2026年跨境電商公司物資與商品驗收管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司跨境電商業(yè)務(wù)中物資與商品的驗收管理工作，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)、流程及責(zé)任分工，確保入庫物資與商品質(zhì)量合格、規(guī)格相符、信息完整，防范不合格物資與商品流入經(jīng)營環(huán)節(jié)，保障公司資產(chǎn)安全與經(jīng)營活動有序開展，依據(jù)《中華人民共和國產(chǎn)品質(zhì)量法》《中華人民共和國電子商務(wù)法》《中華人民共和國進(jìn)出口商品檢驗法》及跨境電商行業(yè)相關(guān)管理規(guī)范，結(jié)合公司跨境電商業(yè)務(wù)實際經(jīng)營情況，制定本制度。第二條本制度適用于公司跨境電商業(yè)務(wù)全流程中各類物資與商品的驗收工作，包括但不限于采購入庫的商品（含跨境進(jìn)口、國內(nèi)采購商品）、輔助經(jīng)營物資（含包裝材料、倉儲耗材、辦公物資等）、售后退回待復(fù)檢商品、返工修復(fù)后待驗收商品。公司各部門（含采購部、倉儲部、質(zhì)控部、運營部、物流部、行政部等）及全體員工在涉及物資與商品驗收的相關(guān)工作中，均需嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定。第三條物資與商品驗收工作堅持“客觀公正、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、流程規(guī)范、責(zé)任到人、及時高效”的原則，確保驗收結(jié)果真實準(zhǔn)確，驗收過程可追溯，最大限度降低質(zhì)量風(fēng)險與經(jīng)營損失。第四條公司質(zhì)控部為物資與商品驗收管理的歸口管理部門，負(fù)責(zé)制定并更新驗收標(biāo)準(zhǔn)與驗收規(guī)范，組織開展驗收培訓(xùn)，監(jiān)督驗收流程執(zhí)行，協(xié)調(diào)處理驗收過程中的重大問題；采購部負(fù)責(zé)牽頭組織采購物資與商品的驗收對接工作，提供采購合同、訂單等相關(guān)資料；倉儲部負(fù)責(zé)驗收場地準(zhǔn)備、物資與商品的清點核對、驗收過程的配合及驗收后的入庫或隔離存放；運營部負(fù)責(zé)協(xié)助核對銷售相關(guān)商品的規(guī)格型號、標(biāo)識信息；行政部負(fù)責(zé)辦公類物資的驗收配合工作。第二章驗收標(biāo)準(zhǔn)第五條通用驗收標(biāo)準(zhǔn)：（一）證件資料完整：需提供采購合同、訂單、送貨單、質(zhì)量檢驗報告、合規(guī)認(rèn)證證書（如歐盟CE、美國FDA、日本PSE等目標(biāo)市場認(rèn)證）、報關(guān)單（跨境進(jìn)口商品）等相關(guān)資料，資料信息需與實物一致，且在有效期內(nèi)。（二）外觀質(zhì)量合格：無破損、變形、污漬、殘缺、銹蝕等影響使用或銷售的缺陷，商品包裝完好、密封嚴(yán)實，符合存儲及跨境運輸要求。（三）規(guī)格型號相符：商品或物資的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、批號等信息與采購合同、訂單要求一致。（四）標(biāo)識標(biāo)簽規(guī)范：需清晰標(biāo)注必要信息，商品類包括商品名稱、規(guī)格、產(chǎn)地、生產(chǎn)日期、保質(zhì)期（效期商品）、警示標(biāo)識、合規(guī)認(rèn)證標(biāo)識等；物資類包括物資名稱、規(guī)格、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期、合格標(biāo)識等。第六條商品專項驗收標(biāo)準(zhǔn)：（一）跨境進(jìn)口商品：除符合通用驗收標(biāo)準(zhǔn)外，還需核查報關(guān)單信息與實物的一致性，確認(rèn)商品符合我國及目標(biāo)市場的質(zhì)量安全標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)口資質(zhì)文件完整有效，無走私、違禁等違規(guī)情形。（二）效期商品（食品、化妝品、保健品等）：剩余保質(zhì)期不得低于總保質(zhì)期的2/3（特殊商品另行約定），效期標(biāo)識清晰可辨，無臨近過期或已過期情況，存儲條件說明明確。（三）電子電器類商品：需核查3C認(rèn)證等合規(guī)標(biāo)識，外觀無劃痕、接口完好，隨機配件齊全（如充電器、說明書等），通電測試（必要時）性能正常，無故障提示。（四）易碎易損商品：需檢查包裝防護(hù)措施是否到位，開箱檢驗無破損、滲漏、碎裂等情況。第七條輔助經(jīng)營物資驗收標(biāo)準(zhǔn)：（一）包裝材料：強度符合跨境運輸要求，無異味、無破損、尺寸規(guī)格與約定一致，印刷信息清晰準(zhǔn)確。（二）倉儲耗材（如托盤、纏繞膜等）：質(zhì)量達(dá)標(biāo)，無變形、破損，能滿足倉儲作業(yè)需求。（三）辦公物資：符合采購訂單約定的品牌、規(guī)格，外觀完好，無質(zhì)量缺陷，能正常使用。第八條售后退回及返工修復(fù)商品驗收標(biāo)準(zhǔn)：（一）售后退回商品：需核查退回原因，檢查商品外觀、性能是否存在質(zhì)量問題，核對商品編號與訂單信息的一致性，確認(rèn)是否存在人為損壞、使用痕跡等情況。（二）返工修復(fù)商品：需依據(jù)修復(fù)方案及合格標(biāo)準(zhǔn)驗收，確認(rèn)修復(fù)部位質(zhì)量達(dá)標(biāo)，無遺留缺陷，符合正常銷售或使用要求。第三章驗收流程第九條驗收準(zhǔn)備：（一）采購部在物資或商品到貨前，需將采購合同、訂單、送貨單等相關(guān)資料提前傳遞至倉儲部及質(zhì)控部。（二）倉儲部提前準(zhǔn)備驗收場地，確保場地干凈整潔、光線充足，必要時準(zhǔn)備驗收工具（如電子秤、卷尺、通電設(shè)備等），避免與其他待驗收或已驗收物資混放。（三）質(zhì)控部根據(jù)驗收對象，準(zhǔn)備對應(yīng)的驗收標(biāo)準(zhǔn)、檢驗記錄表單等資料。第十條到貨通知與接收：（一）物資或商品到貨后，物流或供應(yīng)商需及時通知采購部及倉儲部，倉儲部核對送貨單信息，確認(rèn)到貨無誤后，安排卸貨并暫存至待驗收區(qū)域，粘貼“待驗收”標(biāo)識。（二）倉儲部在2個工作日內(nèi)將到貨信息反饋至質(zhì)控部，申請組織驗收。第十一條驗收實施：（一）驗收組組成：由質(zhì)控部牽頭，聯(lián)合采購部、倉儲部及相關(guān)業(yè)務(wù)部門（如運營部、行政部）組成驗收組，必要時可委托第三方專業(yè)機構(gòu)參與驗收（高價值、高風(fēng)險商品）。（二）資料核查：驗收組首先核查采購合同、訂單、送貨單、檢驗報告、認(rèn)證證書等資料的完整性、真實性及與實物的一致性。（三）實物檢驗：根據(jù)驗收標(biāo)準(zhǔn)，采取全檢或抽樣檢驗的方式開展實物驗收。對于大批量商品，抽樣比例不低于3%，且抽樣需覆蓋不同批次、不同包裝；高風(fēng)險、高價值商品實行全檢。檢驗內(nèi)容包括外觀、規(guī)格、數(shù)量、標(biāo)識、性能（必要時）等。（四）記錄填寫：驗收過程中，驗收人員需詳細(xì)填寫《物資與商品驗收記錄表》，準(zhǔn)確記錄驗收時間、地點、驗收人員、驗收內(nèi)容、檢驗結(jié)果等信息，對不合格項需附照片等證據(jù)材料。第十二條驗收結(jié)果處理：（一）驗收合格：驗收組出具《驗收合格報告》，各驗收人員簽字確認(rèn)。倉儲部憑合格報告辦理入庫手續(xù)，將物資或商品轉(zhuǎn)移至相應(yīng)存儲區(qū)域，更新庫存臺賬。（二）驗收不合格：驗收組出具《驗收不合格報告》，明確不合格原因、不合格項目及處理建議。倉儲部立即將不合格物資或商品隔離存放至不合格品隔離區(qū)，粘貼“不合格”標(biāo)識，嚴(yán)禁與合格品混放。（三）驗收爭議：若驗收過程中對檢驗結(jié)果存在爭議，由質(zhì)控部組織重新檢驗或委托第三方機構(gòu)復(fù)檢，以復(fù)檢結(jié)果作為最終驗收依據(jù)。第十三條驗收時限要求：（一）常規(guī)物資與商品：自申請驗收之日起3個工作日內(nèi)完成驗收。（二）效期商品、易碎易損商品：自申請驗收之日起1個工作日內(nèi)完成驗收，避免延誤導(dǎo)致質(zhì)量風(fēng)險。（三）大批量、高價值或特殊商品：可適當(dāng)延長驗收時限，但最長不超過7個工作日，特殊情況需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。第四章驗收異常處理第十四條不合格物資與商品處置：（一）采購環(huán)節(jié)不合格：由采購部牽頭，根據(jù)《驗收不合格報告》與供應(yīng)商協(xié)商處理，可采取退換貨、退貨退款、補貨、索賠等方式，處理結(jié)果需反饋至質(zhì)控部及倉儲部，處置完成后及時更新相關(guān)記錄。（二）售后退回不合格：由運營部牽頭，結(jié)合退回原因分析責(zé)任，屬于供應(yīng)商質(zhì)量問題的，移交采購部對接處理；屬于物流損壞的，移交物流部對接處理；屬于客戶使用問題的，按公司售后管理制度處理。（三）無法退換貨或無利用價值的不合格品：由相關(guān)部門提出銷毀申請，經(jīng)質(zhì)控部審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按《2026年跨境電商公司不合格物資與商品處理管理制度》相關(guān)規(guī)定處置，處置過程需全程記錄。第十五條驗收資料缺失處理：若到貨時相關(guān)驗收資料缺失，采購部需在驗收時限內(nèi)督促供應(yīng)商補充完整，逾期未補充或補充資料仍不合格的，按驗收不合格處理。特殊情況下，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可先進(jìn)行實物檢驗，資料補充完整后再出具最終驗收結(jié)論。第十六條驗收差錯糾正：若發(fā)現(xiàn)驗收過程中存在差錯（如檢驗項目遺漏、判定標(biāo)準(zhǔn)適用錯誤等），質(zhì)控部需立即組織重新驗收，糾正驗收結(jié)論，及時調(diào)整庫存狀態(tài)，追究相關(guān)驗收人員責(zé)任，并將差錯情況及整改措施納入驗收管理改進(jìn)記錄。第五章監(jiān)督與責(zé)任追究第十七條質(zhì)控部負(fù)責(zé)對物資與商品驗收全過程進(jìn)行監(jiān)督檢查，重點檢查驗收標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況、驗收流程規(guī)范性、驗收記錄完整性、不合格品處置及時性等，定期開展驗收工作專項檢查，每季度至少1次，對發(fā)現(xiàn)的問題下達(dá)《整改通知書》，督促相關(guān)部門限期整改，跟蹤整改落實情況。第十八條各部門負(fù)責(zé)人為本部門涉及驗收相關(guān)工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門員工嚴(yán)格執(zhí)行本制度要求，確保驗收工作有序開展。驗收人員需認(rèn)真履行驗收職責(zé)，客觀公正開展檢驗工作，對驗收結(jié)果的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。第十九條對在驗收工作中表現(xiàn)突出的部門及個人（如及時發(fā)現(xiàn)重大質(zhì)量問題、嚴(yán)格執(zhí)行驗收標(biāo)準(zhǔn)、有效防范質(zhì)量風(fēng)險等），公司給予表彰獎勵；對違反本制度規(guī)定的部門及個人，按以下情形追究責(zé)任：（一）采購部未及時提供驗收資料、隱瞞供應(yīng)商質(zhì)量問題或未及時處理不合格品的；（二）倉儲部未按要求存放待驗收物資、未及時申請驗收、未對不合格品進(jìn)行隔離標(biāo)識或誤將不合格品入庫的；（三）驗收人員未按驗收標(biāo)準(zhǔn)開展檢驗、弄虛作假、遺漏檢驗項目導(dǎo)致不合格品流入經(jīng)營環(huán)節(jié)的；（四）相關(guān)部門拒絕配合驗收工作、未按要求整改驗收問題的；（五）其他未按本制度規(guī)定開展工作，導(dǎo)致公司資產(chǎn)損失、品牌形象受損或違反相關(guān)法律法規(guī)的。第二十條因驗收工作失誤導(dǎo)致不合格物資與商品流入市場，引發(fā)客戶投訴、監(jiān)管部門處罰或造成重大經(jīng)濟損失的，相關(guān)部門及個人需承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；構(gòu)成違法犯罪的，移交司法機關(guān)處