內(nèi)部控制信息設(shè)備和軟件管理制度守則一、總則為加強單位內(nèi)部控制，規(guī)范信息設(shè)備和軟件的管理與使用，確保信息系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定運行，保障單位業(yè)務(wù)的正常開展，特制定本管理制度守則。本守則適用于單位內(nèi)部所有信息設(shè)備和軟件的采購、使用、維護、更新和報廢等環(huán)節(jié)。二、信息設(shè)備管理（一）采購管理1.需求評估由各部門結(jié)合自身業(yè)務(wù)發(fā)展需求，每年定期提交下一年度的信息設(shè)備采購需求。需求應(yīng)詳細說明設(shè)備的用途、性能要求、數(shù)量等信息。信息管理部門對各部門提交的需求進行匯總和分析，從整體業(yè)務(wù)規(guī)劃和技術(shù)發(fā)展趨勢的角度進行評估，判斷需求的合理性和必要性。對于超出預(yù)算或技術(shù)上不合理的需求，與相關(guān)部門進行溝通協(xié)商，提出調(diào)整建議。2.供應(yīng)商選擇建立合格供應(yīng)商名錄，信息管理部門定期對市場上的信息設(shè)備供應(yīng)商進行調(diào)研和評估，根據(jù)供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素，篩選出符合要求的供應(yīng)商納入名錄。在采購信息設(shè)備時，優(yōu)先從合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商。對于重要的信息設(shè)備采購項目，應(yīng)采用招標或競爭性談判的方式選擇供應(yīng)商，確保采購過程的公平、公正、公開。3.采購審批采購申請需按照單位的審批流程進行審批。一般情況下，由使用部門負責人提出申請，經(jīng)信息管理部門審核、財務(wù)部門審核預(yù)算、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行采購。對于金額較大或特殊用途的信息設(shè)備采購，還需提交單位領(lǐng)導(dǎo)班子會議審議通過。4.采購合同簽訂采購合同應(yīng)明確設(shè)備的規(guī)格、型號、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，應(yīng)由單位的法務(wù)部門或法律顧問對合同條款進行審核，確保合同的合法性和有效性。在合同履行過程中，信息管理部門和使用部門應(yīng)密切關(guān)注供應(yīng)商的交貨情況和設(shè)備質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。（二）使用管理1.設(shè)備登記信息設(shè)備到貨后，信息管理部門應(yīng)及時組織驗收，驗收內(nèi)容包括設(shè)備的外觀、數(shù)量、規(guī)格、性能等是否符合合同要求。驗收合格后，對設(shè)備進行登記，建立設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備的名稱、型號、規(guī)格、購置日期、購置價格、使用部門、使用人等信息。同時，為每臺設(shè)備賦予唯一的資產(chǎn)編號，并粘貼資產(chǎn)標簽。2.設(shè)備分配根據(jù)各部門的需求和工作安排，信息管理部門對信息設(shè)備進行合理分配。設(shè)備分配應(yīng)遵循按需分配、合理配置的原則，確保設(shè)備的使用效率最大化。在分配設(shè)備時，應(yīng)與使用部門和使用人簽訂設(shè)備使用責任書，明確使用人的責任和義務(wù)。3.設(shè)備使用規(guī)范使用人應(yīng)嚴格按照設(shè)備的操作規(guī)程使用信息設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備的配置和參數(shù)。嚴禁在信息設(shè)備上安裝與工作無關(guān)的軟件和程序，不得將設(shè)備用于與工作無關(guān)的活動。使用人應(yīng)定期對設(shè)備進行清潔和保養(yǎng)，保持設(shè)備的良好運行狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時向信息管理部門報告。4.設(shè)備借用管理因工作需要借用信息設(shè)備的，需填寫設(shè)備借用申請表，經(jīng)使用部門負責人和信息管理部門負責人審批同意后，方可辦理借用手續(xù)。借用期限一般不得超過[X]天，如需延長借用期限，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。借用人員應(yīng)妥善保管借用的設(shè)備，不得將設(shè)備轉(zhuǎn)借他人使用。借用期滿后，應(yīng)及時歸還設(shè)備，信息管理部門應(yīng)對設(shè)備進行檢查，如發(fā)現(xiàn)設(shè)備有損壞或丟失的情況，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行處理。（三）維護管理1.日常維護使用人負責信息設(shè)備的日常維護工作，包括設(shè)備的清潔、檢查設(shè)備的連接線路是否正常、查看設(shè)備的運行狀態(tài)等。信息管理部門應(yīng)定期對設(shè)備的日常維護情況進行檢查和指導(dǎo)，確保設(shè)備的日常維護工作落實到位。2.定期維護信息管理部門應(yīng)制定信息設(shè)備的定期維護計劃，定期對設(shè)備進行全面的檢查、保養(yǎng)和維護。定期維護的內(nèi)容包括設(shè)備的硬件檢查、軟件升級、系統(tǒng)優(yōu)化等。對于關(guān)鍵信息設(shè)備，應(yīng)制定詳細的維護方案，并安排專業(yè)技術(shù)人員進行維護。3.故障維修當信息設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人應(yīng)及時向信息管理部門報告。信息管理部門應(yīng)根據(jù)故障的情況，安排技術(shù)人員進行維修。對于簡單的故障，技術(shù)人員應(yīng)在現(xiàn)場進行維修；對于復(fù)雜的故障，技術(shù)人員應(yīng)將設(shè)備帶回維修中心進行維修。在維修過程中，應(yīng)做好維修記錄，記錄故障現(xiàn)象、維修過程、更換的零部件等信息。如設(shè)備需要送外維修，應(yīng)選擇具有資質(zhì)的維修單位，并簽訂維修合同。4.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)信息管理部門應(yīng)制定數(shù)據(jù)備份計劃，定期對重要的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并異地存放。同時，應(yīng)定期對備份數(shù)據(jù)進行檢查和恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。當出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞的情況時，應(yīng)及時使用備份數(shù)據(jù)進行恢復(fù)。（四）更新管理1.更新評估信息管理部門應(yīng)定期對信息設(shè)備的性能、使用情況、技術(shù)發(fā)展趨勢等進行評估，判斷設(shè)備是否需要更新。對于性能落后、無法滿足業(yè)務(wù)需求或存在安全隱患的設(shè)備，應(yīng)及時提出更新建議。同時，應(yīng)考慮設(shè)備的更新成本和效益，確保更新決策的合理性。2.更新計劃制定根據(jù)設(shè)備更新評估結(jié)果，信息管理部門制定信息設(shè)備更新計劃。更新計劃應(yīng)包括更新設(shè)備的名稱、型號、數(shù)量、更新時間、預(yù)算等內(nèi)容。更新計劃應(yīng)納入單位的年度預(yù)算，并按照預(yù)算管理的相關(guān)規(guī)定進行審批。3.更新實施更新計劃經(jīng)批準后，信息管理部門應(yīng)按照采購管理的相關(guān)規(guī)定進行設(shè)備更新采購。在更新設(shè)備時，應(yīng)做好數(shù)據(jù)遷移和系統(tǒng)切換工作，確保業(yè)務(wù)的連續(xù)性。同時，應(yīng)對舊設(shè)備進行妥善處理，按照相關(guān)規(guī)定進行報廢或轉(zhuǎn)讓。（五）報廢管理1.報廢鑒定當信息設(shè)備達到使用年限、無法正常使用或因技術(shù)原因被淘汰時，使用部門應(yīng)填寫設(shè)備報廢申請表，經(jīng)信息管理部門和財務(wù)部門鑒定后，提出報廢意見。對于重要的信息設(shè)備，還需組織專業(yè)技術(shù)人員進行評估鑒定。2.報廢審批設(shè)備報廢申請表經(jīng)使用部門負責人、信息管理部門負責人、財務(wù)部門負責人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進行報廢處理。對于金額較大或涉及重要數(shù)據(jù)的設(shè)備報廢，還需提交單位領(lǐng)導(dǎo)班子會議審議通過。3.報廢處理經(jīng)批準報廢的信息設(shè)備，信息管理部門應(yīng)及時進行處理。對于可回收利用的零部件，應(yīng)進行拆卸和回收；對于無法回收利用的設(shè)備，應(yīng)按照環(huán)保要求進行處理。同時，應(yīng)在設(shè)備臺賬中注銷報廢設(shè)備的信息，并及時調(diào)整資產(chǎn)賬目。三、軟件管理（一）采購管理1.需求調(diào)研各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提出軟件采購需求。信息管理部門對各部門的需求進行調(diào)研和分析，了解軟件的功能、性能、兼容性等要求。同時，應(yīng)考慮軟件的市場占有率、用戶評價、技術(shù)支持等因素，為軟件采購提供參考。2.軟件選型信息管理部門根據(jù)需求調(diào)研結(jié)果，組織相關(guān)人員進行軟件選型。軟件選型應(yīng)遵循功能適用、技術(shù)先進、安全可靠、性價比高的原則。在選型過程中，應(yīng)對不同品牌和型號的軟件進行比較和評估，選擇最適合單位業(yè)務(wù)需求的軟件。3.采購審批軟件采購申請需按照單位的審批流程進行審批。一般情況下，由使用部門負責人提出申請，經(jīng)信息管理部門審核、財務(wù)部門審核預(yù)算、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行采購。對于金額較大或特殊用途的軟件采購，還需提交單位領(lǐng)導(dǎo)班子會議審議通過。4.采購合同簽訂采購合同應(yīng)明確軟件的名稱、版本、功能、授權(quán)方式、使用期限、價格、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，應(yīng)由單位的法務(wù)部門或法律顧問對合同條款進行審核，確保合同的合法性和有效性。在合同履行過程中，信息管理部門和使用部門應(yīng)密切關(guān)注軟件供應(yīng)商的服務(wù)情況和軟件的質(zhì)量，如發(fā)現(xiàn)問題及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。（二）使用管理1.軟件安裝與配置軟件到貨后，信息管理部門應(yīng)及時組織安裝和配置。安裝和配置過程中，應(yīng)嚴格按照軟件的安裝說明和單位的相關(guān)規(guī)定進行操作，確保軟件的正常運行。同時，應(yīng)對軟件的使用權(quán)限進行設(shè)置，根據(jù)用戶的工作職責和業(yè)務(wù)需求，分配不同的使用權(quán)限。2.軟件使用培訓(xùn)為確保用戶能夠正確使用軟件，信息管理部門應(yīng)組織軟件使用培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括軟件的功能介紹、操作方法、注意事項等。培訓(xùn)方式可以采用集中培訓(xùn)、在線培訓(xùn)、現(xiàn)場指導(dǎo)等多種形式。培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)進行考核，確保用戶掌握軟件的使用技能。3.軟件使用規(guī)范用戶應(yīng)嚴格按照軟件的使用說明和單位的相關(guān)規(guī)定使用軟件，不得擅自更改軟件的配置和參數(shù)。嚴禁在未經(jīng)授權(quán)的情況下使用軟件或復(fù)制軟件。用戶應(yīng)定期對軟件進行數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全。如發(fā)現(xiàn)軟件出現(xiàn)故障或異常情況，應(yīng)及時向信息管理部門報告。4.軟件版本升級信息管理部門應(yīng)關(guān)注軟件的版本更新情況，及時了解軟件的新功能和安全補丁。根據(jù)軟件供應(yīng)商的建議和單位的實際情況，制定軟件版本升級計劃。在升級軟件前，應(yīng)進行充分的測試，確保升級后軟件的穩(wěn)定性和兼容性。同時，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作，以防數(shù)據(jù)丟失。（三）維護管理1.日常維護信息管理部門負責軟件的日常維護工作，包括監(jiān)控軟件的運行狀態(tài)、檢查軟件的日志文件、處理用戶的咨詢和問題等。同時，應(yīng)定期對軟件的數(shù)據(jù)庫進行優(yōu)化和清理，確保軟件的運行效率。2.安全維護信息管理部門應(yīng)加強軟件的安全維護工作，采取必要的安全措施，如安裝防火墻、殺毒軟件、進行數(shù)據(jù)加密等，防止軟件受到病毒、木馬、黑客等攻擊。定期對軟件進行安全漏洞掃描和修復(fù)，確保軟件的安全性。3.故障排除當軟件出現(xiàn)故障時，信息管理部門應(yīng)及時組織技術(shù)人員進行故障排除。故障排除過程中，應(yīng)做好記錄，分析故障原因，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，防止類似故障再次發(fā)生。如遇到無法解決的問題，應(yīng)及時與軟件供應(yīng)商聯(lián)系，尋求技術(shù)支持。（四）更新管理1.更新評估信息管理部門應(yīng)定期對軟件的功能、性能、安全性等進行評估，判斷軟件是否需要更新。對于功能落后、無法滿足業(yè)務(wù)需求或存在安全隱患的軟件，應(yīng)及時提出更新建議。同時，應(yīng)考慮軟件的更新成本和效益，確保更新決策的合理性。2.更新計劃制定根據(jù)軟件更新評估結(jié)果，信息管理部門制定軟件更新計劃。更新計劃應(yīng)包括更新軟件的名稱、版本、更新時間、預(yù)算等內(nèi)容。更新計劃應(yīng)納入單位的年度預(yù)算，并按照預(yù)算管理的相關(guān)規(guī)定進行審批。3.更新實施更新計劃經(jīng)批準后，信息管理部門應(yīng)按照軟件供應(yīng)商的要求進行軟件更新實施。在更新過程中，應(yīng)做好數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作，確保業(yè)務(wù)的連續(xù)性。同時，應(yīng)對更新后的軟件進行測試和驗證，確保軟件的正常運行。（五）報廢管理1.報廢鑒定當軟件因技術(shù)原因被淘汰、無法正常使用或不再滿足業(yè)務(wù)需求時，使用部門應(yīng)填寫軟件報廢申請表，經(jīng)信息管理部門和財務(wù)部門鑒定后，提出報廢意見。2.報廢審批軟件報廢申請表經(jīng)使用部門負責人、信息管理部門負責人、財務(wù)部門負責人和分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進行報廢處理。對于重要的軟件報廢，還需提交單位領(lǐng)導(dǎo)班子會議審議通過。3.報廢處理經(jīng)批準報廢的軟件，信息管理部門應(yīng)及時進行處理。應(yīng)刪除軟件的安裝文件和數(shù)據(jù)庫，銷毀相關(guān)的存儲介質(zhì)，確保軟件的數(shù)據(jù)安全。同時，應(yīng)在軟件臺賬中注銷報廢軟件的信息，并及時調(diào)整資產(chǎn)賬目。四、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查信息管理部門應(yīng)定期對信息設(shè)備和軟件的管理情況進行監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容包括設(shè)備和軟件的采購、使用、維護、更新和報廢等環(huán)節(jié)是否符合本管理制度守則的要求。同時，應(yīng)檢查設(shè)備和軟件的安全使用情況，是否存在安全隱患。對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到及時解決。2.考核評價建立信息設(shè)備和軟件管理考核評價機制，對各部門和使用人的設(shè)備和