一、目的為規(guī)范超市采購(gòu)作業(yè)流程，確保商品供應(yīng)的及時(shí)性、質(zhì)量穩(wěn)定性與成本合理性，提升供應(yīng)鏈效率，保障超市經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有序開展，特制定本管理流程規(guī)范。二、適用范圍本規(guī)范適用于超市（含連鎖門店、生鮮賣場(chǎng)、社區(qū)便利店等業(yè)態(tài)）的商品采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、耗材采購(gòu)及服務(wù)類采購(gòu)活動(dòng)，涵蓋從需求提報(bào)至付款結(jié)算的全流程管理。三、職責(zé)分工（一）需求部門各業(yè)務(wù)部門（如生鮮部、食品部、非食品部、門店運(yùn)營(yíng)部等）結(jié)合銷售數(shù)據(jù)、庫(kù)存水平、促銷計(jì)劃及市場(chǎng)趨勢(shì)，提報(bào)采購(gòu)需求，明確商品規(guī)格、數(shù)量、到貨時(shí)間等要求；參與到貨驗(yàn)收，對(duì)商品質(zhì)量、規(guī)格與需求的匹配度進(jìn)行確認(rèn)。（二）采購(gòu)部門統(tǒng)籌采購(gòu)全流程，匯總需求并制定采購(gòu)計(jì)劃；開展供應(yīng)商開發(fā)、評(píng)估與維護(hù)，執(zhí)行詢價(jià)、議價(jià)、合同簽訂等采購(gòu)作業(yè)；跟蹤訂單執(zhí)行，協(xié)調(diào)到貨、退換貨等問題；分析采購(gòu)數(shù)據(jù)，優(yōu)化采購(gòu)策略。（三）財(cái)務(wù)部門審核采購(gòu)預(yù)算的合規(guī)性，監(jiān)控采購(gòu)成本；根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果與合同約定，辦理付款結(jié)算；對(duì)采購(gòu)票據(jù)、合同進(jìn)行財(cái)務(wù)合規(guī)性審查，保障資金安全與稅務(wù)合規(guī)。（四）質(zhì)檢部門（或崗位）制定商品驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，開展到貨質(zhì)檢，檢查商品質(zhì)量、包裝、標(biāo)識(shí)及相關(guān)資質(zhì)文件；對(duì)不合格商品提出處理意見（退換貨、索賠等），建立質(zhì)量追溯檔案。四、采購(gòu)流程管理（一）需求提報(bào)與計(jì)劃制定1.需求提報(bào)需求部門需在每月固定時(shí)間前，結(jié)合歷史銷售數(shù)據(jù)（近3個(gè)月銷售趨勢(shì)）、當(dāng)前庫(kù)存（安全庫(kù)存預(yù)警線內(nèi)）、促銷活動(dòng)（如節(jié)假日、店慶）及市場(chǎng)需求變化，填寫《采購(gòu)需求單》，明確商品名稱、規(guī)格、預(yù)計(jì)銷量、到貨周期等信息。生鮮類商品需額外標(biāo)注保鮮要求、產(chǎn)地偏好；設(shè)備/耗材類需明確技術(shù)參數(shù)、使用場(chǎng)景。2.采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)部門匯總各需求后，結(jié)合供應(yīng)商供貨周期、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率（目標(biāo)≥[X]次/月）、預(yù)算額度（年度/季度采購(gòu)預(yù)算），編制《采購(gòu)計(jì)劃》。計(jì)劃需區(qū)分“常規(guī)采購(gòu)”（如暢銷品補(bǔ)貨）與“特殊采購(gòu)”（新品引進(jìn)、應(yīng)季商品），并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商準(zhǔn)入新供應(yīng)商需提供營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證（或流通許可證）、質(zhì)檢報(bào)告等資質(zhì)文件；采購(gòu)部門實(shí)地考察（或委托第三方）其生產(chǎn)能力、質(zhì)量管控體系、物流配送能力，填寫《供應(yīng)商評(píng)估表》（含質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)、交付能力四項(xiàng)評(píng)分，總分≥[X]分方可準(zhǔn)入）。準(zhǔn)入后簽訂《合作協(xié)議》，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、退換貨條款等。2.供應(yīng)商考核每季度對(duì)合作供應(yīng)商進(jìn)行考核，從“供貨及時(shí)率”（目標(biāo)≥98%）、“質(zhì)量合格率”（目標(biāo)≥99%）、“價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)力”（同品類市場(chǎng)均價(jià)對(duì)比）、“服務(wù)響應(yīng)速度”（售后問題24小時(shí)內(nèi)反饋）四維度評(píng)分。連續(xù)兩個(gè)季度評(píng)分低于[X]分的供應(yīng)商，啟動(dòng)整改或淘汰流程。（三）采購(gòu)執(zhí)行1.詢價(jià)與議價(jià)采購(gòu)人員針對(duì)同品類商品，至少向[X]家供應(yīng)商詢價(jià)（新供應(yīng)商需占比≥30%以引入競(jìng)爭(zhēng)）。議價(jià)時(shí)需結(jié)合市場(chǎng)行情、批量采購(gòu)折扣、賬期優(yōu)惠等因素，爭(zhēng)取最優(yōu)采購(gòu)成本。生鮮類商品可采用“每日競(jìng)價(jià)”模式，根據(jù)當(dāng)日產(chǎn)地行情調(diào)整采購(gòu)價(jià)。2.合同簽訂與訂單下達(dá)采購(gòu)合同需明確商品規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、到貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任等條款，經(jīng)法務(wù)審核后簽訂。合同生效后，通過ERP系統(tǒng)下達(dá)《采購(gòu)訂單》，同步發(fā)送供應(yīng)商與需求部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門。訂單需標(biāo)注“緊急訂單”（到貨周期＜3天）或“常規(guī)訂單”，便于優(yōu)先處理。3.訂單跟蹤與到貨協(xié)調(diào)采購(gòu)人員需在訂單下達(dá)后，每日跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)、物流進(jìn)度，通過電話、企業(yè)微信或物流平臺(tái)獲取運(yùn)輸信息。若遇供應(yīng)商缺貨、物流延誤等問題，需在2小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)預(yù)案（如協(xié)調(diào)備用供應(yīng)商、調(diào)整到貨時(shí)間），并同步通知需求部門與倉(cāng)儲(chǔ)部門。（四）到貨驗(yàn)收1.驗(yàn)收流程商品到貨后，倉(cāng)儲(chǔ)部門通知質(zhì)檢、需求部門聯(lián)合驗(yàn)收。質(zhì)檢人員對(duì)照《采購(gòu)訂單》與驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，檢查商品數(shù)量（稱重/點(diǎn)數(shù)）、質(zhì)量（外觀、口感、保質(zhì)期等）、包裝（破損、標(biāo)識(shí)清晰度）及隨貨資質(zhì)（質(zhì)檢報(bào)告、檢疫證明等）。驗(yàn)收合格后，填寫《驗(yàn)收單》，三方簽字確認(rèn)；不合格商品需拍照留證，填寫《不合格商品處理單》，由采購(gòu)部門協(xié)調(diào)退換貨或索賠。2.特殊商品驗(yàn)收生鮮商品需“到貨即檢”，重點(diǎn)檢查新鮮度、損耗率（如蔬果損耗≤5%）；進(jìn)口商品需核查報(bào)關(guān)單、檢驗(yàn)檢疫證明；易燃易爆品需檢查運(yùn)輸合規(guī)性（如是否配載危險(xiǎn)品標(biāo)識(shí)）。（五）付款結(jié)算1.結(jié)算依據(jù)財(cái)務(wù)部門憑《驗(yàn)收單》《采購(gòu)訂單》《發(fā)票》（三流合一）辦理結(jié)算。預(yù)付款需提供合同約定的付款條件證明（如供應(yīng)商資質(zhì)審核通過、生產(chǎn)進(jìn)度確認(rèn)單）；貨到付款需在驗(yàn)收合格后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成付款。2.付款方式根據(jù)供應(yīng)商合作等級(jí)，采用“賬期付款”（A級(jí)供應(yīng)商賬期≤60天）、“貨到付款”（新供應(yīng)商或小金額采購(gòu)）或“預(yù)付款”（獨(dú)家供應(yīng)、定制商品）。付款前需經(jīng)采購(gòu)部門、財(cái)務(wù)部門、分管領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)審批。（六）庫(kù)存與補(bǔ)貨管理1.庫(kù)存監(jiān)控倉(cāng)儲(chǔ)部門通過ERP系統(tǒng)實(shí)時(shí)更新庫(kù)存數(shù)據(jù)，當(dāng)商品庫(kù)存低于“安全庫(kù)存線”（如日均銷量×3天）時(shí)，自動(dòng)觸發(fā)補(bǔ)貨預(yù)警，推送至采購(gòu)部門與需求部門。采購(gòu)部門需在24小時(shí)內(nèi)啟動(dòng)補(bǔ)貨流程。2.滯銷品處理每月由采購(gòu)、銷售、財(cái)務(wù)聯(lián)合盤點(diǎn)滯銷品（連續(xù)30天銷量為0或月銷量＜[X]件），制定清倉(cāng)計(jì)劃（如降價(jià)促銷、供應(yīng)商退換貨、內(nèi)部消化），避免庫(kù)存積壓。五、管理要求（一）成本控制1.推行“集中采購(gòu)”模式，對(duì)銷量大、通用性強(qiáng)的商品（如礦泉水、紙巾），由總部統(tǒng)一談判采購(gòu)，降低單位成本。2.每季度開展“供應(yīng)商比價(jià)”，引入新供應(yīng)商參與競(jìng)價(jià)，對(duì)同品類商品成本壓降率≥[X]%。3.優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu)，將庫(kù)存周轉(zhuǎn)率納入采購(gòu)人員KPI（目標(biāo)：生鮮類≥[X]次/月，非食類≥[X]次/月）。（二）質(zhì)量管控1.建立“一品一碼”追溯體系，通過商品條碼關(guān)聯(lián)供應(yīng)商、批次、質(zhì)檢報(bào)告，實(shí)現(xiàn)質(zhì)量問題可追溯。2.對(duì)生鮮、食品類商品，每半年開展“飛行檢查”，隨機(jī)抽檢在架商品，確保質(zhì)量合規(guī)。3.與供應(yīng)商簽訂《質(zhì)量保證協(xié)議》，明確質(zhì)量問題的賠償條款（如批次不合格需全額退款并賠償損失）。（三）合規(guī)管理1.采購(gòu)人員需遵守《反商業(yè)賄賂規(guī)定》，禁止收受供應(yīng)商回扣、禮品，違者按公司制度嚴(yán)肅處理。2.所有采購(gòu)合同需經(jīng)法務(wù)審核，確保條款合法合規(guī)；發(fā)票需通過稅務(wù)系統(tǒng)查驗(yàn)，杜絕假票。3.定期開展“采購(gòu)合規(guī)審計(jì)”，檢查需求提報(bào)、供應(yīng)商準(zhǔn)入、付款流程的合規(guī)性，形成審計(jì)報(bào)告。（四）信息化管理1.上線“采購(gòu)管理系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)需求提報(bào)、計(jì)劃編制、訂單跟蹤、驗(yàn)收付款的全流程線上化，自動(dòng)生成采購(gòu)報(bào)表（如成本分析、供應(yīng)商考核表）。2.利用大數(shù)據(jù)分析銷售趨勢(shì)，預(yù)測(cè)采購(gòu)需