2026年口腔醫(yī)療管理公司員工離職與交接管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司員工離職與工作交接管理工作，保障公司與員工的合法權(quán)益，確保公司運營秩序的連續(xù)性和穩(wěn)定性，避免因員工離職導(dǎo)致工作中斷、資料丟失或資產(chǎn)損失，依據(jù)《中華人民共和國勞動合同法》《中華人民共和國檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)及公司實際運營情況，結(jié)合口腔醫(yī)療行業(yè)診療服務(wù)連續(xù)性、患者信息保密性等特殊要求，制定本制度。第二條本制度適用于公司及下屬各口腔診療機構(gòu)的全體員工，包括臨床醫(yī)護人員、行政后勤人員、管理人員、試用期員工、勞務(wù)派遣人員及離退休返聘人員等，涵蓋員工主動離職、被動離職（含辭退、開除、合同到期不續(xù)簽等）全類型離職情形的流程管控與工作交接。第三條本制度所稱離職交接，是指員工在離職過程中，將其承擔的崗位職責、未完成工作、保管的公司資產(chǎn)、掌握的各類資料及相關(guān)權(quán)限等，完整、有序地移交給公司指定接手人，并辦理相關(guān)確認手續(xù)的專項工作。第四條員工離職與交接工作應(yīng)遵循“合法合規(guī)、規(guī)范有序、權(quán)責清晰、全程留痕、保障運營”的核心原則，確保離職流程合法、交接內(nèi)容完整、責任劃分明確，最大限度降低員工離職對公司運營及患者服務(wù)的影響。第五條公司各相關(guān)部門、下屬各口腔機構(gòu)及全體管理人員應(yīng)高度重視員工離職與交接工作，嚴格執(zhí)行本制度規(guī)定，主動配合推進離職流程，監(jiān)督落實交接責任，確保各項要求落地執(zhí)行。第二章組織架構(gòu)與職責第六條公司成立員工離職與交接管理工作小組（以下簡稱“工作小組”），由公司分管人力資源管理工作的領(lǐng)導(dǎo)擔任組長，人力資源部負責人、行政部負責人擔任副組長，成員由下屬各口腔機構(gòu)負責人、醫(yī)療管理部負責人、質(zhì)量管理部負責人、財務(wù)部負責人、法務(wù)部負責人及核心業(yè)務(wù)骨干組成。工作小組統(tǒng)籌協(xié)調(diào)離職交接管理重大事項，下設(shè)辦公室于人力資源部，負責日常工作推進。第七條工作小組主要職責包括：（一）統(tǒng)籌規(guī)劃公司員工離職與交接管理工作，制定年度優(yōu)化目標及改進措施；（二）審議批準離職與交接相關(guān)制度、操作流程及專項管理措施；（三）協(xié)調(diào)解決離職交接過程中出現(xiàn)的重大問題，如跨部門交接爭議、核心崗位交接難點、離職糾紛等；（四）監(jiān)督檢查各部門、各機構(gòu)離職與交接工作的落實情況，評估管理成效；（五）審議批準離職員工的特殊交接方案、爭議處理意見及違規(guī)行為的責任追究決定。第八條人力資源部作為牽頭執(zhí)行部門，主要職責包括：（一）制定并完善離職與交接的具體操作流程、交接清單模板及相關(guān)表單，指導(dǎo)各部門、各機構(gòu)開展工作；（二）負責離職申請的受理、審核與審批流轉(zhuǎn)，組織開展離職面談，記錄面談內(nèi)容，收集員工意見；（三）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)離職交接全流程工作，跟蹤交接進度，督促相關(guān)部門及人員完成交接事項；（四）負責離職員工勞動合同解除/終止手續(xù)的辦理，薪資結(jié)算、社保公積金停繳等相關(guān)事宜；（五）負責離職員工檔案的整理、歸檔與保管工作，建立離職員工管理臺賬；（六）協(xié)助處理離職相關(guān)的勞動糾紛，配合法務(wù)部提供相關(guān)資料；（七）定期匯總分析離職數(shù)據(jù)，形成離職分析報告提交工作小組，為公司人才保留工作提供參考。第九條下屬各口腔機構(gòu)及公司各職能部門主要職責包括：（一）指定專人作為離職交接對接人，負責本部門/機構(gòu)離職員工的具體交接工作組織與監(jiān)督；（二）審核離職員工提交的離職申請，明確工作接手人，指導(dǎo)離職員工梳理交接內(nèi)容、制定交接計劃；（三）監(jiān)督離職員工與接手人完成工作交接、資產(chǎn)交接、資料交接等事項，審核交接清單的完整性與真實性；（四）及時向人力資源部反饋交接完成情況，協(xié)助辦理后續(xù)離職手續(xù)；（五）針對交接過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，確保工作連續(xù)性，避免因交接不到位影響運營。第十條其他相關(guān)部門職責：（一）財務(wù)部：負責離職員工的薪資核算、獎金結(jié)算、未結(jié)清費用清算（如借款、報銷款項），出具財務(wù)結(jié)清證明；（二）行政部：負責離職員工辦公物品（如電腦、打印機、辦公用品）、工牌、工服、門禁卡等資產(chǎn)的回收，注銷員工門禁權(quán)限、辦公區(qū)域通行權(quán)限；協(xié)助回收診療機構(gòu)相關(guān)物資（如醫(yī)療耗材、器械等）；（三）醫(yī)療管理部：重點監(jiān)督臨床醫(yī)護人員的患者檔案交接、未完成診療工作銜接、醫(yī)療設(shè)備使用記錄交接等事項，確保醫(yī)療服務(wù)連續(xù)性和患者權(quán)益保障；（四）信息部（如需）：負責注銷離職員工的內(nèi)部系統(tǒng)賬號、郵箱賬號、診療系統(tǒng)權(quán)限等，確保信息安全；（五）法務(wù)部：為離職與交接工作提供法律支持，審核離職相關(guān)文件的合法合規(guī)性，協(xié)助處理離職糾紛及勞動仲裁事宜。第十一條離職員工與接手人職責：（一）離職員工：主動提交離職申請，配合開展離職面談；按要求梳理交接內(nèi)容，制定交接計劃；全面、如實移交工作內(nèi)容、資產(chǎn)、資料及相關(guān)權(quán)限，耐心解答接手人疑問；簽署交接清單，對交接內(nèi)容的完整性、真實性負責；配合辦理后續(xù)離職手續(xù)；（二）接手人：主動對接離職員工，參與交接過程；認真學習掌握交接的工作內(nèi)容、流程及相關(guān)資料；核對接收的資產(chǎn)與資料，確認無誤后簽署交接清單；及時承接相關(guān)工作，確保工作平穩(wěn)過渡。第三章離職流程規(guī)范第十二條主動離職流程：（一）申請?zhí)峤唬簡T工因個人原因主動離職的，應(yīng)提前向所在部門/機構(gòu)提交書面《離職申請書》，注明離職原因、預(yù)計離職日期。其中，試用期員工應(yīng)提前3個工作日提交，正式員工應(yīng)提前30個工作日提交；核心崗位（如主診醫(yī)師、科室負責人）員工應(yīng)提前60個工作日提交，確保公司有充足時間完成工作交接與人員銜接；（二）申請審核：部門/機構(gòu)負責人在收到《離職申請書》后3個工作日內(nèi)完成審核，與員工溝通確認離職意愿，對符合要求的申請簽署審核意見后提交人力資源部；（三）離職面談：人力資源部在收到審核后的《離職申請書》5個工作日內(nèi)組織離職面談，了解員工離職真實原因，聽取員工對公司管理、薪酬福利、工作環(huán)境等方面的意見和建議，填寫《離職面談記錄表》，由面談雙方簽字確認；（四）審批流程：人力資源部將《離職申請書》《離職面談記錄表》提交工作小組審批，核心崗位員工離職需經(jīng)公司主要負責人審批；審批完成后，人力資源部將審批結(jié)果反饋給員工及所在部門/機構(gòu)；（五）交接準備：部門/機構(gòu)負責人在收到審批結(jié)果后，立即指定工作接手人，通知離職員工與接手人對接，啟動交接準備工作。第十三條被動離職流程：（一）離職啟動：因員工違反公司規(guī)章制度、不能勝任工作、勞動合同到期公司不續(xù)簽等原因?qū)е卤粍与x職的，由人力資源部牽頭，會同相關(guān)部門梳理事實依據(jù)，制定離職方案；（二）通知與溝通：人力資源部向員工出具《離職通知書》，明確離職原因、離職日期及相關(guān)權(quán)利義務(wù)，與員工進行溝通說明，聽取員工陳述與申辯；（三）手續(xù)辦理：對協(xié)商一致的被動離職，按雙方確認的日期推進交接工作；對存在爭議的，由法務(wù)部介入處理，確保離職流程合法合規(guī)；（四）交接組織：部門/機構(gòu)負責人指定接手人，強制要求離職員工配合完成工作交接，人力資源部全程監(jiān)督。第十四條特殊情況離職處理：員工因重大疾病、家庭重大變故等特殊情況無法提前提交離職申請的，可憑相關(guān)證明材料向公司申請緊急離職，工作小組根據(jù)實際情況審批確定離職日期及交接方案，人力資源部協(xié)調(diào)相關(guān)部門優(yōu)先完成核心工作交接，確保公司運營不受重大影響。第四章離職交接核心規(guī)范第十五條交接總體要求：離職交接應(yīng)在人力資源部審批確定的離職日期前完成，所有交接事項均需形成書面《離職交接清單》，經(jīng)離職員工、接手人、部門/機構(gòu)負責人三方簽字確認，提交人力資源部備案后，方可辦理后續(xù)離職手續(xù)；未完成交接或交接存在問題的，暫緩辦理離職手續(xù)，直至交接合格。第十六條工作交接規(guī)范：（一）離職員工需梳理本人崗位職責、工作流程、關(guān)鍵節(jié)點及注意事項，形成書面工作說明；（二）對未完成的工作項目，需詳細說明項目進展情況、后續(xù)推進計劃、對接單位/人員及相關(guān)聯(lián)系方式；（三）臨床醫(yī)護人員需重點交接未完成診療的患者信息，包括患者基本情況、診療方案、治療進度、注意事項等，確保接手人能順利銜接診療工作，必要時需陪同接手人與患者進行溝通；（四）管理人員需交接分管工作的進展情況、團隊管理相關(guān)事宜、未決事項的處理意見等；（五）工作交接過程中，部門/機構(gòu)負責人需全程監(jiān)督，確保工作交接全面、準確。第十七條資產(chǎn)交接規(guī)范：（一）辦公資產(chǎn)：包括電腦、打印機、復(fù)印機、手機、U盤、辦公用品等，需核對資產(chǎn)編號、使用狀態(tài)，確保無損壞、無缺失，由行政部驗收確認；（二）醫(yī)療相關(guān)資產(chǎn)：臨床醫(yī)護人員需交接領(lǐng)用的醫(yī)療器械、醫(yī)療耗材、診療設(shè)備使用記錄等，由醫(yī)療管理部及所在機構(gòu)負責人驗收確認；（三）公司財物：包括工牌、工服、門禁卡、鑰匙、合同文本、印章（如有）等，由行政部驗收確認；（四）其他資產(chǎn)：如公司分配的宿舍、車輛等，需按規(guī)定清理退還，相關(guān)部門驗收確認。第十八條資料交接規(guī)范：（一）內(nèi)部資料：包括公司規(guī)章制度、工作手冊、流程文件、項目方案、會議紀要、統(tǒng)計報表等，需整理成冊，按規(guī)定移交相關(guān)部門；（二）患者資料：臨床醫(yī)護人員需交接所管患者的檔案、診療記錄、檢查報告、知情同意書等所有醫(yī)療文書，確保資料完整、規(guī)范，由醫(yī)療管理部審核確認后歸檔；（三）外部資料：包括與客戶、合作單位的溝通記錄、合作協(xié)議、業(yè)務(wù)往來資料等，需詳細整理并移交，確保業(yè)務(wù)銜接順暢；（四）電子資料：包括存儲在電腦、U盤、云盤等載體中的各類電子文檔，需按要求拷貝至指定存儲設(shè)備，或移交至接手人指定賬號，由信息部協(xié)助驗證確認后，刪除個人存儲載體中的相關(guān)資料。第十九條權(quán)限交接規(guī)范：（一）系統(tǒng)權(quán)限：包括內(nèi)部辦公系統(tǒng)、診療管理系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、人事系統(tǒng)等賬號權(quán)限，由信息部或相關(guān)系統(tǒng)管理部門注銷或調(diào)整，出具權(quán)限注銷/調(diào)整證明；（二）通行權(quán)限：包括辦公區(qū)域、診療區(qū)域、倉庫等門禁權(quán)限，由行政部注銷，回收門禁卡/鑰匙；（三）其他權(quán)限：如郵箱權(quán)限、印章使用權(quán)限、對外聯(lián)絡(luò)授權(quán)等，由相關(guān)部門注銷或收回授權(quán)，確保離職后不再具備相關(guān)權(quán)限。第五章離職后續(xù)管理規(guī)范第二十條離職手續(xù)辦結(jié)：離職交接完成后，人力資源部核對《離職交接清單》及各部門出具的驗收證明，為員工辦理勞動合同解除/終止手續(xù)，出具《解除/終止勞動合同證明》；財務(wù)部完成薪資、獎金、福利等費用的最終結(jié)算，結(jié)清所有未付或未結(jié)清款項；人力資源部將離職員工檔案整理歸檔，建立離職員工臺賬，記錄離職時間、交接情況、聯(lián)系方式等信息。第二十一條檔案管理：離職員工檔案保管期限按相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行，至少保存2年；檔案內(nèi)容包括《離職申請書》《離職面談記錄表》《離職交接清單》《解除/終止勞動合同證明》及其他相關(guān)資料；檔案查閱需經(jīng)人力資源部負責人審批，嚴格遵守保密規(guī)定。第二十二條競業(yè)限制管理：對簽訂《競業(yè)限制協(xié)議》的離職員工，人力資源部需在離職時再次明確競業(yè)限制范圍、期限及經(jīng)濟補償標準，按協(xié)議約定按時支付經(jīng)濟補償；離職員工違反競業(yè)限制約定的，由法務(wù)部牽頭追究其法律責任；競業(yè)限制期限屆滿后，人力資源部出具競業(yè)限制終止證明。第二十三條后續(xù)溝通：對核心崗位離職員工，人力資源部可建立定期回訪機制，了解其職業(yè)發(fā)展情況，收集行業(yè)信息及對公司的改進建議，為公司人才儲備及管理優(yōu)化提供參考。第六章監(jiān)督考核與責任追究第二十四條監(jiān)督檢查：（一）工作小組每半年至少組織一次全公司范圍內(nèi)的離職與交接管理專項檢查，重點檢查離職流程合規(guī)性、交接清單完整性、手續(xù)辦理及時性、檔案管理規(guī)范性等；（二）人力資源部每月對離職交接工作進行抽查，跟蹤交接完成質(zhì)量，對發(fā)現(xiàn)的問題及時督促相關(guān)部門整改；（三）建立離職交接投訴反饋機制，接受員工對交接過程中違規(guī)行為的舉報，由工作小組負責核查處理。第二十五條考核管理：（一）將離職與交接管理工作成效納入各部門/機構(gòu)及管理人員的年度績效考核體系，考核指標包括交接完成率、交接質(zhì)量合格率、手續(xù)辦理及時性、離職糾紛發(fā)生率等；（二）對離職交接工作規(guī)范、未因交接問題影響運營的部門/機構(gòu)及管理人員，公司給予表彰獎勵；對考核不合格的，按公司績效考核規(guī)定予以相應(yīng)處理。第二十六條責任追究：對違反本制度規(guī)定，有下列情形之一的，公司將依規(guī)追究相關(guān)部門或人員的責任：（一）離職員工未按規(guī)定提交離職申請、拒絕配合完成交接，或交接過程中隱瞞、遺漏重要工作、資料、資產(chǎn)，導(dǎo)致公司損失的；（二）接手人未認真履行交接職責，未發(fā)現(xiàn)交接過程中的問題，導(dǎo)致工作中斷或公司損失的；（三）部門/機構(gòu)負責人未按規(guī)定組織交接工作、監(jiān)督不到位，或?qū)徟鞒滩灰?guī)范，導(dǎo)致交接失控的；（四）相關(guān)部門未按職責完成資產(chǎn)回收、權(quán)限注銷、費用結(jié)算等工作，導(dǎo)致公司資產(chǎn)流失、信息泄露或產(chǎn)生糾紛的；（五）人力資源部未按規(guī)定把控離職流程、跟蹤交接進度、辦理離職手續(xù)，導(dǎo)致勞動