行政事務(wù)處理流程手冊(cè)含各部門協(xié)調(diào)規(guī)范前言為規(guī)范公司行政事務(wù)處理流程，明確各部門職責(zé)分工，提高跨部門協(xié)作效率，保證行政工作有序、高效開展，特制定本手冊(cè)。本手冊(cè)適用于公司各部門日常行政事務(wù)處理，涵蓋辦公物資管理、會(huì)議組織、差旅安排、文件流轉(zhuǎn)、固定資產(chǎn)管理、印章使用及訪客接待等場(chǎng)景，旨在為員工提供標(biāo)準(zhǔn)化操作指引，減少溝通成本，降低行政風(fēng)險(xiǎn)。目錄第一章行政事務(wù)概述第二章行政事務(wù)通用處理流程第三章各部門協(xié)調(diào)規(guī)范第四章常見行政事務(wù)處理細(xì)則第五章關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與注意事項(xiàng)第六章附件第一章行政事務(wù)概述1.1行政事務(wù)定義與范圍行政事務(wù)是指為保障公司日常運(yùn)營(yíng)而開展的各類支持性工作，主要包括：辦公物資采購(gòu)、領(lǐng)用與管理；各類會(huì)議（內(nèi)部會(huì)議、外部會(huì)議、視頻會(huì)議）的組織與服務(wù)；員工國(guó)內(nèi)/國(guó)際差旅安排與費(fèi)用管理；公司文件、合同、檔案的流轉(zhuǎn)與歸檔；固定資產(chǎn)（辦公設(shè)備、家具、IT設(shè)備等）采購(gòu)、登記、維護(hù)與報(bào)廢；公章、合同章、財(cái)務(wù)章等印章的規(guī)范使用與管理；訪客接待（客戶考察、合作伙伴交流等）安排與服務(wù)；其他后勤保障類事務(wù)（如辦公環(huán)境維護(hù)、車輛調(diào)度等）。1.2行政事務(wù)處理原則標(biāo)準(zhǔn)化：遵循統(tǒng)一流程和規(guī)范，保證操作一致性；高效性：簡(jiǎn)化審批環(huán)節(jié)，明確時(shí)限要求，提升處理效率；協(xié)同性：跨部門事務(wù)提前溝通，明確職責(zé)邊界，避免推諉；合規(guī)性：嚴(yán)格執(zhí)行公司制度及國(guó)家法律法規(guī)，保證流程合法合規(guī)；可追溯性：關(guān)鍵環(huán)節(jié)留存書面記錄，便于查詢與審計(jì)。第二章行政事務(wù)通用處理流程所有行政事務(wù)均需遵循“發(fā)起-初審-協(xié)調(diào)-審批-執(zhí)行-反饋-歸檔”的閉環(huán)流程，具體步驟2.1事務(wù)發(fā)起發(fā)起主體：需求部門員工或指定接口人；發(fā)起方式：通過(guò)OA系統(tǒng)或《行政事務(wù)申請(qǐng)單》（見附件1）提交，明確以下信息：事務(wù)類型（如“辦公物資申領(lǐng)”“會(huì)議組織”等）；事由、具體需求（如物資名稱、規(guī)格、數(shù)量；會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)等）；預(yù)算金額（涉及費(fèi)用的事務(wù)需提供）；希望完成時(shí)限；附件材料（如報(bào)價(jià)單、會(huì)議議程草案等）。2.2部門初審責(zé)任主體：需求部門負(fù)責(zé)人；審核內(nèi)容：事務(wù)必要性（是否符合部門工作需求）；需求合理性（如物資數(shù)量是否與崗位匹配、會(huì)議規(guī)格是否符合公司標(biāo)準(zhǔn)）；預(yù)算準(zhǔn)確性（費(fèi)用是否在部門預(yù)算范圍內(nèi)）。審核結(jié)果：通過(guò)則流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；不通過(guò)則退回需求部門并說(shuō)明原因。2.3跨部門協(xié)調(diào)（如涉及）適用場(chǎng)景：事務(wù)需其他部門配合（如大型會(huì)議需IT部支持設(shè)備、差旅需財(cái)務(wù)部預(yù)支款項(xiàng)）；協(xié)調(diào)方式：由行政部（或事務(wù)發(fā)起部門）牽頭，通過(guò)OA系統(tǒng)發(fā)送《跨部門協(xié)調(diào)函》（見附件2）或召開協(xié)調(diào)會(huì)，明確：配合部門需完成的工作（如“IT部需在會(huì)議前2小時(shí)調(diào)試好投影設(shè)備”）；完成時(shí)限；責(zé)任接口人（如“IT部接口人：工程師，聯(lián)系方式：”）。反饋要求：配合部門需在1個(gè)工作日內(nèi)確認(rèn)是否可支持，如需調(diào)整需及時(shí)提出。2.4審批確認(rèn)審批層級(jí)：根據(jù)事務(wù)類型及金額確定審批人（詳見公司《權(quán)限管理制度》），常見審批權(quán)限日常辦公物資（金額≤500元）：行政部經(jīng)理*審批；大額物資采購(gòu)（金額＞500元）或大型會(huì)議（參會(huì)人數(shù)≥50人）：分管行政副總*審批；差旅、固定資產(chǎn)采購(gòu)等：需經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人、行政部、財(cái)務(wù)部聯(lián)合審批，最終由總經(jīng)理*審批。審批時(shí)限：審批人需在1-2個(gè)工作日內(nèi)完成審批，逾期未視為默認(rèn)通過(guò)。2.5執(zhí)行落實(shí)責(zé)任主體：行政部為執(zhí)行主體，需求部門配合；執(zhí)行要點(diǎn)：嚴(yán)格按照審批結(jié)果執(zhí)行，不得擅自變更需求（如物資采購(gòu)需選擇指定供應(yīng)商、會(huì)議需按預(yù)定方案組織）；執(zhí)行過(guò)程中如遇問題（如供應(yīng)商臨時(shí)缺貨），需及時(shí)向?qū)徟藚R報(bào)并調(diào)整方案。2.6結(jié)果反饋反饋內(nèi)容：事務(wù)完成后，執(zhí)行部門需向需求部門及審批人反饋結(jié)果，包括：完成情況（如“辦公物資已發(fā)放至各部門”“會(huì)議紀(jì)要已同步至全體參會(huì)人員”）；實(shí)際費(fèi)用（與預(yù)算差異需說(shuō)明原因）；相關(guān)憑證（如采購(gòu)發(fā)票、會(huì)議照片等）。反饋方式：通過(guò)OA系統(tǒng)或郵件發(fā)送《行政事務(wù)完成報(bào)告》（見附件3）。2.7資料歸檔歸檔責(zé)任：行政部指定專人負(fù)責(zé)；歸檔范圍：《行政事務(wù)申請(qǐng)單》、審批記錄、協(xié)調(diào)函、完成報(bào)告、相關(guān)憑證等；歸檔要求：按事務(wù)類型分類編號(hào)，保存期限不少于3年（重要文件如合同需永久保存）。第三章各部門協(xié)調(diào)規(guī)范3.1部門職責(zé)分工部門行政事務(wù)職責(zé)行政部統(tǒng)籌行政事務(wù)管理；辦公物資采購(gòu)與發(fā)放；會(huì)議組織與后勤保障；固定資產(chǎn)與印章管理；訪客接待統(tǒng)籌。財(cái)務(wù)部行政事務(wù)預(yù)算審核；費(fèi)用報(bào)銷審批；采購(gòu)付款流程對(duì)接；差旅費(fèi)用預(yù)支與結(jié)算。人力資源部員工入職/離職辦公物資配置；部門間人員協(xié)調(diào)涉及行政事務(wù)的審批；員工差旅政策解釋。IT部辦公設(shè)備（電腦、打印機(jī)等）安裝與維護(hù)；視頻會(huì)議系統(tǒng)調(diào)試；網(wǎng)絡(luò)與信息安全支持。需求部門提出行政事務(wù)需求；配合需求審核與執(zhí)行；反饋使用體驗(yàn)與改進(jìn)建議。3.2跨部門協(xié)調(diào)機(jī)制聯(lián)席會(huì)議：每月召開一次行政工作聯(lián)席會(huì)，由行政部經(jīng)理*主持，各部門負(fù)責(zé)人參加，溝通上月事務(wù)處理情況，協(xié)調(diào)解決跨部門問題；緊急協(xié)調(diào)：突發(fā)緊急事務(wù)（如重要客戶臨時(shí)來(lái)訪），由行政部經(jīng)理*直接對(duì)接相關(guān)部門，保證2小時(shí)內(nèi)響應(yīng)；溝通渠道：日常事務(wù)通過(guò)OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，緊急事務(wù)可通過(guò)企業(yè)/電話聯(lián)系（需同步發(fā)送書面記錄），重要事務(wù)需形成會(huì)議紀(jì)要并郵件確認(rèn)。3.3常見事務(wù)對(duì)接部門事務(wù)類型主要負(fù)責(zé)部門配合部門辦公物資采購(gòu)行政部財(cái)務(wù)部（預(yù)算）、需求部門大型會(huì)議組織行政部IT部（設(shè)備）、業(yè)務(wù)部（議程）員工差旅安排需求部門行政部（預(yù)訂）、財(cái)務(wù)部（費(fèi)用）固定資產(chǎn)報(bào)廢行政部IT部（設(shè)備數(shù)據(jù)）、財(cái)務(wù)部（賬務(wù)）印章使用行政部法務(wù)部（合同類文件）、需求部門第四章常見行政事務(wù)處理細(xì)則4.1辦公物資管理4.1.1申領(lǐng)流程員工通過(guò)OA系統(tǒng)提交《辦公物資申領(lǐng)單》，選擇物資類型（如文具、耗材等）及數(shù)量；部門負(fù)責(zé)人審核必要性；行政部核對(duì)庫(kù)存（常規(guī)物資需庫(kù)存≥3天用量，不足則觸發(fā)采購(gòu)流程）；行政部發(fā)放物資，員工簽字確認(rèn)。4.1.2采購(gòu)流程行政部根據(jù)庫(kù)存及需求制定采購(gòu)計(jì)劃，填寫《物資采購(gòu)申請(qǐng)表》；財(cái)務(wù)部審核預(yù)算；分管副總審批；行政部選擇3家以上比價(jià)（緊急事務(wù)可單一來(lái)源采購(gòu)，需說(shuō)明原因），簽訂采購(gòu)合同；物資入庫(kù)后，行政部驗(yàn)收并登記臺(tái)賬，發(fā)放至需求部門。4.1.3注意事項(xiàng)嚴(yán)禁超量申領(lǐng)，每月25日為“物資盤點(diǎn)日”，各部門需配合行政部核對(duì)庫(kù)存；辦公物資僅限辦公使用，嚴(yán)禁私用或外借；新員工入職由人力資源部統(tǒng)一配置基礎(chǔ)物資（筆、筆記本、文件夾等），部門可補(bǔ)充崗位專用物資。4.2會(huì)議組織4.2.1內(nèi)部會(huì)議發(fā)起部門提前2個(gè)工作日通過(guò)OA系統(tǒng)提交《會(huì)議審批表》，明確會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、議程及所需設(shè)備；行政部協(xié)調(diào)會(huì)議室（優(yōu)先使用視頻會(huì)議室，減少場(chǎng)地沖突）；會(huì)前1天，行政部發(fā)送會(huì)議通知至參會(huì)人員，同步會(huì)議資料；會(huì)中行政部負(fù)責(zé)簽到、設(shè)備調(diào)試、茶水服務(wù)；會(huì)后2個(gè)工作日內(nèi)，行政部整理會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)發(fā)起部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后分發(fā)，并歸檔。4.2.2外部會(huì)議發(fā)起部門提前3個(gè)工作日提交《外部會(huì)議申請(qǐng)表》，附會(huì)議邀請(qǐng)函、議程及參會(huì)人員名單；需分管副總審批（涉及重要客戶或高層參會(huì)需總經(jīng)理*審批）；行政部負(fù)責(zé)預(yù)訂會(huì)議室、布置會(huì)場(chǎng)（如橫幅、席卡）、安排茶歇及翻譯服務(wù)（如需）；會(huì)后由業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)跟進(jìn)會(huì)議成果，行政部協(xié)助整理接待記錄。4.2.3注意事項(xiàng)會(huì)議需提前10分鐘開始，主持人嚴(yán)格控制時(shí)間；嚴(yán)禁將涉密會(huì)議內(nèi)容通過(guò)非加密渠道傳播；視頻會(huì)議需提前測(cè)試設(shè)備，保證網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定。4.3差旅安排4.3.1國(guó)內(nèi)差旅員工提前3個(gè)工作日通過(guò)OA系統(tǒng)提交《差旅審批單》，附出差事由、行程計(jì)劃、預(yù)算明細(xì)；部門負(fù)責(zé)人審核出差必要性；行政部根據(jù)公司差旅標(biāo)準(zhǔn)（如交通方式、住宿標(biāo)準(zhǔn)）審核預(yù)算；財(cái)務(wù)部確認(rèn)預(yù)算后，員工可通過(guò)公司合作平臺(tái)預(yù)訂機(jī)票/車票、酒店（需選擇協(xié)議酒店）；出差歸來(lái)5個(gè)工作日內(nèi)，員工提交報(bào)銷單（附發(fā)票、行程單），財(cái)務(wù)部審核后打款。4.3.2國(guó)際差旅員工提前7個(gè)工作日提交《國(guó)際差旅申請(qǐng)表》，附邀請(qǐng)函、簽證材料、行程計(jì)劃；需部門負(fù)責(zé)人、行政部、財(cái)務(wù)部、總經(jīng)理*聯(lián)合審批；行政部協(xié)助辦理簽證、預(yù)訂國(guó)際機(jī)票及住宿；出差前需參加外事培訓(xùn)，知曉目的地風(fēng)俗及安全須知；報(bào)銷時(shí)需提供外匯兌換證明及英文發(fā)票。4.3.4注意事項(xiàng)差旅需優(yōu)先選擇公共交通，緊急情況可申請(qǐng)用車（需提前1天向行政部報(bào)備）；住宿超標(biāo)部分需自理（特殊情況需提前審批）；出差期間需保持通訊暢通，每日向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)工作進(jìn)展。4.4印章使用4.4.1使用流程申請(qǐng)人填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明文件名稱、份數(shù)、用途及使用范圍；部門負(fù)責(zé)人審核文件內(nèi)容合規(guī)性；行政部核對(duì)用印權(quán)限（如合同章需法務(wù)部審核，公章需總經(jīng)理*審批）；用印人在行政部監(jiān)督下蓋章，填寫《印章使用登記表》（包括用印日期、文件編號(hào)、經(jīng)辦人）；用印文件需留存復(fù)印件，行政部歸檔。4.4.2注意事項(xiàng)嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同上蓋章；印章攜帶需經(jīng)總經(jīng)理*批準(zhǔn)，由行政部專人負(fù)責(zé)；如印章遺失，需立即向行政部及人力資源部報(bào)備，并登報(bào)聲明作廢。第五章關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與注意事項(xiàng)5.1時(shí)效性風(fēng)險(xiǎn)行政事務(wù)需提前申請(qǐng)（如會(huì)議至少提前2天、差旅國(guó)內(nèi)提前3天、國(guó)際提前7天），避免因準(zhǔn)備不足影響工作；審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批，逾期未審批的，發(fā)起部門可向行政部反饋，由行政部催辦。5.2合規(guī)性風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)、差旅、費(fèi)用報(bào)銷等需嚴(yán)格遵守公司制度及國(guó)家法律法規(guī)，嚴(yán)禁虛報(bào)冒領(lǐng)、違規(guī)采購(gòu)；印章使用、文件流轉(zhuǎn)需保證內(nèi)容真實(shí)、合法，涉及法律風(fēng)險(xiǎn)的文件需經(jīng)法務(wù)部審核。5.3溝通風(fēng)險(xiǎn)跨部門事務(wù)需明確接口人，避免多頭溝通；重要事務(wù)（如大型活動(dòng)、重要接待）需提前召開協(xié)調(diào)會(huì)，保證各部門信息同步。5.4資料管理風(fēng)險(xiǎn)所有行政事務(wù)需留存完整記錄（申請(qǐng)單、審批表、憑證等），便于追溯；涉密文件需按公司保密管理規(guī)定管理，嚴(yán)禁隨意復(fù)制、外傳。第六章附件附件1：《行政事務(wù)申請(qǐng)單》事務(wù)類型□辦公物資□會(huì)議□差旅□固定資產(chǎn)□印章使用□其他申請(qǐng)人*部門：*聯(lián)系方式電話：*郵箱：*事由與需求（詳細(xì)說(shuō)明，如“申領(lǐng)A4紙10包，用于部門日常打印”）預(yù)算金額￥*希望完成時(shí)限：年月*日附件材料（如報(bào)價(jià)單、會(huì)議議程等）部門負(fù)責(zé)人審核意見：□同意□不同意（原因：）簽字：日期：*行政部審核意見：□同意□不同意（原因：）簽字：日期：*審批人意見意見：□同意□不同意（原因：）簽字：日期：*附件2：《跨部門協(xié)調(diào)函》協(xié)調(diào)事務(wù)*協(xié)調(diào)部門：*協(xié)調(diào)內(nèi)容（需配合部門完成的工作，如“提供會(huì)議投影設(shè)備并調(diào)試”）完成時(shí)限年月日時(shí)前協(xié)調(diào)部門意見□同意□需調(diào)整（調(diào)整需求：）簽字：日期：*備注（