PAGE規(guī)范辦公室公章管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和規(guī)范性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及公司事務(wù)需要使用辦公室公章的情況。（三）定義1.辦公室公章：指公司辦公室保管的，代表公司對外行使權(quán)力、承擔(dān)責(zé)任的各類印章，包括但不限于公司公章、合同專用章、財(cái)務(wù)專用章等。2.印章使用人：指經(jīng)公司授權(quán)，有權(quán)使用辦公室公章辦理相關(guān)業(yè)務(wù)的公司員工。二、公章的種類及用途（一）公司公章1.用于以公司名義出具的各類文件、信函、證明、報(bào)表等，如公司正式文件、對外聯(lián)絡(luò)函件、營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證副本等證照的加蓋。2.代表公司簽署各類合同、協(xié)議、意向書等具有法律效力的文件。3.用于公司對外開展業(yè)務(wù)活動，如參加招投標(biāo)、辦理資質(zhì)證書、與政府部門溝通協(xié)調(diào)等相關(guān)事宜的蓋章確認(rèn)。（二）合同專用章專門用于公司簽訂各類經(jīng)濟(jì)合同、業(yè)務(wù)合同、合作協(xié)議等，明確公司與合同相對方之間的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，具有明確的法律效力。（三）財(cái)務(wù)專用章1.用于公司財(cái)務(wù)核算、資金收付、開具發(fā)票等財(cái)務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)，如財(cái)務(wù)報(bào)表蓋章、支票背書、銀行開戶銷戶申請等。2.在涉及公司財(cái)務(wù)往來的各類文件、票據(jù)上加蓋，以確認(rèn)財(cái)務(wù)事項(xiàng)的真實(shí)性和合法性。三、公章的保管（一）保管人員辦公室指定專人負(fù)責(zé)公章的保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，熟悉公司公章管理規(guī)定。（二）保管地點(diǎn)公章應(yīng)存放于辦公室專門的保險(xiǎn)柜或安全可靠的印章保管箱內(nèi)，確保印章存放環(huán)境安全，防止印章被盜、丟失或損壞。（三）保管要求1.保管人員應(yīng)妥善保管公章，不得擅自將公章交予他人保管或帶出辦公室。如因特殊情況需要帶出辦公室，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)，且在借用期間要確保公章安全，用完后及時歸還。2.保管人員應(yīng)定期檢查公章的使用情況，確保公章使用記錄完整、準(zhǔn)確，并及時向辦公室負(fù)責(zé)人匯報(bào)。3.如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，保管人員應(yīng)立即向辦公室負(fù)責(zé)人報(bào)告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，如掛失、登報(bào)聲明等，以防止公章被非法使用。四、公章的使用流程（一）申請1.各部門或員工因工作需要使用公章時，應(yīng)填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)說明用章事由、用章文件名稱、用章時間、用章份數(shù)等信息。2.申請表應(yīng)由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)，涉及重要事項(xiàng)或金額較大的合同協(xié)議等，還需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意。（二）審核1.辦公室收到《公章使用申請表》后，應(yīng)對申請事項(xiàng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核用章事由是否符合公司規(guī)定、文件內(nèi)容是否真實(shí)準(zhǔn)確、審批流程是否完整等。2.對于不符合規(guī)定或存在疑問的申請，辦公室應(yīng)及時與申請部門或員工溝通，要求其補(bǔ)充相關(guān)材料或作出說明，直至審核通過。（三）用章1.經(jīng)審核通過的申請，由保管人員根據(jù)申請表上的用章要求，在指定的文件或材料上加蓋公章。蓋章時應(yīng)確保印章清晰、端正，位置準(zhǔn)確，不得模糊、歪斜或重疊。2.用章完畢后，保管人員應(yīng)在《公章使用登記表》上詳細(xì)記錄用章時間、用章文件名稱、用章份數(shù)、用章人等信息，并由用章人簽字確認(rèn)。（四）歸還1.用章人使用完畢公章后，應(yīng)及時將公章歸還保管人員，不得擅自留存或轉(zhuǎn)借他人。2.保管人員在收回公章后，應(yīng)對公章進(jìn)行仔細(xì)檢查，確認(rèn)印章完好無損，并將其妥善存放于保管地點(diǎn)。五、特殊情況的公章使用（一）緊急情況1.在緊急情況下，如因搶險(xiǎn)救災(zāi)、突發(fā)事件處理等需要立即使用公章，但無法及時履行正常審批流程時，相關(guān)部門或員工應(yīng)電話向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后可先行使用公章，并在事后及時補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.事后補(bǔ)辦的審批手續(xù)應(yīng)包括詳細(xì)的情況說明、用章文件復(fù)印件等資料，確保用章行為的合法性和可追溯性。（二）異地用章1.因業(yè)務(wù)需要在異地使用公章時，應(yīng)提前與當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門或單位溝通協(xié)調(diào)，確保用章環(huán)境安全可靠。2.異地用章申請除按正常流程填寫《公章使用申請表》外，還應(yīng)附上當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)部門或單位出具的用章確認(rèn)函，說明用章的具體事宜和要求。3.異地用章時，應(yīng)由公司辦公室安排專人負(fù)責(zé)攜帶公章前往，并在現(xiàn)場監(jiān)督用章過程，確保公章使用符合規(guī)定。用章完畢后，應(yīng)及時將公章帶回公司，并辦理歸還手續(xù)。六、公章使用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司辦公室負(fù)責(zé)對公章使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期查閱《公章使用登記表》，核實(shí)用章申請與實(shí)際用章情況是否一致，確保公章使用流程規(guī)范、記錄完整。2.辦公室應(yīng)不定期對保管人員的公章保管工作進(jìn)行檢查，查看公章存放是否安全、保管措施是否到位等，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）審計(jì)監(jiān)督公司審計(jì)部門有權(quán)對公章使用情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)審查公章使用的合法性、合規(guī)性以及是否存在濫用公章等違規(guī)行為。審計(jì)部門可通過調(diào)閱相關(guān)文件、記錄，訪談相關(guān)人員等方式進(jìn)行審計(jì)，并出具審計(jì)報(bào)告。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。如因違規(guī)用章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，并接受公司的紀(jì)律處分。2.對于擅自使用公章、私刻公章、偽造用章文件等嚴(yán)重違規(guī)行為，公司將依法追究相關(guān)責(zé)任人的法律責(zé)任。七、公章的更換與廢止（一）更換1.因公章磨損、損壞或樣式變更等原因需要更換公章時，由辦公室提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照國家相關(guān)規(guī)定辦理公章更換手續(xù)。2.新公章啟用前，應(yīng)將舊公章交回原制發(fā)機(jī)關(guān)銷毀，并在公司內(nèi)部發(fā)布公告，明確新公章的啟用時間和樣式。（二）廢止1.當(dāng)公司注銷、合并、分立等原因?qū)е鹿虏辉偈褂脮r，應(yīng)及時辦理公章廢止手續(xù)。2.廢止