PAGE企業(yè)行政規(guī)范管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司行政工作流程，提高行政工作效率，確保公司各項(xiàng)行政事務(wù)有序開(kāi)展，為公司的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)和發(fā)展提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司行政事務(wù)相關(guān)的外部合作單位和個(gè)人。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司行政行為合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：明確各項(xiàng)行政工作的流程、標(biāo)準(zhǔn)和要求，實(shí)現(xiàn)行政工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.效率性原則：優(yōu)化行政工作流程，減少不必要的環(huán)節(jié)，提高行政工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本。4.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司員工和業(yè)務(wù)發(fā)展為宗旨，提供優(yōu)質(zhì)、高效的行政服務(wù)。二、行政組織架構(gòu)與職責(zé)（一）行政部門(mén)架構(gòu)公司行政部門(mén)設(shè)行政經(jīng)理一名，下轄行政專(zhuān)員、后勤專(zhuān)員、檔案管理員等崗位。（二）各崗位職責(zé)1.行政經(jīng)理全面負(fù)責(zé)行政部門(mén)的日常管理工作，制定行政工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門(mén)之間的關(guān)系，確保行政工作與其他部門(mén)工作的有效銜接。負(fù)責(zé)行政費(fèi)用的預(yù)算編制、控制和審核，合理配置行政資源。組織制定和完善公司行政管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。負(fù)責(zé)公司重要會(huì)議、活動(dòng)的組織和安排，做好會(huì)議記錄和活動(dòng)總結(jié)。代表公司與外部相關(guān)單位進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，維護(hù)公司良好的外部形象。2.行政專(zhuān)員協(xié)助行政經(jīng)理開(kāi)展行政日常工作，負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作。負(fù)責(zé)公司辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放和管理，定期盤(pán)點(diǎn)辦公用品庫(kù)存。負(fù)責(zé)公司辦公設(shè)備的日常維護(hù)和管理，及時(shí)處理設(shè)備故障，確保設(shè)備正常運(yùn)行。協(xié)助組織公司各類(lèi)會(huì)議和活動(dòng)，做好會(huì)議通知、場(chǎng)地布置、會(huì)議資料準(zhǔn)備等工作。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生管理，定期組織清潔工作，營(yíng)造良好的辦公環(huán)境。完成行政經(jīng)理交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。3.后勤專(zhuān)員負(fù)責(zé)公司食堂、宿舍等后勤保障工作的管理，確保員工飲食和住宿的安全、衛(wèi)生和舒適。制定食堂采購(gòu)計(jì)劃，監(jiān)督食堂食材采購(gòu)、加工過(guò)程，保證食品安全。負(fù)責(zé)公司車(chē)輛的調(diào)度、維護(hù)和管理，確保車(chē)輛正常使用，做好車(chē)輛費(fèi)用的核算和報(bào)銷(xiāo)工作。負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的安全保衛(wèi)工作，制定安全保衛(wèi)制度，加強(qiáng)門(mén)禁管理，定期進(jìn)行安全檢查，及時(shí)消除安全隱患。協(xié)助處理公司各類(lèi)突發(fā)事件，保障公司人員和財(cái)產(chǎn)安全。4.檔案管理員負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，建立健全檔案管理制度。按照檔案管理要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱登記工作，嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱規(guī)定，確保檔案安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行清理和鑒定，銷(xiāo)毀過(guò)期、無(wú)用的檔案資料，做好檔案的保密工作。負(fù)責(zé)公司證照的辦理、年檢和保管工作，確保公司證照的合法性和有效性。三、行政工作流程規(guī)范（一）文件管理流程1.文件起草各部門(mén)根據(jù)工作需要起草文件，文件內(nèi)容應(yīng)符合公司實(shí)際情況和相關(guān)法律法規(guī)要求。文件起草完成后，由起草部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.文件審核文件提交至行政部門(mén)后，行政專(zhuān)員對(duì)文件格式、內(nèi)容進(jìn)行初步審核，確保文件符合公司公文規(guī)范。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、政策法規(guī)、資金使用等文件，行政經(jīng)理應(yīng)組織相關(guān)部門(mén)進(jìn)行會(huì)審，提出審核意見(jiàn)。3.文件簽發(fā)經(jīng)審核通過(guò)的文件，按照公司審批權(quán)限由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。一般文件由部門(mén)負(fù)責(zé)人或分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要文件由總經(jīng)理簽發(fā)。4.文件印發(fā)行政專(zhuān)員根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)意見(jiàn)，對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、排版、打印，并加蓋公司公章。文件印發(fā)后，行政專(zhuān)員按照文件發(fā)送范圍進(jìn)行分發(fā)，確保文件及時(shí)傳達(dá)至相關(guān)部門(mén)和人員。5.文件歸檔文件分發(fā)完畢后，行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)將文件原稿及相關(guān)資料進(jìn)行整理歸檔，按照檔案管理要求進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查閱和保管。（二）辦公用品管理流程1.需求申請(qǐng)各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)辦公用品需求申請(qǐng)表，詳細(xì)注明所需辦公用品的名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息。部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)表進(jìn)行審核簽字后，提交至行政部門(mén)。2.采購(gòu)審批行政專(zhuān)員收到辦公用品需求申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行初步審核。對(duì)于金額較大的辦公用品采購(gòu)申請(qǐng)，行政專(zhuān)員應(yīng)提交行政經(jīng)理審核，再報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審批。3.采購(gòu)執(zhí)行經(jīng)審批通過(guò)后，行政專(zhuān)員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。在采購(gòu)過(guò)程中，行政專(zhuān)員應(yīng)嚴(yán)格按照公司采購(gòu)制度，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。4.驗(yàn)收入庫(kù)辦公用品采購(gòu)到貨后，行政專(zhuān)員會(huì)同相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求。驗(yàn)收合格的辦公用品辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，由倉(cāng)庫(kù)管理人員負(fù)責(zé)保管。5.發(fā)放領(lǐng)用各部門(mén)員工憑辦公用品領(lǐng)用登記表到倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)取辦公用品，倉(cāng)庫(kù)管理人員根據(jù)領(lǐng)用登記表發(fā)放物品，并做好記錄。行政專(zhuān)員定期對(duì)辦公用品領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)實(shí)際使用情況調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃。（三）會(huì)議管理流程1.會(huì)議計(jì)劃公司各部門(mén)根據(jù)工作需要，提前制定會(huì)議計(jì)劃，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程等內(nèi)容。會(huì)議計(jì)劃提交至行政部門(mén)，行政專(zhuān)員進(jìn)行匯總整理，統(tǒng)籌安排會(huì)議時(shí)間和場(chǎng)地。2.會(huì)議通知行政專(zhuān)員根據(jù)會(huì)議計(jì)劃，提前向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知，通知內(nèi)容應(yīng)包括會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)要求等信息。對(duì)于重要會(huì)議，行政專(zhuān)員應(yīng)電話或短信提醒參會(huì)人員，確保會(huì)議按時(shí)召開(kāi)。3.會(huì)議準(zhǔn)備行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)會(huì)議場(chǎng)地的布置，包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、會(huì)議資料準(zhǔn)備等工作。根據(jù)會(huì)議議程，準(zhǔn)備好會(huì)議所需的文件、資料、文具等物品，并提前發(fā)放至參會(huì)人員座位。4.會(huì)議組織會(huì)議開(kāi)始前，行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)簽到工作，統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員出勤情況。會(huì)議期間，行政專(zhuān)員做好會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。對(duì)于重要會(huì)議，行政專(zhuān)員可安排專(zhuān)人進(jìn)行錄音或錄像，以便會(huì)后整理會(huì)議紀(jì)要。5.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后，行政專(zhuān)員及時(shí)整理會(huì)議記錄，編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、客觀地反映會(huì)議討論內(nèi)容和決議事項(xiàng)，經(jīng)行政經(jīng)理審核后，發(fā)送至參會(huì)人員和相關(guān)部門(mén)。6.會(huì)議跟進(jìn)各部門(mén)根據(jù)會(huì)議決議事項(xiàng)，負(fù)責(zé)組織實(shí)施相關(guān)工作，并及時(shí)向行政部門(mén)反饋工作進(jìn)展情況。行政專(zhuān)員對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保決議事項(xiàng)得到有效落實(shí)。（四）車(chē)輛管理流程1.車(chē)輛調(diào)度公司員工因工作需要使用車(chē)輛，應(yīng)提前向行政部門(mén)提交用車(chē)申請(qǐng)，注明用車(chē)時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息。行政專(zhuān)員根據(jù)車(chē)輛使用情況和申請(qǐng)時(shí)間，進(jìn)行車(chē)輛調(diào)度安排，并及時(shí)通知申請(qǐng)人。2.車(chē)輛使用申請(qǐng)人按照行政專(zhuān)員通知的時(shí)間和地點(diǎn)使用車(chē)輛，使用過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵守交通規(guī)則，確保行車(chē)安全。車(chē)輛使用完畢后，申請(qǐng)人應(yīng)將車(chē)輛停放在指定地點(diǎn)，并及時(shí)通知行政部門(mén)。3.車(chē)輛維護(hù)行政部門(mén)定期對(duì)車(chē)輛進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，制定車(chē)輛維護(hù)計(jì)劃，按照車(chē)輛保養(yǎng)手冊(cè)要求進(jìn)行保養(yǎng)作業(yè)。車(chē)輛出現(xiàn)故障時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)向行政部門(mén)報(bào)告，行政部門(mén)安排維修人員進(jìn)行維修。維修人員對(duì)車(chē)輛維修情況進(jìn)行記錄，建立車(chē)輛維修檔案，跟蹤車(chē)輛維修質(zhì)量。4.車(chē)輛費(fèi)用管理車(chē)輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、維修費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、年檢費(fèi)等，行政部門(mén)負(fù)責(zé)車(chē)輛費(fèi)用的核算和報(bào)銷(xiāo)工作。駕駛員應(yīng)及時(shí)收集車(chē)輛費(fèi)用發(fā)票，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。行政部門(mén)定期對(duì)車(chē)輛費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，控制車(chē)輛費(fèi)用支出。（五）安全保衛(wèi)管理流程1.安全制度制定行政部門(mén)負(fù)責(zé)制定公司安全保衛(wèi)制度，明確安全保衛(wèi)工作的職責(zé)、范圍、措施等內(nèi)容。安全保衛(wèi)制度經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)布實(shí)施，并組織全體員工學(xué)習(xí)。2.門(mén)禁管理公司設(shè)立門(mén)禁系統(tǒng)，員工憑工作證或門(mén)禁卡進(jìn)出公司辦公區(qū)域。外來(lái)人員進(jìn)入公司，應(yīng)在門(mén)衛(wèi)處進(jìn)行登記，經(jīng)被訪人員同意后，方可進(jìn)入公司。門(mén)衛(wèi)人員負(fù)責(zé)對(duì)進(jìn)出公司人員和車(chē)輛進(jìn)行檢查，嚴(yán)禁攜帶易燃易爆、危險(xiǎn)物品進(jìn)入公司。3.安全檢查行政部門(mén)定期組織安全檢查，檢查內(nèi)容包括辦公區(qū)域的消防設(shè)施、電器設(shè)備、門(mén)窗等安全情況。安全檢查人員應(yīng)填寫(xiě)安全檢查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的安全隱患及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。4.突發(fā)事件處理公司發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，行政部門(mén)應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，并組織相關(guān)人員進(jìn)行應(yīng)急處理。在突發(fā)事件處理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告事件情況，采取有效措施控制事態(tài)發(fā)展，確保公司人員和財(cái)產(chǎn)安全。5.安全教育培訓(xùn)行政部門(mén)定期組織員工進(jìn)行安全教育培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。安全教育培訓(xùn)內(nèi)容包括安全法律法規(guī)、安全操作規(guī)程、消防知識(shí)、應(yīng)急逃生技能等。四、行政費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.行政部門(mén)每年根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃和行政工作實(shí)際需要，編制行政費(fèi)用預(yù)算。2.行政費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括辦公用品費(fèi)用、辦公設(shè)備購(gòu)置費(fèi)用、車(chē)輛費(fèi)用、會(huì)議費(fèi)用、差旅費(fèi)、通訊費(fèi)、水電費(fèi)、物業(yè)費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用明細(xì)。3.行政費(fèi)用預(yù)算經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.行政費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)應(yīng)嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度執(zhí)行，報(bào)銷(xiāo)人員應(yīng)提供真實(shí)、合法、有效的報(bào)銷(xiāo)憑證。2.報(bào)銷(xiāo)憑證包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷(xiāo)審批單等，報(bào)銷(xiāo)審批單應(yīng)注明費(fèi)用明細(xì)、報(bào)銷(xiāo)金額、報(bào)銷(xiāo)事由等信息，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批簽字。3.行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括憑證的真實(shí)性、合法性、完整性、準(zhǔn)確性等。4.經(jīng)審核通過(guò)的報(bào)銷(xiāo)憑證，提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)報(bào)銷(xiāo)憑證進(jìn)行復(fù)審，無(wú)誤后予以報(bào)銷(xiāo)。（三）費(fèi)用控制1.行政部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)行政費(fèi)用的控制和管理，定期對(duì)行政費(fèi)用支出情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)費(fèi)用支出異常情況。2.對(duì)于超預(yù)算的行政費(fèi)用