2026年跨境營(yíng)銷策劃公司采購(gòu)款項(xiàng)結(jié)算管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司采購(gòu)款項(xiàng)結(jié)算管理工作，保障采購(gòu)款項(xiàng)支付的合規(guī)性、準(zhǔn)確性與及時(shí)性，強(qiáng)化采購(gòu)業(yè)務(wù)全流程資金管控，防范資金風(fēng)險(xiǎn)，降低財(cái)務(wù)成本，結(jié)合公司跨境營(yíng)銷策劃業(yè)務(wù)采購(gòu)實(shí)際（含境內(nèi)外采購(gòu)），特制定本制度。第二條本制度適用于公司各類跨境營(yíng)銷策劃項(xiàng)目相關(guān)采購(gòu)款項(xiàng)的結(jié)算管理，涵蓋境內(nèi)外物料采購(gòu)、設(shè)備采購(gòu)、服務(wù)采購(gòu)（如設(shè)計(jì)、調(diào)研、推廣服務(wù)）等所有采購(gòu)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的款項(xiàng)支付、費(fèi)用報(bào)銷、尾款結(jié)算及跨境支付等全流程工作。第三條采購(gòu)款項(xiàng)結(jié)算工作遵循“合規(guī)優(yōu)先、憑證齊全、流程規(guī)范、權(quán)責(zé)清晰、高效便捷”的原則，嚴(yán)格遵守國(guó)家財(cái)經(jīng)法律法規(guī)、外匯管理規(guī)定及公司財(cái)務(wù)管理制度，確保資金使用安全可控，同時(shí)兼顧跨境業(yè)務(wù)結(jié)算效率。第四條公司財(cái)務(wù)部為采購(gòu)款項(xiàng)結(jié)算的統(tǒng)籌管理部門，負(fù)責(zé)制定結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)、審核結(jié)算資料、辦理支付手續(xù)、管控結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)；采購(gòu)部負(fù)責(zé)牽頭組織采購(gòu)款項(xiàng)結(jié)算申請(qǐng)、提交完整結(jié)算資料、跟蹤結(jié)算進(jìn)度；需求部門（如市場(chǎng)部、創(chuàng)意策劃部等）負(fù)責(zé)確認(rèn)采購(gòu)成果驗(yàn)收情況，配合提供結(jié)算相關(guān)佐證資料；人力資源部負(fù)責(zé)相關(guān)責(zé)任人的考核問責(zé)。第二章采購(gòu)款項(xiàng)結(jié)算范圍與類型第五條采購(gòu)款項(xiàng)結(jié)算范圍包括采購(gòu)業(yè)務(wù)全流程產(chǎn)生的各類應(yīng)付款項(xiàng)，具體涵蓋：（一）物料采購(gòu)款：包括境內(nèi)外宣傳物料、活動(dòng)道具、禮品物料等采購(gòu)產(chǎn)生的貨款、制作費(fèi)、加工費(fèi)；（二）設(shè)備采購(gòu)款：包括展示設(shè)備、拍攝設(shè)備、數(shù)字傳播設(shè)備等采購(gòu)產(chǎn)生的設(shè)備款、安裝調(diào)試費(fèi)、運(yùn)輸費(fèi)；（三）服務(wù)采購(gòu)款：包括設(shè)計(jì)服務(wù)、市場(chǎng)調(diào)研服務(wù)、海外推廣服務(wù)、跨境物流服務(wù)、展會(huì)搭建服務(wù)等產(chǎn)生的服務(wù)費(fèi)；（四）其他采購(gòu)相關(guān)款項(xiàng)：包括采購(gòu)過程中產(chǎn)生的關(guān)稅、增值稅、手續(xù)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等相關(guān)費(fèi)用。第六條采購(gòu)款項(xiàng)結(jié)算類型根據(jù)支付場(chǎng)景及進(jìn)度分為以下四類：（一）預(yù)付款結(jié)算：采購(gòu)合同約定需支付預(yù)付款的，按合同約定比例及金額結(jié)算，預(yù)付款比例原則上不超過合同總金額的30%（特殊情況需經(jīng)管理層審批）；（二）進(jìn)度款結(jié)算：針對(duì)長(zhǎng)期合作或大額采購(gòu)項(xiàng)目，按合同約定的進(jìn)度節(jié)點(diǎn)（如物料交付過半、設(shè)備安裝調(diào)試完成等）結(jié)算相應(yīng)比例款項(xiàng)；（三）尾款結(jié)算：采購(gòu)成果驗(yàn)收合格后，扣除預(yù)付款/進(jìn)度款及質(zhì)量保證金（如有）后的剩余款項(xiàng)結(jié)算；（四）跨境支付結(jié)算：針對(duì)境外采購(gòu)業(yè)務(wù)，需通過外匯支付的款項(xiàng)結(jié)算，嚴(yán)格遵循國(guó)家外匯管理相關(guān)規(guī)定。第三章采購(gòu)款項(xiàng)結(jié)算流程第七條結(jié)算前準(zhǔn)備。采購(gòu)業(yè)務(wù)完成后，采購(gòu)部需同步收集完整的結(jié)算資料，確保資料真實(shí)、合規(guī)、完整。核心結(jié)算資料包括：（一）基礎(chǔ)資料：采購(gòu)合同及補(bǔ)充協(xié)議（境內(nèi)外合同需分別符合對(duì)應(yīng)法律規(guī)范）、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收合格證明（由需求部門及質(zhì)量管控部門共同簽署）；（二）憑證資料：境內(nèi)采購(gòu)需提供合法有效的增值稅發(fā)票等稅務(wù)憑證；境外采購(gòu)需提供符合規(guī)定的境外發(fā)票或形式發(fā)票、報(bào)關(guān)單（如需）、完稅憑證（如需）；（三）其他佐證資料：運(yùn)輸單據(jù)、服務(wù)成果確認(rèn)單、費(fèi)用明細(xì)單、合同約定的其他結(jié)算佐證材料；跨境支付還需提供外匯支付申請(qǐng)書、境外供應(yīng)商銀行賬戶信息等。第八條結(jié)算申請(qǐng)。采購(gòu)部對(duì)收集的結(jié)算資料進(jìn)行初步核對(duì)，確認(rèn)采購(gòu)成果已驗(yàn)收合格、資料齊全無誤后，填寫《采購(gòu)款項(xiàng)結(jié)算申請(qǐng)表》，詳細(xì)列明采購(gòu)項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)、供應(yīng)商名稱、結(jié)算金額、結(jié)算類型、付款方式及銀行賬戶信息（境內(nèi)外賬戶需明確區(qū)分），經(jīng)采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核簽字后，連同完整結(jié)算資料一并提交至財(cái)務(wù)部。第九條結(jié)算審核。財(cái)務(wù)部收到結(jié)算申請(qǐng)后，按以下流程開展審核工作，審核時(shí)限為3-5個(gè)工作日：（一）資料完整性審核：核查結(jié)算資料是否齊全、填寫是否規(guī)范，境外采購(gòu)資料是否符合外匯支付要求；（二）合規(guī)性審核：核查采購(gòu)合同條款與結(jié)算申請(qǐng)是否一致，發(fā)票等憑證是否合法合規(guī)，稅率、金額是否準(zhǔn)確，跨境支付是否符合外匯管理規(guī)定；（三）金額準(zhǔn)確性審核：核查結(jié)算金額是否與合同約定、驗(yàn)收結(jié)果、費(fèi)用明細(xì)一致，是否存在超合同金額結(jié)算情況（超支需提供管理層審批文件）。審核通過的，進(jìn)入審批環(huán)節(jié)；審核發(fā)現(xiàn)資料缺失、不符或不合規(guī)的，退回采購(gòu)部補(bǔ)充完善后重新提交。第十條審批流程。結(jié)算審核通過后，財(cái)務(wù)部將《采購(gòu)款項(xiàng)結(jié)算申請(qǐng)表》及相關(guān)資料按以下權(quán)限履行審批手續(xù)：（一）結(jié)算金額5萬元（含）以下：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批；（二）結(jié)算金額5萬元-20萬元（含）：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核→分管管理層審批；（三）結(jié)算金額20萬元以上：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核→財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審核→分管管理層審核→公司主要負(fù)責(zé)人審批；（四）跨境支付結(jié)算：無論金額大小，均需額外經(jīng)財(cái)務(wù)部外匯管理專員審核后，報(bào)分管管理層及主要負(fù)責(zé)人審批。第十一條支付執(zhí)行。審批通過后，財(cái)務(wù)部根據(jù)審批意見及合同約定的付款方式、期限，辦理支付手續(xù)：（一）境內(nèi)支付：通過公司銀行賬戶以轉(zhuǎn)賬、電匯等方式支付，確保收款賬戶信息與合同約定一致，支付完成后及時(shí)獲取銀行支付憑證；（二）跨境支付：按國(guó)家外匯管理規(guī)定，先辦理購(gòu)匯（如需）及外匯支付備案手續(xù)，選擇合規(guī)的跨境支付渠道辦理支付，準(zhǔn)確填寫境外供應(yīng)商賬戶信息、付款用途等，支付完成后留存外匯支付憑證及備案資料；（三）質(zhì)量保證金支付：按合同約定的質(zhì)保期限到期后，經(jīng)需求部門確認(rèn)無質(zhì)量問題，采購(gòu)部提交質(zhì)保金支付申請(qǐng)，按正常結(jié)算審批流程辦理支付。第十二條結(jié)算后歸檔。支付完成后，財(cái)務(wù)部需及時(shí)將結(jié)算資料、審批文件、支付憑證等整理歸檔，建立采購(gòu)款項(xiàng)結(jié)算臺(tái)賬，詳細(xì)記錄采購(gòu)項(xiàng)目名稱、合同金額、支付金額、支付時(shí)間、供應(yīng)商信息等，確保結(jié)算過程可追溯。同時(shí)，將結(jié)算憑證同步推送至采購(gòu)部及檔案管理部門備案。第四章采購(gòu)款項(xiàng)結(jié)算管控措施第十三條預(yù)算管控。采購(gòu)款項(xiàng)結(jié)算嚴(yán)格遵循公司年度采購(gòu)預(yù)算，無預(yù)算或超預(yù)算的采購(gòu)款項(xiàng)，原則上不予結(jié)算。確因業(yè)務(wù)需求需超預(yù)算結(jié)算的，需由采購(gòu)部提交預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核、管理層審批同意后，方可辦理結(jié)算。第十四條憑證管控。嚴(yán)禁以虛假合同、虛假發(fā)票等不實(shí)資料辦理結(jié)算，財(cái)務(wù)部對(duì)所有結(jié)算憑證的真實(shí)性、合法性進(jìn)行嚴(yán)格核查，發(fā)現(xiàn)虛假憑證立即拒絕結(jié)算，并上報(bào)管理層追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。境外采購(gòu)憑證需經(jīng)專業(yè)人員審核其合規(guī)性，確保符合境內(nèi)外稅務(wù)及外匯管理要求。第十五條支付安全管控。財(cái)務(wù)部建立采購(gòu)款項(xiàng)支付復(fù)核機(jī)制，支付前需由兩人及以上核對(duì)付款金額、收款賬戶信息、審批手續(xù)等，確保支付信息準(zhǔn)確無誤。嚴(yán)格管控公司銀行賬戶及外匯支付權(quán)限，嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自辦理支付手續(xù)。第十六條逾期款項(xiàng)管控。財(cái)務(wù)部定期梳理采購(gòu)款項(xiàng)結(jié)算臺(tái)賬，對(duì)逾期未支付的款項(xiàng)，及時(shí)與采購(gòu)部溝通核實(shí)原因，督促供應(yīng)商提供合規(guī)資料或協(xié)調(diào)解決爭(zhēng)議；對(duì)逾期未收回的預(yù)付款（如采購(gòu)業(yè)務(wù)終止），由采購(gòu)部牽頭追討，財(cái)務(wù)部配合提供相關(guān)憑證資料。第十七條跨境結(jié)算專項(xiàng)管控。設(shè)立外匯管理專員，負(fù)責(zé)跟蹤國(guó)家外匯管理政策變化，統(tǒng)籌管理跨境采購(gòu)款項(xiàng)結(jié)算，確保所有跨境支付業(yè)務(wù)均符合政策要求，及時(shí)完成外匯申報(bào)及備案工作，留存完整的跨境結(jié)算資料，防范外匯管理風(fēng)險(xiǎn)。第五章責(zé)任劃分與考核獎(jiǎng)懲第十八條責(zé)任劃分：（一）采購(gòu)部：對(duì)結(jié)算資料的真實(shí)性、完整性、及時(shí)性負(fù)直接責(zé)任，因資料缺失、不符導(dǎo)致結(jié)算延誤或風(fēng)險(xiǎn)的，承擔(dān)主要責(zé)任；對(duì)逾期款項(xiàng)追討不力造成公司損失的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（二）財(cái)務(wù)部：對(duì)結(jié)算審核的合規(guī)性、準(zhǔn)確性及支付執(zhí)行的安全性負(fù)主要責(zé)任，因?qū)徍耸杪?、支付錯(cuò)誤導(dǎo)致公司損失的，承擔(dān)主要責(zé)任；跨境結(jié)算未按政策要求辦理導(dǎo)致違規(guī)的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（三）需求部門：對(duì)采購(gòu)成果驗(yàn)收的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)直接責(zé)任，因驗(yàn)收失誤導(dǎo)致不合格采購(gòu)成果辦理結(jié)算的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任；（四）審批人員：對(duì)審批環(huán)節(jié)的合規(guī)性、合理性負(fù)審核責(zé)任，因?qū)徟划?dāng)導(dǎo)致違規(guī)結(jié)算的，承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。第十九條考核獎(jiǎng)懲。公司將采購(gòu)款項(xiàng)結(jié)算管理工作納入相關(guān)部門及人員的績(jī)效考核體系：（一）獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)于嚴(yán)格執(zhí)行本制度，結(jié)算資料提交及時(shí)完整、結(jié)算審核高效準(zhǔn)確、成功防范結(jié)算風(fēng)險(xiǎn)的部門或個(gè)人；在跨境結(jié)算中優(yōu)化流程、節(jié)約財(cái)務(wù)成本的人員，公司將給予表彰及物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)。（二）問責(zé)：對(duì)于因資料提交不及時(shí)、審核疏漏、違規(guī)審批、支付錯(cuò)誤等導(dǎo)致結(jié)算延誤、資金損失或違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的，根據(jù)損失程度及違規(guī)情節(jié)，對(duì)相關(guān)責(zé)任人給予警告、記過、扣減績(jī)效工資等處分；造成重大