PAGE生產(chǎn)技術(shù)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)技術(shù)檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)經(jīng)營活動中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及生產(chǎn)技術(shù)檔案管理的部門和人員，包括但不限于生產(chǎn)部門、技術(shù)研發(fā)部門、質(zhì)量控制部門、設(shè)備管理部門等。（三）定義1.生產(chǎn)技術(shù)檔案：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的，具有保存價值的各種文件、資料、記錄等，包括但不限于生產(chǎn)工藝文件、技術(shù)圖紙、設(shè)備檔案、質(zhì)量檢驗(yàn)報告、操作規(guī)程、維修記錄等。2.歸檔：將生產(chǎn)技術(shù)檔案按照規(guī)定的程序和要求，整理、分類、編號后移交檔案管理部門保存的過程。3.借閱：因工作需要，經(jīng)批準(zhǔn)后從檔案管理部門查閱、借出生產(chǎn)技術(shù)檔案的行為。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司生產(chǎn)技術(shù)檔案由檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：生產(chǎn)技術(shù)檔案應(yīng)如實(shí)反映生產(chǎn)經(jīng)營活動的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的生產(chǎn)技術(shù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的使用效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置及人員配備公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)生產(chǎn)技術(shù)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門主要職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定檔案管理工作的具體實(shí)施細(xì)則。2.負(fù)責(zé)生產(chǎn)技術(shù)檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、編目、上架等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全生產(chǎn)技術(shù)檔案的檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，做好檔案的安全保管工作，確保檔案不受損壞、丟失和泄密。5.按照規(guī)定的期限和程序，對到期檔案進(jìn)行鑒定、銷毀工作。6.負(fù)責(zé)檔案的借閱、歸還登記工作，對借閱檔案的使用情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保檔案的安全使用。7.定期對生產(chǎn)技術(shù)檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷完善檔案管理制度和工作流程。8.協(xié)助其他部門做好檔案的整理、歸檔工作，提供檔案管理方面的咨詢和培訓(xùn)服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.生產(chǎn)工藝文件：包括工藝流程圖、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝卡片等。2.技術(shù)圖紙：包括產(chǎn)品設(shè)計圖紙、工裝模具圖紙、設(shè)備裝配圖紙等。3.設(shè)備檔案：包括設(shè)備選型報告、設(shè)備購置合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄、設(shè)備報廢記錄等。4.質(zhì)量檢驗(yàn)報告：包括原材料檢驗(yàn)報告、半成品檢驗(yàn)報告、成品檢驗(yàn)報告、質(zhì)量統(tǒng)計報表等。5.生產(chǎn)記錄：包括生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、生產(chǎn)日報表、生產(chǎn)月報表、生產(chǎn)臺賬等。6.技術(shù)研發(fā)資料：包括研發(fā)項目立項報告、研發(fā)項目可行性研究報告、研發(fā)項目實(shí)驗(yàn)記錄、研發(fā)項目成果報告等。7.其他與生產(chǎn)技術(shù)相關(guān)的文件、資料、記錄等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門生產(chǎn)技術(shù)檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案收集范圍，對本部門形成的各類文件、資料、記錄進(jìn)行認(rèn)真梳理，及時收集歸檔，不得遺漏。3.對于外來文件，如供應(yīng)商提供的技術(shù)資料、客戶反饋的質(zhì)量問題等，應(yīng)及時進(jìn)行登記，并移交檔案管理部門歸檔。4.檔案收集人員應(yīng)確保收集的檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自修改、刪除檔案內(nèi)容。（三）檔案整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計。（四）檔案整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將生產(chǎn)技術(shù)檔案分為生產(chǎn)工藝類、技術(shù)圖紙類、設(shè)備檔案類、質(zhì)量檢驗(yàn)類、生產(chǎn)記錄類、技術(shù)研發(fā)類等類別。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的原則，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行整理、修補(bǔ)和裝訂，確保檔案的整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容，便于檔案的檢索和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔程序1.各部門檔案收集人員將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門接收檔案后，按照檔案整理要求進(jìn)行再次審核和整理。3.審核無誤后，檔案管理部門將檔案進(jìn)行編號、編目，并填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。4.檔案管理部門將歸檔后的檔案按照類別和編號順序上架存放。（二）檔案保管期限1.生產(chǎn)技術(shù)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司生產(chǎn)技術(shù)發(fā)展歷史、具有重要憑證作用和長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長期保管：凡是在一定時期內(nèi)對公司生產(chǎn)經(jīng)營活動有重要參考價值的檔案，應(yīng)長期保管，保管期限一般為10年至50年。4.短期保管：凡是在較短時間內(nèi)對公司生產(chǎn)經(jīng)營活動有一定參考價值的檔案，應(yīng)短期保管，保管期限一般為1年至10年。（三）檔案保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制，確保檔案的完整性。5.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的借閱與利用（一）檔案借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱生產(chǎn)技術(shù)檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、用途等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行審核，對符合借閱條件的，予以辦理借閱手續(xù)，并將檔案交借閱人當(dāng)面清點(diǎn)簽字。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等，如有違反，檔案管理部門有權(quán)收回檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰。5.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)負(fù)責(zé)賠償。（二）檔案利用方式1.查閱：借閱人可在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.復(fù)?。喝缧鑿?fù)印檔案，借閱人應(yīng)填寫《檔案復(fù)印申請表》，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可復(fù)印。復(fù)印的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門的印章，并注明復(fù)印日期。3.摘錄：借閱人如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并在摘錄的內(nèi)容上簽字確認(rèn)。摘錄的內(nèi)容應(yīng)注明出處和日期。（三）檔案利用記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案的借閱和利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱時間（精確到分鐘）、借閱人姓名、部門、檔案名稱、編號、借閱期限、歸還時間、利用方式（查閱、復(fù)印、摘錄）等內(nèi)容。利用記錄應(yīng)定期整理歸檔，以便查詢和統(tǒng)計。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價值，對到期檔案進(jìn)行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。3.檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（三）檔案銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對到期檔案進(jìn)行逐卷鑒定，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀申請表》。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施檔案銷毀工作。3.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀清冊應(yīng)包括檔案名稱、編號、日期、保管期限、銷毀原因、銷毀方式、監(jiān)銷人等內(nèi)容，銷毀清冊應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）檔案信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的生產(chǎn)技術(shù)檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，方便檔案的查詢和利用，為公司生產(chǎn)經(jīng)營活動提供有力支持。（二）檔案信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、內(nèi)容摘要等。2.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.檔案借閱：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，提高借閱管理的效率和準(zhǔn)確性。4.檔案統(tǒng)計：對檔案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.系統(tǒng)安全：設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保檔案信息的安全保密，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和操作。（三）檔案數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子檔案進(jìn)行圖像處理，包括去噪、去污、裁剪、糾偏等操作，提高圖像質(zhì)量。3.對電子檔案進(jìn)行分類、