企業(yè)服務(wù)類采購制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法》《中華人民共和國政府采購法實(shí)施條例》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等國家法律法規(guī)，以及集團(tuán)母公司關(guān)于全面加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控、規(guī)范采購行為的相關(guān)規(guī)定制定。同時(shí)，為適應(yīng)企業(yè)內(nèi)部精細(xì)化管理的需求，有效防控采購過程中的專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，提升采購決策的科學(xué)性與合規(guī)性，特制定本制度。本制度旨在通過明確管理職責(zé)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控，確保企業(yè)服務(wù)類采購活動(dòng)的合法性、公平性與效率性，促進(jìn)企業(yè)資產(chǎn)保值增值。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工。公司所有涉及服務(wù)類采購的業(yè)務(wù)場景，包括但不限于咨詢、維修、培訓(xùn)、物流、信息技術(shù)服務(wù)等，均須嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。服務(wù)類采購活動(dòng)的主導(dǎo)方、執(zhí)行方及參與方均應(yīng)在本制度的約束范圍內(nèi)履行相應(yīng)職責(zé)，確保采購行為的合規(guī)性。第三條本制度中下列術(shù)語含義：（一）“XX專項(xiàng)管理”指企業(yè)圍繞服務(wù)類采購活動(dòng)，從需求提出、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、履約驗(yàn)收到績效評價(jià)的全流程風(fēng)險(xiǎn)管控體系，強(qiáng)調(diào)制度約束與動(dòng)態(tài)調(diào)整相結(jié)合的管理模式。（二）“XX風(fēng)險(xiǎn)”指在服務(wù)類采購過程中可能出現(xiàn)的合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、操作風(fēng)險(xiǎn)、財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)及聲譽(yù)風(fēng)險(xiǎn)等，包括但不限于供應(yīng)商資質(zhì)造假、價(jià)格串通、合同違約、履約質(zhì)量不達(dá)標(biāo)等情形。（三）“XX合規(guī)”指服務(wù)類采購活動(dòng)嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及企業(yè)內(nèi)部制度要求，確保采購行為的合法性、公平性及透明性。第四條專項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）“全面覆蓋”原則：確保所有服務(wù)類采購活動(dòng)納入制度管理范疇，不留監(jiān)管空白。（二）“責(zé)任到人”原則：明確各層級、各崗位的專項(xiàng)管理職責(zé)，建立責(zé)任追溯機(jī)制。（三）“風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向”原則：重點(diǎn)防控高風(fēng)險(xiǎn)環(huán)節(jié)，實(shí)施差異化管控措施。（四）“持續(xù)改進(jìn)”原則：定期評估專項(xiàng)管理效果，優(yōu)化制度體系與執(zhí)行流程。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對公司服務(wù)類采購專項(xiàng)管理工作負(fù)總責(zé)，對采購行為的合規(guī)性、效率性及風(fēng)險(xiǎn)防控效果承擔(dān)最終領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。分管領(lǐng)導(dǎo)作為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織制定專項(xiàng)管理制度，監(jiān)督制度執(zhí)行，并對重大采購決策進(jìn)行審批。第六條公司設(shè)立服務(wù)類采購專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長，成員包括財(cái)務(wù)部、法務(wù)部、內(nèi)審部及各主要業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全公司的專項(xiàng)管理工作，制定重大采購項(xiàng)目的決策審批標(biāo)準(zhǔn)，監(jiān)督制度執(zhí)行情況，并對專項(xiàng)管理中的重大問題進(jìn)行決策。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠于采購管理部門，負(fù)責(zé)日常事務(wù)性工作。第七條采購管理部門作為專項(xiàng)管理的牽頭部門，主要職責(zé)包括：（一）制定和完善服務(wù)類采購管理制度，明確業(yè)務(wù)流程與操作規(guī)范。（二）組織供應(yīng)商盡職調(diào)查，建立合格供應(yīng)商名錄，并定期更新。（三）監(jiān)督采購活動(dòng)的合規(guī)性，對違規(guī)行為提出處理建議。（四）開展專項(xiàng)管理培訓(xùn)，提升員工合規(guī)意識。（五）協(xié)調(diào)跨部門采購需求，確保采購資源的高效利用。第八條法務(wù)部門作為專責(zé)部門，主要職責(zé)包括：（一）審核采購合同的合法性，確保條款符合法律法規(guī)及公司制度要求。（二）參與重大采購項(xiàng)目的法律風(fēng)險(xiǎn)評估，提供合規(guī)性意見。（三）處理采購過程中的法律糾紛，維護(hù)公司合法權(quán)益。第九條財(cái)務(wù)部門作為專責(zé)部門，主要職責(zé)包括：（一）審核采購預(yù)算的合理性，監(jiān)督采購資金的合規(guī)使用。（二）參與采購付款環(huán)節(jié)的合規(guī)審查，確保資金支付符合合同約定及財(cái)務(wù)制度。（三）核算采購成本，分析采購效益，為采購決策提供財(cái)務(wù)支持。第十條各業(yè)務(wù)部門及下屬單位作為專項(xiàng)管理的執(zhí)行主體，主要職責(zé)包括：（一）提出服務(wù)類采購需求，明確服務(wù)內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及預(yù)算。（二）配合采購管理部門開展供應(yīng)商篩選，提供業(yè)務(wù)需求的技術(shù)參數(shù)。（三）參與采購項(xiàng)目的驗(yàn)收，確保服務(wù)成果符合合同約定。（四）定期總結(jié)采購經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化采購方案，降低采購成本。第十一條基層執(zhí)行崗位員工應(yīng)嚴(yán)格遵守專項(xiàng)管理制度，履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾書，確保自身操作符合制度要求。（二）及時(shí)上報(bào)采購過程中的異常情況，包括但不限于供應(yīng)商異常行為、合同條款爭議等。（三）參與培訓(xùn)，掌握合規(guī)操作技能，提升風(fēng)險(xiǎn)識別能力。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條供應(yīng)商盡職調(diào)查管理。所有服務(wù)類采購項(xiàng)目應(yīng)通過公開渠道或合格供應(yīng)商名錄篩選潛在供應(yīng)商，并對其資質(zhì)、業(yè)績、信譽(yù)及財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行綜合評估。重點(diǎn)審查供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)許可證、類似項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)及客戶評價(jià)，確保其具備履行合同的能力。禁止與存在關(guān)聯(lián)關(guān)系的供應(yīng)商開展采購合作，除非通過合法程序排除利益沖突。第十三條招標(biāo)采購流程管理。服務(wù)類采購項(xiàng)目應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，根據(jù)采購金額及復(fù)雜程度選擇招標(biāo)或非招標(biāo)方式。招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)通過合規(guī)平臺發(fā)布招標(biāo)公告，明確采購需求、評審標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)間安排。非招標(biāo)項(xiàng)目應(yīng)采用詢價(jià)、競爭性談判等方式，并履行相應(yīng)審批程序。所有采購決策不得基于個(gè)人偏好或利益輸送，確保評審過程的透明性。第十四條合同簽訂與履行管理。采購合同應(yīng)明確服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、交付時(shí)間、付款方式、違約責(zé)任等關(guān)鍵條款，并由法務(wù)部門進(jìn)行合法性審核。合同簽訂后，雙方應(yīng)簽署電子或紙質(zhì)版本，并歸檔保存。采購管理部門應(yīng)跟蹤合同履行情況，確保供應(yīng)商按約定提供服務(wù)，對違約行為及時(shí)采取補(bǔ)救措施。第十五條履約驗(yàn)收管理。服務(wù)類采購項(xiàng)目的驗(yàn)收應(yīng)由業(yè)務(wù)部門主導(dǎo)，采購管理部門、財(cái)務(wù)部門及第三方機(jī)構(gòu)（如適用）共同參與。驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)基于合同約定及行業(yè)規(guī)范，驗(yàn)收結(jié)果應(yīng)形成書面記錄，作為付款及績效評價(jià)的依據(jù)。禁止為順利付款而降低驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，確保服務(wù)成果的質(zhì)量。第十六條付款管理。采購付款應(yīng)嚴(yán)格基于合同約定及驗(yàn)收結(jié)果，財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核付款申請的合規(guī)性，確保資金支付符合預(yù)算及財(cái)務(wù)制度。對存在違約風(fēng)險(xiǎn)的供應(yīng)商，應(yīng)采取分期付款或擔(dān)保等控制措施，降低資金風(fēng)險(xiǎn)。第十七條供應(yīng)商績效評價(jià)。采購管理部門應(yīng)建立供應(yīng)商績效評價(jià)體系，根據(jù)服務(wù)質(zhì)量、履約及時(shí)性、價(jià)格合理性及配合度等指標(biāo)對供應(yīng)商進(jìn)行年度評價(jià)。評價(jià)結(jié)果應(yīng)作為供應(yīng)商管理的重要參考，對表現(xiàn)優(yōu)異的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會，對不合格的供應(yīng)商予以淘汰。第十八條異常情況處置。采購過程中如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商資質(zhì)造假、泄露公司信息、服務(wù)嚴(yán)重不達(dá)標(biāo)等異常情況，應(yīng)立即暫停合作，并向領(lǐng)導(dǎo)小組報(bào)告。領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)迅速組織調(diào)查，根據(jù)調(diào)查結(jié)果采取更換供應(yīng)商、解除合同等措施，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十九條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制。采購管理部門應(yīng)每年對專項(xiàng)管理制度進(jìn)行評估，根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)政策及公司業(yè)務(wù)變化及時(shí)修訂。重大修訂應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議通過，并發(fā)布更新通知，確保制度與實(shí)際需求保持一致。第二十條風(fēng)險(xiǎn)識別預(yù)警機(jī)制。公司應(yīng)建立季度性專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查制度，采購管理部門牽頭，聯(lián)合法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及業(yè)務(wù)部門開展風(fēng)險(xiǎn)識別。風(fēng)險(xiǎn)排查應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注供應(yīng)商集中度、價(jià)格異常波動(dòng)、合同糾紛等高發(fā)問題，并按風(fēng)險(xiǎn)等級進(jìn)行分級評估。風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信息應(yīng)及時(shí)發(fā)布至相關(guān)部門，并采取預(yù)防措施降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率。第二十一條合規(guī)審查機(jī)制。所有服務(wù)類采購項(xiàng)目必須經(jīng)過合規(guī)審查后方可實(shí)施，審查內(nèi)容包括需求合理性、供應(yīng)商資質(zhì)、招標(biāo)流程、合同條款等。審查結(jié)果應(yīng)形成書面記錄，作為項(xiàng)目存檔及績效考核的依據(jù)。未經(jīng)合規(guī)審查的采購項(xiàng)目不得啟動(dòng)，確保采購行為的合法性。第二十二條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對機(jī)制。對一般風(fēng)險(xiǎn)，由采購管理部門牽頭，相關(guān)部門協(xié)同處置；對重大風(fēng)險(xiǎn)，由領(lǐng)導(dǎo)小組啟動(dòng)應(yīng)急響應(yīng)，成立專項(xiàng)工作組，采取暫停采購、更換供應(yīng)商、法律訴訟等措施。風(fēng)險(xiǎn)處置過程中，各部門應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)作，確保責(zé)任落實(shí)到位。第二十三條責(zé)任追究機(jī)制。對違反本制度的行為，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重采取以下處罰措施：（一）輕微違規(guī)，給予警告或通報(bào)批評。（二）一般違規(guī)，對責(zé)任人進(jìn)行績效扣減或行政處分。（三）重大違規(guī)，對責(zé)任人進(jìn)行紀(jì)律處分，并追究相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。處罰結(jié)果應(yīng)與績效考核、評優(yōu)評先掛鉤，形成正向激勵(lì)與約束。第二十四條評估改進(jìn)機(jī)制。公司應(yīng)每年對專項(xiàng)管理體系的有效性進(jìn)行評估，重點(diǎn)考察風(fēng)險(xiǎn)防控效果、制度執(zhí)行情況及員工合規(guī)意識。評估結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，提交領(lǐng)導(dǎo)小組審議，并作為制度優(yōu)化的重要依據(jù)。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十五條組織保障。公司主要負(fù)責(zé)人應(yīng)定期聽取專項(xiàng)管理工作匯報(bào)，協(xié)調(diào)解決重大問題。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)每月召開專題會議，研究采購管理中的重點(diǎn)難點(diǎn)問題。各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)將專項(xiàng)管理納入部門工作計(jì)劃，確保制度要求落地執(zhí)行。第二十六條考核激勵(lì)機(jī)制。公司應(yīng)將專項(xiàng)合規(guī)情況納入部門及個(gè)人的年度績效考核，考核指標(biāo)包括采購效率、風(fēng)險(xiǎn)防控效果、供應(yīng)商評價(jià)等。對表現(xiàn)突出的部門和個(gè)人，給予物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)或晉升機(jī)會；對違反制度的行為，扣減績效并取消評優(yōu)資格。第二十七條培訓(xùn)宣傳機(jī)制。公司應(yīng)分層級開展專項(xiàng)管理培訓(xùn)，管理層重點(diǎn)培訓(xùn)合規(guī)履職要求，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人重點(diǎn)培訓(xùn)采購流程管理，基層員工重點(diǎn)培訓(xùn)操作規(guī)范。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)結(jié)合實(shí)際案例，增強(qiáng)培訓(xùn)效果。每年至少開展兩次全員合規(guī)知識測試，確保員工掌握制度要求。第二十八條信息化支撐。公司應(yīng)開發(fā)服務(wù)類采購管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商管理、招標(biāo)采購、合同履約、付款管理等功能模塊的自動(dòng)化運(yùn)行。系統(tǒng)應(yīng)具備風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控、預(yù)警提醒及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析功能，提升采購管理的智能化水平。第二十九條文化建設(shè)。公司應(yīng)通過內(nèi)部刊物、宣傳欄等渠道，發(fā)布專項(xiàng)合規(guī)手冊，普及合規(guī)知識。每年開展合規(guī)承諾簽名活動(dòng)，引導(dǎo)員工簽署合規(guī)承諾書，營造“人人講合規(guī)”的良好氛圍。第三十條報(bào)告制度。采購管理部門應(yīng)每月向領(lǐng)導(dǎo)小組提交專項(xiàng)