適用場景說明在企業(yè)日常運營中，各類會議是信息同步、決策推進、問題解決的核心載體。本規(guī)范適用于企業(yè)內(nèi)部各類溝通會議的紀要記錄，包括但不限于：部門周例會、月度工作總結(jié)會、項目推進會、跨部門協(xié)調(diào)會、專題研討會等。通過標準化記錄，保證會議內(nèi)容清晰可追溯，行動項責(zé)任到人，提升會議效率與執(zhí)行效果。規(guī)范操作流程一、會前準備階段明確會議基本信息提前獲取會議通知，記錄會議名稱、日期、具體時間（開始-結(jié)束）、地點（會議室/線上會議）、主持人、記錄人等基礎(chǔ)信息。若為線上會議，提前測試設(shè)備并確認參會人員名單。熟悉會議議程與主持人確認會議議程，明確各議題的討論重點、預(yù)期目標及時間分配，提前梳理記錄避免遺漏關(guān)鍵內(nèi)容。準備記錄工具采用電子文檔（如Word、Excel）或企業(yè)指定會議紀要系統(tǒng)，準備模板表格；若需手寫，保證紙張整潔、字跡清晰。二、會議記錄階段記錄參會人員信息準時簽到，記錄參會人員姓名（部門/職務(wù)，如“總-市場部”“經(jīng)理-研發(fā)組”）、缺席人員及原因（如“出差”“請假”）。逐項記錄討論內(nèi)容按議程順序記錄，每個議題需明確：討論背景、核心觀點（標注不同意見，如“主管建議A方案”“同事提出B方案”）、關(guān)鍵數(shù)據(jù)或案例支撐。避免逐字記錄，提煉核心信息，用簡潔語言概括，重點突出“誰提出什么觀點”“存在哪些分歧”“共識點是什么”。明確決議事項與行動項對會議達成的共識或決策，單獨標注“決議：X”，注明決策依據(jù)（如“基于數(shù)據(jù)”“經(jīng)全體參會人員同意”）。對需跟進的任務(wù)，詳細記錄“行動項”：任務(wù)描述、負責(zé)人（具體到人，如“*工-行政部”）、配合部門（如有）、計劃完成時間（精確到日期）、所需資源（如“預(yù)算支持”“技術(shù)協(xié)助”）。三、會后整理與確認梳理紀要內(nèi)容會議結(jié)束后2個工作日內(nèi)完成紀要初稿，檢查：信息完整性（時間、地點、人員、議題、決議、行動項無遺漏）、邏輯清晰性（按議程順序排列，重點突出）、表述準確性（避免歧義，專業(yè)術(shù)語使用規(guī)范）。提交審核與反饋將初稿提交主持人審核，確認決議與行動項是否準確；若涉及跨部門任務(wù)，同步告知相關(guān)負責(zé)人確認。根據(jù)審核意見修改完善，最終版紀需經(jīng)主持人簽字（或電子簽批）確認。歸檔與分發(fā)確認后的紀要按企業(yè)檔案管理規(guī)定歸檔（電子檔存入指定共享文件夾，紙質(zhì)檔交行政部門備案）。在1個工作日內(nèi)將紀要分發(fā)給所有參會人員及需知曉的部門，保證信息同步。標準記錄模板會議基本信息會議名稱例：部門2024年Q3工作啟動會會議日期YYYY年MM月DD日會議時間HH:MM-HH:MM會議地點例：3樓會議室A/騰訊會議（會議號：X）主持人*總記錄人*專員參會人員經(jīng)理-研發(fā)組、主管-市場部、專員-財務(wù)部、工-行政部（共5人）缺席人員及原因*工-項目組（出差至，MM月DD日返）會議議程與記錄議題一：Q3工作目標分解討論內(nèi)容：總傳達公司Q3整體目標，要求各部門結(jié)合KPI制定分解計劃；經(jīng)理提出研發(fā)組需重點推進項目，預(yù)計需增加2名開發(fā)人員支持；主管建議市場部配合6月完成活動策劃。決議：各部門于MM月DD日前提交Q3詳細工作計劃至總處。議題二：跨部門協(xié)作問題討論內(nèi)容：近期項目因需求變更導(dǎo)致研發(fā)與市場對接不暢，專員反饋需明確需求提報流程；工建議建立周進度同步機制。決議：由*專員牽頭，MM月DD日前制定《跨部門需求管理流程》，并組織相關(guān)部門評審。行動項跟蹤序號任務(wù)描述1研發(fā)組提交Q3項目排期表2市場部提交Q3活動策劃方案3制定《跨部門需求管理流程》附件|（如有相關(guān)材料，如PPT、數(shù)據(jù)報表等，在此列明文件名及路徑）|關(guān)鍵注意事項記錄準確性人名、職務(wù)、時間、數(shù)據(jù)等關(guān)鍵信息需反復(fù)核對，保證與會議實際內(nèi)容一致，避免模糊表述（如“某同事”“近期”需明確具體人員/日期）。決議與行動項需經(jīng)參會人員確認，避免因記錄偏差導(dǎo)致執(zhí)行歧義。信息保密性會議紀要可能涉及企業(yè)敏感信息（如戰(zhàn)略規(guī)劃、未公開數(shù)據(jù)等），僅限參會人員及必要知悉范圍傳閱，嚴禁外泄。時效性與執(zhí)行跟蹤紀要整理需及時，保證行動項在第一時間被相關(guān)人員知曉