公司會(huì)議管理制度通用文件模板一、總則（一）目的為規(guī)范公司會(huì)議組織流程，提高會(huì)議效率與決策質(zhì)量，保證各項(xiàng)工作有序推進(jìn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)組織的各類會(huì)議，包括但不限于戰(zhàn)略決策會(huì)議、業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)議、信息傳達(dá)會(huì)議、專題研討會(huì)議等。全體員工（含正式員工、實(shí)習(xí)生及項(xiàng)目合作人員）均需遵守本制度。二、會(huì)議分類及管理職責(zé)（一）會(huì)議分類戰(zhàn)略決策類會(huì)議：如年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃會(huì)、預(yù)算審批會(huì)、重大事項(xiàng)決策會(huì)等，由公司高層管理團(tuán)隊(duì)組織，涉及公司長(zhǎng)期發(fā)展方向及資源配置。業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)類會(huì)議：如月度工作例會(huì)、跨部門項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、客戶需求對(duì)接會(huì)等，由各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人組織，聚焦具體工作協(xié)調(diào)與進(jìn)度跟蹤。信息傳達(dá)類會(huì)議：如公司全員大會(huì)、部門周會(huì)、政策宣貫會(huì)等，由行政部或各部門組織，用于傳達(dá)上級(jí)指示、通報(bào)公司動(dòng)態(tài)。專題研討類會(huì)議：如技術(shù)研討會(huì)、產(chǎn)品方案評(píng)審會(huì)、問(wèn)題分析會(huì)等，由相關(guān)議題發(fā)起部門組織，針對(duì)特定問(wèn)題進(jìn)行深入討論。（二）管理職責(zé)行政部：統(tǒng)籌公司會(huì)議資源（如會(huì)議室、設(shè)備），負(fù)責(zé)戰(zhàn)略決策類、信息傳達(dá)類會(huì)議的籌備支持，監(jiān)督會(huì)議制度執(zhí)行情況。各業(yè)務(wù)部門：負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)類、專題研討類會(huì)議的發(fā)起、組織及后續(xù)跟蹤，保證會(huì)議內(nèi)容與部門目標(biāo)一致。參會(huì)人員：按時(shí)參加會(huì)議，積極參與討論，遵守會(huì)議紀(jì)律，落實(shí)會(huì)議決議事項(xiàng)。三、會(huì)議組織程序（一）會(huì)議籌備議題收集與審批各部門需提前3個(gè)工作日向會(huì)議組織部門提交《會(huì)議申請(qǐng)審批表》（模板見(jiàn)附件1），明確會(huì)議議題、目標(biāo)、預(yù)計(jì)時(shí)長(zhǎng)及所需資源。戰(zhàn)略決策類議題需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理審批；其他類議題由部門負(fù)責(zé)人審批。會(huì)議安排與通知會(huì)議組織部門確認(rèn)會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)（優(yōu)先使用公司會(huì)議室，如需外部場(chǎng)地需提前2個(gè)工作日申請(qǐng)）、參會(huì)人員（根據(jù)議題確定必要參會(huì)人，避免無(wú)關(guān)人員參會(huì)）。提前2個(gè)工作日發(fā)送《會(huì)議通知單》（模板見(jiàn)附件2），內(nèi)容需包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參會(huì)人員、需準(zhǔn)備的材料（如PPT、數(shù)據(jù)報(bào)表）及聯(lián)系人。會(huì)議材料準(zhǔn)備發(fā)起部門需提前1個(gè)工作日將會(huì)議材料（含議題背景、數(shù)據(jù)支撐、方案建議等）發(fā)送至參會(huì)人員及會(huì)議組織部門，保證參會(huì)人員提前熟悉內(nèi)容。行政部根據(jù)需求準(zhǔn)備會(huì)議設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、視頻會(huì)議系統(tǒng)等），提前30分鐘調(diào)試完畢。（二）會(huì)議召開(kāi)簽到與入場(chǎng)參會(huì)人員需提前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，在《會(huì)議簽到表》（模板見(jiàn)附件3）上簽到，由行政部或會(huì)議組織人員負(fù)責(zé)核對(duì)。遲到超過(guò)15分鐘或無(wú)法參會(huì)者，需提前1小時(shí)向會(huì)議組織部門及部門負(fù)責(zé)人請(qǐng)假，說(shuō)明原因。會(huì)議主持與紀(jì)律會(huì)議由指定主持人（一般為部門負(fù)責(zé)人或議題發(fā)起人）開(kāi)場(chǎng)，明確會(huì)議目標(biāo)、議程及時(shí)長(zhǎng)分配。主持人需控制會(huì)議節(jié)奏，避免偏離議題；參會(huì)人員發(fā)言需簡(jiǎn)明扼要，每人單次發(fā)言不超過(guò)5分鐘，保證高效討論。會(huì)議期間需將手機(jī)調(diào)至靜音或震動(dòng)模式，禁止隨意走動(dòng)、交頭接耳或處理與會(huì)議無(wú)關(guān)的事務(wù)。議題討論與決議形成按議程逐項(xiàng)討論，主持人引導(dǎo)參會(huì)人員圍繞議題發(fā)表意見(jiàn)，避免爭(zhēng)議性話題拖延時(shí)間。對(duì)需決策事項(xiàng)，應(yīng)充分討論后形成明確決議（如“同意”“暫緩執(zhí)行”“需補(bǔ)充方案”等），并由會(huì)議記錄人詳細(xì)記錄（模板見(jiàn)附件4）。（三）會(huì)議后續(xù)會(huì)議紀(jì)要整理與分發(fā)會(huì)議記錄人需在會(huì)后24小時(shí)內(nèi)整理《會(huì)議紀(jì)要》，內(nèi)容包括：會(huì)議基本信息、議題討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、責(zé)任人、完成及時(shí)限。紀(jì)要經(jīng)主持人審核確認(rèn)后，于次日發(fā)送至所有參會(huì)人員及相關(guān)部門抄送行政部歸檔。決議跟蹤與反饋責(zé)任部門需嚴(yán)格按照決議時(shí)限推進(jìn)工作，并在完成后的3個(gè)工作日內(nèi)向會(huì)議組織部門反饋結(jié)果；如遇延期，需提前說(shuō)明原因及調(diào)整計(jì)劃。行政部每月匯總各部門會(huì)議決議執(zhí)行情況，形成《會(huì)議決議跟蹤表》（模板見(jiàn)附件5），提交總經(jīng)理辦公會(huì)審閱。會(huì)議資料歸檔會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)收集會(huì)議通知、簽到表、紀(jì)要、相關(guān)材料等，于會(huì)后3個(gè)工作日內(nèi)移交行政部統(tǒng)一歸檔（電子版存于共享文件夾，紙質(zhì)版分類存檔），保存期限不少于3年。四、會(huì)議管理要求與注意事項(xiàng)（一）會(huì)議效率優(yōu)化嚴(yán)格控制會(huì)議時(shí)長(zhǎng)：戰(zhàn)略決策類會(huì)議不超過(guò)2小時(shí)，業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)類不超過(guò)1.5小時(shí)，信息傳達(dá)類不超過(guò)1小時(shí)，專題研討類根據(jù)議題復(fù)雜度設(shè)定時(shí)長(zhǎng)（一般不超過(guò)3小時(shí)）。避免無(wú)議題、無(wú)準(zhǔn)備的會(huì)議，對(duì)未提前提交議題或材料不充分的會(huì)議，主持人有權(quán)叫停或推遲召開(kāi)。（二）會(huì)議紀(jì)律規(guī)范無(wú)故缺席、遲到或早退者，將納入個(gè)人績(jī)效考核；累計(jì)3次無(wú)故缺席者，部門負(fù)責(zé)人需向分管領(lǐng)導(dǎo)提交書(shū)面說(shuō)明。會(huì)議期間禁止泄露公司商業(yè)秘密及敏感信息，違者將按《員工保密協(xié)議》追究責(zé)任。（三）特殊情況處理緊急會(huì)議（如突發(fā)問(wèn)題處理、臨時(shí)任務(wù)部署）可簡(jiǎn)化籌備流程，但需通過(guò)電話或即時(shí)通訊工具明確會(huì)議核心議題及參會(huì)人員，會(huì)后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)交《會(huì)議申請(qǐng)審批表》及紀(jì)要。遠(yuǎn)程參會(huì)人員需提前測(cè)試視頻會(huì)議設(shè)備，保證網(wǎng)絡(luò)通暢；發(fā)言時(shí)需開(kāi)啟麥克風(fēng)，發(fā)言完畢后及時(shí)關(guān)閉，避免背景噪音干擾。五、附則本制度由行政部負(fù)責(zé)解釋和修訂，自發(fā)布之日起施行。各部門可根據(jù)本制度結(jié)合實(shí)際情況制定部門會(huì)議細(xì)則，報(bào)行政部備案。本制度如需調(diào)整，需經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)審議通過(guò)后生效。附件列表附件1：《會(huì)議申請(qǐng)審批表》附件2：《會(huì)議通知單》附件3：《會(huì)議簽到表》附件4：《會(huì)議紀(jì)要模板》附件5：《會(huì)議決議跟蹤表》附件1：會(huì)議申請(qǐng)審批表申請(qǐng)部門申請(qǐng)人聯(lián)系方式會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間年月日時(shí)分會(huì)議地點(diǎn)參會(huì)人員（部門/姓名，可另附頁(yè)）會(huì)議議題及目標(biāo)需準(zhǔn)備材料□PPT□報(bào)表□方案□其他：_________所需資源□會(huì)議室□投影儀□視頻會(huì)議系統(tǒng)□其他：_________部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)簽字：_________日期：_________分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)簽字：_________日期：_________總經(jīng)理審批（僅戰(zhàn)略決策類）簽字：_________日期：_________附件2：會(huì)議通知單會(huì)議通知致：__________________部門/人員發(fā)件部門：__________________發(fā)送時(shí)間：____年__月__日會(huì)議基本信息名稱：__________________時(shí)間：____年__月日:至:__地點(diǎn)：__________________（線上會(huì)議請(qǐng)注明及會(huì)議號(hào)）參會(huì)人員：__________________會(huì)議議程議題一：__________________（負(fù)責(zé)人：____，時(shí)長(zhǎng)：__分鐘）議題二：__________________（負(fù)責(zé)人：____，時(shí)長(zhǎng)：__分鐘）……參會(huì)準(zhǔn)備請(qǐng)?zhí)崆伴喿x附件材料（如有），準(zhǔn)備發(fā)言要點(diǎn)。如需請(qǐng)假，請(qǐng)于_年_月_日前聯(lián)系_（聯(lián)系方式：_________）。聯(lián)系人：______聯(lián)系方式：_________附件3：會(huì)議簽到表會(huì)議名稱：__________________時(shí)間：____年_月日地點(diǎn)：_______________序號(hào)部門姓名職位簽到時(shí)間備注（請(qǐng)假/遲到）12……簽到人：______記錄人：______附件4：會(huì)議紀(jì)要模板會(huì)議紀(jì)要會(huì)議名稱：__________________會(huì)議時(shí)間：____年__月日:__會(huì)議地點(diǎn)：__________________主持人：______記錄人：______參會(huì)人員：__________________（附簽到表）缺席人員：__________________（原因：_________）一、會(huì)議議題及討論要點(diǎn)議題一：__________________討論要點(diǎn)：__________________主要意見(jiàn)：__________________（發(fā)言人：______）議題二：__________________討論要點(diǎn)：__________________主要意見(jiàn)：__________________（發(fā)言人：______）二、決議事項(xiàng)序號(hào)決議內(nèi)容責(zé)任部門/人完成時(shí)限備注12……三、其他事項(xiàng)主持人總結(jié)：__________________下次會(huì)議安排（如有）：__________________分發(fā)范圍：_____