PAGE檔案安全生產(chǎn)責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全生產(chǎn)管理，明確各部門及人員在檔案管理過程中的安全職責(zé)，預(yù)防和減少檔案安全事故的發(fā)生，保障公司檔案信息的安全與完整，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及參與公司檔案管理工作的所有人員。（三）基本原則1.安全第一原則始終將檔案安全放在首位，確保檔案在收集、整理、保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)不發(fā)生安全事故。2.預(yù)防為主原則強(qiáng)化安全防范意識(shí)，建立健全檔案安全預(yù)防機(jī)制，通過加強(qiáng)日常管理、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、隱患排查等措施，預(yù)防安全事故的發(fā)生。3.責(zé)任明確原則明確各部門及人員在檔案安全生產(chǎn)中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保各項(xiàng)安全措施得到有效落實(shí)。4.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案安全管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法開展檔案安全生產(chǎn)工作。二、檔案安全生產(chǎn)管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案安全生產(chǎn)管理制度、操作規(guī)程等，并組織實(shí)施。2.定期組織開展檔案安全檢查、隱患排查和整改工作，及時(shí)消除安全隱患。3.負(fù)責(zé)檔案存儲(chǔ)場所的安全管理，確保檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備完好有效。4.組織開展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高員工的檔案安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。5.負(fù)責(zé)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，并定期組織演練，確保在突發(fā)安全事件時(shí)能夠迅速、有效地進(jìn)行應(yīng)對(duì)。6.監(jiān)督、指導(dǎo)各部門的檔案安全生產(chǎn)工作，對(duì)違反檔案安全規(guī)定的行為進(jìn)行糾正和處理。（二）各部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.為本部門檔案安全生產(chǎn)工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織落實(shí)本部門的檔案安全生產(chǎn)工作。2.組織本部門員工學(xué)習(xí)檔案安全生產(chǎn)相關(guān)制度和操作規(guī)程，提高員工的安全意識(shí)。3.定期對(duì)本部門的檔案進(jìn)行清理、整理，確保檔案的安全存放。4.配合公司檔案管理部門開展檔案安全檢查和隱患排查工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)整改。5.負(fù)責(zé)本部門檔案利用過程中的安全管理，確保檔案在利用過程中不發(fā)生丟失、損壞等情況。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全生產(chǎn)管理制度和操作規(guī)程，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案的質(zhì)量和安全。3.定期對(duì)檔案存儲(chǔ)場所進(jìn)行巡查，檢查檔案保管狀況和設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。4.協(xié)助做好檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育工作，提高員工的檔案安全意識(shí)。5.在檔案利用過程中，負(fù)責(zé)對(duì)利用人員進(jìn)行登記和監(jiān)督，確保檔案的正確使用和歸還。（四）其他人員職責(zé)1.涉及檔案工作的其他人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案安全生產(chǎn)制度，在各自的工作范圍內(nèi)做好檔案安全管理工作。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的檔案安全問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告，積極配合做好檔案安全事故的調(diào)查和處理工作。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集本部門形成的各類檔案，并按照公司檔案分類方案進(jìn)行整理。2.在收集檔案過程中，應(yīng)注意保護(hù)檔案的原始性和完整性，不得隨意涂改、偽造檔案。3.對(duì)于重要檔案和特殊載體檔案，應(yīng)采取特殊的收集方式和保護(hù)措施，確保檔案的安全。（二）整理規(guī)范1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案整理的基本原則和方法，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等整理工作。2.在整理過程中，應(yīng)注意檢查檔案的質(zhì)量，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充、修正或剔除。3.整理后的檔案應(yīng)進(jìn)行妥善保管，確保檔案的有序存放和便于查找利用。四、檔案存儲(chǔ)安全（一）庫房選址與建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇在地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等。2.庫房的建設(shè)應(yīng)符合國家有關(guān)建筑設(shè)計(jì)規(guī)范和檔案保管要求，具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等功能。3.庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置必要的消防設(shè)施、通風(fēng)設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，并確保其正常運(yùn)行。（二）檔案存放1.檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放，排列整齊，便于查找。2.不同載體的檔案應(yīng)分別存放，避免相互影響。3.對(duì)珍貴檔案和易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如專柜存放、密封包裝等。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。管理人員應(yīng)定期對(duì)庫房進(jìn)行巡查，檢查檔案保管狀況和設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況。2.庫房內(nèi)應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。3.應(yīng)定期對(duì)庫房的溫濕度進(jìn)行監(jiān)測和調(diào)控，確保庫房溫濕度符合檔案保管要求。一般情況下，庫房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。五、檔案利用安全（一）利用申請(qǐng)與審批1.公司內(nèi)部人員因工作需要利用檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、檔案名稱、利用期限等內(nèi)容，并經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批。2.外單位人員因特殊原因需要利用公司檔案，應(yīng)提前向公司檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可辦理利用手續(xù)。（二）利用登記與監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人員、檔案名稱、利用目的等信息。2.在檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保利用人員正確使用檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上做標(biāo)記等。3.利用人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得損壞、丟失檔案。如需復(fù)印、拍照等，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并確保復(fù)印件、照片等與原件一致。（三）歸還與驗(yàn)收1.檔案利用完畢后，利用人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，確保檔案完整無損。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，檔案管理人員應(yīng)及時(shí)報(bào)告，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案數(shù)字化安全（一）數(shù)字化流程規(guī)范1.檔案數(shù)字化工作應(yīng)按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。2.在數(shù)字化過程中，應(yīng)采取必要的安全防護(hù)措施，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失、篡改等情況的發(fā)生。3.數(shù)字化設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（二）數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與管理1.數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.建立健全數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)管理制度，對(duì)數(shù)據(jù)的訪問、使用、修改等進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保數(shù)據(jù)的安全。3.定期對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。七、檔案安全檢查與隱患排查（一）檢查內(nèi)容1.檔案存儲(chǔ)場所的安全狀況，包括庫房設(shè)施設(shè)備、溫濕度、清潔衛(wèi)生等。2.檔案保管情況，包括檔案的存放是否有序、有無損壞、丟失等情況。3.檔案利用過程中的安全管理情況，包括利用申請(qǐng)、登記、監(jiān)督、歸還等環(huán)節(jié)。4.檔案數(shù)字化工作的安全情況，包括數(shù)字化流程、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與管理等。（二）檢查頻率1.公司檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案安全檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查。2.各部門應(yīng)每周對(duì)本部門的檔案進(jìn)行自查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。（三）隱患排查與整改1.在檔案安全檢查過程中，應(yīng)認(rèn)真排查安全隱患，并及時(shí)記錄。對(duì)發(fā)現(xiàn)的安全隱患，應(yīng)分析原因，并制定相應(yīng)的整改措施。2.安全隱患整改應(yīng)明確責(zé)任部門和責(zé)任人，限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保隱患得到徹底消除。3.對(duì)重大安全隱患，應(yīng)立即采取措施進(jìn)行整改，并及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。八、檔案安全培訓(xùn)與宣傳教育（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.公司檔案管理部門應(yīng)制定年度檔案安全培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間等。2.培訓(xùn)計(jì)劃應(yīng)根據(jù)公司檔案安全生產(chǎn)實(shí)際情況和員工的需求進(jìn)行制定，確保培訓(xùn)的針對(duì)性和實(shí)效性。（二）培訓(xùn)內(nèi)容1.檔案安全生產(chǎn)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.公司檔案安全生產(chǎn)管理制度和操作規(guī)程。3.檔案安全知識(shí)和技能，如檔案保管、利用、數(shù)字化等方面的安全要求。4.檔案安全事故案例分析及應(yīng)急處置方法。（三）培訓(xùn)方式1.定期組織集中培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家或內(nèi)部專業(yè)人員進(jìn)行授課。2.開展現(xiàn)場培訓(xùn)和指導(dǎo)，針對(duì)檔案管理過程中的實(shí)際問題進(jìn)行講解和示范。3.利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)、宣傳資料等開展線上培訓(xùn)和宣傳教育，提高員工的學(xué)習(xí)積極性和參與度。（四）宣傳教育1.通過公司內(nèi)部刊物、宣傳欄等渠道，宣傳檔案安全知識(shí)和公司檔案安全生產(chǎn)制度。2.組織開展檔案安全知識(shí)競賽、演講比賽等活動(dòng)，增強(qiáng)員工的檔案安全意識(shí)。九、檔案安全應(yīng)急預(yù)案（一）應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)1.成立公司檔案安全應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任副組長，各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人為成員。應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)全面指揮和協(xié)調(diào)檔案安全應(yīng)急處置工作。2.明確應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組各成員的職責(zé)，確保在應(yīng)急處置過程中各負(fù)其責(zé)，協(xié)同配合。（二）應(yīng)急響應(yīng)程序1.當(dāng)發(fā)生檔案安全事故時(shí)，現(xiàn)場人員應(yīng)立即報(bào)告本部門負(fù)責(zé)人，并同時(shí)報(bào)告公司檔案管理部門。2.公司檔案管理部門接到報(bào)告后，應(yīng)立即啟動(dòng)檔案安全應(yīng)急預(yù)案，并通知應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組各成員。3.應(yīng)急領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)迅速組織人員趕赴事故現(xiàn)場，進(jìn)行應(yīng)急處置工作。根據(jù)事故的嚴(yán)重程度，及時(shí)向上級(jí)主管部門和相關(guān)部門報(bào)告。（三）應(yīng)急處置措施1.火災(zāi)事故立即組織人員疏散檔案，使用滅火器、消防栓等消防設(shè)施進(jìn)行滅火。及時(shí)報(bào)警，通知消防部門前來支援。保護(hù)好現(xiàn)場，配合消防部門進(jìn)行調(diào)查。2.盜竊事故立即報(bào)警，并保護(hù)好現(xiàn)場。對(duì)丟失的檔案進(jìn)行登記和清查，及時(shí)向上級(jí)報(bào)告。協(xié)助公安機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)查，提供相關(guān)線索。3.自然災(zāi)害事故及時(shí)組織人員對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移和保護(hù)，避免檔案受到損壞。對(duì)受災(zāi)檔案進(jìn)行清查和統(tǒng)計(jì)，評(píng)估損失情況。盡快恢復(fù)檔案管理工作，確保檔案的正常利用。（四）后期處置1.事故調(diào)查配合相關(guān)部門對(duì)檔案安全事故進(jìn)行調(diào)查，查明事故原因、經(jīng)過和損失情況。對(duì)事故責(zé)任進(jìn)行認(rèn)定，提出處理意見。2.損失評(píng)估組織專業(yè)人員對(duì)檔案安全事故造成的損失進(jìn)行評(píng)估，包括檔案的損壞、丟失情況以及對(duì)公司造成的