PAGE生產(chǎn)車間檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)生產(chǎn)車間檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在生產(chǎn)、管理、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司生產(chǎn)車間的各類檔案管理工作，包括但不限于生產(chǎn)記錄、設(shè)備檔案、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全管理檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則生產(chǎn)車間檔案由車間檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映生產(chǎn)車間的實(shí)際工作情況，不得弄虛作假。3.保密性原則對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善生產(chǎn)車間檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。4.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備和維護(hù)。5.負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂等工作。2.負(fù)責(zé)檔案的保管，確保檔案的安全和完整。3.負(fù)責(zé)檔案的借閱登記和歸還工作，嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。4.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)和分析工作，及時(shí)向上級(jí)匯報(bào)檔案管理情況。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理的其他工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)提供檔案利用所需的資料。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.生產(chǎn)記錄包括生產(chǎn)日?qǐng)?bào)表、生產(chǎn)臺(tái)賬、設(shè)備運(yùn)行記錄、工藝參數(shù)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等。2.設(shè)備檔案包括設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄、設(shè)備報(bào)廢記錄等。3.工藝文件包括工藝流程圖、工藝卡、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝變更記錄等。4.質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告包括原材料檢驗(yàn)報(bào)告、半成品檢驗(yàn)報(bào)告、成品檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故報(bào)告等。5.安全管理檔案包括安全管理制度、安全檢查記錄、安全培訓(xùn)記錄、安全事故報(bào)告等。6.其他檔案與生產(chǎn)車間工作相關(guān)的其他文件、資料、圖表等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地收集齊全。2.檔案收集人員應(yīng)按照檔案管理部門規(guī)定的時(shí)間和要求，將收集到的檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)移交的檔案，對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為生產(chǎn)記錄、設(shè)備檔案、工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、安全管理檔案等類別。2.編號(hào)對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)管理，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.文件排列按照檔案形成的時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保檔案的有序存放。4.裝訂對(duì)紙張較小或較薄的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。5.編目編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，便于查詢和利用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的結(jié)果，及時(shí)將檔案進(jìn)行歸檔，確保檔案的有序存放。2.歸檔的檔案應(yīng)填寫檔案盒封面和脊背的相關(guān)信息，包括檔案編號(hào)、名稱、保管期限等。3.檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好。（二）保管期限1.生產(chǎn)記錄一般保管期限為[X]年，重要的生產(chǎn)記錄保管期限為[X]年。2.設(shè)備檔案自設(shè)備報(bào)廢或停用之日起保管[X]年。3.工藝文件長(zhǎng)期保管。4.質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告一般保管期限為[X]年，重要的質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告保管期限為[X]年。5.安全管理檔案自事故處理完畢之日起保管[X]年。（三）保管措施1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失或損壞。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因業(yè)務(wù)往來需要查閱檔案，但必須經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]天，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制檔案應(yīng)注明用途，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、檔案名稱、檔案編號(hào)等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值進(jìn)行鑒定，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)予以銷毀。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，提出銷毀意見。2.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并將檔案銷毀清冊(cè)存檔。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，填寫檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)及時(shí)報(bào)送檔案管理部門負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.公司內(nèi)部機(jī)構(gòu)調(diào)整或人員變動(dòng)時(shí)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)辦理檔案移交手續(xù)。2