公司文件檔案管理規(guī)范與模板一、規(guī)范概述與適用場景文件檔案是企業(yè)運營的重要載體，記錄了業(yè)務開展、決策過程、合規(guī)管理等關鍵信息。本規(guī)范旨在統(tǒng)一公司文件檔案的管理標準，保證檔案的完整性、安全性、可追溯性，適用于公司各部門在日常工作中產生的各類文件（包括但不限于合同、報告、制度、會議紀要、項目資料、財務憑證等）從形成到歸檔、借閱、銷毀的全生命周期管理。無論是新員工入職后的文件處理培訓，還是部門年度檔案整理，抑或是外部審計時的資料調取，均可參照本規(guī)范執(zhí)行。二、文件檔案管理全流程操作步驟（一）文件收集與初步審核明確收集范圍：各部門需在文件形成后3個工作日內，將屬于歸檔范圍的文件（如需長期保存的合同、重要項目方案、年度總結等）交至部門檔案管理員；跨部門協(xié)作文件，由主辦部門負責收集。文件完整性檢查：檔案管理員核對文件是否包含關鍵要素（如合同需包含雙方簽字蓋章、項目資料需含立項報告與驗收報告），對缺失要素的文件退回原部門補充，補充后重新提交。初步分類標記：根據文件類型（如綜合類、業(yè)務類、財務類、人事類）在文件右上角用鉛筆標注臨時分類代碼，便于后續(xù)整理。（二）文件分類與編號規(guī)則分類標準：采用“年度-部門-文件類型-流水號”四級分類法，具體年度：文件形成年份（如2024）；部門：公司標準部門縮寫（如行政部=XA、市場部=SC、財務部=CW）；文件類型：用兩位字母表示（如制度=ZD、報告=BG、合同=HT、紀要=JY）；流水號：當年該類文件從001開始順序編號。示例：2024年行政部形成的第3份制度文件，編號為“2024-XA-ZD-003”。特殊文件處理：跨年度項目文件按項目結束年度歸檔；密級文件（如涉密合同）需在分類后標注密級（如“秘密”“機密”），單獨存放。（三）文件整理與裝訂規(guī)范排序與裝訂：按文件形成時間順序排序，去除金屬夾、回形針等易銹蝕物品，使用無酸檔案夾裝訂；超過20頁的文件需加裝封面，注明文件編號、名稱、部門、日期及經辦人*。電子文件同步：紙質文件歸檔后，需同步將電子版（PDF格式，避免可編輯修改）至公司檔案管理系統(tǒng)，命名規(guī)則與紙質文件編號一致，保證紙質與電子檔案一一對應。（四）檔案歸檔與存儲管理歸檔時限：每季度末最后5個工作日，各部門檔案管理員將本季度整理完畢的檔案移交至公司檔案室，填寫《檔案移交清單》（見模板一），雙方簽字確認。存儲要求：紙質檔案：存入符合國家標準（GB/T7156-2003）的無酸檔案盒，按編號順序排架，每層高度不超過30cm，避免擠壓；電子檔案：存儲于公司專用服務器，定期（每月）進行備份，備份數據異地存放；環(huán)境控制：檔案室保持溫度18-22℃，濕度45%-60%，配備防火、防潮、防蟲、防盜設備，每日記錄溫濕度。（五）檔案借閱與使用流程借閱申請：員工因工作需要借閱檔案，需填寫《檔案借閱申請表》（見模板二），注明借閱人、部門、文件編號、用途、借閱期限（最長不超過15個工作日），經部門負責人審批后提交檔案室。借閱與歸還：檔案管理員核對申請表無誤后，提供檔案副本（原件原則上不外借，特殊情況需經分管領導*批準）；借閱人需在檔案室當場檢查檔案完整性，歸還時檔案管理員核對無誤后，在《檔案借閱登記表》上記錄歸還日期。保密要求：借閱人不得復制、摘抄涉密檔案，不得轉借他人，如需摘抄需經檔案室負責人*批準，摘抄內容需注明來源及日期。（六）檔案鑒定與處置定期鑒定：每年度末，由檔案管理小組（由行政部、法務部、業(yè)務部門負責人組成）對檔案進行價值鑒定，區(qū)分“永久保存”“長期保存（10-30年）”“短期保存（5-10年）”三類。銷毀流程：對于到期無保存價值的檔案，由檔案室編制《檔案銷毀清冊》（見模板三），經分管領導審批后，由兩人以上（含檔案管理員、監(jiān)銷人）共同監(jiān)銷，銷毀時當場記錄，監(jiān)銷人簽字確認，銷毀清冊永久保存。三、核心管理模板表格模板一：檔案移交清單序號檔案編號文件名稱形成日期頁數移交部門移交人*接收人*備注12024-XA-ZD-003公司檔案管理制度2024-03-1512行政部張*李*22024-SC-HT-001市場推廣合作協(xié)議2024-03-2025市場部王*李*含附件3份………合計——共份——共頁————————模板二：檔案借閱申請表借閱人*部門借閱日期文件編號文件名稱借閱期限借閱用途□查閱□復印□其他：______部門負責人審批意見：簽字：*日期：檔案管理員處理意見：□同意借出□提供副本□拒絕（原因：______）簽字：*日期：歸還日期經手人*檔案管理員確認：*模板三：檔案銷毀清冊序號檔案編號文件名稱形成年度保存期限銷毀原因銷毀日期監(jiān)銷人*經手人*備注12020-CW-BG-005年度財務分析報告202010年保存到期2024-12-20趙*錢*22021-XA-JY-002部門周例會紀要（1-6月）20215年保存到期2024-12-20趙*錢*…………合計——共份——————————————四、管理過程中的關鍵注意事項責任到人：各部門負責人為本部門檔案管理第一責任人，需指定專人擔任部門檔案管理員，保證文件及時收集、整理；檔案室管理員負責檔案的統(tǒng)一接收、存儲、保管，定期檢查檔案狀態(tài)，發(fā)覺問題及時上報。保密與安全：涉密檔案的、流轉、歸檔需嚴格遵守公司保密制度，非相關人員不得接觸；檔案室嚴禁煙火，出入人員需登記，非檔案室人員不得隨意進入存儲區(qū)域。定期檢查：檔案室每季度對紙質檔案進行抽樣檢查（抽查比例不低于10%），查看是否有蟲蛀、霉變、字跡褪色等情況；電子檔案每季度進行備份有效性測試，保證數據可恢復。培訓與更新：行政部每年組織至少1次檔案管理培訓，更新員工對規(guī)范及流程的認知；本規(guī)范根據公司業(yè)務變化適時修訂，修訂版本需經總經理辦公會審批后發(fā)布。特殊情況處理：如遇文件遺失，需由原經辦部門出具《文件遺失說明》，經部門負責人及分管領導審批后，檔案室