派遣員工檔案管理制度一、總則為了加強派遣員工檔案管理，規(guī)范檔案的建立、保管、利用和銷毀等工作，維護檔案的真實性、完整性和安全性，保障派遣員工的合法權益，根據國家有關法律法規(guī)和政策規(guī)定，結合本公司實際情況，制定本制度。本制度適用于與本公司簽訂勞務派遣協(xié)議，由本公司派遣至用工單位工作的所有員工（以下簡稱“派遣員工”）。派遣員工檔案管理工作遵循集中統(tǒng)一、分級管理、真實準確、安全保密的原則，確保檔案的有效利用和妥善保管。二、檔案管理職責（一）人力資源部門職責1.負責制定和完善派遣員工檔案管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.組織開展派遣員工檔案的收集、整理、歸檔、保管、借閱等工作。3.定期對檔案進行檢查和清理，確保檔案的完整性和準確性。4.負責與用工單位溝通協(xié)調，及時獲取派遣員工的相關信息和資料。5.為公司內部各部門和外部相關機構提供檔案查詢和利用服務。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案管理的各項規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的接收、登記、分類、編號、裝訂、上架等。3.按照規(guī)定的保管期限和保管要求，妥善保管檔案，確保檔案的安全。4.及時更新檔案信息，保證檔案內容的時效性和準確性。5.協(xié)助人力資源部門開展檔案的查詢、借閱等服務工作。（三）用工單位職責1.及時向本公司提供派遣員工的工作表現(xiàn)、獎懲情況、培訓記錄等相關信息和資料。2.協(xié)助本公司做好派遣員工檔案的管理工作，配合檔案管理人員進行檔案的收集、整理和歸檔。三、檔案內容（一）基本信息類1.派遣員工登記表，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、聯(lián)系方式等個人基本信息。2.身份證復印件、戶口本復印件、學歷證書復印件、學位證書復印件、職業(yè)資格證書復印件等相關證件材料。3.一寸免冠照片若干張。（二）勞動合同類1.勞務派遣協(xié)議，明確本公司與用工單位之間的權利和義務。2.勞動合同，包括本公司與派遣員工簽訂的主合同以及相關的補充協(xié)議。（三）工作經歷類1.原工作單位的離職證明，證明派遣員工的工作經歷和離職情況。2.工作履歷表，記錄派遣員工的工作經歷、工作崗位、工作職責等信息。3.用工單位出具的工作表現(xiàn)鑒定，對派遣員工在本單位的工作表現(xiàn)進行評價。（四）培訓與教育類1.參加各類培訓的證書和培訓記錄，包括公司內部培訓、外部專業(yè)培訓等。2.繼續(xù)教育證書和學習成績單，反映派遣員工的學習和提升情況。（五）獎懲記錄類1.獲得的各類獎勵證書和表彰文件，如優(yōu)秀員工獎、業(yè)務競賽獎等。2.受到的各類處分文件和處罰記錄，如警告、記過、辭退等。（六）社會保險與福利類1.社會保險繳納記錄，包括養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險和生育保險的繳納情況。2.住房公積金繳納記錄，反映派遣員工的住房公積金繳存情況。3.福利享受記錄，如帶薪年假、病假、產假等的請假記錄和待遇發(fā)放情況。（七）其他類1.體檢報告，了解派遣員工的健康狀況。2.其他與派遣員工相關的重要資料和文件。四、檔案的建立（一）檔案收集1.在派遣員工入職時，人力資源部門應及時要求員工提供個人基本信息資料和相關證件復印件，并填寫派遣員工登記表。2.與用工單位簽訂勞務派遣協(xié)議后，及時獲取派遣員工的工作相關信息和資料。3.主動收集派遣員工的培訓證書、獎懲記錄、社會保險繳納證明等資料。（二）檔案審核1.檔案管理人員對收集到的檔案資料進行認真審核，確保資料的真實性、完整性和準確性。2.對于不符合要求的資料，及時通知相關人員補充或更正。（三）檔案整理與歸檔1.審核通過的檔案資料按照檔案內容分類進行整理，采用統(tǒng)一的檔案袋或檔案盒進行裝袋或裝盒。2.為每份檔案編制唯一的檔案編號，并在檔案袋或檔案盒上標注檔案編號、員工姓名、入職時間等信息。3.將整理好的檔案按照編號順序上架存放，建立檔案索引目錄，方便查詢和管理。五、檔案的保管（一）保管環(huán)境1.設立專門的檔案庫房，確保庫房通風良好、干燥、防火、防潮、防蟲、防盜。2.檔案庫房應配備必要的消防器材和防盜設備，定期進行檢查和維護，確保檔案的安全。（二）保管期限1.派遣員工檔案的保管期限分為永久保管和定期保管。2.對于涉及員工重要權益和歷史記錄的檔案，如勞動合同、獎懲記錄等，實行永久保管。3.其他一般性檔案資料，按照國家有關規(guī)定，實行定期保管，保管期限一般為1030年。（三）檔案盤點1.檔案管理人員應定期對檔案進行盤點，每年至少進行一次全面盤點。2.盤點過程中，要認真核對檔案的數(shù)量、編號、內容等信息，確保檔案的賬實相符。3.對于盤點中發(fā)現(xiàn)的問題，要及時進行處理和整改。六、檔案的利用（一）檔案查詢1.公司內部各部門因工作需要查詢派遣員工檔案時，應填寫《檔案查詢申請表》，經部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門辦理查詢手續(xù)。2.外部相關機構（如政府部門、司法機關等）因工作需要查詢派遣員工檔案時，應出具相關的正式介紹信和工作證件，經公司領導簽字批準后，由檔案管理人員陪同查詢。3.檔案管理人員應嚴格按照查詢程序辦理查詢業(yè)務，不得擅自擴大查詢范圍，確保檔案信息的安全。（二）檔案借閱1.因工作需要借閱派遣員工檔案時，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，說明借閱原因、借閱期限等，經部門負責人和公司領導簽字批準后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案的期限一般不得超過15個工作日，特殊情況需要延長借閱期限的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人應嚴格遵守檔案借閱規(guī)定，妥善保管檔案，不得轉借、涂改、損壞檔案。借閱期滿后，應及時歸還檔案，檔案管理人員要認真核對檔案內容和數(shù)量，確保檔案完整無損。（三）檔案復制1.因工作需要復制派遣員工檔案時，復制人應填寫《檔案復制申請表》，經部門負責人和公司領導簽字批準后，由檔案管理人員負責復制。2.復制的檔案資料應注明復制日期、復制人、用途等信息，并加蓋檔案管理部門的公章。3.復制人應妥善保管復制的檔案資料，不得擅自傳播和泄露檔案內容。七、檔案的更新與補充（一）信息更新1.當派遣員工的個人基本信息（如姓名、聯(lián)系方式、婚姻狀況等）發(fā)生變更時，員工應及時向人力資源部門提交變更申請和相關證明材料。2.人力資源部門應在收到申請后的5個工作日內對檔案信息進行更新，并通知檔案管理人員對紙質檔案進行相應的修改和標注。（二）資料補充1.當派遣員工獲得新的榮譽、獎勵，受到新的處分，參加新的培訓等情況時，人力資源部門應及時收集相關資料，并在10個工作日內將資料補充到員工檔案中。2.用工單位應定期向本公司提供派遣員工的工作表現(xiàn)、業(yè)績考核等信息，本公司人力資源部門應及時將這些信息整理歸檔。八、檔案的轉移與注銷（一）檔案轉移1.當派遣員工與本公司解除或終止勞務派遣關系，或因工作需要調往其他單位時，檔案管理人員應根據員工的調動通知或離職證明，辦理檔案轉移手續(xù)。2.檔案轉移時，檔案管理人員應填寫《檔案轉移登記表》，注明檔案的數(shù)量、內容、轉移原因、接收單位等信息，并將檔案密封后交由員工本人或通過機要方式寄往接收單位。3.檔案轉移后，檔案管理人員應及時注銷該員工的檔案信息，并在檔案管理系統(tǒng)中進行記錄。（二）檔案注銷1.派遣員工檔案保管期限屆滿，經鑒定確無保存價值的，應按照規(guī)定程序進行注銷。2.檔案注銷前，檔案管理人員應填寫《檔案注銷申請表》，詳細列出注銷檔案的清單、原因等，經公司領導批準后，方可進行注銷。3.檔案注銷時，應采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，要有兩人以上進行監(jiān)銷，并在《檔案銷毀記錄》上簽字確認。九、檔案保密與安全（一）保密制度1.檔案管理人員應嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)和公司的保密制度，不得泄露檔案內容。2.非檔案管理人員未經批準不得進入檔案庫房，不得查閱、復制檔案資料。3.在檔案的運輸、傳遞過程中，要采取必要的保密措施，確保檔案信息的安全。（二）安全措施1.加強檔案庫房的安全管理，安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備等，防止檔案被盜、被搶、被毀。2.定期對檔案進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案存在的問題，確保檔案的安全。3.制定檔案應急預案，在發(fā)生火災、水災、地震等自然災害或其他突發(fā)事件時，能夠及時采取有效的措施保護檔案的安全。十、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司人力資源部門應定期對派遣員工檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，檢查內容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案的完整性和準確性、檔案的安全保管等。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知書，要求相關人員限期整改。（二）考核評價1.將派遣員工檔案管理工作納入公司人力資源管理工作的考核體系，對檔案管理部門和檔案管理人員的工作進行考核評價。2.