PAGE區(qū)委辦文書科制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)區(qū)委辦文書科工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，提高文書處理效率和質(zhì)量，確保區(qū)委各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度規(guī)范適用于區(qū)委辦文書科全體工作人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則文書處理要嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)、黨政機(jī)關(guān)公文處理規(guī)定以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則對(duì)各類文件要及時(shí)收發(fā)、登記、傳遞、辦理，提高工作效率，避免延誤，確保區(qū)委工作的時(shí)效性。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守保密法律法規(guī)，加強(qiáng)文件管理，防止文件丟失、泄密等事件發(fā)生，確保黨和國(guó)家機(jī)密安全。4.精簡(jiǎn)實(shí)用原則簡(jiǎn)化文書處理程序，減少不必要的環(huán)節(jié)和手續(xù)，提高工作效能，同時(shí)確保制度規(guī)范具有實(shí)際操作性和實(shí)用性。二、文件收發(fā)管理（一）收文管理1.收文登記設(shè)立專門的收文登記簿，對(duì)收到的各類文件進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號(hào)、來(lái)文單位、收文日期、密級(jí)等。對(duì)緊急文件要在首頁(yè)加蓋“急件”章，并注明緊急程度，優(yōu)先處理。2.文件簽收收到文件后，由專人負(fù)責(zé)簽收。簽收時(shí)要核對(duì)文件數(shù)量、封裝情況等是否完好，并在送文回執(zhí)上簽字。對(duì)于機(jī)要文件，要嚴(yán)格按照機(jī)要文件的簽收程序辦理，確保文件安全。3.收文分發(fā)根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)分工，及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科室。分發(fā)時(shí)要填寫文件傳閱單，注明傳閱范圍、傳閱時(shí)間等。對(duì)于重要文件，要及時(shí)呈送區(qū)委主要領(lǐng)導(dǎo)閱示，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示進(jìn)行跟蹤辦理。（二）發(fā)文管理1.發(fā)文擬稿各科室需要發(fā)文時(shí)，由科室負(fù)責(zé)人指定專人擬稿。擬稿人要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)區(qū)委意圖，結(jié)合工作實(shí)際，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰、語(yǔ)言規(guī)范。擬稿人要嚴(yán)格按照黨政機(jī)關(guān)公文格式要求進(jìn)行排版，注明發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文字號(hào)、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文日期、印章等要素。2.審核把關(guān)擬稿完成后，由科室負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合政策法規(guī)、是否與區(qū)委工作部署一致、文字表述是否準(zhǔn)確等。初審?fù)ㄟ^(guò)后，將文件送文書科進(jìn)行核稿。核稿人要對(duì)文件格式、文字表述、邏輯結(jié)構(gòu)等進(jìn)行全面審核，提出修改意見。核稿通過(guò)后，文件報(bào)區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件需經(jīng)區(qū)委主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)，一般性文件可由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.發(fā)文登記文件簽發(fā)后，文書科要進(jìn)行發(fā)文登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號(hào)、簽發(fā)人、印發(fā)日期、印發(fā)份數(shù)、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等。按照登記內(nèi)容進(jìn)行文件編號(hào)、排版、印制，并加蓋區(qū)委印章。4.文件分發(fā)根據(jù)文件主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)，及時(shí)將文件分發(fā)到相關(guān)單位。分發(fā)時(shí)要填寫發(fā)文清單，注明文件去向。對(duì)于機(jī)要文件，要通過(guò)機(jī)要交通或機(jī)要通信渠道進(jìn)行傳遞，確保文件安全。三、文件傳閱與辦理（一）文件傳閱1.傳閱范圍根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍一般包括區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)科室負(fù)責(zé)人等。對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，要擴(kuò)大傳閱范圍，確保相關(guān)部門了解文件精神。2.傳閱方式文件傳閱采用傳閱單的方式進(jìn)行。傳閱單上要注明文件名稱、文號(hào)、傳閱人、傳閱時(shí)間等信息。傳閱人要在傳閱單上簽字，注明傳閱意見和時(shí)間。文書科要及時(shí)跟蹤文件傳閱情況，確保文件按規(guī)定路線傳閱，不出現(xiàn)漏傳、誤傳現(xiàn)象。3.傳閱時(shí)間一般文件的傳閱時(shí)間不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，緊急文件要隨到隨傳，及時(shí)辦理。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)批示要求限時(shí)辦理的文件，要嚴(yán)格按照批示時(shí)間要求進(jìn)行跟蹤催辦。（二）文件辦理1.承辦要求各承辦科室要認(rèn)真落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示精神，按照文件要求及時(shí)辦理相關(guān)事項(xiàng)。辦理過(guò)程中要明確責(zé)任人員，制定辦理計(jì)劃，確保辦理工作有序進(jìn)行。承辦科室要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給文書科，并附相關(guān)材料。辦理結(jié)果要準(zhǔn)確、詳實(shí)，符合政策法規(guī)和實(shí)際情況。2.催辦與督辦文書科要對(duì)文件辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，定期檢查承辦科室的辦理進(jìn)度。對(duì)于辦理進(jìn)度緩慢的科室，要及時(shí)發(fā)出催辦通知，督促其加快辦理。對(duì)于重要文件和領(lǐng)導(dǎo)批示交辦的事項(xiàng)，文書科要進(jìn)行重點(diǎn)督辦，確保辦理工作落到實(shí)處，取得實(shí)效。3.文件歸檔文件辦理完畢后，承辦科室要及時(shí)將文件材料整理歸檔。歸檔材料要齊全、完整，包括文件原件、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果等。文書科要定期對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理、分類、編目，建立健全檔案管理制度，便于文件的查閱和利用。四、文件保密管理（一）保密制度1.加強(qiáng)保密教育定期組織文書科工作人員參加保密培訓(xùn)，學(xué)習(xí)保密法律法規(guī)和保密知識(shí)，提高保密意識(shí)和防范能力。新入職人員要進(jìn)行保密知識(shí)培訓(xùn)，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.嚴(yán)格保密措施設(shè)立專門的保密室，用于存放機(jī)要文件和涉密資料。保密室要配備必要的安全防范設(shè)施，如防盜門、保險(xiǎn)柜、監(jiān)控設(shè)備等。對(duì)文件的收發(fā)、傳遞、借閱、使用、保管等環(huán)節(jié)要嚴(yán)格保密，實(shí)行專人專管。嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入保密室，嚴(yán)禁在非保密場(chǎng)所談?wù)摗⑻幚砩婷芪募?。?duì)計(jì)算機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等要進(jìn)行嚴(yán)格管理，設(shè)置密碼保護(hù)，安裝殺毒軟件和防火墻，防止信息泄露。（二）涉密文件管理1.涉密文件界定嚴(yán)格按照國(guó)家保密法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定，界定涉密文件范圍。涉密文件包括絕密級(jí)、機(jī)密級(jí)、秘密級(jí)文件。對(duì)涉及黨和國(guó)家機(jī)密、重要工作部署、敏感信息等文件要嚴(yán)格保密，妥善處理。2.涉密文件處理涉密文件的收發(fā)、傳遞、辦理要嚴(yán)格按照機(jī)要文件管理規(guī)定進(jìn)行，實(shí)行專人專車傳遞，確保文件安全。涉密文件的閱讀、使用要在保密室內(nèi)進(jìn)行，嚴(yán)禁將涉密文件帶出保密室。確因工作需要帶出的，要經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)，使用后及時(shí)歸還。涉密文件的銷毀要按照規(guī)定程序進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保文件徹底銷毀，不留痕跡。五、文件檔案管理（一）檔案收集1.收集范圍文書科要負(fù)責(zé)收集區(qū)委辦在工作中形成的各類文件、資料、圖表等，包括收文、發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要、領(lǐng)導(dǎo)講話、調(diào)研報(bào)告等。各科室要及時(shí)將本科室形成的具有保存價(jià)值的文件材料移交文書科歸檔。2.收集要求檔案收集要做到及時(shí)、完整、準(zhǔn)確。對(duì)重要文件要進(jìn)行備份，確保檔案資料的安全性和完整性。收集的文件材料要進(jìn)行初步整理，按照文件類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類，便于后續(xù)歸檔工作。（二）檔案整理1.分類編號(hào)根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容、時(shí)間等因素，對(duì)檔案進(jìn)行分類。一般可分為黨群工作類、行政工作類、業(yè)務(wù)工作類等。對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)要科學(xué)合理，并建立檔案編號(hào)索引，便于查找和管理。2.編目裝訂對(duì)每一份檔案進(jìn)行編目，編目?jī)?nèi)容包括文件編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等。將編目后的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂要整齊、牢固，確保檔案的美觀和耐用。（三）檔案保管1.保管設(shè)施設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房要具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案盒、溫濕度計(jì)等。2.保管期限根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。對(duì)保管期限已滿的檔案，要按照規(guī)定程序進(jìn)行鑒定和銷毀。（四）檔案利用1.查閱規(guī)定嚴(yán)格檔案查閱制度，凡需查閱檔案的單位和個(gè)人，要填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等。經(jīng)文書科負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱檔案。查閱檔案要在指定地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員要遵守檔案查閱紀(jì)律，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。2.借閱管理因工作需要借閱檔案的，要辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記表，注明借閱時(shí)間、借閱人、借閱期限等。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，要重新辦理手續(xù)。借閱人員要妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損。六、信息化管理（一）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)應(yīng)用1.系統(tǒng)功能充分利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件的網(wǎng)上收發(fā)、傳閱、辦理、歸檔等功能。通過(guò)系統(tǒng)對(duì)文件進(jìn)行全程跟蹤和管理，提高工作效率和透明度。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)要具備文件編輯、排版、審批、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，方便工作人員進(jìn)行文件處理和管理。2.系統(tǒng)使用文書科工作人員要熟練掌握辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的操作方法，按照系統(tǒng)流程進(jìn)行文件處理。對(duì)系統(tǒng)中產(chǎn)生的文件和數(shù)據(jù)要及時(shí)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。同時(shí)，要定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（二）電子文件管理1.電子文件生成在文件擬稿、審核、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，要同步生成電子文件。電子文件要與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致，格式規(guī)范，符合電子文件管理要求。對(duì)電子文件要進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子文件目錄索引，便于查找和利用。2.電子文件歸檔電子文件辦理完畢后，要及時(shí)進(jìn)行歸檔。歸檔時(shí)要將電子文件存儲(chǔ)到專門的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并按照檔案管理要求進(jìn)行編號(hào)、編目、存儲(chǔ)。電子文件的保管期限要與紙質(zhì)文件一致，同時(shí)要定期對(duì)電子文件進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子文件的可讀性和完整性。七、人員管理（一）崗位職責(zé)1.科長(zhǎng)職責(zé)負(fù)責(zé)文書科全面工作，制定工作計(jì)劃和工作制度，組織協(xié)調(diào)科室人員完成各項(xiàng)工作任務(wù)。審核重要文件，把關(guān)文件質(zhì)量，確保文件符合政策法規(guī)和區(qū)委工作要求。組織開展科室人員培訓(xùn)和考核工作，提高科室人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。加強(qiáng)與其他科室和部門的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解工作動(dòng)態(tài)，為區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)提供優(yōu)質(zhì)的文書服務(wù)。2.科員職責(zé)負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、登記、傳閱、辦理、歸檔等具體工作，嚴(yán)格按照制度規(guī)范操作，確保文件處理準(zhǔn)確、及時(shí)、安全。協(xié)助科長(zhǎng)做好文件審核、擬稿等工作，提高文件質(zhì)量。負(fù)責(zé)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)和電子文件的管理與維護(hù)，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。（二）培訓(xùn)與考核1.培訓(xùn)計(jì)劃制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織文書科工作人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括公文寫作、檔案管理、保密知識(shí)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)操作等。鼓勵(lì)工作人員參加各類業(yè)務(wù)培訓(xùn)課程和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)水平。2.考核制度建立健全考核制