PAGE生產(chǎn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司生產(chǎn)檔案管理，確保生產(chǎn)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于生產(chǎn)活動的有效開展、查詢和追溯，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與生產(chǎn)相關(guān)的檔案管理工作，包括但不限于生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)工藝文件、設(shè)備運行記錄、質(zhì)量檢驗報告、原材料及成品出入庫記錄等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：生產(chǎn)檔案由公司指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和一致性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映生產(chǎn)活動的實際情況，嚴禁虛假記錄。3.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)過程的各個環(huán)節(jié)，保證檔案資料的全面性。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)機密、技術(shù)秘密等重要檔案，嚴格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案整理規(guī)范，分類清晰，便于查詢和使用。二、生產(chǎn)檔案的分類與編號（一）分類1.生產(chǎn)計劃類：包括年度、季度、月度生產(chǎn)計劃，訂單生產(chǎn)計劃等。2.生產(chǎn)工藝類：工藝流程圖、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等。3.設(shè)備管理類：設(shè)備臺賬、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備故障維修記錄等。4.質(zhì)量管理類：質(zhì)量檢驗標準、檢驗報告、不合格品處理記錄等。5.原材料及成品管理類：原材料采購合同、出入庫記錄，成品出入庫記錄、銷售記錄等。6.人員管理類：生產(chǎn)人員考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄等。（二）編號采用分類編號法，每類檔案給予一個固定的編號范圍。例如：1.生產(chǎn)計劃類：SJ001SJ9992.生產(chǎn)工藝類：GY100GY9993.設(shè)備管理類：SB200SB9994.質(zhì)量管理類：ZL300ZL9995.原材料及成品管理類：CL400CL9996.人員管理類：RY500RY999編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和查詢。三、生產(chǎn)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責生產(chǎn)檔案的收集工作，確保檔案資料及時、準確地收集齊全。2.生產(chǎn)過程中形成的各類文件、記錄，如原始憑證、報表、報告等，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)移交至檔案管理部門。3.對于外來文件，如供應(yīng)商提供的原材料質(zhì)量證明文件、客戶訂單等，相關(guān)部門應(yīng)及時收集并移交檔案管理部門。（二）整理方法1.檔案管理人員按照分類標準對收集到的檔案進行分類整理。2.每份檔案應(yīng)進行編號，并編制目錄清單，注明檔案名稱、編號、日期、來源等信息。3.對紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，進行裝訂或裝盒；對電子檔案，應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換和存儲備份，確保數(shù)據(jù)的可讀性和安全性。四、生產(chǎn)檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的檔案應(yīng)及時歸檔，按照編號順序排列存放。2.歸檔時應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、編號、歸檔日期、保管期限等內(nèi)容。（二）保管1.保管期限生產(chǎn)計劃類檔案保管期限為[X]年。生產(chǎn)工藝類檔案保管期限為[X]年。設(shè)備管理類檔案保管期限為[X]年。質(zhì)量管理類檔案保管期限為[X]年。原材料及成品管理類檔案保管期限為[X]年。人員管理類檔案保管期限為[X]年。具體保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和行業(yè)標準確定，如有特殊要求，按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.保管環(huán)境檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.檔案存儲紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，按類別和編號順序排列。電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。五、生產(chǎn)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱生產(chǎn)檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自涂改、損壞、抽取、撤換檔案。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱生產(chǎn)檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復(fù)制。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔相應(yīng)的賠償責任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的歸還情況。六、生產(chǎn)檔案的銷毀（一）銷毀條件生產(chǎn)檔案保管期滿，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可以按照規(guī)定進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行清理，編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊應(yīng)報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門指定專人負責銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。4.嚴禁擅自銷毀檔案，銷毀后的檔案應(yīng)及時清理現(xiàn)場，確保不留痕跡。七、生產(chǎn)檔案的信息化管理（一）建立電子檔案管理系統(tǒng)公司應(yīng)建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)生產(chǎn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容錄入電子檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對電子檔案進行維護，包括數(shù)據(jù)備份、系統(tǒng)升級、病毒查殺等，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。（三）安全管理1.加強電子檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.對電子檔案的操作記錄進行審計，確保操作的合規(guī)性和可追溯性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的生產(chǎn)檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對生產(chǎn)檔案管理情況進行審計，確保檔案管理工作符合法律法規(guī)和公司制度的要求。（二）考核評價1.將生產(chǎn)檔案管理工作納入各部門的績效考