PAGE食品生產(chǎn)文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司食品生產(chǎn)文件管理，確保文件的有效性、完整性和可追溯性，規(guī)范食品生產(chǎn)過(guò)程，保障食品安全，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司食品生產(chǎn)過(guò)程中涉及的各類文件，包括但不限于生產(chǎn)操作規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、記錄表格、管理制度等。（三）職責(zé)分工1.文件管理部門負(fù)責(zé)文件的統(tǒng)一歸口管理，包括文件的起草、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收、歸檔、保管等工作。2.各部門負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的編寫、修訂、執(zhí)行和保管，并及時(shí)向文件管理部門提交文件的更新需求。3.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對(duì)文件的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保文件的有效實(shí)施，并對(duì)文件的適用性提出評(píng)估意見(jiàn)。（四）文件管理原則1.合法性原則文件內(nèi)容必須符合國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，確保食品生產(chǎn)活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則文件應(yīng)準(zhǔn)確反映食品生產(chǎn)過(guò)程和質(zhì)量控制要求，避免模糊不清或歧義性表述。3.完整性原則文件應(yīng)涵蓋食品生產(chǎn)的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括原材料采購(gòu)、生產(chǎn)加工、包裝儲(chǔ)存、檢驗(yàn)檢測(cè)等，確保生產(chǎn)過(guò)程的全面管理。4.可追溯性原則文件應(yīng)具備可追溯性，能夠清晰記錄食品生產(chǎn)過(guò)程中的各項(xiàng)信息，以便在需要時(shí)進(jìn)行查詢和追溯。5.動(dòng)態(tài)管理原則根據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的更新以及公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的變化，及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行修訂和完善，確保文件的有效性。二、文件的分類與編號(hào)（一）文件分類1.管理文件包括公司的各項(xiàng)管理制度、崗位職責(zé)、工作流程等，用于規(guī)范公司內(nèi)部管理活動(dòng)。2.技術(shù)文件涵蓋生產(chǎn)操作規(guī)程、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范、工藝流程圖等，指導(dǎo)食品生產(chǎn)過(guò)程的具體操作和質(zhì)量控制。3.記錄文件如生產(chǎn)記錄、檢驗(yàn)記錄、設(shè)備維護(hù)記錄、人員培訓(xùn)記錄等，用于記錄食品生產(chǎn)過(guò)程中的各項(xiàng)活動(dòng)和數(shù)據(jù)。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則文件編號(hào)采用統(tǒng)一格式，由部門代碼、文件類別代碼、年份代碼、流水號(hào)組成。例如：[部門代碼][文件類別代碼][年份代碼][流水號(hào)]2.部門代碼按照公司各部門的名稱縮寫確定，如生產(chǎn)部為“SC”，質(zhì)量部為“ZL”，采購(gòu)部為“CG”等。3.文件類別代碼管理文件用“GL”表示，技術(shù)文件用“JS”表示，記錄文件用“JL”表示。4.年份代碼采用公元紀(jì)年的后兩位數(shù)字表示，如2023年表示為“23”。5.流水號(hào)按照文件發(fā)布的先后順序依次編排，從001開始。三、文件的起草與修訂（一）起草要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確起草人員應(yīng)深入了解食品生產(chǎn)過(guò)程和相關(guān)要求，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確反映實(shí)際操作和管理需求。2.格式規(guī)范按照公司統(tǒng)一的文件格式要求進(jìn)行起草，包括字體、字號(hào)、排版等，確保文件的規(guī)范性和一致性。3.引用標(biāo)準(zhǔn)文件中引用的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，并注明標(biāo)準(zhǔn)名稱和版本號(hào)。（二）起草流程1.需求提出各部門根據(jù)工作需要，提出文件起草需求，填寫《文件起草申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明文件的名稱、目的、適用范圍、主要內(nèi)容等。2.審批《文件起草申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至文件管理部門。文件管理部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估，確定是否需要起草文件。如需起草，指定起草人員，并安排相關(guān)培訓(xùn)。3.起草起草人員按照要求進(jìn)行文件起草工作，完成后提交至文件管理部門。（三）修訂要求1.定期評(píng)審文件管理部門定期組織對(duì)現(xiàn)有文件進(jìn)行評(píng)審，根據(jù)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化以及公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的實(shí)際情況，確定是否需要修訂文件。2.及時(shí)修訂當(dāng)文件內(nèi)容出現(xiàn)以下情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修訂：法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)生變化；公司生產(chǎn)工藝、設(shè)備、原材料等發(fā)生重大變更；文件執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題或缺陷；其他需要修訂文件的情況。3.修訂流程修訂流程與起草流程基本一致，由相關(guān)部門提出修訂申請(qǐng)，經(jīng)審批后由指定人員進(jìn)行修訂，修訂完成后提交至文件管理部門審核。四、文件的審核與批準(zhǔn)（一）審核1.部門審核文件起草完成后，首先由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容符合本部門的工作實(shí)際和要求，審核通過(guò)后提交至文件管理部門。2.歸口審核文件管理部門對(duì)文件進(jìn)行歸口審核，重點(diǎn)審核文件的格式、編號(hào)、內(nèi)容完整性、與其他文件的協(xié)調(diào)性等，審核通過(guò)后提交至相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）批準(zhǔn)1.一般文件批準(zhǔn)一般性文件由公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)發(fā)布。2.重要文件批準(zhǔn)涉及食品安全關(guān)鍵環(huán)節(jié)、重大質(zhì)量問(wèn)題、公司戰(zhàn)略決策等重要文件，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)發(fā)布。五、文件的發(fā)放與回收（一）發(fā)放1.發(fā)放范圍確定文件管理部門根據(jù)文件的適用范圍，確定文件的發(fā)放部門和人員名單。2.發(fā)放方式文件發(fā)放采用紙質(zhì)版和電子版相結(jié)合的方式。紙質(zhì)版文件由文件管理部門統(tǒng)一打印、蓋章后發(fā)放至各部門；電子版文件通過(guò)公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)發(fā)送至相關(guān)人員郵箱。3.發(fā)放記錄文件管理部門建立《文件發(fā)放登記表》，詳細(xì)記錄文件的發(fā)放日期、發(fā)放部門、發(fā)放人員、文件名稱及編號(hào)等信息，確保文件發(fā)放的可追溯性。（二）回收1.回收原因當(dāng)文件進(jìn)行修訂、作廢或不再適用時(shí)，文件管理部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員回收文件。2.回收方式紙質(zhì)版文件由文件管理部門統(tǒng)一回收，電子版文件由相關(guān)人員自行刪除或按照文件管理部門要求進(jìn)行處理。3.回收記錄文件管理部門建立《文件回收登記表》，記錄文件的回收日期、回收部門、回收人員、文件名稱及編號(hào)等信息。六、文件的歸檔與保管（一）歸檔要求1.及時(shí)歸檔文件管理部門應(yīng)在文件發(fā)布或修訂完成后，及時(shí)將文件進(jìn)行歸檔，確保文件的完整性和可追溯性。2.分類歸檔按照文件的分類，將紙質(zhì)版和電子版文件分別進(jìn)行歸檔。紙質(zhì)版文件應(yīng)按照類別和編號(hào)順序裝訂成冊(cè)，存放于文件柜中；電子版文件應(yīng)按照類別和年份建立文件夾，存儲(chǔ)于公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中。3.標(biāo)識(shí)清晰歸檔文件應(yīng)在文件封面或文件夾上標(biāo)注文件名稱、編號(hào)、類別、歸檔日期等信息，便于查找和管理。（二）保管期限1.永久保管涉及食品安全法律法規(guī)、公司重要決策、長(zhǎng)期有效的管理制度等文件，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他文件根據(jù)其重要性和使用頻率，確定保管期限，一般為310年。保管期限屆滿后，經(jīng)文件管理部門評(píng)估，確無(wú)保留價(jià)值的文件，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（三）保管環(huán)境1.紙質(zhì)文件保管環(huán)境紙質(zhì)文件應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防潮的文件柜中，避免文件受潮、發(fā)霉、損壞。2.電子文件保管環(huán)境電子文件應(yīng)存儲(chǔ)于安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，確保文件的安全性和保密性。七、文件的查閱與借閱（一）查閱1.查閱范圍公司內(nèi)部人員因工作需要，可查閱與其工作相關(guān)的文件。2.查閱流程查閱人員填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文件管理部門查閱文件。查閱過(guò)程中，查閱人員應(yīng)遵守文件管理規(guī)定，不得擅自復(fù)印、拍照、涂改文件內(nèi)容。3.查閱記錄文件管理部門建立《文件查閱登記表》，記錄查閱日期、查閱人員、查閱文件名稱及編號(hào)、查閱目的等信息。（二）借閱1.借閱范圍因特殊原因需要借閱文件的，應(yīng)經(jīng)文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱范圍一般限于公司內(nèi)部人員，外部單位或個(gè)人如需借閱，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。2.借閱流程借閱人員填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和文件管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到文件管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在文件上進(jìn)行任何形式的標(biāo)記或損壞。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還文件。3.借閱記錄文件管理部門建立《文件借閱登記表》，記錄借閱日期、借閱人員、借閱文件名稱及編號(hào)、借閱期限、歸還日期等信息。八、文件的銷毀（一）銷毀條件1.文件保管期限屆滿，且確無(wú)保留價(jià)值；2.文件所涉及的事項(xiàng)已完成，且不再需要使用該文件；3.文件因法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的變化或公司內(nèi)部管理要求的調(diào)整，已被新的文件替代，且原文件不再適用。（二）銷毀流程1.申請(qǐng)文件管理部門定期對(duì)到期或不再適用的文件進(jìn)行清理，填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明文件的名稱、編號(hào)、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息，提交至部門負(fù)責(zé)人審核。2.審批《文件銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.銷毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)后，