PAGE培訓(xùn)學(xué)校檔案室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)學(xué)校檔案室管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，為學(xué)校的教學(xué)、管理、研究等各項工作提供有力支持，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門及全體教職員工在工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：學(xué)校檔案室負(fù)責(zé)對全校檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：歸檔的檔案應(yīng)真實(shí)反映學(xué)校各項工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理學(xué)校工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為學(xué)校各項工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置學(xué)校設(shè)立獨(dú)立的檔案室，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)全校各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案目錄和檢索工具，為檔案利用提供便利。4.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的安全與完整。6.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為學(xué)校教學(xué)、管理、科研等工作提供檔案資料支持和信息服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全校教職員工的檔案意識和檔案管理水平。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和臨時保管工作。2.按照學(xué)校檔案管理制度的要求，定期將本部門的檔案移交檔案室。3.協(xié)助檔案室做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作。4.及時向檔案室反饋本部門檔案管理工作中存在的問題和建議。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：學(xué)校制定的各項規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、會議記錄、大事記、統(tǒng)計報表等。2.教學(xué)管理類：教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、學(xué)生成績冊、教學(xué)質(zhì)量評估材料等。3.師資隊伍建設(shè)類：教師個人檔案、教師培訓(xùn)記錄、教師考核材料、教師職稱評定材料等。4.學(xué)生管理類：學(xué)生學(xué)籍檔案、學(xué)生獎懲材料、學(xué)生社會實(shí)踐記錄、畢業(yè)生檔案等。5.招生就業(yè)類：招生計劃、招生簡章、錄取名單、就業(yè)協(xié)議、畢業(yè)生就業(yè)情況統(tǒng)計等。6.財務(wù)資產(chǎn)類：財務(wù)預(yù)算、決算報表、會計憑證、賬簿、固定資產(chǎn)清單等。7.后勤管理類：校園建設(shè)規(guī)劃、維修記錄、物資采購合同、食堂管理資料等。8.科研管理類：科研項目申報書、立項批復(fù)、研究成果報告、科研經(jīng)費(fèi)使用情況等。9.外事活動類：對外交流合作協(xié)議、出訪記錄、外賓來訪接待材料等。10.其他類：學(xué)校獲得的各類榮譽(yù)證書、捐贈協(xié)議、重要活動照片及音像資料等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時性和完整性。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料形成后及時整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類，并定期移交檔案室。3.對于重要文件和具有長期保存價值的檔案，應(yīng)一式兩份，一份留存本部門，一份移交檔案室。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號規(guī)范。（四）整理方法1.行政管理類檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理。2.教學(xué)管理類檔案：按照課程年度保管期限進(jìn)行分類整理。3.師資隊伍建設(shè)類檔案：按照教師個人年度保管期限進(jìn)行分類整理。4.學(xué)生管理類檔案：按照年級班級學(xué)生個人保管期限進(jìn)行分類整理。5.招生就業(yè)類檔案：按照招生年度就業(yè)年度保管期限進(jìn)行分類整理。6.財務(wù)資產(chǎn)類檔案：按照會計年度保管期限進(jìn)行分類整理。7.后勤管理類檔案：按照項目年度保管期限進(jìn)行分類整理。8.科研管理類檔案：按照科研項目年度保管期限進(jìn)行分類整理。9.外事活動類檔案：按照活動主題年度保管期限進(jìn)行分類整理。10.其他類檔案：按照類別年度保管期限進(jìn)行分類整理。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.當(dāng)年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔工作。2.對于跨年度的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束后及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案形成部門將整理好的檔案移交檔案室，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案室對移交的檔案進(jìn)行核對、檢查，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.檔案室按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對歸檔檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立檔案檢索體系。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、定期（30年、10年）。2.確定檔案保管期限的原則：反映學(xué)校主要職能活動和基本歷史面貌的，對學(xué)校工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。反映學(xué)校一般工作活動，但在一定時期內(nèi)對學(xué)校工作有查考利用價值的檔案，列為定期保管，其中重要的檔案保管期限為30年，一般的檔案保管期限為10年。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)配備專門的檔案庫房，保持庫房清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.對紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案盒、檔案柜等進(jìn)行裝具存放，對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全與完整。5.做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。五、檔案的利用與借閱（一）利用范圍本校教職員工因教學(xué)、管理、研究等工作需要，可查閱、借閱檔案。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案室查閱檔案，檔案室應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人協(xié)助查閱。2.借閱：檔案利用者因工作需要確需借出檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.檔案利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案時，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。3.查閱、借閱檔案后，應(yīng)及時歸還檔案室，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定原則與方法1.鑒定原則：根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價值，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的存毀。2.鑒定方法：采用直接鑒定法，逐件審查檔案內(nèi)容，綜合考慮檔案的來源、時間、內(nèi)容、形式等因素，確定檔案的價值。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對已滿保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.檔案管理人員根據(jù)鑒定原則和方法，提出檔案存毀意見，填寫檔案鑒定表。3.檔案鑒定工作小組對檔案管理人員提出的存毀意見進(jìn)行審核，形成鑒定報告。4.經(jīng)學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，對確無保存價值需銷毀的檔案進(jìn)行銷毀處理。（四）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)登記擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)人和學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。4.監(jiān)銷人員在檔案銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，圖像清晰、完整。2.對電子檔案進(jìn)行規(guī)范化整理，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整。3.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，將掃描后的紙質(zhì)檔案圖像和電子檔案數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。（三）檔案信息化系統(tǒng)功能1.檔案錄入與管理：實(shí)現(xiàn)檔案的在線錄入、修改、刪除等操作，對檔案的基本信息、保管期限、密級等進(jìn)行管理。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、年度、保管期限、類別等進(jìn)行檢索，方便快捷地查找所需檔案信息。3.借閱管理：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請、審批、登記、歸還等流程的信息化管理，對借閱情況進(jìn)行跟蹤和統(tǒng)計。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全與保密，只有授權(quán)人員才能訪問和操作相關(guān)檔案。5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。（四）信息化