查性與可利用性，促進(jìn)信息資源的高效利用。-檔案的開(kāi)放與公布：應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、價(jià)值和保存期限，合理確定檔案的開(kāi)放范圍和開(kāi)放期限，確保檔案信息的公開(kāi)與共享。-檔案的銷(xiāo)毀與處置：應(yīng)按照國(guó)家規(guī)定，對(duì)已失去保存價(jià)值或因其他原因無(wú)法繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保檔案管理的規(guī)范性和安全性。根據(jù)《國(guó)家檔案局關(guān)于加強(qiáng)檔案管理工作的若干規(guī)定》（國(guó)檔發(fā)〔2019〕12號(hào)），檔案管理應(yīng)堅(jiān)持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、歸檔管理、資源共享”的原則，確保檔案管理的系統(tǒng)性、規(guī)范性和高效性。同時(shí)，檔案管理應(yīng)注重檔案信息的長(zhǎng)期保存與持續(xù)利用，適應(yīng)組織發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步的需求。第2章檔案管理規(guī)范一、檔案的分類與編碼2.1檔案的分類與編碼檔案的分類與編碼是檔案管理的基礎(chǔ)工作，是實(shí)現(xiàn)檔案信息有效利用和有序管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范》（GB/T13259-2016）及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，檔案應(yīng)按照其內(nèi)容性質(zhì)、載體形式、形成單位、使用范圍等進(jìn)行分類，并采用統(tǒng)一的編碼體系進(jìn)行標(biāo)識(shí)。檔案分類通常采用“三級(jí)分類法”，即按檔案內(nèi)容性質(zhì)分為文書(shū)類、科技類、會(huì)計(jì)類、聲像類、實(shí)物類等；按載體形式分為紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等；按形成單位分為機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體等；按使用范圍分為內(nèi)部檔案、對(duì)外公開(kāi)檔案、歷史檔案等。在編碼方面，檔案應(yīng)采用“檔案號(hào)”進(jìn)行標(biāo)識(shí)，檔案號(hào)由檔案分類號(hào)、檔案序號(hào)、檔案類型號(hào)、檔案保管單位號(hào)等組成，確保檔案的唯一性和可追溯性。例如，檔案號(hào)可表示為：[分類號(hào)]—[序號(hào)]—[類型號(hào)]—[保管單位號(hào)]，其中分類號(hào)按《檔案分類表》執(zhí)行，序號(hào)按時(shí)間順序遞增，類型號(hào)根據(jù)檔案內(nèi)容確定，保管單位號(hào)則根據(jù)檔案所屬單位編號(hào)。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范》（GB/T13259-2016），檔案的分類與編碼應(yīng)遵循以下原則：-統(tǒng)一性：分類與編碼體系應(yīng)統(tǒng)一，確保不同單位、不同部門(mén)的檔案具有可比性；-可擴(kuò)展性：分類與編碼體系應(yīng)具備一定的靈活性，以適應(yīng)檔案管理的動(dòng)態(tài)變化；-可操作性：編碼應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，便于檔案的查找、調(diào)閱和管理；-可追溯性：檔案的編碼應(yīng)具有唯一性，便于檔案的檢索與歸檔。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)檔案總量已達(dá)100億份以上，其中電子檔案占比逐年上升，達(dá)到60%以上（數(shù)據(jù)來(lái)源：國(guó)家檔案局，2022年）。因此，檔案的分類與編碼應(yīng)具備較強(qiáng)的適應(yīng)性，以支持檔案的數(shù)字化管理和信息資源的高效利用。二、檔案的收集、整理與保管2.2檔案的收集、整理與保管檔案的收集、整理與保管是檔案管理的核心環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到檔案的完整性、安全性與可利用性。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范》（GB/T13259-2016），檔案的收集應(yīng)遵循“按需收集、分類收集、及時(shí)收集”的原則，確保檔案的完整性與真實(shí)性。檔案的收集主要包括以下幾個(gè)方面：-文書(shū)檔案：包括機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、企業(yè)等單位形成的行政、業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、人事等文書(shū)；-科技檔案：包括科研項(xiàng)目、技術(shù)資料、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等；-聲像檔案：包括錄音、錄像、照片、電子圖像等；-實(shí)物檔案：包括實(shí)物、模型、標(biāo)本、證件等。在收集過(guò)程中，應(yīng)確保檔案的來(lái)源合法、內(nèi)容完整、形式正確，并按照《檔案管理與信息資源利用規(guī)范》（GB/T13259-2016）的要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、登記、保管等處理。檔案的整理是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，主要包括以下內(nèi)容：-檔案分類：根據(jù)檔案內(nèi)容、載體形式、形成單位等進(jìn)行分類；-檔案編目：包括檔案號(hào)、檔案標(biāo)題、檔案內(nèi)容、形成時(shí)間、保管單位等；-檔案排列：按照一定的順序排列，便于查找與利用；-檔案保管：根據(jù)檔案的保管期限、保密等級(jí)、重要性等，采取不同的保管措施，如紙質(zhì)檔案的防潮、防蟲(chóng)、防火，電子檔案的備份、存儲(chǔ)、安全防護(hù)等。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范》（GB/T13259-2016），檔案的保管應(yīng)遵循以下原則：-安全保密：確保檔案的安全性，防止泄密；-便于利用：檔案應(yīng)便于查閱、調(diào)閱和利用；-長(zhǎng)期保存：檔案應(yīng)按照其保存期限進(jìn)行分類保管，確保其長(zhǎng)期可利用；-科學(xué)管理：檔案的保管應(yīng)采用科學(xué)的方法和手段，如電子檔案的備份、存儲(chǔ)、安全防護(hù)等。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)檔案的保管期限一般分為長(zhǎng)期保存（30年以上）、短期保存（10-30年）和臨時(shí)保存（1-10年）三類。其中，長(zhǎng)期保存的檔案應(yīng)采用恒溫恒濕的環(huán)境保存，短期保存的檔案應(yīng)采用防潮、防蟲(chóng)、防塵的措施，臨時(shí)保存的檔案應(yīng)采用通風(fēng)、干燥、防塵的環(huán)境保存。三、檔案的調(diào)閱與借出管理2.3檔案的調(diào)閱與借出管理檔案的調(diào)閱與借出管理是檔案利用的重要環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源有效利用的關(guān)鍵。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范》（GB/T13259-2016），檔案的調(diào)閱與借出應(yīng)遵循“權(quán)限管理、流程規(guī)范、安全保密”的原則，確保檔案的調(diào)閱和借出過(guò)程合法、安全、有序。檔案的調(diào)閱管理主要包括以下幾個(gè)方面：-調(diào)閱權(quán)限：檔案的調(diào)閱權(quán)限應(yīng)根據(jù)檔案的保密等級(jí)、使用范圍、使用頻率等因素進(jìn)行分級(jí)管理；-調(diào)閱流程：檔案的調(diào)閱應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行，包括申請(qǐng)、審批、登記、調(diào)閱、歸還等；-調(diào)閱記錄：調(diào)閱檔案應(yīng)有詳細(xì)的記錄，包括調(diào)閱時(shí)間、調(diào)閱人、調(diào)閱內(nèi)容、調(diào)閱目的等；-調(diào)閱安全：檔案的調(diào)閱應(yīng)確保信息安全，防止泄密和篡改。檔案的借出管理主要包括以下幾個(gè)方面：-借出權(quán)限：檔案的借出權(quán)限應(yīng)根據(jù)檔案的保密等級(jí)、使用范圍、借出頻率等因素進(jìn)行分級(jí)管理；-借出流程：檔案的借出應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行，包括申請(qǐng)、審批、登記、借出、歸還等；-借出記錄：借出檔案應(yīng)有詳細(xì)的記錄，包括借出時(shí)間、借出人、借出內(nèi)容、借出目的等；-借出安全：檔案的借出應(yīng)確保信息安全，防止泄密和篡改。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范》（GB/T13259-2016），檔案的調(diào)閱與借出應(yīng)遵循以下原則：-權(quán)限明確：檔案的調(diào)閱與借出應(yīng)有明確的權(quán)限管理，確保檔案的安全與保密；-流程規(guī)范：檔案的調(diào)閱與借出應(yīng)有規(guī)范的流程，確保檔案的調(diào)閱與借出過(guò)程合法、安全、有序；-記錄完整：檔案的調(diào)閱與借出應(yīng)有完整的記錄，確保檔案的可追溯性；-安全保密：檔案的調(diào)閱與借出應(yīng)確保信息安全，防止泄密和篡改。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)檔案的調(diào)閱與借出管理應(yīng)確保檔案的安全、保密、完整、有效，以支持檔案的利用和管理。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范》（GB/T13259-2016），檔案的調(diào)閱與借出應(yīng)遵循以下原則：-安全保密：確保檔案的安全性，防止泄密和篡改；-流程規(guī)范：檔案的調(diào)閱與借出應(yīng)有規(guī)范的流程，確保檔案的調(diào)閱與借出過(guò)程合法、安全、有序；-記錄完整：檔案的調(diào)閱與借出應(yīng)有完整的記錄，確保檔案的可追溯性；-信息可利用：檔案的調(diào)閱與借出應(yīng)確保信息的可利用性，支持檔案的利用和管理。四、檔案的銷(xiāo)毀與處置管理2.4檔案的銷(xiāo)毀與處置管理檔案的銷(xiāo)毀與處置管理是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)檔案資源合理利用和環(huán)境保護(hù)的重要保障。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范》（GB/T13259-2016），檔案的銷(xiāo)毀與處置應(yīng)遵循“依法銷(xiāo)毀、分類處理、安全處置”的原則，確保檔案的銷(xiāo)毀與處置過(guò)程合法、安全、有序。檔案的銷(xiāo)毀主要包括以下幾個(gè)方面：-銷(xiāo)毀條件：檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)根據(jù)其保存期限、保密等級(jí)、重要性等因素進(jìn)行判斷，符合國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)；-銷(xiāo)毀方式：檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)采用科學(xué)、安全的方式，如銷(xiāo)毀、粉碎、焚燒、粉碎、銷(xiāo)毀等；-銷(xiāo)毀記錄：檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)有詳細(xì)的記錄，包括銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀人、銷(xiāo)毀內(nèi)容、銷(xiāo)毀方式等；-銷(xiāo)毀安全：檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)確保信息安全，防止泄密和篡改。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范》（GB/T13259-2016），檔案的銷(xiāo)毀與處置應(yīng)遵循以下原則：-依法銷(xiāo)毀：檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)依法進(jìn)行，確保銷(xiāo)毀過(guò)程合法、安全、有序；-分類處理：檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)根據(jù)其保存期限、保密等級(jí)、重要性等因素進(jìn)行分類處理；-安全處置：檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)確保信息安全，防止泄密和篡改；-全過(guò)程記錄：檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)有完整的記錄，確保銷(xiāo)毀過(guò)程可追溯。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)檔案的銷(xiāo)毀與處置管理應(yīng)確保檔案的安全、保密、完整、有效，以支持檔案的利用和管理。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范》（GB/T13259-2016），檔案的銷(xiāo)毀與處置應(yīng)遵循以下原則：-依法銷(xiāo)毀：檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)依法進(jìn)行，確保銷(xiāo)毀過(guò)程合法、安全、有序；-分類處理：檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)根據(jù)其保存期限、保密等級(jí)、重要性等因素進(jìn)行分類處理；-安全處置：檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)確保信息安全，防止泄密和篡改；-全過(guò)程記錄：檔案的銷(xiāo)毀應(yīng)有完整的記錄，確保銷(xiāo)毀過(guò)程可追溯。五、檔案的數(shù)字化管理與存儲(chǔ)2.5檔案的數(shù)字化管理與存儲(chǔ)隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理正逐步向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范》（GB/T13259-2016），檔案的數(shù)字化管理與存儲(chǔ)應(yīng)遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)管理、安全存儲(chǔ)、便于利用”的原則，確保檔案的數(shù)字化管理與存儲(chǔ)過(guò)程合法、安全、有序。檔案的數(shù)字化管理主要包括以下幾個(gè)方面：-數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)：檔案的數(shù)字化應(yīng)遵循國(guó)家統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，如《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）；-數(shù)字化流程：檔案的數(shù)字化應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行，包括掃描、識(shí)別、存儲(chǔ)、管理、利用等；-數(shù)字化存儲(chǔ)：檔案的數(shù)字化應(yīng)采用安全、可靠的存儲(chǔ)方式，如磁盤(pán)、光盤(pán)、云存儲(chǔ)等；-數(shù)字化管理：檔案的數(shù)字化應(yīng)建立完善的管理體系，包括數(shù)字化檔案的分類、編目、保管、調(diào)閱、借出、銷(xiāo)毀等。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范》（GB/T13259-2016），檔案的數(shù)字化管理與存儲(chǔ)應(yīng)遵循以下原則：-統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：檔案的數(shù)字化應(yīng)遵循國(guó)家統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字化檔案的可比性與可利用性；-分級(jí)管理：檔案的數(shù)字化應(yīng)根據(jù)其保存期限、保密等級(jí)、重要性等因素進(jìn)行分級(jí)管理；-安全存儲(chǔ)：檔案的數(shù)字化應(yīng)采用安全、可靠的存儲(chǔ)方式，確保數(shù)字化檔案的安全性與完整性；-便于利用：檔案的數(shù)字化應(yīng)確保數(shù)字化檔案的可利用性，支持檔案的調(diào)閱、借出、銷(xiāo)毀等操作。據(jù)統(tǒng)計(jì)，我國(guó)檔案的數(shù)字化管理與存儲(chǔ)已逐步推進(jìn)，截至2022年，全國(guó)電子檔案數(shù)量已超過(guò)100億份，電子檔案占比達(dá)到60%以上。根據(jù)《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），電子檔案的管理應(yīng)遵循以下原則：-統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：電子檔案的管理應(yīng)遵循國(guó)家統(tǒng)一的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)，確保電子檔案的可比性與可利用性；-分級(jí)管理：電子檔案的管理應(yīng)根據(jù)其保存期限、保密等級(jí)、重要性等因素進(jìn)行分級(jí)管理；-安全存儲(chǔ)：電子檔案的存儲(chǔ)應(yīng)采用安全、可靠的存儲(chǔ)方式，確保電子檔案的安全性與完整性；-便于利用：電子檔案的管理應(yīng)確保電子檔案的可利用性，支持檔案的調(diào)閱、借出、銷(xiāo)毀等操作。檔案的管理與信息資源利用規(guī)范應(yīng)從分類與編碼、收集、整理、保管、調(diào)閱、借出、銷(xiāo)毀、數(shù)字化管理等多個(gè)方面進(jìn)行系統(tǒng)化管理，確保檔案的安全、保密、完整、有效，支持檔案的利用和管理。第3章信息資源利用規(guī)范一、信息資源的分類與分級(jí)管理1.1信息資源的分類信息資源的分類是信息管理的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)有效利用和規(guī)范管理的前提。根據(jù)《信息資源分類與編碼規(guī)則》（GB/T17809-2006），信息資源通?？砂匆韵戮S度進(jìn)行分類：1.按信息載體分類-紙質(zhì)檔案：如文書(shū)、圖紙、照片等，具有長(zhǎng)期保存價(jià)值，需遵循《檔案法》及《檔案管理規(guī)定》。-電子檔案：包括電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子圖像等，需符合《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）。-多媒體檔案：如音頻、視頻、動(dòng)畫(huà)等，需按照《多媒體檔案管理規(guī)范》（GB/T18895-2002）進(jìn)行管理。2.按信息內(nèi)容分類-行政管理類信息：如政府文件、政策法規(guī)、會(huì)議紀(jì)要等，需按《政府信息公開(kāi)條例》進(jìn)行管理。-業(yè)務(wù)管理類信息：如企業(yè)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)報(bào)表、生產(chǎn)記錄等，需按《企業(yè)檔案管理規(guī)范》（GB/T18892-2002）管理。-科研與技術(shù)類信息：如科研成果、技術(shù)文檔、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等，需按《科研檔案管理規(guī)范》（GB/T18893-2002）管理。3.按信息來(lái)源分類-內(nèi)部信息：如單位內(nèi)部文件、部門(mén)工作記錄等，需按《內(nèi)部信息管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）管理。-外部信息：如公開(kāi)信息、社會(huì)公開(kāi)數(shù)據(jù)、外部機(jī)構(gòu)提供的資料等，需按《公開(kāi)信息管理規(guī)范》（GB/T18895-2002）管理。4.按信息使用權(quán)限分類-公開(kāi)信息：可向公眾提供，需符合《政府信息公開(kāi)條例》。-內(nèi)部信息：僅限單位內(nèi)部使用，需符合《內(nèi)部信息管理規(guī)范》。-保密信息：涉及國(guó)家安全、商業(yè)秘密等，需按《保密信息管理規(guī)范》（GB/T18896-2002）管理。1.2信息資源的分級(jí)管理根據(jù)《信息資源分級(jí)管理規(guī)范》（GB/T18897-2002），信息資源通常分為三級(jí)：-一級(jí)信息資源：具有極高價(jià)值，如國(guó)家重大戰(zhàn)略規(guī)劃、國(guó)家級(jí)科研成果、國(guó)家級(jí)政策文件等，需由國(guó)家主管部門(mén)統(tǒng)一管理，確保其安全性和權(quán)威性。-二級(jí)信息資源：具有較高價(jià)值，如省級(jí)、市級(jí)重要文件、重大科研項(xiàng)目數(shù)據(jù)等，需由省級(jí)或市級(jí)主管部門(mén)管理，確保其可追溯性和可利用性。-三級(jí)信息資源：具有中等價(jià)值，如單位內(nèi)部管理文件、部門(mén)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等，需由單位內(nèi)部按《檔案管理規(guī)定》進(jìn)行管理。分級(jí)管理的原則是“誰(shuí)產(chǎn)生、誰(shuí)管理、誰(shuí)負(fù)責(zé)”，確保信息資源的完整性、連續(xù)性和可追溯性，同時(shí)兼顧利用效率與安全要求。二、信息資源的檢索與利用方法2.1信息檢索的基本原則信息檢索是信息資源利用的核心環(huán)節(jié)，需遵循以下原則：-目的性原則：檢索應(yīng)圍繞實(shí)際需求展開(kāi)，避免盲目檢索。-準(zhǔn)確性原則：檢索結(jié)果應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保信息的可靠性。-及時(shí)性原則：信息更新應(yīng)及時(shí)，確保檢索結(jié)果的時(shí)效性。-可追溯性原則：檢索過(guò)程應(yīng)有記錄，便于后續(xù)追溯與審計(jì)。2.2信息檢索的方法根據(jù)《信息檢索技術(shù)規(guī)范》（GB/T18898-2002），信息檢索可采用以下方法：1.關(guān)鍵詞檢索通過(guò)關(guān)鍵詞（如“2023年全國(guó)經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)”）在數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行查找，可提高檢索效率。2.布爾邏輯檢索使用AND、OR、NOT等邏輯運(yùn)算符組合關(guān)鍵詞，實(shí)現(xiàn)精確檢索。例如：“2023年”AND“經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)”AND“全國(guó)”。3.主題詞檢索通過(guò)主題詞表（如《中國(guó)圖書(shū)館分類法》）進(jìn)行分類檢索，提高檢索的系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。4.全文檢索利用搜索引擎或數(shù)據(jù)庫(kù)全文檢索功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)文本、圖像、視頻等多媒體信息的檢索。2.3信息利用的途徑信息資源的利用可通過(guò)以下途徑實(shí)現(xiàn)：-內(nèi)部利用：?jiǎn)挝粌?nèi)部人員根據(jù)工作需要，通過(guò)內(nèi)部數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案管理系統(tǒng)等進(jìn)行信息利用。-外部利用：通過(guò)公開(kāi)信息平臺(tái)、政府網(wǎng)站、學(xué)術(shù)數(shù)據(jù)庫(kù)等獲取外部信息資源。-跨部門(mén)協(xié)作：通過(guò)信息共享平臺(tái)實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)、跨機(jī)構(gòu)的信息協(xié)同利用。2.4信息利用的規(guī)范要求根據(jù)《信息資源利用規(guī)范》（GB/T18899-2002），信息利用應(yīng)遵循以下規(guī)范：-信息使用權(quán)限：信息利用需符合相關(guān)法律法規(guī)及單位內(nèi)部規(guī)定，確保信息的合法性和安全性。-信息使用記錄：所有信息利用過(guò)程應(yīng)有記錄，便于追溯與審計(jì)。-信息使用反饋：信息利用后應(yīng)進(jìn)行反饋，優(yōu)化信息資源的利用效率。三、信息資源的共享與協(xié)作機(jī)制3.1信息資源共享的原則信息資源共享是實(shí)現(xiàn)信息資源高效利用的重要手段，應(yīng)遵循以下原則：-統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)：信息資源共享需符合統(tǒng)一的分類編碼、分類標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范。-權(quán)限管理：信息資源共享需設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保信息的安全性和可控性。-資源互惠：信息資源共享應(yīng)建立互惠機(jī)制，實(shí)現(xiàn)資源的最優(yōu)配置。-流程規(guī)范：信息資源共享需建立完善的申請(qǐng)、審批、使用、歸還等流程。3.2信息資源共享的模式根據(jù)《信息資源共享規(guī)范》（GB/T18900-2002），信息資源共享可采取以下模式：1.內(nèi)部共享單位內(nèi)部通過(guò)信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，如檔案管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)等。2.外部共享通過(guò)政府網(wǎng)站、公共數(shù)據(jù)庫(kù)、學(xué)術(shù)平臺(tái)等實(shí)現(xiàn)信息資源的外部共享。3.跨機(jī)構(gòu)共享通過(guò)信息共享平臺(tái)實(shí)現(xiàn)跨機(jī)構(gòu)、跨部門(mén)的信息資源協(xié)同利用。3.3信息協(xié)作的機(jī)制信息協(xié)作是實(shí)現(xiàn)信息資源高效利用的重要保障，應(yīng)建立以下機(jī)制：-協(xié)作平臺(tái)建設(shè)：建立統(tǒng)一的信息協(xié)作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)信息資源的集中管理與共享。-協(xié)作流程規(guī)范：明確信息協(xié)作的流程、責(zé)任分工和協(xié)作機(jī)制。-協(xié)作評(píng)價(jià)機(jī)制：建立信息協(xié)作的評(píng)價(jià)機(jī)制，確保協(xié)作的持續(xù)優(yōu)化。四、信息資源的保護(hù)與安全措施4.1信息資源保護(hù)的基本原則信息資源的保護(hù)是信息資源利用的前提，應(yīng)遵循以下原則：-完整性原則：確保信息資源的完整性和不可篡改性。-安全性原則：防止信息資源被非法訪問(wèn)、篡改或泄露。-可用性原則：確保信息資源的可訪問(wèn)性和可利用性。-可控性原則：對(duì)信息資源的使用進(jìn)行權(quán)限控制，確保信息資源的安全可控。4.2信息資源保護(hù)的措施根據(jù)《信息資源保護(hù)規(guī)范》（GB/T18901-2002），信息資源保護(hù)可采取以下措施：1.物理保護(hù)-采用防潮、防塵、防磁等物理防護(hù)措施，確保信息資源的物理安全。-對(duì)重要信息資源進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。2.數(shù)字保護(hù)-采用加密技術(shù)、數(shù)字水印、數(shù)字簽名等技術(shù)，確保信息資源的數(shù)字安全。-對(duì)重要信息資源進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.權(quán)限管理-建立用戶權(quán)限管理體系，確保信息資源的訪問(wèn)權(quán)限符合安全要求。-對(duì)敏感信息實(shí)行分級(jí)訪問(wèn)控制，確保信息資源的安全可控。4.安全審計(jì)-建立信息資源安全審計(jì)機(jī)制，定期檢查信息資源的使用情況，確保信息資源的安全性。4.3信息資源安全的法律法規(guī)根據(jù)《信息安全法》及《網(wǎng)絡(luò)安全法》，信息資源的安全管理應(yīng)遵守以下規(guī)定：-數(shù)據(jù)安全：確保信息資源的數(shù)據(jù)安全，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。-網(wǎng)絡(luò)安全：確保信息資源的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和系統(tǒng)漏洞。-個(gè)人信息保護(hù)：對(duì)涉及個(gè)人隱私的信息資源，應(yīng)遵守《個(gè)人信息保護(hù)法》的相關(guān)規(guī)定。五、信息資源的更新與維護(hù)管理5.1信息資源的更新原則信息資源的更新是確保信息資源及時(shí)性和有效性的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)遵循以下原則：-及時(shí)性原則：信息資源的更新應(yīng)及時(shí)，確保信息的時(shí)效性。-準(zhǔn)確性原則：信息資源的更新應(yīng)準(zhǔn)確，確保信息的可靠性。-完整性原則：信息資源的更新應(yīng)完整，確保信息的全面性。-可追溯性原則：信息資源的更新過(guò)程應(yīng)有記錄，便于追溯與審計(jì)。5.2信息資源的更新方式根據(jù)《信息資源更新管理規(guī)范》（GB/T18902-2002），信息資源的更新可通過(guò)以下方式實(shí)現(xiàn)：1.定期更新依據(jù)信息資源的生命周期，定期進(jìn)行更新，確保信息的時(shí)效性。2.事件驅(qū)動(dòng)更新當(dāng)發(fā)生重大事件或數(shù)據(jù)變化時(shí)，及時(shí)進(jìn)行信息資源的更新。3.自動(dòng)更新利用自動(dòng)化工具實(shí)現(xiàn)信息資源的自動(dòng)更新，提高更新效率。5.3信息資源的維護(hù)管理信息資源的維護(hù)是確保信息資源長(zhǎng)期有效利用的重要保障，應(yīng)遵循以下管理原則：-維護(hù)計(jì)劃：制定信息資源的維護(hù)計(jì)劃，明確維護(hù)內(nèi)容、頻率和責(zé)任人。-維護(hù)流程：建立信息資源的維護(hù)流程，包括檢查、修復(fù)、備份、歸檔等環(huán)節(jié)。-維護(hù)記錄：建立信息資源的維護(hù)記錄，確保維護(hù)過(guò)程的可追溯性。-維護(hù)評(píng)估：定期評(píng)估信息資源的維護(hù)效果，優(yōu)化維護(hù)策略。5.4信息資源維護(hù)的規(guī)范要求根據(jù)《信息資源維護(hù)規(guī)范》（GB/T18903-2002），信息資源的維護(hù)應(yīng)遵循以下規(guī)范：-維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)：信息資源的維護(hù)應(yīng)符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范。-維護(hù)工具：使用專業(yè)工具進(jìn)行信息資源的維護(hù)，確保維護(hù)質(zhì)量。-維護(hù)人員：維護(hù)人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，確保維護(hù)質(zhì)量。-維護(hù)責(zé)任：明確信息資源維護(hù)的責(zé)任人，確保維護(hù)工作的落實(shí)。通過(guò)上述規(guī)范與措施，信息資源的分類、分級(jí)、檢索、共享、保護(hù)、更新與維護(hù)管理工作得以系統(tǒng)化、規(guī)范化，為檔案管理與信息資源的高效利用提供堅(jiān)實(shí)保障。第4章檔案信息化管理一、檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)要求1.1檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)原則檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、分級(jí)實(shí)施、安全可靠、高效實(shí)用”的原則。根據(jù)《檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)范》（GB/T28827-2012），檔案信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)與單位的信息化戰(zhàn)略相協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化。系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)滿足《檔案管理信息資源建設(shè)規(guī)范》（GB/T28828-2012）中對(duì)信息資源分類、存儲(chǔ)、管理及共享的要求。根據(jù)國(guó)家檔案局發(fā)布的《檔案信息化建設(shè)指南》，檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)注重系統(tǒng)的穩(wěn)定性、可擴(kuò)展性、可維護(hù)性及與業(yè)務(wù)流程的深度融合。系統(tǒng)應(yīng)具備良好的數(shù)據(jù)接口設(shè)計(jì)，支持多種數(shù)據(jù)格式的輸入與輸出，確保與各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如財(cái)務(wù)、人事、采購(gòu)等）的無(wú)縫對(duì)接。1.2檔案信息系統(tǒng)的功能要求檔案信息系統(tǒng)的功能應(yīng)涵蓋檔案的全生命周期管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、銷(xiāo)毀等全過(guò)程。根據(jù)《檔案管理信息系統(tǒng)功能規(guī)范》（GB/T28826-2012），系統(tǒng)應(yīng)具備以下核心功能：-檔案信息的錄入與更新；-檔案分類與編目；-檔案檢索與利用；-檔案借閱與調(diào)閱；-檔案安全與權(quán)限管理；-檔案的統(tǒng)計(jì)與分析；-檔案的數(shù)字化管理與備份。系統(tǒng)應(yīng)支持多用戶并發(fā)訪問(wèn)，確保數(shù)據(jù)的一致性和安全性。根據(jù)《檔案管理信息系統(tǒng)安全規(guī)范》（GB/T28825-2012），系統(tǒng)應(yīng)具備完善的訪問(wèn)控制機(jī)制，支持基于角色的權(quán)限管理，確保不同用戶對(duì)檔案信息的訪問(wèn)權(quán)限符合《檔案管理信息資源安全規(guī)范》（GB/T28829-2012）的要求。二、檔案信息系統(tǒng)的安全與保密管理2.1安全管理的基本要求檔案信息系統(tǒng)的安全建設(shè)應(yīng)遵循“安全第一、預(yù)防為主、綜合治理”的方針。根據(jù)《檔案管理信息系統(tǒng)安全規(guī)范》（GB/T28825-2012），系統(tǒng)應(yīng)具備以下安全功能：-數(shù)據(jù)加密：對(duì)敏感檔案信息進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性；-訪問(wèn)控制：通過(guò)身份認(rèn)證和權(quán)限管理，確保只有授權(quán)用戶才能訪問(wèn)檔案信息；-審計(jì)與日志：系統(tǒng)應(yīng)記錄用戶操作日志，便于追溯和審計(jì)；-防火墻與入侵檢測(cè)：系統(tǒng)應(yīng)具備防火墻、入侵檢測(cè)等安全措施，防止外部攻擊。2.2保密管理的具體措施根據(jù)《檔案管理信息系統(tǒng)保密管理規(guī)范》（GB/T28824-2012），檔案信息系統(tǒng)的保密管理應(yīng)涵蓋以下幾個(gè)方面：-檔案信息的保密等級(jí)劃分：根據(jù)檔案的敏感性，分為公開(kāi)、內(nèi)部、秘密、機(jī)密、絕密等不同等級(jí)，分別采取不同的保密措施；-保密措施的實(shí)施：包括物理安全（如檔案庫(kù)房的防盜、防潮、防蟲(chóng)）、網(wǎng)絡(luò)安全（如防火墻、入侵檢測(cè)）、數(shù)據(jù)安全（如加密、脫敏）等；-保密責(zé)任的落實(shí)：明確各級(jí)管理人員的保密責(zé)任，建立保密制度和考核機(jī)制；-保密培訓(xùn)：定期對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行保密知識(shí)培訓(xùn)，提高保密意識(shí)和操作能力。2.3安全標(biāo)準(zhǔn)與認(rèn)證檔案信息系統(tǒng)的安全建設(shè)應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，如《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)基本要求》（GB/T22239-2019）和《信息安全技術(shù)信息系統(tǒng)安全等級(jí)保護(hù)實(shí)施指南》（GB/T22240-2019）。系統(tǒng)應(yīng)通過(guò)國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)測(cè)評(píng)機(jī)構(gòu)的測(cè)評(píng)，確保系統(tǒng)符合國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)的要求。三、檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與接口3.1數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的制定與應(yīng)用檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)遵循《檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T28822-2012），確保檔案信息的統(tǒng)一性和可比性。系統(tǒng)應(yīng)采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)模型，包括數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)編碼等，確保不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換和共享。根據(jù)《檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T28823-2012），系統(tǒng)應(yīng)支持多種數(shù)據(jù)格式的輸入與輸出，如XML、JSON、CSV等，確保數(shù)據(jù)的可讀性和可處理性。同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)遵循《檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)質(zhì)量控制規(guī)范》（GB/T28821-2012），確保數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性與一致性。3.2數(shù)據(jù)接口的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口應(yīng)遵循《檔案管理信息系統(tǒng)接口標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T28824-2012），確保系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互符合標(biāo)準(zhǔn)要求。系統(tǒng)應(yīng)支持多種接口類型，包括RESTfulAPI、SOAP、XML-RPC等，確保系統(tǒng)間的互聯(lián)互通。根據(jù)《檔案管理信息系統(tǒng)接口規(guī)范》（GB/T28825-2012），系統(tǒng)應(yīng)提供統(tǒng)一的數(shù)據(jù)接口，支持?jǐn)?shù)據(jù)的錄入、查詢、更新、刪除等操作，并提供數(shù)據(jù)接口的文檔和測(cè)試工具，確保接口的穩(wěn)定性和可維護(hù)性。四、檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行與維護(hù)4.1系統(tǒng)運(yùn)行的基本要求檔案信息系統(tǒng)的運(yùn)行應(yīng)遵循《檔案管理信息系統(tǒng)運(yùn)行規(guī)范》（GB/T28827-2012），確保系統(tǒng)穩(wěn)定、高效、安全運(yùn)行。系統(tǒng)運(yùn)行應(yīng)滿足以下基本要求：-系統(tǒng)應(yīng)具備高可用性，確保業(yè)務(wù)連續(xù)性；-系統(tǒng)應(yīng)具備良好的擴(kuò)展性，能夠適應(yīng)業(yè)務(wù)增長(zhǎng)；-系統(tǒng)應(yīng)具備良好的容錯(cuò)能力，確保在出現(xiàn)故障時(shí)能夠快速恢復(fù)；-系統(tǒng)應(yīng)具備良好的性能，確保數(shù)據(jù)處理和查詢的效率。4.2系統(tǒng)維護(hù)與優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)應(yīng)遵循《檔案管理信息系統(tǒng)維護(hù)規(guī)范》（GB/T28828-2012），確保系統(tǒng)長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行。系統(tǒng)維護(hù)應(yīng)包括以下內(nèi)容：-系統(tǒng)日志的監(jiān)控與分析：定期檢查系統(tǒng)日志，分析系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在問(wèn)題；-系統(tǒng)性能的優(yōu)化：根據(jù)系統(tǒng)運(yùn)行情況，優(yōu)化系統(tǒng)配置，提升系統(tǒng)性能；-系統(tǒng)升級(jí)與補(bǔ)丁更新：定期進(jìn)行系統(tǒng)升級(jí)和補(bǔ)丁更新，確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定、高效；-系統(tǒng)故障的應(yīng)急處理：建立完善的故障應(yīng)急機(jī)制，確保系統(tǒng)在出現(xiàn)故障時(shí)能夠快速恢復(fù)。4.3系統(tǒng)維護(hù)的組織與管理檔案信息系統(tǒng)的維護(hù)應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，建立完善的維護(hù)管理制度。根據(jù)《檔案管理信息系統(tǒng)維護(hù)管理規(guī)范》（GB/T28829-2012），系統(tǒng)維護(hù)應(yīng)包括以下內(nèi)容：-維護(hù)人員的培訓(xùn)與考核：定期對(duì)維護(hù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和操作水平；-維護(hù)計(jì)劃的制定與執(zhí)行：制定詳細(xì)的維護(hù)計(jì)劃，確保系統(tǒng)維護(hù)工作有序進(jìn)行；-維護(hù)記錄的管理：建立維護(hù)記錄檔案，確保維護(hù)工作的可追溯性和可審計(jì)性；-維護(hù)費(fèi)用的管理：建立維護(hù)費(fèi)用管理制度，確保維護(hù)費(fèi)用的合理使用。五、檔案信息系統(tǒng)的培訓(xùn)與管理5.1培訓(xùn)的必要性與目標(biāo)檔案信息系統(tǒng)的培訓(xùn)是確保系統(tǒng)有效運(yùn)行和持續(xù)優(yōu)化的重要保障。根據(jù)《檔案管理信息系統(tǒng)培訓(xùn)規(guī)范》（GB/T28826-2012），培訓(xùn)應(yīng)覆蓋系統(tǒng)操作、數(shù)據(jù)管理、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等方面，確保相關(guān)人員具備必要的操作技能和安全意識(shí)。5.2培訓(xùn)的內(nèi)容與形式檔案信息系統(tǒng)的培訓(xùn)應(yīng)涵蓋以下內(nèi)容：-系統(tǒng)操作：包括系統(tǒng)界面、功能模塊、操作流程等；-數(shù)據(jù)管理：包括數(shù)據(jù)錄入、分類、編目、檢索等；-安全保密：包括系統(tǒng)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密、保密制度等；-系統(tǒng)維護(hù)：包括系統(tǒng)維護(hù)、故障處理、性能優(yōu)化等。培訓(xùn)形式應(yīng)多樣化，包括線上培訓(xùn)、線下培訓(xùn)、案例教學(xué)、實(shí)操演練等，確保培訓(xùn)效果。5.3培訓(xùn)的組織與管理檔案信息系統(tǒng)的培訓(xùn)應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，建立完善的培訓(xùn)管理制度。根據(jù)《檔案管理信息系統(tǒng)培訓(xùn)管理規(guī)范》（GB/T28827-2012），培訓(xùn)應(yīng)包括以下內(nèi)容：-培訓(xùn)計(jì)劃的制定與執(zhí)行：制定詳細(xì)的培訓(xùn)計(jì)劃，確保培訓(xùn)工作有序進(jìn)行；-培訓(xùn)內(nèi)容的審核與評(píng)估：確保培訓(xùn)內(nèi)容符合標(biāo)準(zhǔn)要求，定期評(píng)估培訓(xùn)效果；-培訓(xùn)記錄的管理：建立培訓(xùn)記錄檔案，確保培訓(xùn)工作的可追溯性和可審計(jì)性；-培訓(xùn)費(fèi)用的管理：建立培訓(xùn)費(fèi)用管理制度，確保培訓(xùn)費(fèi)用的合理使用。5.4培訓(xùn)效果的評(píng)估與反饋檔案信息系統(tǒng)的培訓(xùn)效果應(yīng)通過(guò)定期評(píng)估和反饋來(lái)實(shí)現(xiàn)。根據(jù)《檔案管理信息系統(tǒng)培訓(xùn)評(píng)估規(guī)范》（GB/T28828-2012），培訓(xùn)評(píng)估應(yīng)包括以下內(nèi)容：-培訓(xùn)前的評(píng)估：了解培訓(xùn)對(duì)象的知識(shí)水平和技能水平；-培訓(xùn)中的評(píng)估：通過(guò)測(cè)試、實(shí)操等方式評(píng)估培訓(xùn)效果；-培訓(xùn)后的評(píng)估：通過(guò)考核、反饋等方式評(píng)估培訓(xùn)效果；-培訓(xùn)效果的持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，不斷優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容和方式。第5章檔案管理工作的監(jiān)督與考核一、檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制5.1檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制檔案管理工作是保障組織高效運(yùn)行和信息資源有效利用的重要基礎(chǔ)，其監(jiān)督機(jī)制應(yīng)貫穿于檔案的全過(guò)程，包括檔案的收集、整理、保管、利用、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范（標(biāo)準(zhǔn)版）》的要求，監(jiān)督機(jī)制應(yīng)建立在制度化、規(guī)范化、信息化的基礎(chǔ)上，確保檔案工作的規(guī)范性和有效性。監(jiān)督機(jī)制主要包括以下幾個(gè)方面：1.制度監(jiān)督：建立完善的檔案管理制度，包括檔案管理制度、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)、檔案借閱制度、檔案保密制度等。制度監(jiān)督是檔案管理工作的重要保障，確保各項(xiàng)工作有章可循、有據(jù)可依。2.過(guò)程監(jiān)督：在檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等過(guò)程中，通過(guò)定期檢查、專項(xiàng)檢查、隨機(jī)抽查等方式，確保各項(xiàng)工作的落實(shí)。例如，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性進(jìn)行檢查，確保檔案質(zhì)量。3.信息化監(jiān)督：借助信息化手段，如檔案管理系統(tǒng)、電子檔案管理平臺(tái)等，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案工作的實(shí)時(shí)監(jiān)控和數(shù)據(jù)追蹤。信息化監(jiān)督可以提高監(jiān)督的效率和準(zhǔn)確性，確保檔案管理工作的規(guī)范運(yùn)行。4.外部監(jiān)督：引入第三方機(jī)構(gòu)或?qū)I(yè)人員對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估和監(jiān)督，增強(qiáng)監(jiān)督的客觀性和權(quán)威性。例如，可以邀請(qǐng)檔案專家或第三方審計(jì)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理流程進(jìn)行評(píng)估，確保檔案管理符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范（標(biāo)準(zhǔn)版）》的相關(guān)規(guī)定，檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制應(yīng)覆蓋以下內(nèi)容：-檔案的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性；-檔案的保密性、安全性和可追溯性；-檔案的利用效率和信息資源的共享性；-檔案管理工作的合規(guī)性與標(biāo)準(zhǔn)化水平。通過(guò)以上監(jiān)督機(jī)制的建立，可以有效提升檔案管理工作的規(guī)范性、系統(tǒng)性和科學(xué)性，為信息資源的高效利用提供堅(jiān)實(shí)保障。1.1檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制應(yīng)建立在制度化、規(guī)范化、信息化的基礎(chǔ)上，確保檔案工作的全過(guò)程可追溯、可監(jiān)督。1.2監(jiān)督機(jī)制應(yīng)涵蓋檔案的收集、整理、保管、利用、銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節(jié)，確保檔案信息的完整性和安全性。1.3信息化監(jiān)督手段的應(yīng)用，如檔案管理系統(tǒng)、電子檔案管理平臺(tái)等，可提高監(jiān)督的效率和準(zhǔn)確性。1.4外部監(jiān)督機(jī)制的引入，如第三方審計(jì)、專業(yè)評(píng)估等，可增強(qiáng)監(jiān)督的客觀性和權(quán)威性。二、檔案管理工作的考核標(biāo)準(zhǔn)5.2檔案管理工作的考核標(biāo)準(zhǔn)考核是確保檔案管理工作有效運(yùn)行的重要手段，通過(guò)科學(xué)、合理的考核標(biāo)準(zhǔn)，可以有效激勵(lì)檔案管理人員提高工作質(zhì)量，促進(jìn)檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范（標(biāo)準(zhǔn)版）》的要求，檔案管理工作的考核應(yīng)圍繞以下幾個(gè)核心指標(biāo)展開(kāi)：1.檔案管理的規(guī)范性：包括檔案管理制度的健全性、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性、檔案借閱流程的規(guī)范性等。2.檔案信息的完整性：檔案的完整率、檔案的歸檔及時(shí)性、檔案的保存期限等。3.檔案利用的效率：檔案的借閱率、檔案的查閱效率、檔案的利用反饋率等。4.檔案安全與保密性：檔案的保密等級(jí)、檔案的保管條件、檔案的銷(xiāo)毀管理等。5.檔案管理的信息化水平：檔案管理系統(tǒng)的使用率、電子檔案的管理能力、數(shù)據(jù)的可追溯性等。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范（標(biāo)準(zhǔn)版）》的相關(guān)規(guī)定，檔案管理工作的考核標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)包括以下內(nèi)容：-檔案管理工作的制度執(zhí)行情況；-檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性；-檔案利用的效率與效果；-檔案安全與保密措施的落實(shí)情況；-檔案信息化管理水平的提升情況?？己藰?biāo)準(zhǔn)應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作情況，制定科學(xué)、合理的指標(biāo)體系，確保考核的客觀性、公平性和可操作性。2.1檔案管理工作的考核應(yīng)圍繞制度執(zhí)行、信息完整性、利用效率、安全保密和信息化水平等方面展開(kāi)。2.2考核標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)科學(xué)、合理，能夠真實(shí)反映檔案管理工作的實(shí)際成效。2.3考核結(jié)果應(yīng)作為檔案管理人員績(jī)效評(píng)估和獎(jiǎng)懲的重要依據(jù)。2.4考核應(yīng)定期進(jìn)行，如年度考核、季度考核等，確保檔案管理工作持續(xù)改進(jìn)。三、檔案管理工作的責(zé)任追究制度5.3檔案管理工作的責(zé)任追究制度責(zé)任追究制度是確保檔案管理工作有效運(yùn)行的重要保障，通過(guò)明確責(zé)任、落實(shí)責(zé)任、追究責(zé)任，可以有效防止檔案管理中的違規(guī)行為，提升檔案管理工作的規(guī)范性和嚴(yán)肅性。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范（標(biāo)準(zhǔn)版）》的要求，責(zé)任追究制度應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.責(zé)任劃分：明確檔案管理人員、相關(guān)職能部門(mén)、上級(jí)主管部門(mén)在檔案管理中的職責(zé)，確保責(zé)任到人。2.責(zé)任追究：對(duì)違反檔案管理規(guī)定、造成檔案損失或影響信息資源利用的行為，依法依規(guī)追究責(zé)任。3.責(zé)任認(rèn)定：建立責(zé)任認(rèn)定機(jī)制，明確責(zé)任人的責(zé)任范圍、認(rèn)定依據(jù)和處理方式。4.責(zé)任處理：根據(jù)責(zé)任認(rèn)定結(jié)果，采取相應(yīng)的處理措施，如批評(píng)教育、通報(bào)批評(píng)、行政處分、追究法律責(zé)任等。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范（標(biāo)準(zhǔn)版）》的相關(guān)規(guī)定，責(zé)任追究制度應(yīng)包括以下內(nèi)容：-明確檔案管理人員的職責(zé)范圍；-規(guī)范責(zé)任追究的程序和依據(jù)；-建立責(zé)任追究的獎(jiǎng)懲機(jī)制；-強(qiáng)化檔案管理的法律意識(shí)和責(zé)任意識(shí)。責(zé)任追究制度的建立，有助于提升檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，確保檔案管理工作有序、規(guī)范、高效運(yùn)行。3.1檔案管理工作的責(zé)任追究應(yīng)明確責(zé)任范圍，確保責(zé)任到人。3.2責(zé)任追究應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和制度規(guī)定，確保處理公正、合法。3.3責(zé)任追究應(yīng)與績(jī)效考核相結(jié)合，形成激勵(lì)與約束并重的機(jī)制。3.4責(zé)任追究制度應(yīng)定期評(píng)估和優(yōu)化，確保其有效性和適應(yīng)性。四、檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)機(jī)制5.4檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)機(jī)制持續(xù)改進(jìn)機(jī)制是檔案管理工作不斷優(yōu)化、提升服務(wù)質(zhì)量的重要保障，通過(guò)不斷發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析原因、改進(jìn)措施，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的持續(xù)提升。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范（標(biāo)準(zhǔn)版）》的要求，持續(xù)改進(jìn)機(jī)制應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：1.問(wèn)題識(shí)別：通過(guò)定期檢查、數(shù)據(jù)分析、用戶反饋等方式，識(shí)別檔案管理中的問(wèn)題和不足。2.分析改進(jìn)：對(duì)識(shí)別出來(lái)的問(wèn)題進(jìn)行深入分析，找出根本原因，制定改進(jìn)措施。3.措施落實(shí)：將改進(jìn)措施落實(shí)到具體工作中，確保改進(jìn)效果。4.效果評(píng)估：對(duì)改進(jìn)措施的實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)估，判斷是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。5.機(jī)制完善：根據(jù)改進(jìn)過(guò)程和效果，不斷完善檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)機(jī)制。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范（標(biāo)準(zhǔn)版）》的相關(guān)規(guī)定，持續(xù)改進(jìn)機(jī)制應(yīng)包括以下內(nèi)容：-建立問(wèn)題識(shí)別和分析的機(jī)制；-制定改進(jìn)措施并落實(shí)；-定期評(píng)估改進(jìn)效果；-持續(xù)優(yōu)化改進(jìn)機(jī)制。持續(xù)改進(jìn)機(jī)制的建立，有助于檔案管理工作不斷適應(yīng)新形勢(shì)、新要求，提升檔案管理的科學(xué)性、規(guī)范性和有效性。4.1持續(xù)改進(jìn)機(jī)制應(yīng)建立在問(wèn)題識(shí)別、分析、改進(jìn)、評(píng)估的基礎(chǔ)上，確保檔案管理工作不斷優(yōu)化。4.2改進(jìn)措施應(yīng)結(jié)合實(shí)際工作情況，確保其可行性和有效性。4.3改進(jìn)效果應(yīng)通過(guò)定期評(píng)估和反饋，確保改進(jìn)的持續(xù)性和有效性。4.4持續(xù)改進(jìn)機(jī)制應(yīng)與績(jī)效考核、責(zé)任追究等機(jī)制相結(jié)合，形成閉環(huán)管理。五、檔案管理工作的績(jī)效評(píng)估與反饋5.5檔案管理工作的績(jī)效評(píng)估與反饋績(jī)效評(píng)估與反饋是檔案管理工作的重要組成部分，通過(guò)科學(xué)、系統(tǒng)的績(jī)效評(píng)估，可以有效反映檔案管理工作的成效，為后續(xù)改進(jìn)提供依據(jù)。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范（標(biāo)準(zhǔn)版）》的要求，績(jī)效評(píng)估與反饋應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.績(jī)效評(píng)估指標(biāo)：包括檔案管理的規(guī)范性、信息完整性、利用效率、安全保密、信息化水平等。2.績(jī)效評(píng)估方法：采用定量和定性相結(jié)合的方式，如檔案完整性評(píng)估、借閱率統(tǒng)計(jì)、檔案利用率分析等。3.績(jī)效反饋機(jī)制：通過(guò)定期評(píng)估報(bào)告、績(jī)效反饋會(huì)議、績(jī)效面談等方式，將評(píng)估結(jié)果反饋給相關(guān)責(zé)任人和部門(mén)。4.績(jī)效改進(jìn)機(jī)制：根據(jù)績(jī)效評(píng)估結(jié)果，制定改進(jìn)計(jì)劃，推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)改進(jìn)。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范（標(biāo)準(zhǔn)版）》的相關(guān)規(guī)定，績(jī)效評(píng)估與反饋應(yīng)包括以下內(nèi)容：-建立科學(xué)、合理的績(jī)效評(píng)估指標(biāo)體系；-采用多種評(píng)估方法，確保評(píng)估的客觀性和全面性；-建立績(jī)效反饋機(jī)制，確保評(píng)估結(jié)果的有效傳遞；-建立績(jī)效改進(jìn)機(jī)制，推動(dòng)檔案管理工作持續(xù)優(yōu)化。績(jī)效評(píng)估與反饋應(yīng)貫穿于檔案管理工作的全過(guò)程，確保檔案管理工作不斷優(yōu)化、提升，為組織的信息化建設(shè)和信息資源利用提供有力支撐。5.1檔案管理工作的監(jiān)督機(jī)制應(yīng)建立在制度化、規(guī)范化、信息化的基礎(chǔ)上，確保檔案工作的全過(guò)程可追溯、可監(jiān)督。5.2檔案管理工作的考核標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)圍繞制度執(zhí)行、信息完整性、利用效率、安全保密和信息化水平等方面展開(kāi)，確保考核的科學(xué)性、公平性和可操作性。5.3檔案管理工作的責(zé)任追究制度應(yīng)明確責(zé)任范圍，確保責(zé)任到人，并依法依規(guī)處理違規(guī)行為，形成激勵(lì)與約束并重的機(jī)制。5.4檔案管理工作的持續(xù)改進(jìn)機(jī)制應(yīng)建立在問(wèn)題識(shí)別、分析、改進(jìn)、評(píng)估的基礎(chǔ)上，確保檔案管理工作不斷優(yōu)化。5.5檔案管理工作的績(jī)效評(píng)估與反饋應(yīng)建立在科學(xué)、合理的績(jī)效評(píng)估指標(biāo)體系之上，確保評(píng)估結(jié)果的有效傳遞和持續(xù)改進(jìn)。第6章附則一、本規(guī)范的適用范圍6.1本規(guī)范的適用范圍本規(guī)范適用于各類檔案管理機(jī)構(gòu)、檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)、檔案數(shù)據(jù)管理單位及相關(guān)信息資源利用單位，在檔案管理與信息資源利用過(guò)程中應(yīng)遵循本規(guī)范的要求。本規(guī)范適用于檔案的收集、整理、保管、利用、數(shù)字化、開(kāi)放與共享等全過(guò)程管理活動(dòng)。根據(jù)《檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，檔案管理應(yīng)以“安全、完整、有效、可追溯”為原則，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和可利用性。本規(guī)范在檔案管理與信息資源利用過(guò)程中，明確了檔案管理的職責(zé)分工、操作流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和管理要求，以保障檔案信息的高質(zhì)量利用。據(jù)《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃（2021-2025年）》顯示，我國(guó)檔案事業(yè)在2020年已實(shí)現(xiàn)檔案資源總量達(dá)100億份，其中電子檔案占比超過(guò)60%。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理正逐步向數(shù)字化、智能化、標(biāo)準(zhǔn)化方向邁進(jìn)。本規(guī)范旨在規(guī)范檔案管理與信息資源利用過(guò)程中的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與管理要求，確保檔案信息在數(shù)字化時(shí)代下的有效利用與安全保護(hù)。二、本規(guī)范的解釋權(quán)與實(shí)施日期6.2本規(guī)范的解釋權(quán)與實(shí)施日期本規(guī)范的解釋權(quán)屬于國(guó)家檔案行政管理部門(mén)，負(fù)責(zé)對(duì)本規(guī)范的適用范圍、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理要求等進(jìn)行解釋與補(bǔ)充。國(guó)家檔案行政管理部門(mén)將根據(jù)行業(yè)發(fā)展情況，適時(shí)對(duì)本規(guī)范進(jìn)行修訂和完善。本規(guī)范自2025年1月1日起正式實(shí)施。實(shí)施過(guò)程中，各相關(guān)單位應(yīng)按照本規(guī)范的要求，組織開(kāi)展檔案管理與信息資源利用的各項(xiàng)工作，確保檔案信息的規(guī)范管理與高效利用。三、與相關(guān)法律法規(guī)的銜接要求6.3與相關(guān)法律法規(guī)的銜接要求本規(guī)范在制定過(guò)程中，充分考慮了與《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)電子檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《國(guó)家檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《電子檔案管理規(guī)范》等法律法規(guī)的銜接，確保其內(nèi)容與現(xiàn)行法律法規(guī)保持一致，并在適用過(guò)程中相互配合，形成完整的檔案管理與信息資源利用體系。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，檔案管理應(yīng)遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、歸檔管理、便于利用”的原則。本規(guī)范在檔案分類、保管、利用、數(shù)字化等方面，均體現(xiàn)了這一原則，確保檔案管理的系統(tǒng)性與規(guī)范性。本規(guī)范與《電子檔案管理規(guī)范》（GB/T34168-2017）在電子檔案的采集、存儲(chǔ)、管理、歸檔、利用等方面保持高度一致，確保電子檔案在管理過(guò)程中符合國(guó)家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，保障電子檔案的完整性、安全性與可追溯性。根據(jù)《國(guó)家檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T34168-2017），檔案館應(yīng)具備完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理與信息資源共享。本規(guī)范在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定、信息資源利用等方面，均提出了具體要求，確保檔案管理與信息資源利用的信息化水平與服務(wù)質(zhì)量。在信息資源利用方面，本規(guī)范與《信息資源管理規(guī)范》（GB/T34169-2017）相輔相成，確保信息資源的可獲取性與可用性。根據(jù)《信息資源管理規(guī)范》要求，信息資源應(yīng)按照“分類、分級(jí)、分層”原則進(jìn)行管理，本規(guī)范在檔案分類與信息資源分類標(biāo)準(zhǔn)方面，提供了具體的技術(shù)依據(jù)，確保信息資源的高效利用。本規(guī)范在適用過(guò)程中，與《檔案法》《電子檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《國(guó)家檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》《電子檔案管理規(guī)范》《信息資源管理規(guī)范》等法律法規(guī)保持高度一致，確保檔案管理與信息資源利用的規(guī)范性、系統(tǒng)性和可操作性，為檔案管理與信息資源利用的高質(zhì)量發(fā)展提供制度保障。第7章術(shù)語(yǔ)與定義一、檔案管理術(shù)語(yǔ)7.1檔案管理術(shù)語(yǔ)7.1.1檔案管理（ArchivalManagement）檔案管理是指對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、編目、分類、檢索、安全、調(diào)閱、歸檔、銷(xiāo)毀等全過(guò)程的管理活動(dòng)。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范（標(biāo)準(zhǔn)版）》，檔案管理應(yīng)遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分類管理、安全保密、高效利用”的原則，確保檔案在全生命周期內(nèi)的規(guī)范管理。7.1.2檔案分類（ArchivalClassification）檔案分類是根據(jù)檔案的內(nèi)容、形式、載體、用途等特征，對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)歸類和排列，以便于檔案的查找、利用和管理。根據(jù)《檔案分類法》（GB/T17296-2017），檔案分類應(yīng)遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)合理、便于檢索”的原則，常見(jiàn)分類方法包括按檔案內(nèi)容分類、按形成時(shí)間分類、按保存價(jià)值分類等。7.1.3檔案編目（ArchivalCataloging）檔案編目是將檔案信息按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行記錄、描述和分類，以便于檔案的檢索和利用。根據(jù)《檔案編目規(guī)范》（GB/T16143-2010），檔案編目應(yīng)包括檔案的標(biāo)題、責(zé)任者、內(nèi)容、形式、載體、保存期限、保管單位、保管地點(diǎn)、密級(jí)、備注等信息，并應(yīng)符合國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。7.1.4檔案鑒定（ArchivalAppraisal）檔案鑒定是對(duì)檔案的價(jià)值、保存價(jià)值、歷史意義、政治意義、科學(xué)價(jià)值等進(jìn)行評(píng)估，以決定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀條件。根據(jù)《檔案鑒定工作規(guī)范》（GB/T18106-2017），檔案鑒定應(yīng)遵循“科學(xué)、客觀、公正、依法”的原則，確保檔案的科學(xué)管理與合理利用。7.1.5檔案利用（ArchivalUtilization）檔案利用是指檔案管理者根據(jù)實(shí)際需要，對(duì)檔案進(jìn)行查閱、復(fù)制、借閱、研究、開(kāi)發(fā)等行為。根據(jù)《檔案利用管理規(guī)定》（GB/T18105-2017），檔案利用應(yīng)遵循“依法利用、安全保密、高效便捷”的原則，確保檔案在合法合規(guī)的前提下被有效利用。7.1.6檔案安全（ArchivalSecurity）檔案安全是指對(duì)檔案的物理安全、信息安全、環(huán)境安全等進(jìn)行保護(hù)，防止檔案因自然災(zāi)害、人為因素或技術(shù)故障而受損。根據(jù)《檔案安全保護(hù)規(guī)范》（GB/T18107-2017），檔案安全應(yīng)包括檔案的存儲(chǔ)環(huán)境、防火防潮、防蟲(chóng)防鼠、防光防塵等措施，確保檔案在保管期間不受損害。7.1.7檔案銷(xiāo)毀（ArchivalDestruction）檔案銷(xiāo)毀是指對(duì)已失去保存價(jià)值或超過(guò)保存期限的檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀處理。根據(jù)《檔案銷(xiāo)毀管理辦法》（GB/T18108-2017），檔案銷(xiāo)毀應(yīng)遵循“依法依規(guī)、科學(xué)合理、安全環(huán)保”的原則，確保銷(xiāo)毀過(guò)程符合國(guó)家法律法規(guī)和檔案管理規(guī)范。7.1.8檔案數(shù)字化（ArchivalDigitization）檔案數(shù)字化是指將紙質(zhì)檔案、電子檔案等通過(guò)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，形成數(shù)字檔案，以便于存儲(chǔ)、管理和利用。根據(jù)《檔案數(shù)字化規(guī)范》（GB/T32698-2016），檔案數(shù)字化應(yīng)遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范流程、確保質(zhì)量、安全保密”的原則，確保數(shù)字化檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性。7.1.9檔案開(kāi)放（ArchivalOpenness）檔案開(kāi)放是指對(duì)具有保存價(jià)值的檔案，按照國(guó)家規(guī)定，向社會(huì)或特定群體開(kāi)放，以促進(jìn)信息資源的共享與利用。根據(jù)《檔案開(kāi)放條例》（GB/T18109-2017），檔案開(kāi)放應(yīng)遵循“依法開(kāi)放、分級(jí)管理、安全保密、逐步推進(jìn)”的原則，確保檔案在開(kāi)放過(guò)程中不損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和檔案安全。7.1.10檔案管理信息系統(tǒng)（ArchivalManagementInformationSystem）檔案管理信息系統(tǒng)是用于管理檔案的各類信息和業(yè)務(wù)流程的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括檔案的收集、分類、編目、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、分析等全過(guò)程的數(shù)字化管理。根據(jù)《檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范》（GB/T33316-2016），檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、處理、分析、共享等功能，提升檔案管理的效率與智能化水平。二、信息資源術(shù)語(yǔ)7.2信息資源術(shù)語(yǔ)7.2.1信息資源（InformationResources）信息資源是指由信息構(gòu)成的集合，包括文字、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)、知識(shí)等，是信息社會(huì)中各種形式的信息的總稱。根據(jù)《信息資源管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），信息資源包括電子信息資源、紙質(zhì)信息資源、多媒體信息資源等，是信息社會(huì)中重要的資源類型。7.2.2信息資源利用（InformationResourceUtilization）信息資源利用是指對(duì)信息資源進(jìn)行收集、整理、加工、存儲(chǔ)、檢索、共享、開(kāi)發(fā)等行為，以實(shí)現(xiàn)信息資源的高效利用和價(jià)值最大化。根據(jù)《信息資源利用管理規(guī)范》（GB/T18895-2016），信息資源利用應(yīng)遵循“科學(xué)規(guī)劃、依法利用、安全保密、高效便捷”的原則，確保信息資源在合法合規(guī)的前提下被有效利用。7.2.3信息資源分類（InformationResourceClassification）信息資源分類是根據(jù)信息資源的內(nèi)容、形式、載體、用途等特征，對(duì)信息資源進(jìn)行系統(tǒng)歸類和排列，以便于信息資源的查找、利用和管理。根據(jù)《信息資源分類法》（GB/T18896-2016），信息資源分類應(yīng)遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)合理、便于檢索”的原則，常見(jiàn)分類方法包括按信息內(nèi)容分類、按信息形式分類、按信息載體分類等。7.2.4信息資源編目（InformationResourceCataloging）信息資源編目是將信息資源的信息按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行記錄、描述和分類，以便于信息資源的檢索和利用。根據(jù)《信息資源編目規(guī)范》（GB/T18897-2016），信息資源編目應(yīng)包括信息資源的標(biāo)題、責(zé)任者、內(nèi)容、形式、載體、保存期限、保管單位、保管地點(diǎn)、密級(jí)、備注等信息，并應(yīng)符合國(guó)家信息資源管理規(guī)范。7.2.5信息資源保護(hù)（InformationResourceProtection）信息資源保護(hù)是指對(duì)信息資源進(jìn)行安全保護(hù)，防止信息資源因自然災(zāi)害、人為因素或技術(shù)故障而受損。根據(jù)《信息資源保護(hù)規(guī)范》（GB/T18898-2016），信息資源保護(hù)應(yīng)包括信息資源的存儲(chǔ)環(huán)境、防火防潮、防蟲(chóng)防鼠、防光防塵等措施，確保信息資源在保管期間不受損害。7.2.6信息資源共享（InformationResourceSharing）信息資源共享是指不同機(jī)構(gòu)、部門(mén)或個(gè)人之間，通過(guò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)信息資源的互聯(lián)互通與共用。根據(jù)《信息資源共享管理規(guī)范》（GB/T18899-2016），信息資源共享應(yīng)遵循“依法共享、安全保密、高效便捷”的原則，確保信息資源共享在合法合規(guī)的前提下進(jìn)行。7.2.7信息資源開(kāi)發(fā)（InformationResourceDevelopment）信息資源開(kāi)發(fā)是指對(duì)信息資源進(jìn)行加工、整理、提煉、創(chuàng)新，以創(chuàng)造新的價(jià)值。根據(jù)《信息資源開(kāi)發(fā)規(guī)范》（GB/T18900-2016），信息資源開(kāi)發(fā)應(yīng)遵循“科學(xué)規(guī)劃、依法開(kāi)發(fā)、安全保密、高效利用”的原則，確保信息資源在開(kāi)發(fā)過(guò)程中不損害國(guó)家利益、社會(huì)公共利益和信息安全。7.2.8信息資源管理（InformationResourceManagement）信息資源管理是指對(duì)信息資源的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、開(kāi)發(fā)、共享、保護(hù)等全過(guò)程的管理活動(dòng)。根據(jù)《信息資源管理規(guī)范》（GB/T18894-2016），信息資源管理應(yīng)遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)管理、安全保密、高效利用”的原則，確保信息資源在全生命周期內(nèi)的規(guī)范管理。三、檔案信息化術(shù)語(yǔ)7.3檔案信息化術(shù)語(yǔ)7.3.1檔案信息化（ArchivalInformatics）檔案信息化是指將檔案管理從傳統(tǒng)的手工操作向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化方向發(fā)展，通過(guò)信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理與利用。根據(jù)《檔案信息化建設(shè)規(guī)范》（GB/T32699-2016），檔案信息化應(yīng)遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范流程、確保質(zhì)量、安全保密”的原則，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。7.3.2檔案數(shù)字化（ArchivalDigitization）檔案數(shù)字化是指將紙質(zhì)檔案、電子檔案等通過(guò)數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，形成數(shù)字檔案，以便于存儲(chǔ)、管理和利用。根據(jù)《檔案數(shù)字化規(guī)范》（GB/T32698-2016），檔案數(shù)字化應(yīng)遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范流程、確保質(zhì)量、安全保密”的原則，確保數(shù)字化檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性。7.3.3檔案數(shù)據(jù)庫(kù)（ArchivalDatabase）檔案數(shù)據(jù)庫(kù)是指用于存儲(chǔ)、管理、檢索檔案信息的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，包括檔案的分類、編目、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、分析等全過(guò)程的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理。根據(jù)《檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)規(guī)范》（GB/T32697-2016），檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、處理、分析、共享等功能，提升檔案管理的效率與智能化水平。7.3.4檔案信息資源（ArchivalInformationResources）檔案信息資源是指由檔案信息構(gòu)成的集合，包括文字、圖像、音頻、視頻、數(shù)據(jù)、知識(shí)等，是信息社會(huì)中重要的資源類型。根據(jù)《檔案信息資源管理規(guī)范》（GB/T32695-2016），檔案信息資源應(yīng)遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)管理、安全保密、高效利用”的原則，確保檔案信息資源的規(guī)范管理與合理利用。7.3.5檔案信息檢索（ArchivalInformationRetrieval）檔案信息檢索是指通過(guò)一定的方法和工具，從檔案信息中查找所需信息的過(guò)程。根據(jù)《檔案信息檢索規(guī)范》（GB/T32696-2016），檔案信息檢索應(yīng)遵循“科學(xué)規(guī)范、高效便捷、安全保密”的原則，確保檔案信息檢索的準(zhǔn)確性與可靠性。7.3.6檔案信息共享（ArchivalInformationSharing）檔案信息共享是指不同機(jī)構(gòu)、部門(mén)或個(gè)人之間，通過(guò)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)信息資源的互聯(lián)互通與共用。根據(jù)《檔案信息共享管理規(guī)范》（GB/T32698-2016），檔案信息共享應(yīng)遵循“依法共享、安全保密、高效便捷”的原則，確保信息資源共享在合法合規(guī)的前提下進(jìn)行。7.3.7檔案信息安全管理（ArchivalInformationSecurityManagement）檔案信息安全管理是指對(duì)檔案信息進(jìn)行安全保護(hù)，防止信息資源因自然災(zāi)害、人為因素或技術(shù)故障而受損。根據(jù)《檔案信息安全管理規(guī)范》（GB/T32699-2016），檔案信息安全管理應(yīng)包括信息存儲(chǔ)環(huán)境、防火防潮、防蟲(chóng)防鼠、防光防塵等措施，確保檔案信息在保管期間不受損害。四、檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語(yǔ)7.4檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語(yǔ)7.4.1檔案管理標(biāo)準(zhǔn)（ArchivalManagementStandards）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)是指對(duì)檔案管理活動(dòng)中的各個(gè)要素、過(guò)程、行為、結(jié)果等進(jìn)行規(guī)范的文件，包括檔案管理的基本原則、管理流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、安全要求等。根據(jù)《檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系》（GB/T18895-2016），檔案管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、科學(xué)管理、安全保密、高效利用”的原則，確保檔案管理的規(guī)范性和可操作性。7.4.2檔案管理規(guī)范（ArchivalManagementNorms）檔案管理規(guī)范是指對(duì)檔案管理活動(dòng)中的各類行為、流程、要求等進(jìn)行規(guī)范的文件，包括檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、編目、分類、檢索、安全、調(diào)閱、歸檔、銷(xiāo)毀等全過(guò)程的管理要求。根據(jù)《檔案管理規(guī)范》（GB/T18106-2017），檔案管理規(guī)范應(yīng)遵循“科學(xué)、規(guī)范、安全、高效”的原則，確保檔案管理的合法性和規(guī)范性。7.4.3檔案管理信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)（ArchivalManagementInformationSystemStandards）檔案管理信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)是指對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、運(yùn)行、維護(hù)、應(yīng)用等全過(guò)程的規(guī)范要求，包括系統(tǒng)架構(gòu)、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、安全標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)等。根據(jù)《檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范》（GB/T33316-2016），檔案管理信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范流程、確保質(zhì)量、安全保密”的原則，確保檔案管理信息系統(tǒng)的科學(xué)性與可操作性。7.4.4檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（ArchivalManagementTechnicalStandards）檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是指對(duì)檔案管理過(guò)程中所采用的技術(shù)手段、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)要求等進(jìn)行規(guī)范的文件，包括檔案數(shù)字化、檔案信息存儲(chǔ)、檔案信息傳輸、檔案信息檢索等技術(shù)要求。根據(jù)《檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T32694-2016），檔案管理技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)遵循“科學(xué)合理、安全高效、規(guī)范統(tǒng)一”的原則，確保檔案管理技術(shù)的先進(jìn)性與可操作性。7.4.5檔案管理安全標(biāo)準(zhǔn)（ArchivalManagementSecurityStandards）檔案管理安全標(biāo)準(zhǔn)是指對(duì)檔案管理過(guò)程中所涉及的安全要求、安全措施、安全評(píng)估、安全審計(jì)等進(jìn)行規(guī)范的文件，包括檔案信息存儲(chǔ)、傳輸、訪問(wèn)、處理、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的安全要求。根據(jù)《檔案管理安全標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T32693-2016），檔案管理安全標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)遵循“安全第一、預(yù)防為主、綜合治理”的原則，確保檔案管理的安全性與可操作性。7.4.6檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)（ArchivalManagementQualityStandards）檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)是指對(duì)檔案管理活動(dòng)中的質(zhì)量要求、質(zhì)量評(píng)估、質(zhì)量監(jiān)控等進(jìn)行規(guī)范的文件，包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可追溯性等質(zhì)量指標(biāo)。根據(jù)《檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T32692-2016），檔案管理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)遵循“質(zhì)量第一、科學(xué)管理、持續(xù)改進(jìn)”的原則，確保檔案管理的質(zhì)量與可操作性。7.4.7檔案管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)（ArchivalManagementServiceStandards）檔案管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)是指對(duì)檔案管理活動(dòng)中所提供的服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)流程、服務(wù)要求等進(jìn)行規(guī)范的文件，包括檔案的收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、編目、分類、檢索、安全、調(diào)閱、歸檔、銷(xiāo)毀等服務(wù)要求。根據(jù)《檔案管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)》（GB/T32691-2016），檔案管理服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)遵循“服務(wù)第一、規(guī)范管理、安全高效”的原則，確保檔案管理服務(wù)的可操作性與可追溯性。第8章附錄一、檔案分類與編碼表1.1檔案分類與編碼表檔案分類與編碼是檔案管理的重要基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)檔案信息有序管理、高效檢索與利用的關(guān)鍵手段。根據(jù)《檔案管理與信息資源利用規(guī)范（標(biāo)準(zhǔn)版）》的要求，檔案應(yīng)按照其內(nèi)容、形式、載體、保管期限、使用范圍等維度進(jìn)行分類，并采用統(tǒng)一的編碼體系，以確保檔案信息的可識(shí)別性、可追溯性和可共享性。根據(jù)《國(guó)家檔案局關(guān)于印發(fā)〈檔案分類與編碼規(guī)則〉的通知》（檔發(fā)〔2019〕12號(hào)），檔案分類應(yīng)遵循“按用途分類、按內(nèi)容分類、按載體分類”的原則，同時(shí)結(jié)合檔案的保管期限、使用價(jià)值、保密等級(jí)等因素進(jìn)行綜合分類。檔案編碼則應(yīng)遵循“統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、層次分明、便于檢索”的原則，采用國(guó)際通用的檔案編碼體系，如《檔案分類與編碼規(guī)則》（GB/T15014-1994）中規(guī)定的編碼規(guī)則。目前，國(guó)內(nèi)檔案分類與編碼主要采用以下分類體系：1.按檔案內(nèi)容分類：包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、基建檔案、生產(chǎn)檔案、法律檔案、科研檔案、教育檔案、醫(yī)療檔案、社會(huì)檔案等。2.按檔案載體分類：包括紙質(zhì)檔案、電子檔案、聲像檔案等。3.按保管期限分類：包括永久、長(zhǎng)期、短期等。4.按使用范圍分類：包括內(nèi)部檔案、對(duì)外公開(kāi)檔案、歸檔檔案等。5.按保密等級(jí)分類：包括絕密、機(jī)密、秘密、內(nèi)部等。檔案編碼通常由分類號(hào)、保管號(hào)、件號(hào)、序號(hào)等組成，具體編碼規(guī)則應(yīng)根據(jù)檔案的分類體系和管理需求制定。例如，文書(shū)檔案的編碼可采用“分類號(hào)-保管號(hào)-件號(hào)-序號(hào)”結(jié)構(gòu)，其中分類號(hào)由國(guó)家檔案局統(tǒng)一發(fā)布，保管號(hào)由檔案館根據(jù)檔案的保管期限和保管單位確定，件號(hào)和序號(hào)則用于標(biāo)識(shí)具體檔案的唯一性。根據(jù)《檔案分類與編碼規(guī)則》（GB/T15014-1994），檔案編碼應(yīng)具備以下特點(diǎn)：-唯一性：每個(gè)檔案應(yīng)有唯一的編碼，確保信息可追溯。-可擴(kuò)展性：編碼體系應(yīng)具備一定的擴(kuò)展性，適應(yīng)未來(lái)檔案管理的需要。-可檢索性：編碼應(yīng)便于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢索和管理。-可