行政單位檔案管理制度匯編一、總則（一）制定目的與依據(jù)為規(guī)范行政單位檔案管理工作，保障檔案的完整、安全與有效利用，更好服務(wù)單位履職與歷史傳承，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》等法律法規(guī)及政策要求，結(jié)合本單位實(shí)際工作情況，制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于本行政單位及所屬派出機(jī)構(gòu)、下屬事業(yè)單位的檔案管理工作。單位臨時(shí)機(jī)構(gòu)、專(zhuān)項(xiàng)工作形成的檔案，參照本制度執(zhí)行。（三）檔案定義與范疇本制度所指檔案，是單位在行政管理、業(yè)務(wù)開(kāi)展、公共服務(wù)等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和單位具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像、電子文件等不同形式和載體的歷史記錄。包括但不限于：文書(shū)檔案：各類(lèi)公文、會(huì)議材料、工作計(jì)劃與總結(jié)、請(qǐng)示批復(fù)、合同協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；業(yè)務(wù)檔案：行政審批、執(zhí)法檢查、公共服務(wù)、項(xiàng)目管理等業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的材料；科技檔案：基建工程、設(shè)備購(gòu)置與維護(hù)、科研項(xiàng)目等形成的圖紙、說(shuō)明書(shū)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等；聲像檔案：照片、錄音、錄像、視頻等記錄單位活動(dòng)與成果的載體；電子檔案：通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸、存儲(chǔ)的文件，含電子郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)頁(yè)信息、電子證照等；實(shí)物檔案：獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、印章等實(shí)物及對(duì)應(yīng)的文字說(shuō)明、照片。（四）管理原則檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、集中保管、方便利用”原則，實(shí)行“誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)，全過(guò)程管控、規(guī)范化管理”的工作機(jī)制，確保檔案真實(shí)、完整、可用、安全。二、管理職責(zé)（一）單位領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)單位主要負(fù)責(zé)人統(tǒng)籌檔案管理工作，審定檔案工作規(guī)劃、制度與重大事項(xiàng)；分管領(lǐng)導(dǎo)具體指導(dǎo)，協(xié)調(diào)解決人員配備、經(jīng)費(fèi)保障、設(shè)施建設(shè)等問(wèn)題；各業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)督促分管部門(mén)做好檔案形成與移交工作。（二）檔案管理部門(mén)職責(zé)辦公室（或檔案管理科室）為檔案管理責(zé)任部門(mén)，履行以下職責(zé)：制定檔案工作規(guī)劃、制度與業(yè)務(wù)規(guī)范，指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)檔案工作；集中保管單位各類(lèi)檔案，建立健全檔案保管、利用、鑒定等工作流程；組織檔案收集、整理、鑒定、銷(xiāo)毀、信息化建設(shè)等工作，開(kāi)展檔案統(tǒng)計(jì)與分析；配合上級(jí)檔案主管部門(mén)檢查，參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與交流；協(xié)調(diào)處理檔案利用、保密、權(quán)屬等問(wèn)題，提供檔案信息服務(wù)。（三）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)各業(yè)務(wù)科室（含下屬機(jī)構(gòu)）承擔(dān)以下責(zé)任：落實(shí)檔案管理制度，指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作（兼職檔案員）；在業(yè)務(wù)活動(dòng)中規(guī)范形成、積累檔案材料，確保內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范；按要求整理檔案，按時(shí)向檔案管理部門(mén)移交，配合開(kāi)展檔案鑒定與利用；參與檔案信息化建設(shè)，做好電子文件的形成、備份與移交工作；對(duì)本部門(mén)檔案的完整性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，協(xié)助處理檔案相關(guān)問(wèn)題。（四）檔案工作人員職責(zé)檔案管理員（含兼職人員）應(yīng)：具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)或技能，熟悉單位業(yè)務(wù)與檔案法規(guī)；嚴(yán)格執(zhí)行檔案制度，做好收集、整理、保管、利用等日常工作；維護(hù)檔案安全，定期檢查庫(kù)房與檔案狀況，防范損毀、丟失、泄密風(fēng)險(xiǎn)；開(kāi)展檔案檢索工具編制、利用登記、統(tǒng)計(jì)分析等工作，提升服務(wù)效率；參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，持續(xù)提升專(zhuān)業(yè)能力，保守檔案涉密信息。三、檔案分類(lèi)與整理（一）分類(lèi)規(guī)則檔案分類(lèi)以“來(lái)源清晰、類(lèi)別明確、便于管理與利用”為原則，結(jié)合單位職能與檔案特點(diǎn)，采用“年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限”或“年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）”的復(fù)合分類(lèi)法，具體如下：文書(shū)檔案：按年度劃分，同一年度內(nèi)按形成部門(mén)（或業(yè)務(wù)類(lèi)型）分類(lèi)，再按永久、30年、10年保管期限區(qū)分；業(yè)務(wù)檔案：按業(yè)務(wù)類(lèi)型（如行政審批、執(zhí)法檢查）或項(xiàng)目劃分，同類(lèi)型下按年度、保管期限分類(lèi)；科技檔案：按項(xiàng)目（基建、設(shè)備、科研）劃分，同項(xiàng)目下按階段（設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收）或文件類(lèi)型（圖紙、報(bào)告）分類(lèi)；聲像檔案：按載體類(lèi)型（照片、視頻、錄音）劃分，同載體下按內(nèi)容主題、形成時(shí)間分類(lèi)；電子檔案：按文件格式（文本、圖像、視頻）或來(lái)源（辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、外部接收）分類(lèi)，關(guān)聯(lián)對(duì)應(yīng)紙質(zhì)檔案或?qū)嶓w檔案。（二）整理流程1.組卷（或組件）：將同一類(lèi)別、年度、保管期限的檔案材料按形成規(guī)律或邏輯關(guān)系組合成卷（或件），確保文件之間有機(jī)聯(lián)系。文書(shū)檔案以“件”為單位整理（2000年后逐步推行以件歸檔），科技檔案、業(yè)務(wù)檔案可保留“卷”式整理。2.編號(hào)與編目：以件為單位的檔案：編制件號(hào)、頁(yè)號(hào)（或字節(jié)數(shù)），填寫(xiě)《文件目錄》，注明文號(hào)、標(biāo)題、日期、責(zé)任者、保管期限等；以卷為單位的檔案：編制卷號(hào)，卷內(nèi)文件編頁(yè)號(hào)，填寫(xiě)《卷內(nèi)文件目錄》《卷內(nèi)備考表》，擬寫(xiě)案卷標(biāo)題（準(zhǔn)確反映卷內(nèi)內(nèi)容）。3.裝訂與裝盒：紙質(zhì)檔案采用線裝、膠裝或無(wú)酸紙裝訂，避免損壞文件；裝入檔案盒（或卷皮），填寫(xiě)盒（卷）脊標(biāo)簽，注明類(lèi)別、年度、保管期限、起止件（卷）號(hào)等。4.數(shù)字化加工：對(duì)重要紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、OCR識(shí)別，形成電子檔案，確保圖像清晰、文字可檢索，與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)。四、檔案收集與歸檔（一）收集范圍各部門(mén)在工作中形成的以下材料均需收集歸檔：正式文件：公文、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示批復(fù)、通知公告等；業(yè)務(wù)材料：行政審批表單、執(zhí)法筆錄、服務(wù)記錄、項(xiàng)目申報(bào)與驗(yàn)收材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；調(diào)研與決策材料：調(diào)研報(bào)告、論證報(bào)告、專(zhuān)家意見(jiàn)、會(huì)議記錄（含錄音錄像）、決策會(huì)議材料等；聲像與電子材料：活動(dòng)照片、視頻、錄音，電子公文、郵件、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、網(wǎng)頁(yè)截圖（含政務(wù)新媒體內(nèi)容）等；實(shí)物與榮譽(yù)材料：獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書(shū)、印章的實(shí)物及文字說(shuō)明、照片，單位獲得的榮譽(yù)文件、媒體報(bào)道等；其他材料：合同協(xié)議、合作備忘錄、外事材料、干部人事檔案（按干部管理權(quán)限移交）、會(huì)計(jì)檔案（按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》管理）等。（二）歸檔時(shí)間文書(shū)檔案：次年3月底前，完成上一年度文書(shū)檔案的整理與移交；業(yè)務(wù)檔案：項(xiàng)目或業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后1個(gè)月內(nèi)（如行政審批項(xiàng)目辦結(jié)后、執(zhí)法檢查結(jié)案后），移交相關(guān)檔案；科技檔案：基建工程竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)、設(shè)備完成安裝調(diào)試后1個(gè)月內(nèi)，移交科技檔案；聲像檔案：活動(dòng)結(jié)束后1周內(nèi)，移交照片、視頻等，同步整理文字說(shuō)明（含時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由）；電子檔案：實(shí)時(shí)歸檔（如辦公系統(tǒng)生成的文件）或定期歸檔（每月/季度整理業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件），確保與紙質(zhì)檔案同步移交。（三）歸檔要求1.完整性：歸檔材料應(yīng)齊全，涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)全過(guò)程，無(wú)重要文件缺失；草稿、修改稿與定稿一并歸檔（重要文件需保留修改痕跡）。2.準(zhǔn)確性：文件內(nèi)容真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字、蓋章、日期等要素完整；電子文件元數(shù)據(jù)（創(chuàng)建者、時(shí)間、格式、權(quán)限等）齊全，確?？勺匪荨?.規(guī)范性：紙質(zhì)文件使用A4紙（特殊尺寸需折疊或裝訂），字跡清晰（禁用鉛筆、圓珠筆書(shū)寫(xiě)），破損文件需修復(fù)；電子文件格式符合標(biāo)準(zhǔn)（如PDF、JPG、MP4、XML等），無(wú)病毒、無(wú)冗余數(shù)據(jù)。4.一致性：紙質(zhì)檔案與電子檔案內(nèi)容、編號(hào)一致，形成“雙套制”保管；涉密檔案單獨(dú)標(biāo)注，按保密規(guī)定管理。（四）歸檔流程1.部門(mén)整理：業(yè)務(wù)部門(mén)兼職檔案員按分類(lèi)規(guī)則整理檔案，填寫(xiě)《檔案移交清單》（含文件題名、文號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、備注等），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.移交與驗(yàn)收：檔案管理部門(mén)接收檔案時(shí)，與移交清單核對(duì)，檢查檔案完整性、規(guī)范性，雙方簽字確認(rèn)，移交清單一式兩份，各存一份。3.補(bǔ)充與完善：檔案管理部門(mén)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題（如材料缺失、格式錯(cuò)誤），及時(shí)反饋移交部門(mén)補(bǔ)充完善，確保歸檔質(zhì)量。五、檔案保管與利用（一）保管要求1.庫(kù)房條件：檔案庫(kù)房應(yīng)獨(dú)立設(shè)置，具備防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防光、防塵功能，配備消防器材（滅火器、煙霧報(bào)警器）、防盜門(mén)窗、遮光窗簾、防蟲(chóng)藥（樟腦丸等）、除濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備，定期檢查維護(hù)。2.溫濕度控制：庫(kù)房溫度保持14-24℃，相對(duì)濕度45-60%；檔案裝具（檔案盒、密集架）采用無(wú)酸、防銹材料，避免檔案受潮、霉變、褪色。3.存放管理：檔案按分類(lèi)體系有序存放，密集架（或檔案柜）編制索引，便于查找；電子檔案存儲(chǔ)于專(zhuān)用服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備，定期檢測(cè)存儲(chǔ)介質(zhì)（硬盤(pán)、光盤(pán)等）的可靠性。4.安全防護(hù)：建立庫(kù)房出入登記制度，非檔案人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入；定期開(kāi)展安全檢查（每月至少1次），記錄溫濕度、設(shè)備運(yùn)行、檔案狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年），具體劃分按《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》及單位《檔案保管期限表》執(zhí)行：永久保管：涉及單位歷史、重大決策、重要人事、社會(huì)影響深遠(yuǎn)的檔案（如機(jī)構(gòu)沿革、年度工作報(bào)告、干部任免文件、榮譽(yù)證書(shū)等）；30年保管：重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、合同協(xié)議、審計(jì)報(bào)告、行政處罰案卷等；10年保管：一般性公文、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、日常工作材料等。（三）檔案利用1.利用制度：建立《檔案利用制度》，明確利用范圍、方式、審批流程，區(qū)分內(nèi)部利用與外部利用（含社會(huì)公眾、其他單位）。2.內(nèi)部利用：借閱：?jiǎn)挝蝗藛T因工作需要借閱檔案，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明用途、期限（一般不超過(guò)15天，可續(xù)借），經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；復(fù)制：需復(fù)制檔案（含電子檔案），填寫(xiě)申請(qǐng)，經(jīng)檔案管理部門(mén)審核，重要檔案需分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；查閱：在檔案閱覽室查閱檔案，由檔案員協(xié)助，不得擅自涂改、標(biāo)記、抽取檔案。3.外部利用：政府部門(mén)、司法機(jī)關(guān)等因公查閱，需出具介紹信、工作證，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；社會(huì)公眾利用開(kāi)放檔案（按規(guī)定向社會(huì)開(kāi)放的檔案），憑有效身份證件，在檔案閱覽室查閱，如需復(fù)制，按規(guī)定辦理；涉密檔案、未開(kāi)放檔案一律不予外借，查閱需嚴(yán)格審批，僅限在指定場(chǎng)所。4.利用登記：檔案員對(duì)每次利用進(jìn)行登記，記錄利用人、時(shí)間、內(nèi)容、方式、歸還情況，定期統(tǒng)計(jì)利用效果（如服務(wù)決策、解決糾紛的案例）。5.檔案保護(hù)：利用過(guò)程中，檔案員需提醒利用者愛(ài)護(hù)檔案，不得折疊、污損、標(biāo)注；歸還時(shí)檢查檔案完整性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、保密部門(mén)人員組成（如辦公室主任、檔案員、業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人、保密員），每5年開(kāi)展一次檔案鑒定工作，對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行審查。（二）鑒定流程1.初審：檔案管理部門(mén)對(duì)照《檔案保管期限表》，篩選出到期檔案，編制《到期檔案目錄》，提交鑒定小組；2.審查：鑒定小組逐卷（件）審查檔案內(nèi)容，結(jié)合現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，提出“繼續(xù)保存”“銷(xiāo)毀”或“延長(zhǎng)保管期限”的意見(jiàn)；3.審批：鑒定意見(jiàn)報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批，重要檔案需經(jīng)黨組（黨委）會(huì)議研究決定。（三）銷(xiāo)毀管理1.銷(xiāo)毀清單：對(duì)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案題名、文號(hào)、日期、頁(yè)數(shù)、保管期限、鑒定意見(jiàn)等，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)；2.銷(xiāo)毀執(zhí)行：銷(xiāo)毀工作由2名以上專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，選擇安全可靠的方式（如送指定銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)、碎紙機(jī)銷(xiāo)毀），確保檔案無(wú)法恢復(fù)；電子檔案銷(xiāo)毀需刪除所有存儲(chǔ)介質(zhì)中的數(shù)據(jù)，并記錄銷(xiāo)毀過(guò)程；3.銷(xiāo)毀記錄：監(jiān)銷(xiāo)人在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字，注明銷(xiāo)毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式，清冊(cè)永久保存，銷(xiāo)毀過(guò)程可拍照或錄像存檔。七、檔案信息化管理（一）系統(tǒng)建設(shè)建設(shè)或選用符合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、保管、利用、統(tǒng)計(jì)的全流程數(shù)字化管理，與單位OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)電子文件自動(dòng)歸檔。（二）數(shù)字化加工1.紙質(zhì)檔案數(shù)字化：對(duì)存量紙質(zhì)檔案（尤其是永久、30年保管的重要檔案）進(jìn)行掃描、OCR識(shí)別、著錄，建立數(shù)字檔案庫(kù)，確保圖像清晰（分辨率≥300dpi）、文字可檢索；2.電子檔案管理：電子文件形成時(shí)，同步設(shè)置元數(shù)據(jù)（創(chuàng)建者、時(shí)間、格式、權(quán)限等），按類(lèi)別、年度、保管期限歸檔，采用“雙套制”（紙質(zhì)+電子）保管，重要電子檔案定期備份（至少一式三份，異地保存一份）。（三）安全保障2.數(shù)據(jù)安全：電子檔案采用加密存儲(chǔ)（如SSL加密傳輸、AES加密存儲(chǔ)），定期檢測(cè)存儲(chǔ)介質(zhì)，防范病毒、黑客攻擊；建立數(shù)據(jù)備份制度，每月備份至離線存儲(chǔ)設(shè)備，每年異地備份；3.系統(tǒng)運(yùn)維：定期更新系統(tǒng)補(bǔ)丁，開(kāi)展安全演練（如數(shù)據(jù)恢復(fù)演練），確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，檔案信息不丟失、不泄露。（四）數(shù)字檔案利用八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：檔案管理部門(mén)每季度檢查各部門(mén)檔案形成、移交情況，每年開(kāi)展檔案工作專(zhuān)項(xiàng)檢查，重點(diǎn)檢查歸檔率、檔案質(zhì)量、庫(kù)房安全、制度執(zhí)行等；2.外部監(jiān)督：接受上級(jí)檔案主管部門(mén)、保密部門(mén)的檢查指導(dǎo)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)整改，持續(xù)提升管理水平。（二）考核內(nèi)容將檔案工作納入部門(mén)績(jī)效考核，考核指標(biāo)包括：檔案歸檔率（年度應(yīng)歸檔文件的移交比例）；檔案質(zhì)量（完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性）；保管狀況（庫(kù)房安全、檔案完好率）；利用服務(wù)（利用效率、服務(wù)滿(mǎn)意度）；信息化建設(shè)（數(shù)字化率、系統(tǒng)應(yīng)用效果）。（三）獎(jiǎng)懲措施1.表彰獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)檔案工作成績(jī)突出的部門(mén)和個(gè)人，在年度評(píng)優(yōu)、職稱(chēng)評(píng)定中予以?xún)A斜，頒發(fā)榮譽(yù)證書(shū)或適當(dāng)物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)；2.責(zé)任追究：對(duì)未按規(guī)定歸檔、檔案損壞丟失、泄密、擅自銷(xiāo)毀檔案等行為，責(zé)令限期整改，視情節(jié)輕重對(duì)責(zé)任部門(mén)和