會(huì)議組織與管理工作制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《中華人民共和國(guó)反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等國(guó)家法律法規(guī)，參照行業(yè)最佳實(shí)踐及集團(tuán)母公司關(guān)于風(fēng)險(xiǎn)管理、合規(guī)經(jīng)營(yíng)的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際管理需求，為防控專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、提升管理效能制定。制度旨在明確會(huì)議組織與管理的職責(zé)分工、操作標(biāo)準(zhǔn)、運(yùn)行機(jī)制及保障措施，確保會(huì)議活動(dòng)合法合規(guī)、高效有序，防范決策風(fēng)險(xiǎn)，促進(jìn)管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。第二條本制度適用于公司各部門(mén)、下屬單位及全體員工參與或組織的各類(lèi)會(huì)議活動(dòng)，包括但不限于決策類(lèi)會(huì)議、工作例會(huì)、專(zhuān)題研討會(huì)、培訓(xùn)會(huì)議、外部協(xié)調(diào)會(huì)議等，覆蓋會(huì)議的策劃、籌備、執(zhí)行、總結(jié)等全流程管理場(chǎng)景。第三條本制度下列術(shù)語(yǔ)含義：（一）會(huì)議專(zhuān)項(xiàng)管理：指公司針對(duì)各類(lèi)會(huì)議活動(dòng)制定的管理制度、操作規(guī)范及監(jiān)督機(jī)制，旨在通過(guò)流程控制、風(fēng)險(xiǎn)防控、資源優(yōu)化等手段，實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化。（二）專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)：指會(huì)議活動(dòng)中可能引發(fā)決策失誤、資源浪費(fèi)、合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、信息安全等問(wèn)題的潛在風(fēng)險(xiǎn)，包括但不限于議程偏離、權(quán)限越權(quán)、資料泄露、供應(yīng)商不當(dāng)選擇等。（三）合規(guī)要求：指會(huì)議組織與執(zhí)行過(guò)程中必須遵守的法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部規(guī)章，如會(huì)議審批權(quán)限、供應(yīng)商資質(zhì)審查、信息保密義務(wù)、會(huì)議紀(jì)要規(guī)范等。第四條會(huì)議專(zhuān)項(xiàng)管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋：確保所有會(huì)議活動(dòng)納入統(tǒng)一管理范疇，覆蓋策劃、審批、執(zhí)行、評(píng)估等環(huán)節(jié)。（二）責(zé)任到人：明確各級(jí)管理主體及執(zhí)行崗位的職責(zé)權(quán)限，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任閉環(huán)。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：聚焦高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，強(qiáng)化預(yù)防控制與動(dòng)態(tài)監(jiān)測(cè)。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估管理有效性，優(yōu)化流程機(jī)制，適應(yīng)內(nèi)外部環(huán)境變化。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人為公司會(huì)議專(zhuān)項(xiàng)管理第一責(zé)任人，對(duì)會(huì)議管理的總體合規(guī)性、風(fēng)險(xiǎn)防控負(fù)全面責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)為公司會(huì)議專(zhuān)項(xiàng)管理直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、監(jiān)督考核及制度優(yōu)化。第六條設(shè)立會(huì)議專(zhuān)項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)及各相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌會(huì)議管理政策制定、重大會(huì)議決策審批、跨部門(mén)協(xié)調(diào)及管理效果評(píng)估。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠公司[牽頭部門(mén)名稱]，承擔(dān)日常管理職能。第七條各類(lèi)主體職責(zé)劃分如下：（一）牽頭部門(mén)：負(fù)責(zé)會(huì)議專(zhuān)項(xiàng)管理制度建設(shè)、風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估、監(jiān)督考核、培訓(xùn)宣貫，每季度組織一次專(zhuān)項(xiàng)檢查，形成管理報(bào)告提交領(lǐng)導(dǎo)小組審閱。（二）專(zhuān)責(zé)部門(mén)：包括[具體部門(mén)名稱]，負(fù)責(zé)會(huì)議合規(guī)性審核、流程優(yōu)化、技術(shù)支持及風(fēng)險(xiǎn)處置，對(duì)會(huì)議資料、供應(yīng)商資質(zhì)等開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)審查。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)/下屬單位：落實(shí)會(huì)議管理要求，開(kāi)展本領(lǐng)域會(huì)議風(fēng)險(xiǎn)防控，如實(shí)上報(bào)異常情況，配合完成調(diào)查處置。第八條基層執(zhí)行崗位責(zé)任：（一）會(huì)議記錄人員：對(duì)會(huì)議內(nèi)容、決議、時(shí)限等關(guān)鍵信息完整準(zhǔn)確記錄，并履行資料保密義務(wù)。（二）會(huì)務(wù)執(zhí)行人員：按審批流程落實(shí)會(huì)議資源調(diào)配，監(jiān)控會(huì)議紀(jì)律與安全。（三）所有參會(huì)人員：遵守會(huì)議紀(jì)律，不得泄露涉密信息，按要求反饋意見(jiàn)建議。第三章專(zhuān)項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條會(huì)議審批標(biāo)準(zhǔn)：（一）常規(guī)會(huì)議：實(shí)行分級(jí)審批，單次會(huì)議預(yù)算X萬(wàn)元以下由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，X萬(wàn)元以上由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及跨部門(mén)協(xié)調(diào)的需提交協(xié)同申請(qǐng)。（二）重大會(huì)議：涉及公司戰(zhàn)略決策、重大投資、外部合作等，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議，并報(bào)主要負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。第十條禁止性行為：（一）嚴(yán)禁未經(jīng)審批召開(kāi)會(huì)議或超范圍擴(kuò)大會(huì)議；（二）嚴(yán)禁利用會(huì)議進(jìn)行利益輸送，如不當(dāng)安排供應(yīng)商、分配資源；（三）嚴(yán)禁泄露會(huì)議涉密信息，包括議程、方案、數(shù)據(jù)等。第十一條供應(yīng)商管理要求：（一）會(huì)務(wù)服務(wù)供應(yīng)商需符合《供應(yīng)商盡職調(diào)查管理辦法》規(guī)定，通過(guò)資質(zhì)審核、業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估后方可合作；（二）涉及金額X萬(wàn)元以上的采購(gòu)需通過(guò)招標(biāo)程序，確保過(guò)程公開(kāi)透明。第十二條會(huì)議資料管控：（一）涉密資料實(shí)行編號(hào)管理，按“誰(shuí)持有、誰(shuí)負(fù)責(zé)”原則落實(shí)保密措施；（二）電子資料需定期備份，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，禁止無(wú)關(guān)人員下載。第十三條會(huì)議場(chǎng)地管理：（一）內(nèi)部會(huì)議優(yōu)先使用公司資源，確需外部租賃的需經(jīng)審批，并簽訂協(xié)議明確費(fèi)用及安全責(zé)任；（二）場(chǎng)地使用后需及時(shí)檢查，避免設(shè)備損耗或信息殘留。第十四條會(huì)議效率控制：（一）會(huì)議時(shí)長(zhǎng)需與議程匹配，原則上不超過(guò)X小時(shí)；（二）鼓勵(lì)使用視頻會(huì)議技術(shù)，減少不必要的差旅成本。第十五條決議落實(shí)機(jī)制：（一）會(huì)議紀(jì)要需經(jīng)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，并按職責(zé)分工下發(fā)至責(zé)任部門(mén)；（二）牽頭部門(mén)對(duì)決議執(zhí)行情況開(kāi)展跟蹤問(wèn)效，每季度提交報(bào)告。第十六條風(fēng)險(xiǎn)防控重點(diǎn)：（一）數(shù)據(jù)安全：禁止在開(kāi)放網(wǎng)絡(luò)傳輸涉密資料，會(huì)議錄音需加密存儲(chǔ)；（二）合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)：重大會(huì)議需提前開(kāi)展合規(guī)審查，避免觸碰政策紅線；（三）輿情風(fēng)險(xiǎn)：涉及外部媒體參與的會(huì)議需制定預(yù)案，規(guī)范信息發(fā)布流程。第四章專(zhuān)項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十七條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：牽頭部門(mén)每年至少開(kāi)展一次制度評(píng)估，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整同步修訂，修訂方案需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)。第十八條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）每月組織一次專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，形成清單，明確整改時(shí)限；（二）對(duì)金額X萬(wàn)元以上的會(huì)議實(shí)施重點(diǎn)監(jiān)控，出現(xiàn)異常即發(fā)布預(yù)警。第十九條合規(guī)審查機(jī)制：（一）會(huì)議方案需嵌入合規(guī)審查環(huán)節(jié)，未經(jīng)專(zhuān)責(zé)部門(mén)簽字的不得執(zhí)行；（二）簽訂協(xié)議時(shí)需同步審查條款合規(guī)性，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。第二十條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門(mén)自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)需上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)；（二）突發(fā)情況需啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，會(huì)務(wù)人員及時(shí)上報(bào)并協(xié)助處置。第二十一條責(zé)任追究機(jī)制：（一）對(duì)違反審批權(quán)限、泄露信息等行為，根據(jù)《員工手冊(cè)》嚴(yán)肅處理；（二）將會(huì)議管理績(jī)效納入部門(mén)年度考核，連續(xù)X次出現(xiàn)問(wèn)題的取消評(píng)優(yōu)資格。第二十二條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年開(kāi)展一次管理效果評(píng)估，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、案例分析等方式收集反饋；（二）對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題制定整改計(jì)劃，并跟蹤落實(shí)情況。第五章專(zhuān)項(xiàng)管理保障措施第二十三條組織保障：各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)需定期聽(tīng)取會(huì)議管理情況匯報(bào)，及時(shí)解決重大問(wèn)題。牽頭部門(mén)每季度向領(lǐng)導(dǎo)小組匯報(bào)工作進(jìn)展，確保管理要求傳導(dǎo)到位。第二十四條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將會(huì)議管理成效納入部門(mén)年度績(jī)效，占綜合評(píng)分X%；（二）對(duì)表現(xiàn)突出的部門(mén)/個(gè)人給予專(zhuān)項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)責(zé)任落實(shí)不到位的進(jìn)行約談。第二十五條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層每年參加合規(guī)履職培訓(xùn)，掌握風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與決策審查能力；（二）一線員工每月接受操作規(guī)范培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)資料管控、保密要求等內(nèi)容。第二十六條信息化支撐：通過(guò)會(huì)議管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)方案提報(bào)、審批流轉(zhuǎn)、資料共享等功能，實(shí)時(shí)監(jiān)控會(huì)議狀態(tài)，自動(dòng)生成報(bào)表。第二十七條文化建設(shè)：定期發(fā)布《會(huì)議合規(guī)手冊(cè)》，組織簽訂《會(huì)議管理承諾書(shū)》，通過(guò)內(nèi)部刊物、培訓(xùn)等方式強(qiáng)化合規(guī)意識(shí)。第二十八條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件需在X小時(shí)內(nèi)上報(bào)至專(zhuān)責(zé)部門(mén)，并形成調(diào)查報(bào)告；（二）年度管理情況報(bào)告需在次年X月提交領(lǐng)導(dǎo)小組，內(nèi)容包括數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、問(wèn)題分析、改