PAGE營林生產(chǎn)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)營林生產(chǎn)管理，規(guī)范營林生產(chǎn)檔案工作，確保營林生產(chǎn)過程及成果資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，提高營林生產(chǎn)質(zhì)量和效益，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司范圍內(nèi)所有營林生產(chǎn)活動所涉及檔案的管理，包括但不限于造林規(guī)劃設(shè)計、種苗培育、造林施工、撫育管理、森林資源監(jiān)測等環(huán)節(jié)形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實反映營林生產(chǎn)實際情況，確保信息真實可靠。2.完整性原則：涵蓋營林生產(chǎn)全過程各個環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案資料的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，避免出現(xiàn)錯誤或模糊不清的信息。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、保管、利用等遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。5.保密性原則：涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理職責(zé)分工（一）營林生產(chǎn)部門1.負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)營林生產(chǎn)活動，明確各環(huán)節(jié)檔案資料的形成責(zé)任人，確保檔案資料及時、準(zhǔn)確產(chǎn)生。2.對本部門形成的檔案資料進(jìn)行初步收集、整理和分類，定期移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和解釋。（二）檔案管理部門1.制定和完善營林生產(chǎn)檔案管理制度，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理營林生產(chǎn)檔案，負(fù)責(zé)檔案的接收、整理、編目、存儲、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用，為公司營林生產(chǎn)決策提供信息服務(wù)。4.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案管理水平。（三）各崗位人員1.在營林生產(chǎn)工作中，各崗位人員負(fù)責(zé)及時形成各自工作環(huán)節(jié)的原始記錄和相關(guān)資料，并保證其真實、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，將整理好的檔案資料按時移交至本部門負(fù)責(zé)人或檔案管理部門。三、檔案的形成與收集（一）造林規(guī)劃設(shè)計階段1.項目立項文件，包括上級部門的批復(fù)、項目可行性研究報告等。2.造林作業(yè)設(shè)計文本，涵蓋造林區(qū)域現(xiàn)狀分析、造林目標(biāo)、樹種選擇、造林技術(shù)措施、施工進(jìn)度安排、投資預(yù)算等內(nèi)容。3.相關(guān)附圖，如造林區(qū)域位置圖、地形圖、林相圖、小班區(qū)劃圖等，附圖應(yīng)清晰準(zhǔn)確，標(biāo)注詳細(xì)。4.設(shè)計變更文件，記錄因各種原因?qū)е碌脑O(shè)計變更情況，包括變更原因、變更內(nèi)容、審批手續(xù)等。（二）種苗培育階段1.種苗采購合同，明確種苗品種、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間等條款。2.種苗檢驗檢疫報告，確保種苗無病蟲害，符合質(zhì)量要求。3.育苗記錄，包括播種時間、地點、種子處理情況、育苗方法、施肥澆水記錄、病蟲害防治記錄等。4.苗木出圃記錄，記載苗木品種、規(guī)格、數(shù)量、起苗時間、運(yùn)輸情況等。（三）造林施工階段1.造林施工合同，約定施工范圍、施工內(nèi)容、施工質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、工期要求、付款方式等。2.施工組織設(shè)計，包括施工隊伍安排、施工流程、施工安全保障措施等。3.整地記錄，記錄整地時間、方式、規(guī)格、質(zhì)量等情況。4.造林作業(yè)記錄，詳細(xì)記載造林時間、造林方法、苗木栽植情況（如苗木根系處理情況、栽植深度、株行距等）。5.施工過程中的影像資料，如造林現(xiàn)場照片、視頻等，直觀反映造林施工情況。（四）撫育管理階段1.撫育作業(yè)計劃，明確各年度撫育任務(wù)、撫育時間、撫育方式、撫育強(qiáng)度等。2.撫育作業(yè)記錄，包括除草、松土、施肥、修剪、病蟲害防治等各項撫育措施的實施時間、范圍、方法、效果等。3.森林資源監(jiān)測數(shù)據(jù)，如定期開展的林木生長量調(diào)查、病蟲害發(fā)生情況監(jiān)測、森林蓄積量變化等數(shù)據(jù)記錄。（五）其他相關(guān)資料1.營林生產(chǎn)過程中的會議紀(jì)要、工作匯報、技術(shù)交流材料等。2.與營林生產(chǎn)相關(guān)的政策法規(guī)文件、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范等。3.營林生產(chǎn)項目獲得的榮譽(yù)證書、獎勵文件等。四、檔案的整理與分類（一）整理要求1.對收集到的檔案資料進(jìn)行及時整理，去除重復(fù)、無效的文件，保證檔案資料的簡潔性和有效性。2.按照檔案形成的時間順序、邏輯關(guān)系等進(jìn)行排列，使檔案資料條理清晰。3.對破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。（二）分類方法1.年度分類法：根據(jù)檔案形成的年度進(jìn)行分類，同一年度的檔案集中存放。2.項目分類法：按照營林生產(chǎn)項目進(jìn)行分類，每個項目下再按不同階段和內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分。3.類別分類法：將檔案分為綜合管理類、規(guī)劃設(shè)計類、種苗培育類、造林施工類、撫育管理類、資源監(jiān)測類等類別。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。2.編號格式為：年份+項目編號+類別編號+順序號。例如：20230102001，表示2023年第1個項目的第2類檔案中的第1份文件。3.年份采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)；項目編號根據(jù)公司項目管理規(guī)定進(jìn)行編制；類別編號按照上述類別分類法進(jìn)行設(shè)定；順序號為每類檔案內(nèi)的流水號。五、檔案的編目與裝訂（一）編目內(nèi)容1.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目。2.對檔案進(jìn)行著錄標(biāo)引，以便于計算機(jī)檢索和管理。著錄標(biāo)引應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，準(zhǔn)確反映檔案的主題內(nèi)容和特征。（二）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，保持整齊、牢固，便于保管和查閱。2.裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式，確保檔案頁面不脫落、不損壞。3.對于幅面較大的圖紙、圖表等，應(yīng)折疊成A4紙大小后進(jìn)行裝訂。六、檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.建立檔案存儲索引，便于快速查找和定位檔案。索引應(yīng)包括紙質(zhì)檔案索引和電子檔案索引，索引內(nèi)容與檔案目錄一致。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和歷史價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司營林生產(chǎn)的重大決策文件、長期規(guī)劃、具有重要歷史意義的資料等。3.長期保管的檔案一般為1050年，如造林項目的全過程資料、重要的資源監(jiān)測數(shù)據(jù)等。4.短期保管的檔案為110年，如一般性的工作記錄、臨時性的文件等。（三）保管措施1.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對檔案庫房進(jìn)行溫濕度控制，保持適宜的環(huán)境條件。溫度一般控制在14℃24℃，相對濕度控制在（4560）%。3.做好檔案的防蟲、防霉、防火、防盜等工作，配備必要的防護(hù)設(shè)備和器材，如防蟲藥品、滅火器、監(jiān)控設(shè)備等。4.對電子檔案進(jìn)行定期維護(hù)，檢查存儲設(shè)備的運(yùn)行狀況，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時，做好電子檔案的病毒防范和安全保密工作。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織營林生產(chǎn)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)專家等組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面評估，確定檔案是否仍需保存或可以銷毀。3.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的檔案，即使已到保管期限，也應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格鑒定和處理，確保信息安全。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清單，清單內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等。2.銷毀清單經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、方式、執(zhí)行人員等，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱營林生產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請需經(jīng)公司保密管理部門審核，并報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位或個人因特殊原因需要查閱公司營林生產(chǎn)檔案的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格遵守公司檔案管理規(guī)定。（二）利用方式1.檔案查閱人員可根據(jù)需要復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容，但應(yīng)確保不泄露檔案機(jī)密信息，不損害公司利益。2.如需將檔案帶出公司查閱的，應(yīng)按照公司保密規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。3.檔案管理部門應(yīng)積極為公司營