會(huì)議管理制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國企業(yè)法》、《中華人民共和國反不正當(dāng)競爭法》等國家相關(guān)法律法規(guī)，參照《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及行業(yè)合規(guī)管理準(zhǔn)則，結(jié)合集團(tuán)母公司關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)防控和流程優(yōu)化的指導(dǎo)意見，同時(shí)響應(yīng)企業(yè)內(nèi)部提升治理能力、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控的實(shí)際需求，為規(guī)范會(huì)議組織管理、防范決策風(fēng)險(xiǎn)、提高運(yùn)行效率，制定本制度。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋公司內(nèi)部各類會(huì)議的策劃、組織、實(shí)施及后續(xù)管理全過程，包括但不限于董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門例會(huì)、專題研討會(huì)、外部協(xié)調(diào)會(huì)等，所有參與主體均須嚴(yán)格遵守本制度相關(guān)規(guī)定。第三條本制度中下列術(shù)語定義如下：（一）“專項(xiàng)管理”是指公司為防范特定領(lǐng)域風(fēng)險(xiǎn)、達(dá)成合規(guī)目標(biāo)而建立的管理體系，包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、管控措施、審查監(jiān)督、責(zé)任追究等環(huán)節(jié)。（二）“專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)”是指因會(huì)議管理流程缺失、決策不當(dāng)或外部環(huán)境變化可能引發(fā)的法律、財(cái)務(wù)、聲譽(yù)等潛在損失。（三）“XX合規(guī)”是指會(huì)議管理活動(dòng)必須符合法律法規(guī)、內(nèi)部規(guī)章及職業(yè)道德要求，確保決策科學(xué)、操作規(guī)范。第四條公司會(huì)議管理遵循“全面覆蓋、責(zé)任到人、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向、持續(xù)改進(jìn)”的核心原則，確保所有會(huì)議活動(dòng)在合法合規(guī)前提下高效運(yùn)行，同時(shí)根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化及時(shí)優(yōu)化管理機(jī)制。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司會(huì)議管理的有效性負(fù)總責(zé)，承擔(dān)統(tǒng)籌規(guī)劃、資源保障及重大決策風(fēng)險(xiǎn)防控的最終責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)作為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)具體組織協(xié)調(diào)、制度落實(shí)及日常監(jiān)督管理。第六條設(shè)立公司會(huì)議管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成，統(tǒng)籌會(huì)議管理工作的方向性決策，協(xié)調(diào)跨部門沖突，并定期審議重大會(huì)議方案及風(fēng)險(xiǎn)處置報(bào)告。第七條各部門、下屬單位設(shè)立專兼職會(huì)議管理員，負(fù)責(zé)本領(lǐng)域會(huì)議記錄、資料整理及風(fēng)險(xiǎn)初步篩查，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議內(nèi)容及執(zhí)行效果承擔(dān)第一責(zé)任。第八條牽頭部門（如辦公室或戰(zhàn)略發(fā)展部）職責(zé)包括：制定會(huì)議管理制度、編制會(huì)議計(jì)劃、統(tǒng)籌資源分配、監(jiān)督制度執(zhí)行及開展年度評(píng)估；定期組織培訓(xùn)，提升全員會(huì)議管理能力。第九條專責(zé)部門（如合規(guī)部或財(cái)務(wù)部）職責(zé)包括：提供合規(guī)審核支持、優(yōu)化會(huì)議流程、協(xié)助風(fēng)險(xiǎn)處置、建立案例庫供參考；對(duì)特定領(lǐng)域會(huì)議（如招標(biāo)會(huì)、資金分配會(huì)）實(shí)施專項(xiàng)審查。第十條業(yè)務(wù)部門及下屬單位職責(zé)包括：落實(shí)會(huì)議管理制度、開展日常風(fēng)險(xiǎn)防控、確保會(huì)議記錄完整性、及時(shí)上報(bào)異常情況；下屬單位需定期向公司總部匯報(bào)會(huì)議管理執(zhí)行情況。第十一條基層執(zhí)行崗位員工須履行以下合規(guī)操作責(zé)任：簽署崗位合規(guī)承諾書、按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行會(huì)議程序、記錄關(guān)鍵決策及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)、主動(dòng)上報(bào)疑似違規(guī)行為；發(fā)現(xiàn)重大風(fēng)險(xiǎn)須立即向直接上級(jí)及專責(zé)部門雙重報(bào)告。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條會(huì)議策劃環(huán)節(jié)須嚴(yán)格遵循需求評(píng)估與必要性原則，明確會(huì)議目標(biāo)、參與范圍及預(yù)期成果；禁止無明確議題、冗長低效的會(huì)議，需通過預(yù)審機(jī)制篩選合理方案。第十三條會(huì)議方案需經(jīng)牽頭部門審核，重大會(huì)議須提交管理領(lǐng)導(dǎo)小組審批；方案應(yīng)包含時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)及應(yīng)急預(yù)案，確?？刹僮餍?。第十四條會(huì)議資源（場地、設(shè)備、預(yù)算）需通過審批流程，嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)配置或公款浪費(fèi)；跨部門會(huì)議須協(xié)調(diào)各方資源，避免重復(fù)占用。第十五條會(huì)議通知須至少提前X日發(fā)布，內(nèi)容涵蓋時(shí)間、地點(diǎn)、議題、參會(huì)人員及需準(zhǔn)備材料；特殊情況需臨時(shí)召集的會(huì)議，須在發(fā)布后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)辦審批手續(xù)。第十六條會(huì)議記錄需完整記錄發(fā)言要點(diǎn)、決策事項(xiàng)及責(zé)任分工，經(jīng)與會(huì)者確認(rèn)后存檔；專責(zé)部門定期抽查記錄質(zhì)量，確保關(guān)鍵信息無遺漏。第十七條會(huì)議紀(jì)要須在會(huì)后X日內(nèi)提交，經(jīng)牽頭部門審核后分發(fā)給相關(guān)單位；重要決策須納入執(zhí)行跟蹤機(jī)制，定期檢查落實(shí)情況。第十八條會(huì)議決議需明確責(zé)任主體、完成時(shí)限及考核標(biāo)準(zhǔn)，通過OA系統(tǒng)或郵件抄送全體相關(guān)人員；下屬單位決議需報(bào)公司總部備案。第十九條會(huì)議材料需提前審核，涉及敏感信息或商業(yè)秘密的內(nèi)容須采取保密措施；電子版材料需加密存儲(chǔ)，紙質(zhì)版材料由專人保管。第二十條會(huì)議結(jié)束后的評(píng)估需納入部門績效考核，評(píng)估內(nèi)容包括效率、合規(guī)性及風(fēng)險(xiǎn)防控效果；專責(zé)部門定期匯總案例，形成管理指引。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第二十一條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：每年X月由牽頭部門牽頭，聯(lián)合專責(zé)部門及業(yè)務(wù)部門代表開展制度復(fù)審，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及評(píng)估結(jié)果修訂制度，修訂后發(fā)布并組織全員培訓(xùn)。第二十二條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：每季度開展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，識(shí)別會(huì)議管理中的薄弱環(huán)節(jié)，按“低、中、高”三級(jí)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，發(fā)布預(yù)警通知并制定應(yīng)對(duì)預(yù)案。第二十三條合規(guī)審查機(jī)制：將會(huì)議方案審查嵌入業(yè)務(wù)流程，未經(jīng)合規(guī)部門備案的會(huì)議不得召開；涉及資金審批、招標(biāo)采購的會(huì)議須同步完成財(cái)務(wù)審核。第二十四條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)須上報(bào)管理領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置；建立應(yīng)急會(huì)議流程，確保突發(fā)事件時(shí)能快速響應(yīng)。第二十五條責(zé)任追究機(jī)制：對(duì)違反會(huì)議管理規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重處以通報(bào)批評(píng)、績效扣分或紀(jì)律處分；情節(jié)嚴(yán)重的追究連帶責(zé)任，并納入誠信檔案管理。第二十六條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：每年X月開展專項(xiàng)管理體系有效性評(píng)估，通過問卷調(diào)查、訪談、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等方式收集反饋，形成改進(jìn)報(bào)告并納入部門考核。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十七條組織保障：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)須定期聽取會(huì)議管理情況匯報(bào)，明確分管領(lǐng)域責(zé)任，建立跨部門協(xié)作機(jī)制，確保制度執(zhí)行到位。第二十八條考核激勵(lì)機(jī)制：將會(huì)議管理合規(guī)情況納入部門年度考核，優(yōu)秀案例給予獎(jiǎng)勵(lì)，連續(xù)兩次不合格的部門負(fù)責(zé)人須述職說明；個(gè)人考核結(jié)果與晉升掛鉤。第二十九條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：每年X月組織全員會(huì)議管理培訓(xùn)，管理層側(cè)重合規(guī)履職培訓(xùn)，一線員工側(cè)重操作規(guī)范培訓(xùn)；制作宣傳手冊、案例集供隨時(shí)查閱。第三十條信息化支撐：通過OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)會(huì)議申請(qǐng)、審批、通知全流程線上化，利用數(shù)據(jù)分析工具實(shí)時(shí)監(jiān)控會(huì)議效率及風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，建立電子檔案供追溯。第三十一條文化建設(shè)：定期評(píng)選“會(huì)議管理示范部門”，發(fā)布合規(guī)倡議書、簽訂全員合規(guī)承諾書，通過內(nèi)部平臺(tái)分享優(yōu)秀實(shí)踐，營造重質(zhì)效、防風(fēng)險(xiǎn)的文化氛圍。第三十二條報(bào)告制度：各部門每月向牽頭部門報(bào)送會(huì)議管理執(zhí)行報(bào)告，內(nèi)容包括會(huì)議數(shù)量、預(yù)算執(zhí)行率、風(fēng)險(xiǎn)事件及改進(jìn)措施；下屬單位需在每月X日前完成匯總上報(bào)。第六章附則第三十三條本制度由公司辦公室（或戰(zhàn)略發(fā)展部）負(fù)責(zé)