PAGE生產(chǎn)企業(yè)單據(jù)管理制度一、總則（一）目的為加強生產(chǎn)企業(yè)單據(jù)管理，規(guī)范單據(jù)的填制、傳遞、審核、保管等流程，確保生產(chǎn)經(jīng)營活動中各類業(yè)務(wù)信息的準(zhǔn)確記錄和有效流轉(zhuǎn)，提高企業(yè)管理效率，保障財務(wù)數(shù)據(jù)的真實性、完整性和及時性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本企業(yè)實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本生產(chǎn)企業(yè)各部門涉及的各類單據(jù)管理，包括但不限于采購訂單、生產(chǎn)工單、領(lǐng)料單、入庫單、銷售訂單、發(fā)貨單、發(fā)票等。（三）基本原則1.合法性原則：單據(jù)的管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)規(guī)定，確保單據(jù)的取得、使用和保管合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：單據(jù)內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確地反映業(yè)務(wù)實際情況，數(shù)據(jù)填寫規(guī)范、清晰，避免錯誤和遺漏。3.完整性原則：各類單據(jù)應(yīng)具備完整的要素，包括日期、編號、業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、經(jīng)辦人員簽字等，確保單據(jù)能夠全面記錄業(yè)務(wù)信息。4.及時性原則：單據(jù)應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生時及時填制，并按照規(guī)定的流程及時傳遞、審核和處理，不得積壓延誤。5.保密性原則：涉及企業(yè)商業(yè)秘密和敏感信息的單據(jù)，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、單據(jù)的分類及定義（一）采購類單據(jù)1.采購訂單：企業(yè)向供應(yīng)商發(fā)出的訂購貨物或服務(wù)的書面文件，明確采購的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨日期等條款。2.采購發(fā)票：供應(yīng)商開具的證明采購業(yè)務(wù)發(fā)生的憑證，包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等，是企業(yè)進(jìn)行賬務(wù)處理和稅務(wù)抵扣的重要依據(jù)。3.收貨單：記錄所采購貨物實際收到情況的單據(jù)，由倉庫保管人員簽收，注明貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息。（二）生產(chǎn)類單據(jù)1.生產(chǎn)工單：下達(dá)生產(chǎn)任務(wù)的指令性文件，明確產(chǎn)品的型號、規(guī)格、數(shù)量、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)部門、預(yù)計開工日期和完工日期等內(nèi)容。2.領(lǐng)料單：生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)工單填寫的領(lǐng)取原材料及輔助材料的單據(jù)，注明領(lǐng)料的品種、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。3.生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤表：用于記錄產(chǎn)品在生產(chǎn)過程中各工序的實際完成情況、工時消耗、質(zhì)量檢驗結(jié)果等信息的表格，以便及時掌握生產(chǎn)進(jìn)度。（三）銷售類單據(jù)1.銷售訂單：企業(yè)與客戶簽訂的銷售貨物或提供服務(wù)的協(xié)議，明確銷售的產(chǎn)品或服務(wù)的品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨日期、付款方式等條款。2.發(fā)貨單：企業(yè)向客戶發(fā)貨時開具的單據(jù)，注明發(fā)貨的產(chǎn)品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、客戶名稱、發(fā)貨日期等信息，作為貨物已發(fā)出的證明。3.銷售發(fā)票：企業(yè)向客戶開具的確認(rèn)銷售收入的憑證，包括增值稅專用發(fā)票、普通發(fā)票等，是企業(yè)進(jìn)行賬務(wù)處理和稅務(wù)申報的重要依據(jù)。（四）庫存類單據(jù)1.入庫單：記錄貨物驗收入庫情況的單據(jù)，由倉庫保管人員根據(jù)收貨單填制，注明入庫貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源等信息。2.出庫單：記錄貨物發(fā)出情況的單據(jù)，包括銷售出庫、生產(chǎn)領(lǐng)料出庫、其他出庫等，注明出庫貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、去向等信息。3.庫存盤點表：定期對庫存貨物進(jìn)行盤點后編制的表格，反映庫存貨物的實際數(shù)量、賬面數(shù)量、盤盈盤虧情況等信息。（五）其他類單據(jù)1.費用報銷單：員工因公務(wù)支出費用后填寫的報銷申請單據(jù)，注明費用的類別、金額、事由、報銷日期等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。2.借款單：員工因公務(wù)需要向企業(yè)借款時填寫的單據(jù)，注明借款金額、借款事由、預(yù)計還款日期等信息。3.內(nèi)部審批單：用于企業(yè)內(nèi)部各類審批事項的單據(jù)，如費用報銷審批、采購審批、銷售合同審批等，記錄審批流程和審批意見。三、單據(jù)的填制要求（一）基本要求1.單據(jù)應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆（銀行復(fù)寫賬簿除外）。2.填寫內(nèi)容應(yīng)清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖補。如有錯誤，應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行更正，并加蓋更正人員的印章或簽字。3.單據(jù)上的各項內(nèi)容應(yīng)填寫齊全，不得遺漏。（二）具體要求1.日期：填寫業(yè)務(wù)發(fā)生的實際日期，年、月、日應(yīng)填寫完整，不得簡寫。2.編號：各類單據(jù)應(yīng)按照規(guī)定的編號規(guī)則進(jìn)行編號，確保編號的唯一性和連續(xù)性。編號應(yīng)填寫在單據(jù)的指定位置，不得空缺或重復(fù)。3.業(yè)務(wù)內(nèi)容：詳細(xì)、準(zhǔn)確地描述業(yè)務(wù)的性質(zhì)、內(nèi)容、數(shù)量、金額等信息，不得模糊不清或含混表述。4.金額：填寫大小寫金額，且大小寫金額必須一致。金額數(shù)字的填寫應(yīng)規(guī)范，符合財務(wù)會計制度的要求。5.經(jīng)辦人員簽字：由直接經(jīng)辦業(yè)務(wù)的人員簽字確認(rèn)，以明確責(zé)任。簽字應(yīng)清晰可辨，不得代簽。四、單據(jù)的傳遞流程（一）采購類單據(jù)傳遞流程1.采購訂單：采購部門根據(jù)采購需求填制采購訂單，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，加蓋企業(yè)公章或合同專用章，一份留存采購部門，一份交供應(yīng)商，一份交財務(wù)部門作為付款依據(jù)（如有預(yù)付款項）。2.采購發(fā)票：供應(yīng)商將采購發(fā)票開具后，先交采購部門核對發(fā)票內(nèi)容與采購訂單是否一致。核對無誤后，采購部門填寫發(fā)票傳遞單，注明發(fā)票號碼、金額、供應(yīng)商名稱等信息，連同發(fā)票一并交財務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理和稅務(wù)認(rèn)證。3.收貨單：貨物到達(dá)企業(yè)后，倉庫保管人員根據(jù)送貨單驗收貨物，并填寫收貨單。收貨單一式多聯(lián)，倉庫留存一聯(lián)，一聯(lián)交采購部門核對貨物數(shù)量與采購訂單是否相符，一聯(lián)交財務(wù)部門作為入賬依據(jù)。采購部門核對后，將收貨單傳遞給財務(wù)部門。（二）生產(chǎn)類單據(jù)傳遞流程1.生產(chǎn)工單：生產(chǎn)計劃部門根據(jù)銷售訂單、庫存情況等制定生產(chǎn)計劃，并下達(dá)生產(chǎn)工單。生產(chǎn)工單一式多聯(lián)，生產(chǎn)計劃部門留存一聯(lián)，一聯(lián)交生產(chǎn)部門作為生產(chǎn)依據(jù)，一聯(lián)交倉庫作為領(lǐng)料依據(jù)，一聯(lián)交財務(wù)部門作為成本核算依據(jù)。2.領(lǐng)料單：生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)工單填寫領(lǐng)料單，注明領(lǐng)料的品種、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。領(lǐng)料單一式多聯(lián)，生產(chǎn)部門留存一聯(lián)，一聯(lián)交倉庫作為發(fā)貨依據(jù)，一聯(lián)交財務(wù)部門作為成本核算依據(jù)。倉庫根據(jù)領(lǐng)料單發(fā)料后，將領(lǐng)料單傳遞給財務(wù)部門。3.生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤表：生產(chǎn)車間在生產(chǎn)過程中，按照規(guī)定的時間間隔填寫生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤表，記錄產(chǎn)品在各工序的實際完成情況、工時消耗、質(zhì)量檢驗結(jié)果等信息。生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤表一式多聯(lián)，生產(chǎn)車間留存一聯(lián)，一聯(lián)交生產(chǎn)計劃部門進(jìn)行生產(chǎn)進(jìn)度監(jiān)控，一聯(lián)交財務(wù)部門作為成本核算和進(jìn)度分析依據(jù)。（三）銷售類單據(jù)傳遞流程1.銷售訂單：銷售部門與客戶簽訂銷售訂單后，銷售訂單一式多聯(lián)，銷售部門留存一聯(lián)，一聯(lián)交生產(chǎn)計劃部門安排生產(chǎn)，一聯(lián)交倉庫作為備貨依據(jù)，一聯(lián)交財務(wù)部門作為銷售核算依據(jù)。2.發(fā)貨單：倉庫根據(jù)銷售訂單和生產(chǎn)進(jìn)度備貨后，開具發(fā)貨單。發(fā)貨單一式多聯(lián)，倉庫留存一聯(lián)，一聯(lián)交運輸部門作為發(fā)貨依據(jù)，一聯(lián)交銷售部門作為貨物已發(fā)出的證明，一聯(lián)交財務(wù)部門作為銷售收入確認(rèn)的依據(jù)。運輸部門發(fā)貨后，將發(fā)貨單傳遞給財務(wù)部門。3.銷售發(fā)票：財務(wù)部門根據(jù)發(fā)貨單和銷售訂單開具銷售發(fā)票。銷售發(fā)票一式多聯(lián)，一聯(lián)交客戶，一聯(lián)交財務(wù)部門留存作為記賬憑證，一聯(lián)交稅務(wù)部門作為納稅申報依據(jù)。（四）庫存類單據(jù)傳遞流程1.入庫單：倉庫保管人員根據(jù)收貨單填制入庫單，注明入庫貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、來源等信息。入庫單一式多聯(lián)，倉庫留存一聯(lián)，一聯(lián)交采購部門核對入庫情況，一聯(lián)交財務(wù)部門作為存貨增加的記賬依據(jù)。采購部門核對后，將入庫單傳遞給財務(wù)部門。2.出庫單：倉庫根據(jù)領(lǐng)料單、發(fā)貨單等開具出庫單，注明出庫貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、去向等信息。出庫單一式多聯(lián)，倉庫留存一聯(lián)，一聯(lián)交領(lǐng)料部門或客戶作為領(lǐng)用或收貨證明，一聯(lián)交財務(wù)部門作為存貨減少的記賬依據(jù)。財務(wù)部門根據(jù)出庫單進(jìn)行成本核算和賬務(wù)處理。3.庫存盤點表：倉庫定期對庫存貨物進(jìn)行盤點，編制庫存盤點表。庫存盤點表一式多聯(lián)，倉庫留存一聯(lián)，一聯(lián)交財務(wù)部門作為賬實核對和調(diào)整存貨賬務(wù)的依據(jù)。財務(wù)部門根據(jù)庫存盤點表進(jìn)行存貨清查和賬務(wù)處理。（五）其他類單據(jù)傳遞流程1.費用報銷單：員工填寫費用報銷單，注明費用的類別、金額、事由、報銷日期等信息，并附上相關(guān)的發(fā)票、收據(jù)等原始憑證。費用報銷單先由部門負(fù)責(zé)人審核簽字，再交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，交企業(yè)負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，財務(wù)部門予以報銷付款。2.借款單：員工填寫借款單，注明借款金額、借款事由、預(yù)計還款日期等信息。借款單先由部門負(fù)責(zé)人審核簽字，再交財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核通過后，交企業(yè)負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，財務(wù)部門支付借款。員工還款時，填寫還款單，交財務(wù)部門核銷借款。3.內(nèi)部審批單：根據(jù)不同的審批事項，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或人員發(fā)起內(nèi)部審批單，按照規(guī)定的審批流程依次進(jìn)行審批。審批完成后，內(nèi)部審批單交相關(guān)部門或人員留存，作為業(yè)務(wù)辦理的依據(jù)和記錄。五、單據(jù)的審核（一）審核職責(zé)分工1.采購類單據(jù)審核：采購部門負(fù)責(zé)審核采購訂單的合理性和準(zhǔn)確性，財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購發(fā)票的合法性、真實性和與采購訂單的一致性。2.生產(chǎn)類單據(jù)審核：生產(chǎn)計劃部門負(fù)責(zé)審核生產(chǎn)工單的合理性和可行性，生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)審核領(lǐng)料單的真實性和準(zhǔn)確性，財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤表的完整性以及與生產(chǎn)工單、領(lǐng)料單的關(guān)聯(lián)性。3.銷售類單據(jù)審核：銷售部門負(fù)責(zé)審核銷售訂單的條款合理性和客戶信用情況，財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核銷售發(fā)票的開具是否符合稅務(wù)規(guī)定以及與銷售訂單、發(fā)貨單的一致性。4.庫存類單據(jù)審核：倉庫保管人員負(fù)責(zé)審核入庫單和出庫單的貨物數(shù)量準(zhǔn)確性，財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核庫存盤點表的賬實相符情況以及存貨成本核算的準(zhǔn)確性。5.其他類單據(jù)審核：部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核費用報銷單和借款單的合理性和真實性，財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核費用報銷單和借款單的合規(guī)性以及與相關(guān)制度的符合情況。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：審核單據(jù)的取得、使用和保管是否符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)規(guī)定，是否存在違法違規(guī)行為。2.真實性審核：審核單據(jù)所記錄的業(yè)務(wù)是否真實發(fā)生，相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容、金額、數(shù)量等信息是否與實際情況相符，防止虛假單據(jù)。3.準(zhǔn)確性審核：審核單據(jù)填寫的內(nèi)容是否準(zhǔn)確無誤,數(shù)據(jù)計算是否正確，編號是否連續(xù)，簽字是否齊全等。4.完整性審核：審核單據(jù)是否具備完整的要素，各項內(nèi)容是否填寫齊全，相關(guān)附件是否完整。5.關(guān)聯(lián)性審核：審核單據(jù)之間的邏輯關(guān)系是否清晰，是否相互印證，如采購訂單與采購發(fā)票、收貨單之間，生產(chǎn)工單與領(lǐng)料單、生產(chǎn)進(jìn)度跟蹤表之間，銷售訂單與發(fā)貨單、銷售發(fā)票之間等。（三）審核流程1.經(jīng)辦人員將填制好的單據(jù)提交給本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成審核，并簽署審核意見。2.經(jīng)過部門負(fù)責(zé)人審核后的單據(jù)，按照規(guī)定的傳遞流程流轉(zhuǎn)到相關(guān)審核部門。審核部門應(yīng)在收到單據(jù)后的規(guī)定時間內(nèi)進(jìn)行審核，并簽署審核意見。3.對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，審核部門應(yīng)及時與經(jīng)辦人員溝通，要求其進(jìn)行更正或補充相關(guān)資料。經(jīng)辦人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)完成整改，并重新提交審核。4.所有審核通過的單據(jù)，按照規(guī)定的流程進(jìn)行后續(xù)處理，如入賬、付款、歸檔等。審核未通過的單據(jù)，不得進(jìn)行后續(xù)處理，應(yīng)返回經(jīng)辦人員重新辦理。六、單據(jù)的保管（一）保管責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)本部門所產(chǎn)生和使用單據(jù)的保管工作，指定專人負(fù)責(zé)單據(jù)的收集、整理、歸檔和保管。2.財務(wù)部門負(fù)責(zé)對涉及財務(wù)核算和稅務(wù)處理的單據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一保管，并按照會計檔案管理的要求進(jìn)行整理、歸檔和存放。（二）保管期限1.一般情況下，單據(jù)的保管期限為[X]年。對于涉及重要經(jīng)濟業(yè)務(wù)、稅務(wù)事項、法律糾紛等的單據(jù)，應(yīng)按照國家法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定延長保管期限。2.保管期限屆滿后，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀時應(yīng)進(jìn)行登記，記錄銷毀的單據(jù)名稱、數(shù)量、日期等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。（三）保管方式1.單據(jù)應(yīng)分類存放，按照編號順序或業(yè)務(wù)類別進(jìn)行整理，便于查找和核對。2.對于紙質(zhì)單據(jù)，應(yīng)存放在專用的檔案柜中，確保存放環(huán)境干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲。3.對于電子單據(jù)，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行分類保存。備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失。4.建立單據(jù)保管臺賬，詳細(xì)記錄單據(jù)的種類、編號、日期、來源、去向、保管期限等信息，以便對單據(jù)的保管情況進(jìn)行跟蹤和查詢。七、單據(jù)的查詢與調(diào)閱（一）查詢權(quán)限1.各部門內(nèi)部人員因工作需要查詢本部門所產(chǎn)生和保管的單據(jù)，應(yīng)向本部門單據(jù)保管責(zé)任人提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行查詢。2.財務(wù)部門人員因財務(wù)核算、審計、稅務(wù)申報等工作需要查詢涉及財務(wù)相關(guān)的單據(jù)，可直接在財務(wù)部門內(nèi)部進(jìn)行查詢。如需查詢其他部門的單據(jù)，應(yīng)向相關(guān)部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后進(jìn)行查詢。3.企業(yè)外部人員（如審計機構(gòu)、稅務(wù)機關(guān)、司法機關(guān)等）因工作需要查詢企業(yè)單據(jù)，應(yīng)按照國家法律法規(guī)和相關(guān)規(guī)定辦理正式的查詢手續(xù)，經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由財務(wù)部門或相關(guān)部門配合提供查詢服務(wù)。（二）調(diào)閱程序1.因工作需要調(diào)閱單據(jù)的人員，應(yīng)填寫調(diào)閱申請單，注明調(diào)閱單據(jù)的名稱、編號、調(diào)閱原因、調(diào)閱期限等信息。2.調(diào)閱申請單經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，交單據(jù)保管部門負(fù)責(zé)人審批。審批通過后，單據(jù)保管部門