PAGE生產(chǎn)部文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)生產(chǎn)部文件管理，確保文件的有效控制和合理利用，提高工作效率，規(guī)范生產(chǎn)運作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于生產(chǎn)部內(nèi)部所有文件的管理，包括但不限于生產(chǎn)計劃、工藝文件、操作規(guī)程、質(zhì)量記錄、設(shè)備檔案等。（三）職責(zé)1.生產(chǎn)部經(jīng)理負(fù)責(zé)全面領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督生產(chǎn)部文件管理工作。審批重要文件的制定、修訂和廢止。2.文件管理員負(fù)責(zé)文件的收集、整理、編號、歸檔、保管和借閱等具體工作。定期對文件進(jìn)行清查和盤點，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.各部門主管負(fù)責(zé)本部門文件的起草、審核和提交。組織本部門員工學(xué)習(xí)和執(zhí)行相關(guān)文件。二、文件的分類與編號（一）文件分類1.生產(chǎn)計劃類：包括年度生產(chǎn)計劃、月度生產(chǎn)計劃、周生產(chǎn)計劃等。2.工藝文件類：如工藝流程、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝卡片等。3.操作規(guī)程類：設(shè)備操作規(guī)程、安全操作規(guī)程等。4.質(zhì)量記錄類：生產(chǎn)過程中的檢驗記錄、測試報告、質(zhì)量統(tǒng)計報表等。5.設(shè)備檔案類：設(shè)備臺賬、設(shè)備維護(hù)記錄、設(shè)備維修檔案等。6.其他文件類：如通知、報告、會議紀(jì)要等。（二）文件編號1.文件編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。2.編號格式為：部門代碼+文件類別代碼+年份+流水號。部門代碼：生產(chǎn)部為“SC”。文件類別代碼：按照上述文件分類分別設(shè)定，如生產(chǎn)計劃類為“JH”，工藝文件類為“GY”等。年份：取公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。流水號：從001開始依次遞增。3.示例：SCJH23001，表示生產(chǎn)部2023年第1個生產(chǎn)計劃文件。三、文件的起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)實際工作需要，內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰，語言規(guī)范。2.涉及多個部門的文件，由相關(guān)部門共同協(xié)商起草。3.起草人應(yīng)注明文件的名稱、編號、起草日期、適用范圍、主要內(nèi)容等信息。（二）審核1.文件起草完成后，由起草部門主管進(jìn)行初審，重點審核文件內(nèi)容是否符合實際工作要求，格式是否規(guī)范等。2.初審?fù)ㄟ^后，提交生產(chǎn)部經(jīng)理進(jìn)行終審。生產(chǎn)部經(jīng)理應(yīng)從整體工作安排、與其他文件的協(xié)調(diào)性等方面進(jìn)行審核，確保文件的合理性和有效性。3.對于重要文件，還應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會審，廣泛征求意見，確保文件的科學(xué)性和可行性。四、文件的批準(zhǔn)與發(fā)布（一）批準(zhǔn)經(jīng)審核通過的文件，由生產(chǎn)部經(jīng)理簽署批準(zhǔn)意見。批準(zhǔn)后的文件方可發(fā)布實施。（二）發(fā)布1.文件管理員根據(jù)批準(zhǔn)意見，對文件進(jìn)行編號、排版、打印等處理。2.將文件以紙質(zhì)和電子兩種形式發(fā)布。紙質(zhì)文件應(yīng)加蓋“受控文件”章，并發(fā)放到相關(guān)部門和人員；電子文件應(yīng)存儲在指定的服務(wù)器文件夾中，并設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限。3.文件發(fā)布后，文件管理員應(yīng)及時更新文件清單，確保各部門和人員能夠獲取最新的文件。五、文件的受控與保管（一）受控標(biāo)識1.所有生產(chǎn)部文件均應(yīng)進(jìn)行受控管理，在文件首頁右上角加蓋“受控文件”章。2.“受控文件”章應(yīng)包含文件編號、受控狀態(tài)、發(fā)布日期等信息。（二）保管要求1.文件管理員應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，對文件進(jìn)行分類存放。2.紙質(zhì)文件應(yīng)存放在檔案柜中，按照文件類別和編號順序排列，便于查找和取用。3.電子文件應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。4.文件檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、整潔，配備必要的防火、防潮、防蟲等設(shè)施。六、文件的借閱與使用（一）借閱申請1.需要借閱文件的部門或人員，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息。2.《文件借閱申請表》經(jīng)部門主管簽字后，提交給文件管理員。（二）借閱審批文件管理員收到《文件借閱申請表》后，應(yīng)進(jìn)行審核。對于一般性文件的借閱，由文件管理員批準(zhǔn)；對于重要文件的借閱，需經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)。（三）借閱登記1.經(jīng)批準(zhǔn)的借閱申請，文件管理員應(yīng)進(jìn)行借閱登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱文件名稱及編號、借閱日期、歸還日期等信息。2.借閱人應(yīng)在借閱登記本上簽字確認(rèn)。（四）文件使用1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借、涂改或損壞文件。2.在文件使用過程中，如發(fā)現(xiàn)文件存在問題或疑問，應(yīng)及時與文件管理員溝通。3.文件使用完畢后，借閱人應(yīng)按時歸還文件。如因特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、文件的修訂與廢止（一）修訂申請1.當(dāng)文件所依據(jù)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)工藝、設(shè)備等發(fā)生變化，或文件在執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)存在問題時，相關(guān)部門或人員應(yīng)填寫《文件修訂申請表》，說明修訂的原因、內(nèi)容和建議。2.《文件修訂申請表》經(jīng)部門主管簽字后，提交給文件管理員。（二）修訂審核與批準(zhǔn)1.文件管理員收到《文件修訂申請表》后，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括修訂的必要性、合理性、可行性等。2.審核通過后，提交生產(chǎn)部經(jīng)理進(jìn)行批準(zhǔn)。生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，文件管理員按照本制度的規(guī)定進(jìn)行文件修訂。（三）修訂實施1.文件修訂完成后，文件管理員應(yīng)按照文件發(fā)布的要求，對修訂后的文件進(jìn)行編號、排版、打印等處理，并重新發(fā)布。2.同時，文件管理員應(yīng)更新相關(guān)的文件清單和文件檔案室的文件存放位置，確保各部門和人員能夠獲取最新的修訂文件。（四）廢止處理1.當(dāng)文件不再適用或已被新的文件替代時，由文件管理員填寫《文件廢止申請表》，說明廢止的原因和文件名稱、編號等信息。2.《文件廢止申請表》經(jīng)生產(chǎn)部經(jīng)理批準(zhǔn)后，文件管理員對廢止的文件進(jìn)行標(biāo)識和隔離，防止誤使用。3.對于已廢止的文件，應(yīng)定期進(jìn)行清理和銷毀，銷毀記錄應(yīng)保存?zhèn)洳椤０?、文件的保密管理（一）保密范圍生產(chǎn)部文件中涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、生產(chǎn)工藝、客戶信息等內(nèi)容的文件，均屬于保密文件。（二）保密措施1.對保密文件應(yīng)進(jìn)行特殊標(biāo)識，如“機(jī)密”、“絕密”等。2.嚴(yán)格控制保密文件借閱范圍，僅限經(jīng)過授權(quán)的人員借閱。3.借閱保密文件的人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，承諾對文件內(nèi)容予以保密。4.在文件使用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制文件的復(fù)制、傳播等。5.文件管理員應(yīng)定期對保密文件進(jìn)行清查和盤點，確保保密文件的安全。九、文件的信息化管理（一）文件管理系統(tǒng)建設(shè)1.建立生產(chǎn)部文件管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的電子化存儲、檢索、借閱、審批等功能。2.文件管理系統(tǒng)應(yīng)與公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)相連，確保各部門和人員能夠方便快捷地訪問文件。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.文件管理員應(yīng)及時將紙質(zhì)文件和電子文件的相關(guān)信息錄入文件管理系統(tǒng)，確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對文件管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，對系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。（三）系統(tǒng)使用培訓(xùn)1.組織生產(chǎn)部員工進(jìn)行文件管理系統(tǒng)的使用培訓(xùn)，使員工熟悉系統(tǒng)的操作流程和功能。2.提供系統(tǒng)操作手冊和常見問題解答，方便員工在使用過程中查閱。十、文件管理的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.文件管理員應(yīng)定期對文件管理工作進(jìn)行自查，重點檢查文件的收集、整理、歸檔、保管、借閱等環(huán)節(jié)是否符合本制度的要求。2.生產(chǎn)部經(jīng)理應(yīng)定期對文件管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督