PAGE進一步規(guī)范oa辦文制度一、總則（一）目的為了加強公司內(nèi)部辦公自動化（OA）系統(tǒng)的文件管理，提高辦文效率，確保文件處理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在OA系統(tǒng)中進行的文件起草、審批、流轉(zhuǎn)、歸檔等辦文活動。（三）基本原則1.合法性原則：辦文過程嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：文件表述準(zhǔn)確、清晰，數(shù)據(jù)真實可靠，避免歧義。3.及時性原則：及時處理文件，提高工作效率，確保各項工作順利推進。4.保密性原則：嚴(yán)格保護文件的機密性，防止信息泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司各類業(yè)務(wù)活動的文件，如項目方案、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報告等。3.會議文件：會議紀(jì)要、議程安排、會議記錄等。4.其他文件：不屬于上述分類的其他文件，如人事任免、財務(wù)報表等。（二）編號規(guī)則1.編號組成：文件編號由年份、部門代碼、文件類別代碼、順序號組成。2.年份表示：用四位數(shù)字表示，如“20XX”。3.部門代碼：根據(jù)公司部門設(shè)置，為每個部門分配一個兩位代碼，如“01”表示總經(jīng)理辦公室，“02”表示人力資源部等。4.文件類別代碼：按照文件分類，分別用一位數(shù)字表示，如“1”表示行政文件，“2”表示業(yè)務(wù)文件等。5.順序號：由三位數(shù)字組成，從“001”開始依次編號。6.示例：“2023011005”表示2023年總經(jīng)理辦公室的行政文件，順序號為005。三、文件起草（一）起草要求1.內(nèi)容完整：文件應(yīng)包含標(biāo)題、主送部門、正文、附件、落款等必要要素。2.表述規(guī)范：語言簡潔明了，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免使用模糊、歧義的詞匯。3.格式統(tǒng)一：按照公司規(guī)定的格式進行排版，字體、字號、行距等符合要求。（二）起草流程1.明確主題：起草人應(yīng)根據(jù)工作需要，明確文件主題和目的。2.收集資料：收集與文件主題相關(guān)的資料、數(shù)據(jù)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確可靠。3.撰寫初稿：按照要求撰寫文件初稿，內(nèi)容應(yīng)條理清晰，重點突出。4.審核修改：起草人完成初稿后，應(yīng)進行自我審核，檢查有無錯別字、語法錯誤等，然后提交上級領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門審核，根據(jù)審核意見進行修改完善。四、文件審批（一）審批流程1.部門負(fù)責(zé)人審批：文件起草完成后，首先提交至部門負(fù)責(zé)人進行審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，對文件的準(zhǔn)確性、必要性、合規(guī)性等進行把關(guān)，并簽署審批意見。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過的文件，按照公司領(lǐng)導(dǎo)分工，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對文件進行全面審查，提出審批意見。3.主要領(lǐng)導(dǎo)審批：重要文件或涉及公司重大事項的文件，需提交至主要領(lǐng)導(dǎo)審批。主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)做出最終決策，簽署審批意見。（二）審批意見1.同意：表示文件內(nèi)容符合要求，同意發(fā)布或執(zhí)行。2.不同意：說明文件存在的問題，要求起草人修改后重新提交審批。3.補充修改：指出文件需要補充或修改的內(nèi)容，明確修改要求和期限。五、文件流轉(zhuǎn)（一）流轉(zhuǎn)方式1.OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)：文件審批通過后，通過OA系統(tǒng)按照設(shè)定的流程進行流轉(zhuǎn)。流轉(zhuǎn)過程中，相關(guān)人員應(yīng)及時接收、處理文件，確保文件流轉(zhuǎn)順暢。2.紙質(zhì)流轉(zhuǎn)：對于一些特殊情況或需要紙質(zhì)存檔的文件，可在OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)的同時，進行紙質(zhì)文件的流轉(zhuǎn)。紙質(zhì)文件應(yīng)與電子文件內(nèi)容一致，并按照規(guī)定進行簽字、蓋章等手續(xù)。（二）流轉(zhuǎn)跟蹤1.設(shè)置跟蹤節(jié)點：在OA系統(tǒng)中為文件流轉(zhuǎn)設(shè)置關(guān)鍵節(jié)點，如接收、審批、傳閱等，相關(guān)人員應(yīng)及時關(guān)注節(jié)點狀態(tài)，確保文件按時流轉(zhuǎn)。2.提醒功能：系統(tǒng)應(yīng)具備提醒功能，當(dāng)文件流轉(zhuǎn)至相關(guān)人員待辦時，及時發(fā)送提醒信息，避免延誤。3.流轉(zhuǎn)記錄：詳細(xì)記錄文件的流轉(zhuǎn)過程，包括流轉(zhuǎn)時間、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、處理意見等，以便查詢和追溯。六、文件歸檔（一）歸檔范圍1.已完成審批流程的文件：包括各類正式發(fā)布的文件、合同協(xié)議、會議紀(jì)要等。2.重要文件的草稿：經(jīng)過多次修改的重要文件草稿，應(yīng)與最終版本一并歸檔，以便了解文件的形成過程。3.與文件相關(guān)的附件：如報表、圖表、數(shù)據(jù)資料等，應(yīng)與文件主體一同歸檔。（二）歸檔要求1.分類歸檔：按照文件分類進行歸檔，同一類文件按照時間順序排列。2.規(guī)范命名：文件命名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容，便于查找和管理。命名規(guī)則為：文件編號+文件標(biāo)題。3.存儲方式：采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式。電子文件應(yīng)存儲在公司指定的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份；紙質(zhì)文件應(yīng)按照檔案管理要求進行裝訂、編目，存放在專門的檔案柜中。七、文件查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部人員根據(jù)工作需要，可在OA系統(tǒng)中查閱已歸檔的文件。查閱時應(yīng)遵守公司保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播文件內(nèi)容。2.外部查閱：因工作需要向外部單位提供文件查閱的，需經(jīng)過公司相關(guān)部門審批，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，確保文件安全。（二）借閱流程1.申請借閱：公司內(nèi)部人員如需借閱文件，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱文件名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，提交至檔案管理部門。2.審批：檔案管理部門對借閱申請進行審核，報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱登記：借閱人在借閱文件時，應(yīng)進行登記，注明借閱時間、歸還時間等信息。檔案管理人員應(yīng)向借閱人提供文件，并提醒借閱人妥善保管，按時歸還。4.歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還文件，檔案管理人員應(yīng)對歸還的文件進行檢查，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時追究借閱人的責(zé)任。八、文件保密與安全（一）保密措施1.權(quán)限設(shè)置：根據(jù)文件的密級和重要性，在OA系統(tǒng)中設(shè)置不同的訪問權(quán)限，確保只有授權(quán)人員能夠查閱和處理文件。2.加密存儲：對涉及公司機密的文件，應(yīng)進行加密存儲，防止信息泄露。3.人員培訓(xùn)：加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，嚴(yán)禁在非工作場合談?wù)摴緳C密文件內(nèi)容。（二）安全管理1.系統(tǒng)維護：定期對OA系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。2.數(shù)據(jù)備份：建立完善的數(shù)據(jù)備份機制，定期對文件數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.