中國(guó)電建會(huì)議室制度第一章總則第一條制度制定的政策依據(jù)為貫徹落實(shí)國(guó)家關(guān)于企業(yè)內(nèi)部管理規(guī)范化、風(fēng)險(xiǎn)防控體系化的相關(guān)法律法規(guī)，響應(yīng)行業(yè)對(duì)項(xiàng)目管理、資源配置、運(yùn)營(yíng)效率的精益化要求，同時(shí)依據(jù)中國(guó)電建集團(tuán)母公司關(guān)于強(qiáng)化內(nèi)部控制、提升管理效能的指導(dǎo)意見(jiàn)，結(jié)合本公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，特別是為有效防控會(huì)議室資源管理中的專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、提升資源使用效益，特制定本制度。本制度旨在通過(guò)系統(tǒng)化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理措施，確保會(huì)議室資源得到合理配置、高效利用，并防范潛在的資源浪費(fèi)、信息安全、設(shè)備損壞等風(fēng)險(xiǎn)。第二條適用范圍本制度適用于中國(guó)電建全體員工、各部門(mén)及下屬單位，涵蓋公司本部及所有分支機(jī)構(gòu)會(huì)議室的申請(qǐng)、使用、維護(hù)、設(shè)備管理及安全防護(hù)等全流程管理。具體適用場(chǎng)景包括但不限于：公司內(nèi)部會(huì)議、外部合作洽談、項(xiàng)目評(píng)審、培訓(xùn)講座、視頻會(huì)議及其他需要使用會(huì)議室的公務(wù)活動(dòng)。所有涉及會(huì)議室資源調(diào)配及管理的業(yè)務(wù)場(chǎng)景均須嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。第三條核心術(shù)語(yǔ)定義（一）會(huì)議室專(zhuān)項(xiàng)管理：指公司針對(duì)會(huì)議室資源從規(guī)劃、配置、分配、使用到維護(hù)的全生命周期管理活動(dòng)，包括資源需求評(píng)估、預(yù)定審批、現(xiàn)場(chǎng)管理、設(shè)備維護(hù)及風(fēng)險(xiǎn)防控等，旨在實(shí)現(xiàn)資源效益最大化與合規(guī)化運(yùn)作。（二）專(zhuān)項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)：指在會(huì)議室管理過(guò)程中可能出現(xiàn)的各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)事件，如資源沖突、設(shè)備故障、信息安全泄露、違規(guī)占用、安全隱患等，這些風(fēng)險(xiǎn)可能對(duì)公司運(yùn)營(yíng)效率、資產(chǎn)安全及合規(guī)性造成負(fù)面影響。（三）合規(guī)使用：指會(huì)議室的使用行為必須符合公司內(nèi)部管理規(guī)定及國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)要求，包括但不限于預(yù)定流程規(guī)范、設(shè)備操作標(biāo)準(zhǔn)、安全責(zé)任落實(shí)、費(fèi)用分?jǐn)倷C(jī)制等。（四）責(zé)任到人：指明確會(huì)議室管理各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人及執(zhí)行人，確保從資源審批、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督到設(shè)備維護(hù)的每一項(xiàng)工作均有明確責(zé)任人，形成閉環(huán)管理。第四條專(zhuān)項(xiàng)管理的核心原則（一）全面覆蓋：會(huì)議室專(zhuān)項(xiàng)管理須覆蓋所有會(huì)議室資源，包括不同規(guī)格、不同位置的會(huì)議室，并延伸至配套設(shè)備（如投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)、空調(diào)等）的管理范疇。（二）責(zé)任到人：建立分層級(jí)的管理責(zé)任體系，明確公司管理層、部門(mén)負(fù)責(zé)人、專(zhuān)責(zé)管理人員及基層執(zhí)行人的職責(zé)邊界，確保管理鏈條無(wú)斷點(diǎn)。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：以防范和化解會(huì)議室管理中的潛在風(fēng)險(xiǎn)為優(yōu)先事項(xiàng)，通過(guò)動(dòng)態(tài)監(jiān)控、預(yù)警處置及事后復(fù)盤(pán)，構(gòu)建主動(dòng)式風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制。（四）持續(xù)改進(jìn)：定期評(píng)估會(huì)議室管理制度的執(zhí)行效果，結(jié)合用戶反饋、技術(shù)發(fā)展及業(yè)務(wù)變化，持續(xù)優(yōu)化管理流程與資源配置方案。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條決策層職責(zé)公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)會(huì)議室專(zhuān)項(xiàng)管理承擔(dān)最終責(zé)任，負(fù)責(zé)審批管理制度及重大資源調(diào)配方案；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，主導(dǎo)制度落實(shí)、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)督及考核工作，確保管理措施與公司戰(zhàn)略目標(biāo)協(xié)同。決策層須定期聽(tīng)取專(zhuān)項(xiàng)管理報(bào)告，對(duì)重大問(wèn)題作出決策指示。第六條專(zhuān)項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)設(shè)立“會(huì)議室專(zhuān)項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組”，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括辦公室、信息技術(shù)部、后勤保障部等關(guān)鍵部門(mén)負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職能：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)各部門(mén)在會(huì)議室管理中的職責(zé)分工，解決跨部門(mén)協(xié)作難題；（二）審批年度會(huì)議室資源規(guī)劃及預(yù)算方案，對(duì)重大資源沖突進(jìn)行決策仲裁；（三）監(jiān)督專(zhuān)項(xiàng)管理制度執(zhí)行情況，對(duì)管理漏洞提出整改要求。第七條專(zhuān)項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組組成架構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室（掛靠辦公室部門(mén)），負(fù)責(zé)日常事務(wù)，成員包括：1.辦公室主任（兼領(lǐng)導(dǎo)小組秘書(shū)）：負(fù)責(zé)會(huì)議組織、文件歸檔、信息通報(bào)；2.信息技術(shù)部代表：負(fù)責(zé)視頻會(huì)議系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的技術(shù)保障；3.后勤保障部代表：負(fù)責(zé)設(shè)備維護(hù)、環(huán)境保潔及應(yīng)急物資管理；4.財(cái)務(wù)部代表：負(fù)責(zé)會(huì)議室使用成本核算及預(yù)算控制；5.各部門(mén)聯(lián)絡(luò)員：各業(yè)務(wù)部門(mén)指定專(zhuān)人（通常為行政助理）負(fù)責(zé)本部門(mén)會(huì)議室預(yù)定及使用監(jiān)督。第八條牽頭部門(mén)職責(zé)辦公室作為會(huì)議室專(zhuān)項(xiàng)管理的牽頭部門(mén)，全面負(fù)責(zé)：（一）制度制定與修訂，確保管理要求與時(shí)俱進(jìn)；（二）建立會(huì)議室資源數(shù)據(jù)庫(kù)，動(dòng)態(tài)更新使用狀態(tài)；（三）開(kāi)展定期風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，識(shí)別資源分配中的薄弱環(huán)節(jié)；（四）組織專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，提升全員管理意識(shí)與操作規(guī)范。第九條專(zhuān)責(zé)部門(mén)職責(zé)信息技術(shù)部、后勤保障部為專(zhuān)責(zé)部門(mén)，分別承擔(dān)：（一）信息技術(shù)部：確保視頻會(huì)議系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，定期檢測(cè)設(shè)備故障，推廣智能化預(yù)定平臺(tái)；（二）后勤保障部：建立設(shè)備巡檢制度，制定應(yīng)急預(yù)案（如空調(diào)故障、投影儀損壞等），協(xié)調(diào)第三方服務(wù)商提供維修支持。第十條業(yè)務(wù)部門(mén)/下屬單位職責(zé)各業(yè)務(wù)部門(mén)及下屬單位須落實(shí)主體責(zé)任，包括：（一）根據(jù)實(shí)際需求提交會(huì)議室預(yù)定申請(qǐng)，不得超標(biāo)準(zhǔn)占用；（二）規(guī)范設(shè)備使用行為，避免因誤操作導(dǎo)致?lián)p壞；（三）會(huì)后及時(shí)清理現(xiàn)場(chǎng)，關(guān)閉電源，確保環(huán)境整潔；（四）發(fā)現(xiàn)違規(guī)使用或安全隱患，立即制止并上報(bào)。第十一條基層執(zhí)行崗合規(guī)操作責(zé)任（一）會(huì)議室預(yù)定人員（各部門(mén)聯(lián)絡(luò)員）須嚴(yán)格按流程審批，杜絕“優(yōu)先插隊(duì)”等違規(guī)行為；（二）現(xiàn)場(chǎng)管理員（后勤或志愿者）須核查預(yù)定信息，對(duì)未經(jīng)批準(zhǔn)的占用行為予以勸阻；（三）設(shè)備操作人員須遵守操作手冊(cè)，遇突發(fā)故障及時(shí)上報(bào)，不得擅自拆卸維修。第三章專(zhuān)項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條會(huì)議室資源規(guī)劃與配置標(biāo)準(zhǔn)（一）公司每年末組織各層級(jí)會(huì)議室需求評(píng)估，結(jié)合使用頻率、面積需求、設(shè)備配套等因素，重新規(guī)劃資源配置；（二）明確不同規(guī)格會(huì)議室的適用場(chǎng)景：小會(huì)議室（＜20人）限用于部門(mén)內(nèi)部會(huì)議，大會(huì)議室（＞100人）須優(yōu)先保障重要活動(dòng)；（三）特殊設(shè)備（如同聲傳譯系統(tǒng)、專(zhuān)業(yè)音響）需提前預(yù)約，并由信息技術(shù)部確認(rèn)可操作性。第十三條會(huì)議室預(yù)定與審批流程規(guī)范（一）采用“線上為主、線下為輔”的預(yù)定模式，通過(guò)公司統(tǒng)一OA系統(tǒng)提交申請(qǐng)，包含活動(dòng)時(shí)間、參與人數(shù)、設(shè)備需求等字段；（二）審批權(quán)限劃分：部門(mén)內(nèi)部會(huì)議由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批，跨部門(mén)會(huì)議需經(jīng)辦公室復(fù)核，涉及重大活動(dòng)（如客戶接待）須報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；（三）禁止“囤積”預(yù)定行為，同一會(huì)議室連續(xù)預(yù)定不得超過(guò)3天，特殊情況需說(shuō)明理由并報(bào)備。第十四條禁止性行為內(nèi)容（一）嚴(yán)禁未經(jīng)預(yù)定占用會(huì)議室，包括以“臨時(shí)討論”為由強(qiáng)行入席；（二）禁止在會(huì)議室從事與活動(dòng)無(wú)關(guān)的活動(dòng)（如私人聚會(huì)、設(shè)備測(cè)試）；（三）不得擅自更改或破壞會(huì)議設(shè)備，違者按設(shè)備折舊金額賠償；（四）禁止使用會(huì)議室進(jìn)行商業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，涉及收費(fèi)活動(dòng)需報(bào)財(cái)務(wù)部備案。第十五條設(shè)備使用與維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)（一）投影儀、麥克風(fēng)等設(shè)備須由使用人簽字交接，歸還時(shí)檢查功能是否完好；（二）信息技術(shù)部每月開(kāi)展一次設(shè)備巡檢，建立故障臺(tái)賬，重大故障48小時(shí)內(nèi)修復(fù)；（三）空調(diào)、照明等公共設(shè)備由后勤部門(mén)納入樓宇自控系統(tǒng)，下班后自動(dòng)關(guān)閉。第十六條信息安全管控要求（一）涉及敏感信息的會(huì)議須使用加密視頻會(huì)議系統(tǒng)，或全程開(kāi)啟“會(huì)議錄制審核”模式；（二）會(huì)后產(chǎn)生的紙質(zhì)材料由保密員統(tǒng)一回收銷(xiāo)毀，電子材料需按權(quán)限清空存儲(chǔ)設(shè)備；（三）信息技術(shù)部定期對(duì)系統(tǒng)日志進(jìn)行審計(jì)，異常登錄行為須通報(bào)相關(guān)部門(mén)。第十七條應(yīng)急響應(yīng)與處置流程（一）設(shè)備故障應(yīng)急：現(xiàn)場(chǎng)人員立即通過(guò)OA系統(tǒng)上報(bào)，后勤、信息技術(shù)部門(mén)同步響應(yīng)；（二）資源沖突應(yīng)急：辦公室建立“優(yōu)先級(jí)排序表”，遇緊急情況可臨時(shí)調(diào)配，但需事后補(bǔ)充說(shuō)明；（三）安全隱患應(yīng)急：發(fā)現(xiàn)消防通道堵塞、電路短路等問(wèn)題，立即停止使用并上報(bào)后勤保障部。第十八條費(fèi)用分?jǐn)偱c審計(jì)機(jī)制（一）公司本部會(huì)議室免費(fèi)使用，下屬單位可按使用時(shí)長(zhǎng)折算預(yù)算，納入部門(mén)成本核算；（二）涉及外部租賃（如酒店會(huì)議室）的，需經(jīng)財(cái)務(wù)部評(píng)估報(bào)價(jià)合理性，并納入年度采購(gòu)計(jì)劃；（三）每年開(kāi)展一次會(huì)議室使用效率審計(jì)，對(duì)長(zhǎng)期閑置的會(huì)議室提出整改建議。第四章專(zhuān)項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制（一）辦公室每年聯(lián)合各專(zhuān)責(zé)部門(mén)評(píng)估制度執(zhí)行效果，收集用戶反饋，于每年第四季度修訂制度；（二）遇國(guó)家政策調(diào)整（如節(jié)能法規(guī)）或技術(shù)變革（如云會(huì)議平臺(tái)普及），須30日內(nèi)啟動(dòng)評(píng)估程序；（三）修訂后的制度需經(jīng)公司法律顧問(wèn)審核，并在OA系統(tǒng)發(fā)布，舊版自發(fā)布之日起廢止。第二十條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制（一）辦公室每季度組織一次會(huì)議室使用情況分析，重點(diǎn)監(jiān)控資源沖突率、設(shè)備故障率等指標(biāo)；（二）信息技術(shù)部每月生成視頻會(huì)議系統(tǒng)報(bào)告，對(duì)超時(shí)占用、網(wǎng)絡(luò)抖動(dòng)等問(wèn)題發(fā)布預(yù)警；（三）建立風(fēng)險(xiǎn)清單，對(duì)高頻問(wèn)題（如某會(huì)議室反復(fù)故障）制定專(zhuān)項(xiàng)整改方案。第二十一條合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)流程（一）會(huì)議室預(yù)定系統(tǒng)需設(shè)置自動(dòng)校驗(yàn)功能，對(duì)審批超期的申請(qǐng)彈出提示，防止資源浪費(fèi)；（二）財(cái)務(wù)部在審核部門(mén)費(fèi)用時(shí)，抽查會(huì)議室使用記錄，對(duì)虛報(bào)時(shí)長(zhǎng)不予報(bào)銷(xiāo)；（三）新員工入職培訓(xùn)中必須包含“會(huì)議室使用規(guī)范”模塊，考核合格后方可獨(dú)立操作。第二十二條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)分級(jí)處置（一）一般風(fēng)險(xiǎn)（如設(shè)備輕微損壞）：由專(zhuān)責(zé)部門(mén)登記后修復(fù)，費(fèi)用由責(zé)任部門(mén)承擔(dān)；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)（如系統(tǒng)癱瘓、資源沖突導(dǎo)致活動(dòng)延誤）：由領(lǐng)導(dǎo)小組啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，協(xié)調(diào)資源補(bǔ)位，事后追責(zé)相關(guān)責(zé)任人；（三）違規(guī)行為處置：依據(jù)《員工手冊(cè)》處理，情節(jié)嚴(yán)重者取消評(píng)優(yōu)資格。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制（一）明確處罰標(biāo)準(zhǔn)：未預(yù)定占用屬一般違規(guī)（通報(bào)批評(píng)），損壞設(shè)備按折舊金額1-2倍罰款；（二）建立舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工通過(guò)匿名方式反映違規(guī)行為，經(jīng)查證屬實(shí)給予獎(jiǎng)勵(lì)；（三）將制度執(zhí)行情況納入部門(mén)年度考核，連續(xù)兩次考核不合格的部門(mén)負(fù)責(zé)人需述職。第二十四條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制（一）每年6月和12月開(kāi)展制度有效性評(píng)估，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、現(xiàn)場(chǎng)抽查等方式收集數(shù)據(jù)；（二）信息技術(shù)部每半年測(cè)試一次預(yù)定系統(tǒng)的易用性，優(yōu)化界面設(shè)計(jì)；（三）對(duì)評(píng)估發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題制定“PDCA”改進(jìn)計(jì)劃，確保閉環(huán)管理。第五章專(zhuān)項(xiàng)管理保障措施第二十五條組織保障（一）公司主要負(fù)責(zé)人每年至少聽(tīng)取一次會(huì)議室管理專(zhuān)題匯報(bào)，對(duì)重大決策作出指示；（二）各部門(mén)負(fù)責(zé)人須簽署《管理責(zé)任承諾書(shū)》，明確“一崗雙責(zé)”要求；（三）領(lǐng)導(dǎo)小組召開(kāi)例會(huì)時(shí)，邀請(qǐng)外部物業(yè)專(zhuān)家作經(jīng)驗(yàn)分享，提升專(zhuān)業(yè)水平。第二十六條考核激勵(lì)機(jī)制（一）將會(huì)議室使用效率、違規(guī)次數(shù)納入部門(mén)績(jī)效考核指標(biāo)，與年度評(píng)優(yōu)直接掛鉤；（二）設(shè)立“優(yōu)秀管理員”評(píng)選，對(duì)表現(xiàn)突出的部門(mén)聯(lián)絡(luò)員給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；（三）財(cái)務(wù)部每月公示各部門(mén)會(huì)議室使用時(shí)長(zhǎng)，實(shí)行“紅黑榜”激勵(lì)。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制（一）新員工入職培訓(xùn)中強(qiáng)制加入“會(huì)議室管理”模塊，考核合格后方可預(yù)定；（二）每月發(fā)布《會(huì)議室使用指南》，通過(guò)公司內(nèi)刊、宣傳欄等渠道傳播；（三）針對(duì)特殊設(shè)備（如視頻會(huì)議系統(tǒng)）開(kāi)展專(zhuān)項(xiàng)培訓(xùn)，操作考核合格后方可使用。第二十八條信息化支撐（一）升級(jí)會(huì)議室預(yù)定系統(tǒng)，引入智能推薦功能（如根據(jù)參與人數(shù)推薦合適場(chǎng)地）；（二）建立設(shè)備管理模塊，記錄使用日志、維保歷史，實(shí)現(xiàn)“一物一檔”；（三）與安防系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)時(shí)監(jiān)控會(huì)議室使用狀態(tài)，異常情況自動(dòng)報(bào)警。第二十九條文化建設(shè)（一）發(fā)布《會(huì)議室文明使用倡議書(shū)》，倡導(dǎo)“準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束、愛(ài)護(hù)設(shè)備”；（二）設(shè)立“資源節(jié)約標(biāo)兵”，對(duì)長(zhǎng)期堅(jiān)持綠色用能的部門(mén)予以表彰；（三）將合規(guī)理念融入企業(yè)價(jià)值觀，通過(guò)案例分享強(qiáng)化全員意識(shí)。第三十條報(bào)告制度（一）每月5日前，各部門(mén)向辦公室提交上月會(huì)議室使用統(tǒng)計(jì)表，內(nèi)容包括預(yù)定場(chǎng)次、時(shí)長(zhǎng)、設(shè)備使用情況等；（二）每年1月20日前，辦公室提交《年度管理報(bào)告》，分析資源分配合理性，提出優(yōu)化建議；（三）重大風(fēng)