PAGE刑事案件規(guī)范歸檔制度一、總則（一）目的為加強公司/組織對刑事案件相關(guān)檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保存，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及刑事案件處理過程中形成的各類檔案資料的管理。包括但不限于案件受理記錄、調(diào)查取證材料、法律文書、庭審記錄、判決結(jié)果等相關(guān)文件。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實完整原則：保證檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映刑事案件處理的全過程。3.安全保密原則：加強檔案的安全保護措施，防止檔案信息泄露，確保檔案的保密性和安全性。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司/組織內(nèi)部人員及相關(guān)部門查閱和利用檔案。二、歸檔范圍（一）案件受理階段1.報案材料：包括報案人的身份證明、報案書、相關(guān)證據(jù)線索等。2.受理登記表：詳細記錄案件受理的時間、地點、來源、簡要案情等信息。（二）調(diào)查取證階段1.調(diào)查計劃與方案：明確調(diào)查目的、范圍、方法、步驟及人員分工等內(nèi)容。2.詢問筆錄：對案件當事人、證人等進行詢問所形成的記錄，需注明詢問時間、地點、被詢問人基本情況及詢問內(nèi)容。3.現(xiàn)場勘查記錄：包括現(xiàn)場勘查筆錄、現(xiàn)場圖、現(xiàn)場照片、錄像等，記錄案發(fā)現(xiàn)場的情況。4.鑒定材料：如物證檢驗報告、法醫(yī)鑒定書、司法精神病鑒定書等各類鑒定結(jié)論及相關(guān)鑒定過程材料。5.書證、物證：收集到的各類書面文件、物品等證據(jù)原件或復印件，并注明其來源及與案件的關(guān)聯(lián)性。（三）法律文書制作與送達階段1.立案決定書：記錄案件立案的依據(jù)、時間及決定立案的機關(guān)。2.采取強制措施的文書：如拘留證、逮捕證、取保候?qū)彌Q定書等，包括文書的制作、審批及送達情況。3.起訴意見書：詳細闡述案件事實、證據(jù)、法律依據(jù)及處理意見，由偵查機關(guān)制作并移送檢察機關(guān)。4.法律文書送達回執(zhí)：記錄各類法律文書送達的時間、地點、受送達人及送達方式等信息，確保送達程序合法有效。（四）審查起訴階段1.檢察機關(guān)審查材料：包括檢察機關(guān)對案件的受理材料、審查報告、補充偵查決定書等相關(guān)文件。2.辯護材料：犯罪嫌疑人、被告人及其辯護人提交的辯護意見、證據(jù)材料等。（五）審判階段1.起訴書：檢察機關(guān)向法院提起公訴的法律文書，載明被告人基本情況、指控的犯罪事實、證據(jù)及罪名等內(nèi)容。2.庭審記錄：詳細記錄法庭審理過程，包括庭審程序、控辯雙方發(fā)言、證人證言、被告人陳述、辯論意見等。3.判決書：法院對案件作出的判決結(jié)果，明確被告人是否有罪、罪名、刑罰及判決依據(jù)等。4.裁定書：如駁回起訴裁定、上訴裁定、再審裁定等相關(guān)法律文書。（六）執(zhí)行階段1.執(zhí)行通知書：通知相關(guān)執(zhí)行機關(guān)對罪犯執(zhí)行刑罰的法律文書，明確執(zhí)行的依據(jù)、內(nèi)容及要求。2.刑罰執(zhí)行記錄：包括罪犯收監(jiān)、減刑、假釋、保外就醫(yī)等執(zhí)行情況的記錄，以及相關(guān)審批文件。3.執(zhí)行監(jiān)督材料：檢察機關(guān)對刑罰執(zhí)行活動進行監(jiān)督所形成的材料，如檢察建議書、糾正違法通知書等。三、歸檔要求（一）材料收集要求1.各部門及相關(guān)工作人員應(yīng)及時、主動收集刑事案件處理過程中產(chǎn)生的各類文件材料，確保材料的完整性。2.收集的材料應(yīng)真實、準確，不得偽造、篡改或隱瞞事實。對于來源不明或真實性存疑的材料，應(yīng)進行核實或補充相關(guān)說明。3.涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的材料，應(yīng)按照相關(guān)保密規(guī)定進行收集和管理，采取必要的保密措施。（二）整理要求1.對收集到的文件材料進行分類整理，按照案件處理階段和檔案類別進行有序排列。2.每份文件材料應(yīng)保持完整，不得擅自剪裁、涂改或損壞。對于破損或褪色的文件，應(yīng)進行修復或復制，確保字跡清晰、內(nèi)容完整。3.去除文件材料上的金屬物（如訂書釘、回形針等），以防止對檔案造成損壞。（三）裝訂要求1.采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字、不損壞文件。2.對于紙張較多的文件材料，應(yīng)進行折疊，使其大小與A4紙一致，并在折疊處加蓋騎縫章或簽字確認。3.裝訂厚度一般不超過20毫米，對于較厚的文件可分冊裝訂，并在每冊封面注明冊數(shù)及順序號。（四）編目要求1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、頁數(shù)等項目。2.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的檢索和管理。編號可采用年度流水號或分類編號等方式，具體編號方法由公司/組織根據(jù)實際情況確定。3.題名應(yīng)準確概括文件材料的主要內(nèi)容，簡潔明了，便于查找。日期應(yīng)填寫文件材料的形成日期或生效日期。保管期限應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況確定，分為永久、長期、短期三種。密級應(yīng)按照國家保密規(guī)定標注為絕密、機密、秘密。頁數(shù)應(yīng)準確統(tǒng)計每份文件材料的實際頁數(shù)。（五）電子檔案要求1.同步建立刑事案件電子檔案，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。電子檔案應(yīng)采用規(guī)范的文件格式進行存儲，如PDF、TIFF等，以保證文件的可讀性和兼容性。2.對電子檔案進行分類命名，命名規(guī)則應(yīng)與紙質(zhì)檔案目錄相對應(yīng)，便于查找和識別。3.定期對電子檔案進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。同時，建立電子檔案訪問權(quán)限管理制度，嚴格控制電子檔案的查閱和使用范圍。四、歸檔流程（一）收集與整理1.案件處理過程中，各承辦部門及工作人員負責及時收集各自工作環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件材料，并按照歸檔要求進行初步整理。2.整理后的文件材料應(yīng)定期移交至檔案管理部門，移交時需填寫《刑事案件檔案移交清單》，詳細注明移交檔案的類別、數(shù)量、日期等信息，并由雙方簽字確認。（二）審核與編目1.檔案管理部門收到移交的檔案后，對其進行審核，檢查檔案的完整性、準確性、規(guī)范性及整理質(zhì)量。對于不符合要求的檔案，及時反饋給承辦部門進行補充或整改。2.在審核通過的基礎(chǔ)上，檔案管理人員按照編目要求編制檔案目錄，并錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案索引。（三）裝訂與裝盒1.根據(jù)裝訂要求對審核編目后的檔案進行裝訂，確保裝訂質(zhì)量符合標準。2.將裝訂好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒封面填寫檔案編號、題名、保管期限、密級等信息，并在盒脊上標注檔案編號和起止日期。（四）上架與存儲1.將裝盒后的檔案按照檔案編號順序上架存放，排列應(yīng)整齊有序，便于查找和管理。2.檔案存儲環(huán)境應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保存。五、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱刑事案件檔案的，應(yīng)填寫《刑事案件檔案查閱申請表》，注明查閱目的、范圍、時間等信息，并經(jīng)所在部門負責人審批同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及國家秘密、商業(yè)秘密、個人隱私的刑事案件檔案，查閱申請人除需履行上述審批手續(xù)外，還應(yīng)經(jīng)公司/組織保密管理部門批準，并嚴格按照保密規(guī)定進行查閱。3.外部單位或個人因司法機關(guān)辦案需要、律師依法履行職責等原因查閱刑事案件檔案的，應(yīng)提供相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司/組織法律事務(wù)部門審核同意后，按照規(guī)定程序辦理查閱手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱申請人持經(jīng)審批的《刑事案件檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請內(nèi)容提供相應(yīng)的檔案。2.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出指定場所。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。3.查閱過程中，查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用限制1.刑事案件檔案僅供查閱、復印、摘錄等與工作相關(guān)的合理利用，不得用于其他任何非法目的或商業(yè)用途。2.未經(jīng)公司/組織書面同意，查閱人員不得向任何第三方披露檔案內(nèi)容。因工作需要確需對外提供檔案信息的，應(yīng)按照公司/組織信息披露管理規(guī)定履行審批程序。六、檔案保管期限與銷毀（一）保管期限1.刑事案件檔案的保管期限根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和案件性質(zhì)確定，分為永久、長期、短期三種。永久保管的檔案包括：具有重要歷史價值、涉及國家重大利益、對公司/組織具有重大影響的刑事案件檔案，如涉及國家安全、重大經(jīng)濟犯罪等案件的檔案。長期保管的檔案保管期限為30年，主要包括一般刑事案件的檔案，如常見的刑事犯罪案件，其處理結(jié)果對公司/組織有一定參考價值的檔案。短期保管的檔案保管期限為10年，主要是一些情節(jié)較輕、處理結(jié)果相對簡單的刑事案件檔案，如輕微違法行為構(gòu)成的刑事案件檔案。2.檔案保管期限從案件結(jié)案后的次年起計算。（二）鑒定與銷毀1.檔案管理部門應(yīng)定期對超過保管期限的刑事案件檔案進行鑒定，組成由檔案管理人員、法律專業(yè)人員等參加的鑒定小組，對檔案的保存價值進行評估。2.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、性質(zhì)、歷史意義等因素，提出銷毀或繼續(xù)保存的意見。對于擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《刑事案件檔案銷毀清單》，詳細注明檔案編號、題名、保管期限、銷毀原因等信息。3.《刑事案件檔案銷毀清單》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導審批同意后，由檔案管理部門負責組織實施銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行記錄，可采用焚燒、粉碎等方式確保檔案信息徹底銷毀，并由監(jiān)銷人員在銷毀記錄上簽字確認。七、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善刑事案件規(guī)范歸檔制度，并組織實施。2.指導、監(jiān)督各部門及工作人員做好刑事案件檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.負責刑事案件檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的接收、審核、編目、裝訂、存儲、查閱利用及保管期限鑒定、銷毀等工作。4.建立健全檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案檢索和利用效率。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，不斷改進檔案管理工作方法和流程，提高檔案管理水平。（二）承辦部門職責1.負責本部門刑事案件處理過程中各類文件材料的收集、整理工作，確保材料的真實、完整、準確，并按照規(guī)定時間移交檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的審核、編目等工作，提供必要的檔案信息和說明。3.嚴格遵守檔案查閱與利用規(guī)定，按照審批程序辦理檔案查閱手續(xù)，確保檔案的安全使用。（三）其他部門職責1.法律事務(wù)部門：負責審核外部單位或個人查閱刑事案件檔案的申請，提供法律意見和支持，確保檔