PAGE印刷物資管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印刷物資管理，規(guī)范印刷物資采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用及報(bào)廢等環(huán)節(jié)的操作流程，確保印刷物資的質(zhì)量與安全，提高物資使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及印刷物資管理的部門和人員，包括但不限于采購(gòu)部門、倉(cāng)庫(kù)管理部門、印刷生產(chǎn)部門、各使用印刷物資的業(yè)務(wù)部門等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保印刷物資管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：明確各環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和流程，保證印刷物資管理工作有序進(jìn)行。3.效益性原則：在保證印刷物資質(zhì)量和滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，優(yōu)化管理流程，降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。4.責(zé)任性原則：明確各部門和人員在印刷物資管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保各項(xiàng)工作落實(shí)到位。二、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃制定1.各使用部門應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前制定印刷物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出所需印刷物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.采購(gòu)計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購(gòu)部門。采購(gòu)部門應(yīng)綜合考慮庫(kù)存情況、市場(chǎng)供應(yīng)情況以及采購(gòu)周期等因素，對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行匯總和分析，形成公司整體的印刷物資采購(gòu)計(jì)劃。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，通過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)、實(shí)地考察等方式，選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、供應(yīng)能力強(qiáng)的供應(yīng)商。2.與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨及時(shí)性、售后服務(wù)等方面。對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，及時(shí)采取警告、暫停合作、取消合作等措施。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃和供應(yīng)商名錄，向選定的供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單應(yīng)明確物資的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。2.跟蹤采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如遇特殊情況需要變更采購(gòu)訂單，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行審批。3.采購(gòu)物資到貨前，采購(gòu)人員應(yīng)通知倉(cāng)庫(kù)管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。三：存儲(chǔ)管理（一）倉(cāng)庫(kù)規(guī)劃與布局1.根據(jù)印刷物資的種類、特性、出入庫(kù)頻率等因素，合理規(guī)劃倉(cāng)庫(kù)布局，劃分不同的存儲(chǔ)區(qū)域，如紙張存儲(chǔ)區(qū)、油墨存儲(chǔ)區(qū)、印刷設(shè)備配件存儲(chǔ)區(qū)等。2.確保倉(cāng)庫(kù)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件，設(shè)置必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）物資入庫(kù)1.倉(cāng)庫(kù)管理人員在物資到貨后，應(yīng)依據(jù)采購(gòu)訂單和送貨單，對(duì)物資的名稱|規(guī)格|數(shù)量|質(zhì)量等進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)。2.對(duì)驗(yàn)收合格的物資，辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫入庫(kù)單，注明物資的入庫(kù)日期、存放位置等信息。入庫(kù)單應(yīng)一式多聯(lián)，分別由倉(cāng)庫(kù)、采購(gòu)、財(cái)務(wù)等部門留存。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，應(yīng)及時(shí)與采購(gòu)部門和供應(yīng)商溝通，辦理退換貨手續(xù)。（三）物資存儲(chǔ)1.按照物資的類別和特性，將印刷物資分類存放，遵循先進(jìn)先出的原則，確保物資在保質(zhì)期內(nèi)得到合理使用。2.對(duì)有特殊存儲(chǔ)要求的物資，如易燃易爆的油墨、易受潮的紙張等，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如設(shè)置專門的存儲(chǔ)區(qū)域、配備防潮設(shè)備等。3.定期對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)工作應(yīng)至少每月進(jìn)行一次，由倉(cāng)庫(kù)管理人員負(fù)責(zé)實(shí)施，并編制盤點(diǎn)報(bào)告。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。（四）物資出庫(kù)1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫物資出庫(kù)申請(qǐng)單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字。2.倉(cāng)庫(kù)管理人員依據(jù)審批后的出庫(kù)申請(qǐng)單，辦理物資出庫(kù)手續(xù)，填寫出庫(kù)單，注明物資的出庫(kù)日期、領(lǐng)取部門等信息。3.嚴(yán)格控制物資的出庫(kù)數(shù)量，確保物資的使用符合業(yè)務(wù)需求，避免浪費(fèi)。對(duì)于貴重物資或限量物資的出庫(kù)，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批和登記。四、使用管理（一）使用部門職責(zé)1.各使用部門應(yīng)合理安排印刷物資的使用，提高物資使用效率，避免浪費(fèi)。2.建立本部門印刷物資使用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的領(lǐng)用、使用、剩余等情況，定期進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。3.加強(qiáng)對(duì)本部門員工的培訓(xùn)，提高員工對(duì)印刷物資的正確使用和節(jié)約意識(shí)。（二）使用規(guī)范1.印刷生產(chǎn)部門應(yīng)按照印刷工藝要求和操作規(guī)程，正確使用印刷物資，確保印刷質(zhì)量。2.在使用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量問(wèn)題或出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時(shí)停止使用，并報(bào)告相關(guān)部門進(jìn)行處理。3.嚴(yán)格控制印刷物資的消耗，根據(jù)業(yè)務(wù)需求合理調(diào)配物資，避免過(guò)度使用或不合理?yè)p耗。五、報(bào)廢管理（一）報(bào)廢鑒定1.定期對(duì)庫(kù)存印刷物資進(jìn)行清查，對(duì)于因損壞、過(guò)期、變質(zhì)等原因無(wú)法繼續(xù)使用的物資，由倉(cāng)庫(kù)管理人員提出報(bào)廢申請(qǐng)。2.組織相關(guān)部門和專業(yè)人員對(duì)報(bào)廢物資進(jìn)行鑒定，確定是否符合報(bào)廢條件。鑒定內(nèi)容包括物資的損壞程度、使用年限、質(zhì)量狀況等。（二）報(bào)廢審批1.報(bào)廢申請(qǐng)經(jīng)鑒定通過(guò)后，填寫報(bào)廢審批表，詳細(xì)說(shuō)明報(bào)廢物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、報(bào)廢原因等信息，并提交至相關(guān)部門進(jìn)行審批。2.報(bào)廢審批表應(yīng)依次經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、倉(cāng)庫(kù)管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。（三）報(bào)廢處理1.經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的物資，由倉(cāng)庫(kù)管理部門負(fù)責(zé)組織處理。報(bào)廢處理方式包括出售、捐贈(zèng)、銷毀等，應(yīng)根據(jù)物資的性質(zhì)和價(jià)值選擇合適的處理方式。2.對(duì)于有環(huán)保要求的報(bào)廢物資，如油墨、化學(xué)溶劑等，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行處理，避免對(duì)環(huán)境造成污染。3.在報(bào)廢物資處理過(guò)程中，應(yīng)做好記錄，包括處理時(shí)間、處理方式、處理收入等信息，并將相關(guān)記錄存檔。六、盤點(diǎn)與清查（一）定期盤點(diǎn)1.倉(cāng)庫(kù)管理部門應(yīng)定期對(duì)印刷物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期為每月一次。2.盤點(diǎn)工作由倉(cāng)庫(kù)管理人員負(fù)責(zé)實(shí)施，相關(guān)部門人員應(yīng)予以配合。盤點(diǎn)過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，如實(shí)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。（二）不定期清查1.根據(jù)公司實(shí)際情況，不定期組織對(duì)印刷物資進(jìn)行清查。清查內(nèi)容包括物資的存儲(chǔ)狀況、使用情況、報(bào)廢情況等。2.清查工作可由公司內(nèi)部審計(jì)部門或相關(guān)管理部門牽頭組織，各部門應(yīng)積極配合，確保清查工作順利進(jìn)行。（三）盤點(diǎn)與清查結(jié)果處理1.盤點(diǎn)和清查結(jié)束后，應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告和清查報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明盤點(diǎn)和清查的情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理建議。2.對(duì)于賬實(shí)不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任；屬于管理漏洞或其他原因造成的，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。3.根據(jù)盤點(diǎn)和清查結(jié)果，對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行調(diào)整，確保財(cái)務(wù)賬與倉(cāng)庫(kù)實(shí)物賬一致。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)印刷物資管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用、報(bào)廢等環(huán)節(jié)的操作是否符合本制度規(guī)定。2.各部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門印刷物資管理工作的自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（二）外部監(jiān)督1.積極接受政府相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，配合做好各項(xiàng)工作。2.關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和法律法規(guī)變化，及時(shí)調(diào)整公司印刷物資管理制度，確保公司管理活動(dòng)符合外部監(jiān)管要求。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的部門和人員，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等