PAGE生產(chǎn)記錄存放制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司生產(chǎn)記錄的存放管理，確保生產(chǎn)記錄的完整性、準(zhǔn)確性、可追溯性，為公司生產(chǎn)運營、質(zhì)量控制、合規(guī)管理等提供有力支持，保障公司的正常運作和持續(xù)發(fā)展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與生產(chǎn)活動相關(guān)的記錄，包括但不限于生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)指令、工藝文件、操作記錄、檢驗記錄、設(shè)備運行記錄、物料出入庫記錄等。3.基本原則真實性原則：生產(chǎn)記錄應(yīng)如實反映生產(chǎn)過程中的實際情況，不得偽造、篡改。完整性原則：涵蓋生產(chǎn)活動的各個環(huán)節(jié)，確保記錄無遺漏。準(zhǔn)確性原則：記錄內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。可追溯性原則：能夠通過生產(chǎn)記錄追蹤生產(chǎn)過程中的每一個環(huán)節(jié)和相關(guān)信息。保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的生產(chǎn)記錄，應(yīng)嚴(yán)格保密。二、生產(chǎn)記錄的分類與編號1.分類生產(chǎn)計劃與指令類：包括年度生產(chǎn)計劃、月度生產(chǎn)計劃、周生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)指令單等，記錄生產(chǎn)任務(wù)的安排和下達。工藝文件類：如工藝流程圖、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等，指導(dǎo)生產(chǎn)操作的規(guī)范文件。操作記錄類：一線操作人員記錄的生產(chǎn)過程中的各項操作情況，如設(shè)備啟動停止時間、參數(shù)調(diào)整記錄、產(chǎn)品產(chǎn)量記錄等。檢驗記錄類：原材料檢驗報告、半成品檢驗記錄、成品檢驗報告等，對產(chǎn)品質(zhì)量進行檢驗的記錄。設(shè)備運行記錄類：設(shè)備日常維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備故障維修記錄、設(shè)備運行參數(shù)記錄等，反映設(shè)備運行狀態(tài)的記錄。物料管理記錄類：物料采購訂單、物料入庫單、物料出庫單、物料盤點記錄等，關(guān)于物料采購、出入庫及庫存管理的記錄。2.編號為便于生產(chǎn)記錄的識別、查詢和管理，對各類生產(chǎn)記錄進行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：編號結(jié)構(gòu)：采用[年份][類別代碼][流水號]的形式。例如，2023年的生產(chǎn)計劃與指令類記錄，編號可能為2023PJ001，其中“2023”代表年份，“PJ”代表生產(chǎn)計劃與指令類別的代碼，“001”為流水號。類別代碼：為每一類生產(chǎn)記錄設(shè)定特定的代碼，如“PJ”代表生產(chǎn)計劃與指令類，“GY”代表工藝文件類，“CZ”代表操作記錄類，“JY”代表檢驗記錄類，“SB”代表設(shè)備運行記錄類，“WL”代表物料管理記錄類等。流水號：按照記錄產(chǎn)生的先后順序依次編排，從001開始遞增。三、生產(chǎn)記錄的填寫要求1.填寫規(guī)范字跡清晰：記錄應(yīng)使用藍黑墨水或黑色中性筆書寫，確保字跡清晰可辨，不得使用鉛筆、圓珠筆（除特殊規(guī)定外）等易褪色的筆書寫。內(nèi)容完整：按照規(guī)定的格式和要求填寫所有必填項，不得遺漏重要信息。對于記錄中的空白欄，如無相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)填寫“無”或劃“/”表示。及時準(zhǔn)確：生產(chǎn)記錄應(yīng)在生產(chǎn)活動發(fā)生的當(dāng)時或規(guī)定時間內(nèi)及時填寫，確保記錄內(nèi)容與實際情況一致。填寫過程中要認(rèn)真核對數(shù)據(jù)，避免出現(xiàn)錯誤。簽名確認(rèn)：記錄填寫人應(yīng)在記錄上簽名，并注明填寫日期，以明確責(zé)任。多人參與的生產(chǎn)活動，相關(guān)人員應(yīng)按照職責(zé)分別簽名確認(rèn)。2.數(shù)據(jù)記錄要求數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：記錄中的數(shù)據(jù)應(yīng)真實、準(zhǔn)確，不得虛報、瞞報。對于計量數(shù)據(jù)，應(yīng)使用規(guī)定的計量單位，并確保測量工具的準(zhǔn)確性和可靠性。數(shù)據(jù)來源清晰：明確數(shù)據(jù)的來源渠道，如測量儀器、試驗報告、生產(chǎn)報表等，以便追溯和驗證。數(shù)據(jù)修改規(guī)范：如記錄填寫有誤需要修改，應(yīng)采用規(guī)范的修改方法。在錯誤數(shù)據(jù)上劃一條橫線，在其上方填寫正確數(shù)據(jù)，并由修改人簽名確認(rèn)。不得刮擦、涂抹、覆蓋原始數(shù)據(jù)。四、生產(chǎn)記錄的收集與整理1.收集職責(zé)各部門：生產(chǎn)過程中涉及的各個部門負責(zé)本部門所產(chǎn)生生產(chǎn)記錄的收集工作。例如，生產(chǎn)車間負責(zé)收集操作記錄、設(shè)備運行記錄等；質(zhì)量檢驗部門負責(zé)收集檢驗記錄；物料管理部門負責(zé)收集物料出入庫記錄等。專人負責(zé)：各部門應(yīng)指定專人負責(zé)生產(chǎn)記錄的收集工作，確保記錄按時、完整地收集上來，并進行初步的整理和核對。2.收集頻率日常收集：對于一些實時性要求較高的生產(chǎn)記錄，如設(shè)備運行參數(shù)記錄、操作記錄等，應(yīng)每天定時收集。定期收集：其他生產(chǎn)記錄，如月度生產(chǎn)報表、檢驗報告等，應(yīng)按照規(guī)定的周期進行收集，一般為每周、每月或每季度等。3.整理要求分類整理：收集上來的生產(chǎn)記錄應(yīng)按照類別進行分類整理，同一類別的記錄放在一起，并按照編號順序排列。去除無關(guān)內(nèi)容：檢查記錄中是否包含與生產(chǎn)活動無關(guān)的信息，如有應(yīng)予以去除。裝訂成冊：對于一些篇幅較長、數(shù)量較多的生產(chǎn)記錄，如年度生產(chǎn)計劃、工藝文件等，可以進行裝訂成冊，便于保存和查閱。五、生產(chǎn)記錄的存放方式1.存放地點檔案室：設(shè)立專門的檔案室，用于存放公司重要的生產(chǎn)記錄。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保記錄的安全保存。部門文件柜：各部門可根據(jù)實際情況，設(shè)置文件柜存放本部門日常使用的生產(chǎn)記錄。文件柜應(yīng)保持整潔、有序，便于查找和使用。電子存儲設(shè)備：除紙質(zhì)記錄外，部分生產(chǎn)記錄也可采用電子存儲的方式，如存儲在公司的服務(wù)器、硬盤、光盤等存儲設(shè)備上。電子存儲設(shè)備應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.存放方式紙質(zhì)記錄：按照類別和編號順序，將紙質(zhì)生產(chǎn)記錄存放在檔案盒或文件柜中，并在檔案盒或文件柜上標(biāo)明記錄的類別、年份等信息，便于快速查找。對于一些重要的紙質(zhì)記錄，可采用復(fù)印件與原件同時存放的方式，以備不時之需。電子記錄：電子生產(chǎn)記錄應(yīng)按照類別和年份建立文件夾結(jié)構(gòu)進行存儲，文件夾名稱應(yīng)清晰明了，便于識別。每個文件夾內(nèi)的文件應(yīng)按照編號順序排列，并建立相應(yīng)的索引文件，方便查詢。同時，對電子記錄應(yīng)進行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。六、生產(chǎn)記錄的查閱與借閱1.查閱權(quán)限內(nèi)部查閱：公司內(nèi)部員工因工作需要查閱生產(chǎn)記錄的，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄查閱申請表》，注明查閱的記錄類別、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室或相關(guān)部門進行查閱。查閱過程中應(yīng)遵守檔案室或部門的相關(guān)規(guī)定，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照等。外部查閱：因?qū)徲?、監(jiān)管、合作等特殊原因需要外部人員查閱公司生產(chǎn)記錄的，應(yīng)提前向公司提出申請，經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人陪同查閱，并嚴(yán)格限制查閱范圍和查閱方式。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時收回生產(chǎn)記錄，并確保記錄的完整性和保密性。2.借閱規(guī)定借閱申請：公司內(nèi)部員工因工作需要借閱生產(chǎn)記錄的，應(yīng)填寫《生產(chǎn)記錄借閱申請表》，詳細說明借閱的記錄類別、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案室負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限：一般情況下，生產(chǎn)記錄的借閱期限不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前向檔案室提出申請，并說明理由，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的生產(chǎn)記錄，歸還時應(yīng)確保記錄的完好無損。如發(fā)現(xiàn)記錄有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。借閱登記：檔案室應(yīng)對生產(chǎn)記錄的借閱情況進行詳細登記，包括借閱人姓名、部門、借閱記錄名稱、編號、借閱日期、歸還日期等信息，以便跟蹤和管理。七、生產(chǎn)記錄的保管期限1.保管期限分類長期保管：對于一些涉及公司核心技術(shù)、重要業(yè)務(wù)流程、質(zhì)量體系等關(guān)鍵信息的生產(chǎn)記錄，保管期限為[X]年。例如，公司的核心工藝文件、重要設(shè)備的原始采購合同及維修記錄等。中期保管：一般的生產(chǎn)記錄，如年度生產(chǎn)計劃、月度生產(chǎn)報表等，保管期限為[X]年。短期保管：一些臨時性的生產(chǎn)記錄，如當(dāng)天的生產(chǎn)操作記錄等，保管期限為[X]個月。2.到期處理鑒定銷毀：在生產(chǎn)記錄保管期限到期前，由檔案室會同相關(guān)部門對記錄進行鑒定，確定是否仍有保存價值。對于確無保存價值的數(shù)據(jù)記錄，填寫《生產(chǎn)記錄銷毀申請表》，經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。備份留存：對于一些雖已到期但仍可能具有一定參考價值的生產(chǎn)記錄，可進行備份留存，并注明備份日期和備份原因。備份記錄應(yīng)與原件具有同等的法律效力，并按照規(guī)定的存放方式進行妥善保管。八、生產(chǎn)記錄的保密管理1.保密范圍涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感內(nèi)容的生產(chǎn)記錄，均屬于保密范圍。例如，新產(chǎn)品的研發(fā)資料、客戶訂單信息、供應(yīng)商名單等。2.保密措施人員管理：對接觸生產(chǎn)記錄的人員進行保密培訓(xùn)，提高其保密意識，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。存放環(huán)境：檔案室和存放生產(chǎn)記錄的部門應(yīng)采取必要的保密措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進入。電子保密：對電子存儲的生產(chǎn)記錄進行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。同時，定期對電子記錄進行安全檢查，防止數(shù)據(jù)泄露。紙質(zhì)保密：對于紙質(zhì)生產(chǎn)記錄，應(yīng)存放在專門的保密文件柜或檔案室中，限制查閱和借閱范圍。在傳遞、使用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如密封包裝、專人傳遞等。九、生產(chǎn)記錄的銷毀1.銷毀審批生產(chǎn)記錄需要銷毀時，由相關(guān)部門填寫《生產(chǎn)記錄銷毀申請表》，詳細說明銷毀記錄的類別、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。申請表經(jīng)部門負責(zé)人、檔案室負責(zé)人審核后，報公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.銷毀方式紙質(zhì)記錄：對于紙質(zhì)生產(chǎn)記錄，可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀。銷毀過程應(yīng)在專人監(jiān)督下進行，確保記錄被徹底銷毀，無法恢復(fù)。電子記錄：電子生產(chǎn)記錄的銷毀應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進行多次擦除，確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。擦除后的存儲設(shè)備應(yīng)進行格式化處理，并記錄擦除和格式