PAGE生產(chǎn)臺(tái)賬記錄管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司生產(chǎn)臺(tái)賬記錄管理，規(guī)范生產(chǎn)過(guò)程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)記錄，確保生產(chǎn)信息的準(zhǔn)確性、完整性和可追溯性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有生產(chǎn)相關(guān)活動(dòng)的臺(tái)賬記錄管理，包括但不限于原材料采購(gòu)、生產(chǎn)流程、質(zhì)量檢驗(yàn)、設(shè)備維護(hù)、人員出勤等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：臺(tái)賬記錄應(yīng)如實(shí)反映生產(chǎn)活動(dòng)的實(shí)際情況，不得虛報(bào)、瞞報(bào)或篡改數(shù)據(jù)。2.準(zhǔn)確性原則：記錄數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，確保各項(xiàng)信息的精確性，避免因數(shù)據(jù)錯(cuò)誤導(dǎo)致決策失誤。3.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)過(guò)程的各個(gè)方面，不得遺漏重要信息，保證臺(tái)賬記錄的全面性。4.及時(shí)性原則：按照規(guī)定的時(shí)間及時(shí)記錄生產(chǎn)數(shù)據(jù)，不得拖延，確保信息的時(shí)效性。5.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行記錄，保證臺(tái)賬的規(guī)范性和一致性。6.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密和敏感信息的臺(tái)賬記錄，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、臺(tái)賬記錄的內(nèi)容與要求（一）原材料采購(gòu)臺(tái)賬1.記錄內(nèi)容原材料名稱、規(guī)格型號(hào)、供應(yīng)商名稱及聯(lián)系方式。采購(gòu)日期、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)價(jià)格、采購(gòu)批次號(hào)。原材料質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告編號(hào)及結(jié)果。2.要求采購(gòu)訂單、發(fā)票等原始憑證應(yīng)妥善保存，作為臺(tái)賬記錄的依據(jù)。對(duì)每一批次原材料的質(zhì)量檢驗(yàn)情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，確保原材料質(zhì)量符合生產(chǎn)要求。（二）生產(chǎn)流程臺(tái)賬1.記錄內(nèi)容生產(chǎn)訂單編號(hào)、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)數(shù)量。各生產(chǎn)工序的開(kāi)始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、操作人員姓名。生產(chǎn)過(guò)程中使用的設(shè)備編號(hào)、設(shè)備運(yùn)行狀況記錄。生產(chǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的異常情況及處理措施。2.要求按照生產(chǎn)訂單的執(zhí)行順序，詳細(xì)記錄每個(gè)工序的生產(chǎn)情況，確保生產(chǎn)流程清晰可查。設(shè)備運(yùn)行狀況記錄應(yīng)包括設(shè)備的開(kāi)機(jī)時(shí)間、停機(jī)時(shí)間、故障情況等，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)設(shè)備問(wèn)題并進(jìn)行維護(hù)。對(duì)于生產(chǎn)過(guò)程中的異常情況，應(yīng)詳細(xì)記錄發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、現(xiàn)象及采取的處理措施，分析原因并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。（三）質(zhì)量檢驗(yàn)臺(tái)賬1.記錄內(nèi)容檢驗(yàn)批次號(hào)、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、檢驗(yàn)數(shù)量。檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)結(jié)果。檢驗(yàn)人員姓名、檢驗(yàn)日期。不合格產(chǎn)品的處理情況，包括返工、報(bào)廢等。2.要求嚴(yán)格按照產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，確保檢驗(yàn)結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。對(duì)不合格產(chǎn)品應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并及時(shí)采取相應(yīng)的處理措施，跟蹤處理結(jié)果，防止不合格產(chǎn)品流入下一道工序或市場(chǎng)。定期對(duì)質(zhì)量檢驗(yàn)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)質(zhì)量狀況，為質(zhì)量改進(jìn)提供依據(jù)。（四）設(shè)備維護(hù)臺(tái)賬1.記錄內(nèi)容設(shè)備編號(hào)、設(shè)備名稱、型號(hào)規(guī)格、購(gòu)置日期。設(shè)備維護(hù)計(jì)劃及執(zhí)行情況，包括維護(hù)時(shí)間、維護(hù)內(nèi)容、維護(hù)人員。設(shè)備故障維修記錄，包括故障發(fā)生時(shí)間、故障現(xiàn)象、維修措施、維修時(shí)間、維修人員。設(shè)備保養(yǎng)記錄，如潤(rùn)滑、清潔、緊固等保養(yǎng)工作的執(zhí)行情況。設(shè)備維修費(fèi)用及備件更換記錄。2.要求根據(jù)設(shè)備的使用情況和維護(hù)要求，制定詳細(xì)的設(shè)備維護(hù)計(jì)劃，并嚴(yán)格按照計(jì)劃執(zhí)行。對(duì)設(shè)備故障應(yīng)及時(shí)記錄，分析故障原因，采取有效的維修措施，確保設(shè)備盡快恢復(fù)正常運(yùn)行。做好設(shè)備保養(yǎng)工作，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命，提高設(shè)備運(yùn)行效率。定期對(duì)設(shè)備維護(hù)費(fèi)用和備件更換情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，合理控制維護(hù)成本。（五）人員出勤臺(tái)賬1.記錄內(nèi)容員工姓名、部門(mén)、崗位。出勤日期、出勤時(shí)間、請(qǐng)假情況（請(qǐng)假類型、請(qǐng)假時(shí)間）、加班情況（加班時(shí)間、加班原因）。2.要求員工應(yīng)按照公司規(guī)定的考勤制度如實(shí)記錄出勤情況，不得遲到、早退、曠工。請(qǐng)假和加班情況應(yīng)提前按照規(guī)定辦理手續(xù)，并在臺(tái)賬中準(zhǔn)確記錄。定期對(duì)人員出勤情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為人力資源管理提供數(shù)據(jù)支持。三、臺(tái)賬記錄的填寫(xiě)規(guī)范（一）填寫(xiě)要求1.臺(tái)賬記錄應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫(xiě)，字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色筆填寫(xiě)。2.填寫(xiě)內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，不得有空缺或遺漏。如有錯(cuò)誤需要更正，應(yīng)采用劃紅線更正法，在錯(cuò)誤處劃紅線，然后在上方填寫(xiě)正確內(nèi)容，并加蓋更正人員印章。3.對(duì)于需要簽字確認(rèn)的欄目，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)簽字，不得代簽。（二）填寫(xiě)格式1.臺(tái)賬記錄應(yīng)按照預(yù)先設(shè)計(jì)的格式進(jìn)行填寫(xiě)，各欄目之間應(yīng)保持整齊、規(guī)范。2.日期格式統(tǒng)一為“年/月/日”，數(shù)字填寫(xiě)應(yīng)規(guī)范，如“2023/05/10”。3.數(shù)量、金額等數(shù)字應(yīng)填寫(xiě)準(zhǔn)確，小數(shù)點(diǎn)后保留位數(shù)應(yīng)符合要求。四、臺(tái)賬記錄的審核與批準(zhǔn)（一）審核流程1.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)臺(tái)賬記錄的填寫(xiě)工作，填寫(xiě)完成后，由部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核內(nèi)容包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等，確保臺(tái)賬記錄符合本制度要求。審核無(wú)誤后，在臺(tái)賬記錄上簽字確認(rèn)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)涉及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的臺(tái)賬記錄進(jìn)行審核，如采購(gòu)成本、維修費(fèi)用等，審核重點(diǎn)為數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。審核通過(guò)后，簽字確認(rèn)。4.質(zhì)量部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)量檢驗(yàn)臺(tái)賬記錄進(jìn)行審核，確保檢驗(yàn)數(shù)據(jù)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)規(guī)定。審核完成后，簽字確認(rèn)。（二）批準(zhǔn)權(quán)限1.一般生產(chǎn)臺(tái)賬記錄經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)和質(zhì)量部門(mén)審核通過(guò)后，即可生效。2.對(duì)于涉及重大生產(chǎn)決策、重要財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)或關(guān)鍵質(zhì)量問(wèn)題的臺(tái)賬記錄，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，方可作為正式記錄存檔。五、臺(tái)賬記錄的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.臺(tái)賬記錄應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。電子文檔應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，按照年度、部門(mén)、臺(tái)賬類型等進(jìn)行分類文件夾管理。2.紙質(zhì)文檔應(yīng)按照順序裝訂成冊(cè)，在文檔封面注明臺(tái)賬名稱、年度、月份等信息，并妥善存放于專門(mén)的檔案柜中。（二）保管期限1.原材料采購(gòu)臺(tái)賬、生產(chǎn)流程臺(tái)賬、設(shè)備維護(hù)臺(tái)賬等與生產(chǎn)過(guò)程密切相關(guān)的臺(tái)賬記錄，保管期限為自生產(chǎn)結(jié)束后至少五年。2.質(zhì)量檢驗(yàn)臺(tái)賬記錄應(yīng)長(zhǎng)期保存，以便隨時(shí)查閱產(chǎn)品質(zhì)量歷史數(shù)據(jù)。3.人員出勤臺(tái)賬記錄保管期限為自記錄年度結(jié)束后至少兩年。（三）保管要求1.電子文檔應(yīng)定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，如外部硬盤(pán)、磁帶等。2.紙質(zhì)文檔應(yīng)妥善保管，防止受潮、發(fā)霉、損壞等情況發(fā)生。檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥，并有防蟲(chóng)、防火、防盜等措施。3.臺(tái)賬記錄的存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)安全保密，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。如需查閱臺(tái)賬記錄，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。六、臺(tái)賬記錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱臺(tái)賬記錄的，應(yīng)填寫(xiě)《臺(tái)賬查閱申請(qǐng)表》，注明查閱臺(tái)賬的名稱、查閱原因、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)查閱。查閱時(shí)應(yīng)在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出檔案管理部門(mén)。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)等原因需要查閱公司臺(tái)賬記錄的，必須持有正式的查閱函，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。查閱過(guò)程中，公司應(yīng)安排專人陪同，嚴(yán)格控制查閱范圍和查閱時(shí)間。（二）使用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)愛(ài)護(hù)臺(tái)賬記錄，不得在記錄上涂改、標(biāo)記、污損或撕毀。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將臺(tái)賬記錄歸還檔案管理部門(mén)，并辦理歸還手續(xù)。2.臺(tái)賬記錄僅供查閱和內(nèi)部使用，未經(jīng)公司書(shū)面同意，任何單位和個(gè)人不得將臺(tái)賬記錄提供給第三方或用于其他非公司規(guī)定的用途。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)機(jī)密和敏感信息的臺(tái)賬記錄，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。如有違反，將依法追究其法律責(zé)任。七、臺(tái)賬記錄的銷毀（一）銷毀條件1.臺(tái)賬記錄保管期限屆滿，且已不再具有查閱和使用價(jià)值的，可以進(jìn)行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、管理變革等原因，某些臺(tái)賬記錄已失去原有作用，經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)審核批準(zhǔn)后，可以提前銷毀。（二）銷毀流程1.由檔案管理部門(mén)提出臺(tái)賬記錄銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《臺(tái)賬銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀臺(tái)賬的名稱、年度、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門(mén)、質(zhì)量部門(mén)審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)組織實(shí)施臺(tái)賬記錄的銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等。4.臺(tái)賬記錄銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保記錄信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀記錄應(yīng)作為檔案資料保存至少兩年。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立專門(mén)的臺(tái)賬記錄管理監(jiān)督小組，定期對(duì)各部門(mén)臺(tái)賬記錄管理情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括臺(tái)賬記錄的填寫(xiě)、審核、存儲(chǔ)、保管、查閱等環(huán)節(jié)是否符合本制度要求。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定詳細(xì)的檢查計(jì)劃和檢查表，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)記錄，并下達(dá)整改通知書(shū)，要求責(zé)任部門(mén)限期整改。3.各部門(mén)應(yīng)積極配合監(jiān)督小組的檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)臺(tái)賬記錄和資料，不得拒絕或隱瞞。（二）考核機(jī)制1.將臺(tái)賬記錄管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)臺(tái)賬記錄管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門(mén)和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)于臺(tái)賬記錄管理工作存在問(wèn)題的部門(mén)