PAGE生產(chǎn)部檔案管理制度一、總則（一）目的為加強生產(chǎn)部檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于生產(chǎn)部各項工作的開展及查詢利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于生產(chǎn)部各部門及全體員工在生產(chǎn)活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所指檔案是生產(chǎn)部在生產(chǎn)計劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)、控制等各項活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：生產(chǎn)部檔案由專人負責集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映生產(chǎn)活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確可靠。3.分類科學原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點，進行科學分類，便于管理和查找。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案泄露。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善生產(chǎn)部檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理生產(chǎn)部各類檔案，做好檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。4.開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓，提高員工的檔案管理意識和技能。5.對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，不斷改進檔案管理工作。（二）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，定期向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、核對等工作，確保本部門檔案的準確和完整。3.按照檔案管理部門的要求，提供本部門檔案利用所需的相關(guān)信息。（三）員工個人職責1.嚴格遵守檔案管理制度，在工作中形成的各類文件材料及時整理、上交。2.妥善保管和正確使用所查閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、損毀檔案。3.積極配合檔案管理部門的工作，提供檔案管理所需的相關(guān)信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.生產(chǎn)計劃文件，包括年度、季度、月度生產(chǎn)計劃，生產(chǎn)任務(wù)下達單等。2.生產(chǎn)調(diào)度文件，如生產(chǎn)調(diào)度會議紀要、生產(chǎn)進度報告等。3.生產(chǎn)工藝文件，包括工藝流程、操作規(guī)程、工藝變更記錄等。4.設(shè)備管理文件，如設(shè)備臺賬、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄、設(shè)備購置合同等。5.質(zhì)量管理文件，如質(zhì)量標準、檢驗報告、質(zhì)量事故處理記錄等。6.安全管理文件，如安全操作規(guī)程、安全檢查記錄、安全事故報告及處理記錄等。7.物資管理文件，包括物資采購計劃、物資出入庫記錄、物資盤點記錄等。8.人員管理文件，如員工考勤記錄、培訓記錄、績效考核記錄等。9.各類生產(chǎn)報表，如產(chǎn)量報表、質(zhì)量報表、消耗報表等。10.其他與生產(chǎn)部相關(guān)的重要文件、資料，如項目申報材料、技術(shù)交流文件等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時收集本部門在生產(chǎn)活動中形成的各類文件材料，確保文件材料的齊全、完整。2.對于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時報送檔案管理部門。3.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整，簽字蓋章手續(xù)齊全。（三）整理方法1.分類：按照檔案的性質(zhì)和內(nèi)容，分為生產(chǎn)計劃類、生產(chǎn)調(diào)度類、生產(chǎn)工藝類、設(shè)備管理類、質(zhì)量管理類、安全管理類、物資管理類、人員管理類、生產(chǎn)報表類及其他類等十大類。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于管理和查找。編號規(guī)則如下：生產(chǎn)計劃類：PJ年份序號生產(chǎn)調(diào)度類：DD年份序號生產(chǎn)工藝類：GY年份序號設(shè)備管理類：SB年份序號質(zhì)量管理類：ZL年份序號安全管理類：AQ年份序號物資管理類：WZ年份序號人員管理類：RY年份序號生產(chǎn)報表類：BB年份序號其他類：QT年份序號3.裝訂：對于紙張較多的文件材料，應(yīng)進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，以便于查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門兼職檔案員整理好的檔案應(yīng)定期向檔案管理部門移交，移交時間為每季度末。2.檔案管理部門接收檔案時，應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，辦理交接手續(xù)。3.歸檔的檔案應(yīng)按照分類編號順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、題名等信息。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映生產(chǎn)部主要職能活動和基本歷史面貌的，對生產(chǎn)部有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。如生產(chǎn)部發(fā)展規(guī)劃、重大生產(chǎn)項目資料等。2.長期保管：保管期限為15年至50年的檔案，主要是生產(chǎn)部在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料。如年度生產(chǎn)計劃、重要設(shè)備的維護保養(yǎng)記錄等。3.短期保管：保管期限為5年以下的檔案，主要是生產(chǎn)部在較短時間內(nèi)需要查考的文件材料。如臨時性的生產(chǎn)報表等。（三）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并保持整潔、通風良好。3.檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度控制設(shè)備，保持適宜的溫度（14℃24℃）和濕度（45%60%）。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.生產(chǎn)部內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案。2.公司其他部門因工作需要查閱與生產(chǎn)部相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要查閱生產(chǎn)部檔案，須經(jīng)生產(chǎn)部負責人批準。（二）利用方式1.查閱：檔案管理部門應(yīng)設(shè)立檔案查閱室，為利用者提供查閱服務(wù)。利用者查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱檔案名稱及編號等信息。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，須填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱日期、借閱人姓名、單位、借閱檔案名稱及編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門負責人審批。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：利用者如需復制檔案，應(yīng)填寫《檔案復制申請表》，注明復制檔案名稱及編號、復制內(nèi)容、復制用途等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人審批后，由檔案管理人員進行復制。復制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，并注明“復制件”字樣。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、劃圈、批注、污損、拆頁等。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)進行，如需帶出查閱室，須經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理登記手續(xù)。3.借閱的檔案應(yīng)按時歸還，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人應(yīng)承擔相應(yīng)的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學性和準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對檔案逐件進行審查，分析檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，確定檔案的價值。2.分析比較法：將待鑒定檔案與同類檔案進行比較，分析其在內(nèi)容、形式、保存狀況等方面的差異，判斷其價值。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行鑒定后，提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)生產(chǎn)部負責人審核批準后，由檔案管理部門組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.已銷毀的檔案應(yīng)在檔案管理部門的檔案登記簿上注銷，并永久保存《檔案銷毀清冊》。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步建立生產(chǎn)部檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化處理1.對重要檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保圖像清晰可讀。2.對掃描后的圖像進行圖像處理，包括去污、裁剪、糾偏等，提高圖像質(zhì)量。3.建立檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級、來源、內(nèi)容摘要等字段，確保數(shù)據(jù)準確、完整。（三）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入和修改，確保數(shù)據(jù)的準確性和及時性。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱日期、歸還日期等信息，實現(xiàn)對檔案借閱的有效管理。4.統(tǒng)計分析功能：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和修改。（四）數(shù)據(jù)備份與維護1.