PAGE規(guī)范檔案制作與管理制度一、總則（一）目的規(guī)范公司檔案制作與管理工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和安全性，為公司各項(xiàng)工作提供可依據(jù)和參考，促進(jìn)公司持續(xù)健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在工作過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司相關(guān)的各類檔案，確保無遺漏。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。4.安全性原則：采取有效措施，保障檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。二、檔案制作規(guī)范（一）文件材料的形成1.公司各部門、各崗位在工作中應(yīng)及時形成各類文件材料，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。2.文件起草人應(yīng)嚴(yán)格按照公司公文格式要求進(jìn)行撰寫，注明文件的標(biāo)題、文號、主送單位、抄送單位、發(fā)文日期、發(fā)文部門等信息。3.涉及重要事項(xiàng)、重大決策的文件，應(yīng)經(jīng)過充分的調(diào)研、論證和審批程序。（二）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保各類文件材料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.對于外來文件，如上級文件、平行單位文件、客戶文件等，應(yīng)進(jìn)行登記、簽收，并及時分發(fā)給相關(guān)部門和人員。3.在業(yè)務(wù)活動中形成的合同、協(xié)議、報(bào)表、報(bào)告等文件材料，承辦部門應(yīng)在業(yè)務(wù)結(jié)束后及時整理收集。（三）文件材料的整理1.收集后的文件材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，如按年度、機(jī)構(gòu)、問題等分類。2.對每份文件材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。3.去除文件材料中的金屬物，如訂書釘、回形針等，對破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。4.按照文件材料的重要程度和保存價值，進(jìn)行初步篩選，確定需要?dú)w檔保存的文件材料。（四）文件材料的歸檔1.整理好的文件材料應(yīng)及時歸檔，歸檔時間不得超過業(yè)務(wù)活動結(jié)束后的[X]個工作日。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案，將歸檔文件材料放入相應(yīng)的檔案盒或檔案柜中，并填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息。3.建立檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于查閱和檢索。三、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.對公司各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案工作規(guī)范有序開展。3.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限的檔案進(jìn)行處置。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，建立檔案管理信息系統(tǒng)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)人為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案管理工作。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的完整和安全。3.嚴(yán)格按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案材料移交至檔案管理部門。4.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，做好本部門檔案的查閱、利用等工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱、歸還等。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。4.積極開展檔案信息化工作，錄入和維護(hù)檔案信息，提高檔案檢索效率。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。四、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類檔案：包括公司行政文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的文件材料。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等類別，每個類別下再細(xì)分若干二級類目。3.項(xiàng)目檔案：針對公司開展的各類項(xiàng)目，按照項(xiàng)目名稱進(jìn)行分類，每個項(xiàng)目檔案包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.合同檔案：包括公司簽訂的各類合同、協(xié)議，按照合同類型、簽訂時間等進(jìn)行分類。5.財(cái)務(wù)檔案：涵蓋會計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)方面的文件材料。6.聲像檔案：包括公司活動照片、錄像、錄音等聲像資料。7.實(shí)物檔案：如公司獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等實(shí)物。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式。2.年度用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼根據(jù)檔案分類設(shè)置，采用大寫字母表示，如“XZ”表示行政管理類檔案，“YW”表示業(yè)務(wù)管理類檔案等。4.流水號為阿拉伯?dāng)?shù)字，從“001”開始依次編號。5.例如，2023年行政管理類檔案的第一份文件編號為“2023XZ001”。五、檔案保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，不得存放與檔案無關(guān)的物品。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、終止等重要文件，公司章程，年度財(cái)務(wù)報(bào)告等。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括公司一般性業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括臨時性文件、一般性報(bào)表等。5.檔案保管期限自文件形成之日起計(jì)算。（三）檔案整理與上架1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行整理，檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。2.將整理好的檔案按照編號順序上架存放，確保檔案排列有序，便于查找和利用。3.在檔案架和檔案柜上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號等信息。（四）檔案清查1.每年定期對檔案進(jìn)行清查，清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、保管狀況、利用情況等。2.清查過程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等問題，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.對清查結(jié)果進(jìn)行記錄，形成檔案清查報(bào)告，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核。六、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案信息不被泄露和濫用。2.嚴(yán)格按照檔案借閱審批程序辦理借閱手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、借閱檔案。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱公司檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱。3.涉及公司商業(yè)秘密、知識產(chǎn)權(quán)等重要檔案，嚴(yán)格限制查閱和使用范圍，確需查閱的，須經(jīng)公司保密委員會批準(zhǔn)。（三）借閱手續(xù)1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、用途等信息。2.所在部門負(fù)責(zé)人對借閱申請進(jìn)行審批，簽署意見。3.檔案管理人員根據(jù)審批意見，辦理檔案借閱登記手續(xù)，向借閱人發(fā)放檔案，并告知借閱注意事項(xiàng)。4.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）檔案歸還1.借閱人歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、完整性和準(zhǔn)確性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并及時采取補(bǔ)救措施。3.檔案管理人員在確認(rèn)檔案完好無損后，辦理歸還登記手續(xù)，將檔案歸還原位。七、檔案鑒定與處置（一）鑒定原則1.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、便于利用的原則。2.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和工作方案，組織開展檔案鑒定工作。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組通過查閱檔案內(nèi)容、分析檔案形成背景、了解檔案現(xiàn)實(shí)利用情況等方式，對檔案進(jìn)行綜合評估。2.對于保管期限已滿的檔案，重點(diǎn)審查其是否仍具有保存價值，如是否涉及法律糾紛、是否為重要業(yè)務(wù)參考依據(jù)等。（四）處置程序1.檔案鑒定工作小組根據(jù)鑒定結(jié)果，提出檔案處置意見，包括繼續(xù)保存、銷毀等。2.對于擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施檔案銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，留存相關(guān)資料，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、在線查閱、遠(yuǎn)程利用等功能，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案支持。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保錄入信息的準(zhǔn)確、完整。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案的保管期限、利用情況等信息。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。2.安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件，定期進(jìn)行系統(tǒng)漏洞掃描和病毒查殺，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。3.制定系統(tǒng)應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件，確保能夠及時恢復(fù)系統(tǒng)正常運(yùn)行。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司建立檔案工作監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案工作監(jiān)督檢查，制定檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案制作、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定。2.檔案管理工作的質(zhì)量，如檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等。3.檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和使用情況。4.檔案信息化建設(shè)情況。（三）檢查結(jié)果處理1.對