PAGE印章遠(yuǎn)程檢查制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司印章管理，確保印章使用的安全性、規(guī)范性和有效性，防范印章使用風(fēng)險(xiǎn)，特制定本印章遠(yuǎn)程檢查制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)以及涉及印章使用的相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保印章管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.安全保密原則：加強(qiáng)印章保管和使用過(guò)程中的安全防范措施，防止印章被盜用、冒用或?yàn)E用，確保印章信息安全。3.責(zé)任明確原則：明確印章管理各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，做到責(zé)任到人，避免出現(xiàn)管理漏洞。4.便捷高效原則：在確保安全的前提下，通過(guò)遠(yuǎn)程檢查等方式提高印章管理工作效率，滿(mǎn)足公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求。二、印章分類(lèi)及管理職責(zé)（一）印章分類(lèi)1.公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力的重要標(biāo)志，用于各類(lèi)重要文件、合同、協(xié)議等的簽署。2.法定代表人章：用于特定的法定代表人簽署文件或辦理相關(guān)業(yè)務(wù)。3.財(cái)務(wù)專(zhuān)用章：專(zhuān)門(mén)用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開(kāi)具等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)。4.合同專(zhuān)用章：用于簽訂各類(lèi)經(jīng)濟(jì)合同，明確合同的法律效力。5.部門(mén)印章：各部門(mén)根據(jù)工作需要自行刻制的印章，用于本部門(mén)內(nèi)部業(yè)務(wù)處理，如發(fā)文、通知等。（二）管理職責(zé)1.印章管理部門(mén)負(fù)責(zé)制定和完善印章管理制度，明確印章管理流程和規(guī)范。負(fù)責(zé)印章的刻制、啟用、保管、停用、銷(xiāo)毀等全過(guò)程管理。定期組織對(duì)印章使用情況進(jìn)行檢查和統(tǒng)計(jì)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)印章使用管理工作，提供相關(guān)培訓(xùn)和咨詢(xún)服務(wù)。2.印章保管人負(fù)責(zé)印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章丟失、損壞或被盜用。嚴(yán)格按照印章使用審批流程，審核用印文件，確保用印事項(xiàng)合法合規(guī)。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自使用印章。做好印章使用登記工作，詳細(xì)記錄用印時(shí)間、用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)、批準(zhǔn)人等信息，定期將登記情況報(bào)送印章管理部門(mén)。3.用印審批人根據(jù)公司規(guī)定和業(yè)務(wù)需要，對(duì)用印事項(xiàng)進(jìn)行審批，確保用印行為符合公司利益和相關(guān)規(guī)定。對(duì)用印文件的內(nèi)容和合法性進(jìn)行審核，對(duì)用印后果承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.遠(yuǎn)程檢查人員按照本制度規(guī)定，定期對(duì)印章保管情況進(jìn)行遠(yuǎn)程檢查，確保印章保管環(huán)境安全、規(guī)范。對(duì)遠(yuǎn)程檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)記錄，并向印章管理部門(mén)報(bào)告，跟蹤問(wèn)題處理情況。三、印章遠(yuǎn)程檢查流程（一）檢查準(zhǔn)備1.制定檢查計(jì)劃：印章管理部門(mén)根據(jù)公司實(shí)際情況，定期制定印章遠(yuǎn)程檢查計(jì)劃，明確檢查對(duì)象、檢查時(shí)間、檢查內(nèi)容和檢查人員等。2.通知被檢查部門(mén)：提前[X]個(gè)工作日通知被檢查部門(mén)準(zhǔn)備印章檢查相關(guān)資料，包括印章保管情況說(shuō)明、近期用印記錄等。3.檢查人員培訓(xùn)：對(duì)參與遠(yuǎn)程檢查的人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其熟悉印章管理規(guī)定、遠(yuǎn)程檢查流程和檢查方法，掌握相關(guān)技術(shù)工具和軟件的使用。（二）遠(yuǎn)程檢查實(shí)施1.視頻連線(xiàn)：通過(guò)遠(yuǎn)程視頻會(huì)議系統(tǒng)或其他安全可靠的遠(yuǎn)程通訊工具與印章保管人進(jìn)行視頻連線(xiàn)，確保畫(huà)面清晰、聲音正常，能夠?qū)崟r(shí)觀察印章保管環(huán)境。2.環(huán)境檢查查看印章存放位置：確認(rèn)印章是否存放在專(zhuān)門(mén)的保險(xiǎn)柜或安全的保管設(shè)施內(nèi)，保險(xiǎn)柜是否正常上鎖，保管設(shè)施是否符合安全要求。檢查周邊環(huán)境：觀察印章保管區(qū)域周邊是否有異常情況，如是否有無(wú)關(guān)人員逗留、是否存在安全隱患等。核實(shí)印章數(shù)量：對(duì)照印章臺(tái)賬，核實(shí)印章數(shù)量是否準(zhǔn)確，是否存在印章丟失或額外增加的情況。3.用印記錄檢查要求印章保管人提供近期用印記錄，包括紙質(zhì)記錄和電子記錄。檢查用印記錄的完整性：核對(duì)用印時(shí)間、用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)、批準(zhǔn)人等信息是否填寫(xiě)完整、準(zhǔn)確，有無(wú)遺漏或涂改。審查用印審批流程：檢查用印文件是否經(jīng)過(guò)相應(yīng)的審批程序，審批簽字是否齊全、有效，審批意見(jiàn)是否明確。比對(duì)用印記錄與業(yè)務(wù)實(shí)際：將用印記錄與公司實(shí)際業(yè)務(wù)開(kāi)展情況進(jìn)行比對(duì)，核實(shí)用印事項(xiàng)是否真實(shí)發(fā)生，是否與公司業(yè)務(wù)流程相符。（三）問(wèn)題記錄與反饋1.記錄問(wèn)題：檢查人員在遠(yuǎn)程檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行記錄，詳細(xì)描述問(wèn)題的性質(zhì)、發(fā)現(xiàn)時(shí)間、發(fā)現(xiàn)地點(diǎn)等信息。2.現(xiàn)場(chǎng)溝通：對(duì)于能夠當(dāng)場(chǎng)溝通解決的問(wèn)題，檢查人員應(yīng)與印章保管人進(jìn)行溝通，要求其立即整改，并記錄溝通情況和整改措施。3.反饋報(bào)告：對(duì)于不能當(dāng)場(chǎng)解決的問(wèn)題，檢查人員應(yīng)在檢查結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)撰寫(xiě)遠(yuǎn)程檢查報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明檢查情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及整改建議，反饋給印章管理部門(mén)。（四）整改跟蹤1.整改通知：印章管理部門(mén)收到遠(yuǎn)程檢查報(bào)告后，應(yīng)及時(shí)向被檢查部門(mén)發(fā)出整改通知，明確整改要求、整改期限和責(zé)任人。2.整改落實(shí)：被檢查部門(mén)應(yīng)按照整改通知要求，制定具體的整改措施，認(rèn)真組織整改，并在規(guī)定期限內(nèi)將整改情況書(shū)面報(bào)告印章管理部門(mén)。3.復(fù)查驗(yàn)收：印章管理部門(mén)對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查驗(yàn)收，確保問(wèn)題得到徹底解決。對(duì)于整改不到位的部門(mén)，應(yīng)責(zé)令其重新整改，直至達(dá)到要求。四、印章使用審批流程（一）申請(qǐng)1.用印申請(qǐng)人填寫(xiě)《印章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)、用印份數(shù)、用印時(shí)間等信息，并簽字確認(rèn)。2.將申請(qǐng)表及相關(guān)文件提交給本部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。（二）初審1.部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)用印事項(xiàng)的真實(shí)性、合法性和必要性進(jìn)行審核，核實(shí)用印文件內(nèi)容是否符合公司規(guī)定和業(yè)務(wù)要求。2.對(duì)用印申請(qǐng)人的身份和權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)，確保其有權(quán)申請(qǐng)使用相應(yīng)印章。3.在申請(qǐng)表上簽署初審意見(jiàn)，同意用印的，注明批準(zhǔn)用印的范圍和條件；不同意用印的，說(shuō)明理由。（三）終審1.初審?fù)ㄟ^(guò)的申請(qǐng)表及相關(guān)文件提交給公司分管領(lǐng)導(dǎo)或授權(quán)的終審人進(jìn)行終審。2.終審人根據(jù)公司整體利益和相關(guān)規(guī)定，對(duì)用印事項(xiàng)進(jìn)行全面審查，做出最終審批決定。3.在申請(qǐng)表上簽署終審意見(jiàn)，批準(zhǔn)用印的，明確用印要求和注意事項(xiàng)；不同意用印的，說(shuō)明原因并退回申請(qǐng)表。（四）用印1.印章保管人收到經(jīng)過(guò)終審批準(zhǔn)的《印章使用申請(qǐng)表》后，再次核對(duì)用印文件內(nèi)容、用印范圍和審批意見(jiàn)。2.在符合用印條件的情況下，按照規(guī)定的用印方式和要求使用印章，確保印章清晰、端正、完整。3.在用印文件上加蓋印章后，并在《印章使用登記表》上詳細(xì)記錄用印時(shí)間、用印事項(xiàng)、用印文件名稱(chēng)、批準(zhǔn)人等信息，同時(shí)要求用印申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。五、印章保管與安全措施（一）保管要求1.專(zhuān)人保管：每枚印章應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，熟悉印章管理規(guī)定。2.專(zhuān)柜存放：印章應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的保險(xiǎn)柜或安全的保管設(shè)施內(nèi)，保險(xiǎn)柜應(yīng)安裝必要的防盜、防火、防潮等設(shè)備。3.雙人保管：對(duì)于重要印章，如公司公章、法定代表人章等，可實(shí)行雙人保管制度，由兩名保管人員分別持有保險(xiǎn)柜鑰匙，共同負(fù)責(zé)印章的保管和使用。（二）安全措施1.監(jiān)控設(shè)施：在印章保管區(qū)域安裝監(jiān)控?cái)z像頭，確保24小時(shí)監(jiān)控，監(jiān)控資料保存期限不少于[X]天。2.報(bào)警裝置：配備必要的報(bào)警裝置，如防盜報(bào)警系統(tǒng)、煙霧報(bào)警器等，確保在緊急情況下能夠及時(shí)發(fā)出警報(bào)。3.定期維護(hù)：定期對(duì)保險(xiǎn)柜、保管設(shè)施及監(jiān)控設(shè)備等進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修復(fù)或更換。4.密碼管理：印章保管人員應(yīng)妥善保管保險(xiǎn)柜密碼，定期更換密碼，嚴(yán)禁將密碼告知無(wú)關(guān)人員。六、印章的刻制、啟用、停用與銷(xiāo)毀（一）刻制1.因工作需要刻制印章的，由申請(qǐng)部門(mén)填寫(xiě)《印章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱(chēng)、用途、刻制規(guī)格等信息，并提交相關(guān)證明文件。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，由印章管理部門(mén)統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。3.印章刻制完成后，印章管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，核對(duì)印章的規(guī)格、字體、圖案等是否與申請(qǐng)要求一致，確認(rèn)無(wú)誤后辦理交接手續(xù)。（二）啟用1.新印章啟用前，印章管理部門(mén)應(yīng)在公司內(nèi)部發(fā)布啟用通知，明確印章的名稱(chēng)、用途、啟用時(shí)間等信息。2.啟用印章時(shí)，應(yīng)在《印章啟用登記表》上詳細(xì)記錄印章啟用時(shí)間、啟用原因、啟用范圍等信息，并由印章保管人簽字確認(rèn)。3.印章啟用后，原印章同時(shí)停用，印章管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)收回原印章，并辦理相關(guān)停用手續(xù)。（三）停用1.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更、印章?lián)p壞等原因需要停用印章的，由印章管理部門(mén)提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《印章停用申請(qǐng)表》，說(shuō)明停用原因和停用時(shí)間。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，印章管理部門(mén)通知相關(guān)部門(mén)和人員停止使用該印章。3.停用的印章應(yīng)及時(shí)收回，妥善保管，防止丟失或誤用。（四）銷(xiāo)毀1.對(duì)于不再使用、已損壞或因其他原因需要銷(xiāo)毀的印章，由印章管理部門(mén)填寫(xiě)《印章銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明印章名稱(chēng)、銷(xiāo)毀原因、銷(xiāo)毀方式等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，印章管理部門(mén)組織實(shí)施印章銷(xiāo)毀工作。3.印章銷(xiāo)毀應(yīng)采用粉碎、熔化等安全可靠的方式進(jìn)行，確保印章無(wú)法恢復(fù)使用。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)安排專(zhuān)人監(jiān)督，并在《印章銷(xiāo)毀登記表》上記錄銷(xiāo)毀時(shí)間、銷(xiāo)毀地點(diǎn)、銷(xiāo)毀方式、監(jiān)督人等信息，參與銷(xiāo)毀人員簽字確認(rèn)。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.印章管理部門(mén)定期對(duì)各部門(mén)印章使用管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括印章保管情況、用印審批流程執(zhí)行情況、用印記錄完整性等。2.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)不定期對(duì)印章管理工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，重點(diǎn)審查印章管理制度的執(zhí)行情況、印章使用的合法性和合規(guī)性等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)令相關(guān)部門(mén)限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.建立印章管理工作考核評(píng)價(jià)機(jī)制,對(duì)各部門(mén)印章管理工作進(jìn)行量化考核。考核指標(biāo)包括印章保管安全情況、用印審批規(guī)范情況、用印記錄準(zhǔn)確性、問(wèn)題整改及時(shí)性等。2.考核評(píng)價(jià)結(jié)果納入