PAGE規(guī)范性文件收文登記制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司規(guī)范性文件收文管理，確保文件傳遞及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及分支機(jī)構(gòu)收到的各類規(guī)范性文件，包括但不限于法律法規(guī)、政策文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、上級(jí)主管部門下發(fā)的各類規(guī)范性通知等。（三）基本原則1.及時(shí)準(zhǔn)確原則：收文登記應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確，確保文件不遺漏、不延誤，登記信息真實(shí)、完整。2.規(guī)范統(tǒng)一原則：嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的流程和格式進(jìn)行收文登記，確保登記工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。3.安全保密原則：妥善保管收文登記資料，防止文件丟失、泄露，確保文件信息安全。二、收文登記流程（一）文件接收1.公司各部門及分支機(jī)構(gòu)收到規(guī)范性文件后，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)接收。接收人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)文件的名稱、文號(hào)、份數(shù)、附件等信息，確保文件齊全、完整。2.對(duì)于通過郵寄、快遞等方式送達(dá)的文件，接收人員應(yīng)在收到郵件時(shí)及時(shí)拆封，并按照上述要求進(jìn)行核對(duì)。（二）初步審核1.接收人員在收到文件后，應(yīng)首先對(duì)文件的性質(zhì)、內(nèi)容進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括文件是否屬于規(guī)范性文件范疇，是否與公司業(yè)務(wù)相關(guān)，是否需要提交公司領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門閱處等。2.對(duì)于不屬于規(guī)范性文件或與公司業(yè)務(wù)無關(guān)的文件，接收人員應(yīng)及時(shí)與發(fā)文單位聯(lián)系，說明情況并退回文件。（三）登記信息填寫1.經(jīng)初步審核后，接收人員應(yīng)按照本制度規(guī)定的登記表格格式，認(rèn)真填寫收文登記信息。登記信息應(yīng)包括文件名稱、文號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期、收文日期、文件來源、密級(jí)、份數(shù)、附件、傳閱范圍、處理情況等內(nèi)容。2.在填寫登記信息時(shí)，接收人員應(yīng)確保信息準(zhǔn)確無誤，字跡清晰工整。對(duì)于文件中的關(guān)鍵信息，如文號(hào)、發(fā)文單位、發(fā)文日期等，應(yīng)嚴(yán)格按照文件原文填寫，不得擅自更改。（四）登記編號(hào)1.為便于文件管理和查詢，收文登記應(yīng)進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)按照一定的規(guī)則進(jìn)行編制，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.編號(hào)規(guī)則可采用年份+流水號(hào)的方式，例如：2023001、2023002等。年份為文件收文的年份，流水號(hào)為該年份內(nèi)收文的順序編號(hào)。（五）文件分發(fā)1.根據(jù)文件的傳閱范圍和處理要求，接收人員應(yīng)及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門或人員。分發(fā)時(shí)應(yīng)填寫文件分發(fā)記錄，記錄分發(fā)時(shí)間、分發(fā)部門或人員、文件編號(hào)等信息。2.對(duì)于需要提交公司領(lǐng)導(dǎo)閱處的文件，接收人員應(yīng)按照公司領(lǐng)導(dǎo)的分工，及時(shí)將文件呈送相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)，并做好登記。領(lǐng)導(dǎo)閱批后，接收人員應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示要求，將文件轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門或人員辦理，并做好跟蹤記錄。（六）文件歸檔1.文件辦理完畢后，接收人員應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，及時(shí)將文件進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)應(yīng)確保文件齊全、完整，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和存放。2.對(duì)于電子文件，接收人員應(yīng)按照公司電子檔案管理要求，進(jìn)行電子文件的分類、存儲(chǔ)和備份，確保電子文件的安全和可查性。三、收文登記內(nèi)容規(guī)范（一）文件名稱應(yīng)填寫文件的全稱，確保名稱準(zhǔn)確反映文件的主要內(nèi)容。對(duì)于有簡(jiǎn)稱或別名的文件，應(yīng)在括號(hào)內(nèi)注明全稱。（二）文號(hào)填寫文件的發(fā)文編號(hào)，應(yīng)與文件原文一致。文號(hào)應(yīng)包括發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份、序號(hào)等內(nèi)容，如國(guó)發(fā)〔2023〕1號(hào)。（三）發(fā)文單位填寫文件的制發(fā)機(jī)關(guān)或部門名稱，應(yīng)填寫全稱，不得使用簡(jiǎn)稱或縮寫。（四）發(fā)文日期填寫文件的印發(fā)日期，應(yīng)以文件上注明的日期為準(zhǔn)。日期格式應(yīng)統(tǒng)一為“XXXX年XX月XX日”。（五）收文日期填寫文件實(shí)際送達(dá)公司的日期，日期格式應(yīng)統(tǒng)一為“XXXX年XX月XX日”。（六）文件來源填寫文件的獲取渠道，如上級(jí)主管部門下發(fā)、郵寄、會(huì)議帶回等。（七）密級(jí)根據(jù)文件的保密要求，填寫文件的密級(jí)，如絕密、機(jī)密、秘密等。對(duì)于無密級(jí)的文件，應(yīng)填寫“無”。（八）份數(shù)填寫文件的實(shí)際份數(shù)，確保登記份數(shù)與實(shí)際收到份數(shù)一致。（九）附件填寫文件所附的附件名稱及份數(shù)，附件名稱應(yīng)填寫全稱，份數(shù)應(yīng)與實(shí)際所附份數(shù)一致。對(duì)于多個(gè)附件，應(yīng)分別列出附件名稱及份數(shù)。（十）傳閱范圍填寫文件需要傳閱的部門或人員范圍，應(yīng)明確具體的部門名稱或人員姓名。對(duì)于需要全體員工傳閱的文件，可填寫“全體員工”。（十一）處理情況記錄文件的處理進(jìn)度和結(jié)果，如已閱、已批示、已辦理完畢等。對(duì)于正在辦理過程中的文件，應(yīng)注明辦理狀態(tài)和預(yù)計(jì)完成時(shí)間。四、收文登記管理要求（一）登記人員職責(zé)1.收文登記人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，認(rèn)真履行登記職責(zé)，確保登記工作準(zhǔn)確、及時(shí)、規(guī)范。2.登記人員應(yīng)妥善保管收文登記資料，不得擅自將登記信息泄露給無關(guān)人員。3.定期對(duì)收文登記資料進(jìn)行整理和歸檔，確保資料的完整性和可查性。（二）登記設(shè)備管理1.收文登記應(yīng)使用專門的登記設(shè)備，如電腦、登記臺(tái)賬等。登記設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.對(duì)于電子登記臺(tái)賬，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和更新。（三）登記資料查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱收文登記資料時(shí)，應(yīng)填寫查閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱申請(qǐng)表應(yīng)注明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等內(nèi)容。2.查閱登記資料時(shí)，查閱人員應(yīng)在登記人員的陪同下進(jìn)行，不得擅自復(fù)制、摘抄登記資料。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將登記資料歸還登記人員，并辦理歸還手續(xù)。（四）登記資料保管期限收文登記資料的保管期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，收文登記資料應(yīng)保管[X]年，重要文件應(yīng)長(zhǎng)期保管。保管期限屆滿后，經(jīng)公司檔案管理部門審核批準(zhǔn)，方可進(jìn)行銷毀處理。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室應(yīng)定期對(duì)各部門及分支機(jī)構(gòu)的收文登記工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保收文登記制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括登記流程是否規(guī)范、登記信息是否準(zhǔn)確完整、文件分發(fā)是否及時(shí)、文件歸檔是否符合要求等。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司將收文登記工作納入部門績(jī)效考核體系，對(duì)收文登記工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于收文登記工作中存在問題的部門和個(gè)人，公司將視情節(jié)輕