辦公室文檔管理制度與執(zhí)行模板一、制度適用范圍與背景本制度適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會(huì)組織的內(nèi)部辦公室文檔管理工作，旨在規(guī)范文檔全生命周期管理（包括創(chuàng)建、審批、分發(fā)、存儲(chǔ)、借閱、歸檔、銷毀等環(huán)節(jié)），保證文檔信息的完整性、安全性及可追溯性，提升辦公效率，防范信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。背景基于現(xiàn)代辦公環(huán)境中文檔數(shù)量激增、類型多樣化（如制度文件、合同協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、審批單據(jù)等），需通過標(biāo)準(zhǔn)化管理避免混亂與丟失，支撐組織高效運(yùn)轉(zhuǎn)。二、文檔管理職責(zé)分工（一）綜合管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌本制度的制定、修訂與監(jiān)督執(zhí)行；建立文檔管理臺(tái)賬，組織年度文檔歸檔與銷毀工作；對(duì)各部門文檔管理情況進(jìn)行定期檢查與考核；提供文檔管理工具（如電子檔案系統(tǒng)）的技術(shù)支持與培訓(xùn)。（二）業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)本部門文檔的創(chuàng)建、初審、規(guī)范填寫及及時(shí)提交；指定專人（文檔管理員）負(fù)責(zé)本部門文檔的日常收集、整理與暫存；保證文檔內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，符合業(yè)務(wù)規(guī)范要求。（三）經(jīng)辦人/審批人經(jīng)辦人需對(duì)文檔內(nèi)容的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)，按要求填寫并提交審批；審批人需對(duì)文檔的合規(guī)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行嚴(yán)格審核，在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審批流程。三、文檔分類與編號(hào)規(guī)則（一）文檔分類根據(jù)性質(zhì)與用途，文檔分為以下類別（可根據(jù)組織實(shí)際調(diào)整）：制度類：管理辦法、規(guī)定、細(xì)則等；合同類：合作協(xié)議、采購(gòu)合同、服務(wù)合同等；會(huì)議類：會(huì)議通知、議程、紀(jì)要、決議等；報(bào)告類：工作報(bào)告、總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、請(qǐng)示等；事務(wù)類：審批單、通知函、證明材料、會(huì)議記錄等；其他類：無法歸入上述類別的特殊文檔。（二）編號(hào)規(guī)則文檔采用“部門簡(jiǎn)稱-類別代碼-年份-流水號(hào)”格式，示例：綜合部2024年第3份制度類文檔：ZD-ZD-2024-003業(yè)務(wù)部2024年第5份合同類文檔：YW-HT-2024-005四、文檔管理全流程操作說明（一）收文管理流程（外部/內(nèi)部incomingdocuments）簽收登記外部收文：通過快遞、郵件、現(xiàn)場(chǎng)遞交等方式接收的文檔，由綜合管理部門指定人員（如前臺(tái)文員）當(dāng)場(chǎng)核對(duì)文檔名稱、份數(shù)、發(fā)送單位等信息，確認(rèn)無誤后在《收文登記表》（見表1）中記錄“簽收日期”“來源”“標(biāo)題”“份數(shù)”“簽收人”等字段，并貼“收文標(biāo)簽”（含唯一編號(hào)）。內(nèi)部收文：各部門間流轉(zhuǎn)的文檔，由接收人在《部門內(nèi)部收文記錄表》中登記，注明“發(fā)送部門”“發(fā)送人”“接收日期”“文檔標(biāo)題”。擬辦與審核綜合管理部門對(duì)收文進(jìn)行初步審核，判斷文檔性質(zhì)（如需審批、傳閱、知照等），填寫《收文處理箋》（見表2），提出擬辦意見（如“提交總經(jīng)理審批”“轉(zhuǎn)發(fā)至業(yè)務(wù)部辦理”等），附于文檔后呈報(bào)相關(guān)負(fù)責(zé)人。負(fù)責(zé)人根據(jù)擬辦意見進(jìn)行批示，明確“辦理部門”“辦理要求”“辦理時(shí)限”，反饋至綜合管理部門。分發(fā)與辦理綜合管理部門根據(jù)批示意見，將文檔及《收文處理箋》分發(fā)至指定部門，要求經(jīng)辦人在《收文登記表》“分發(fā)情況”欄簽字確認(rèn)，并記錄“分發(fā)日期”。經(jīng)辦人收到文檔后需在1個(gè)工作日內(nèi)啟動(dòng)辦理，嚴(yán)格按照批示要求完成相關(guān)工作（如合同會(huì)簽、報(bào)告撰寫等），辦理完成后將結(jié)果反饋至綜合管理部門，并在《收文登記表》“辦理結(jié)果”欄填寫說明及日期。歸檔暫存已辦結(jié)的收文（含辦理過程中的修改稿、附件等）由綜合管理部門統(tǒng)一收集，按編號(hào)順序暫存于指定文件夾（電子文檔存儲(chǔ)至服務(wù)器指定目錄），待年度歸檔時(shí)移交檔案室。（二）發(fā)文管理流程（outgoingdocuments）擬稿與初審經(jīng)辦人根據(jù)工作需求起草文檔，使用組織統(tǒng)一模板（如報(bào)告模板、合同模板），保證內(nèi)容完整、格式規(guī)范（字體、字號(hào)、頁(yè)邊距等符合辦公標(biāo)準(zhǔn)），經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人初審后在《發(fā)文審批表》（見表3）“擬稿部門意見”欄簽字確認(rèn)。會(huì)簽與審核涉及多部門職責(zé)的文檔（如跨部門制度、合同協(xié)議），需由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人在《發(fā)文審批表》“會(huì)簽意見”欄簽字確認(rèn)，保證內(nèi)容無沖突、可執(zhí)行。綜合管理部門對(duì)文檔的合規(guī)性（是否符合法律法規(guī)、內(nèi)部制度）、格式規(guī)范性（標(biāo)題、編號(hào)、附件是否齊全）進(jìn)行審核，審核通過后進(jìn)入下一環(huán)節(jié)；審核不通過的，退回經(jīng)辦人修改。簽發(fā)與定稿根據(jù)文檔重要性，由相應(yīng)負(fù)責(zé)人簽發(fā)：一般事務(wù)類文檔（如通知、函件）：由部門負(fù)責(zé)人簽發(fā)；重要制度類、合同類文檔：由分管副總經(jīng)理/總經(jīng)理簽發(fā)。簽發(fā)人在《發(fā)文審批表》“簽發(fā)意見”欄簽字，明確“是否同意印發(fā)”。定稿后，經(jīng)辦人根據(jù)簽發(fā)意見修改最終版，保證與審批內(nèi)容一致。編號(hào)與印制綜合管理部門為定稿文檔分配唯一編號(hào)（按“三、文檔分類與編號(hào)規(guī)則”執(zhí)行），在文檔首頁(yè)右上角標(biāo)注“編號(hào)”及“密級(jí)”（如“內(nèi)部公開”“秘密”）。經(jīng)辦人持簽發(fā)后的《發(fā)文審批表》到綜合管理部門印制，明確印制份數(shù)（如“主送1份，抄送3份”），電子文檔需至組織內(nèi)部共享平臺(tái)，設(shè)置查閱權(quán)限。分發(fā)與記錄印制完成后，綜合管理部門填寫《發(fā)文登記表》（見表4），記錄“發(fā)文日期”“編號(hào)”“標(biāo)題”“主送單位”“抄送單位”“份數(shù)”“分發(fā)人”“簽收人”等信息，通過快遞、內(nèi)部郵件或現(xiàn)場(chǎng)遞交方式分發(fā)，要求接收單位在《發(fā)文登記表》“簽收人”欄簽字確認(rèn)。電子文檔分發(fā)后，綜合管理部門需在共享平臺(tái)記錄“分發(fā)對(duì)象”“分發(fā)時(shí)間”“查閱權(quán)限”。歸檔與留存發(fā)文原件（含簽發(fā)稿、修改稿、審批表）及電子版由綜合管理部門統(tǒng)一歸檔，暫存后移交檔案室；經(jīng)辦人需留存一份復(fù)印件或電子備份備查。（三）歸檔管理流程歸檔范圍與時(shí)間范圍：已辦結(jié)的收文、發(fā)文、重要會(huì)議紀(jì)要、合同、審批單據(jù)等具有保存價(jià)值的文檔（具體范圍由組織另行制定《歸檔范圍清單》）。時(shí)間：次年3月31日前完成上一年度所有應(yīng)歸檔文檔的整理與移交。整理與移交業(yè)務(wù)部門文檔管理員對(duì)本部門應(yīng)歸檔文檔進(jìn)行初步整理：按編號(hào)順序排列，檢查完整性（無缺頁(yè)、破損），填寫《文檔歸檔移交清單》（見表5），注明“文檔編號(hào)”“標(biāo)題”“形成日期”“頁(yè)數(shù)”“密級(jí)”“保管期限”等字段，部門負(fù)責(zé)人審核簽字后提交綜合管理部門。綜合管理部門對(duì)移交文檔進(jìn)行復(fù)核，核對(duì)清單與實(shí)物是否一致，無誤后在《文檔歸檔移交清單》“接收人”欄簽字，雙方各留存一份備查。存儲(chǔ)與保管紙質(zhì)文檔：移交檔案室后，按“部門-類別-年份”順序存入專用檔案柜，標(biāo)注清晰標(biāo)簽，防火、防潮、防蟲、防鼠，定期檢查（每季度一次）。電子文檔：存儲(chǔ)于專用服務(wù)器或云盤，設(shè)置訪問權(quán)限（僅授權(quán)人員可查閱），定期備份（每周一次），備份數(shù)據(jù)異地保存，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。保管期限與銷毀保管期限：根據(jù)文檔價(jià)值分為“永久”（如組織章程、重要合同）、“長(zhǎng)期（10年以上）”（如制度文件、年度總結(jié)）、“短期（3-10年）”（如事務(wù)類審批單據(jù)），具體期限參照《檔案保管期限表》。銷毀：保管期限屆滿需銷毀的文檔，由檔案室編制《文檔銷毀清單》（見表6），經(jīng)綜合管理部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由2人以上共同監(jiān)銷，保證文檔信息無法恢復(fù)，監(jiān)銷人在《文檔銷毀清單》“監(jiān)銷人”欄簽字，清單存檔備查。（四）借閱與使用管理流程借閱申請(qǐng)因工作需要借閱文檔，需填寫《文檔借閱申請(qǐng)表》（見表7），注明“借閱人姓名”“所在部門”“借閱文檔編號(hào)及標(biāo)題”“借閱用途”“借閱期限”（最長(zhǎng)不超過15個(gè)工作日）、“歸還日期”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后提交綜合管理部門。審批與登記綜合管理部門審核借閱權(quán)限：一般文檔：由綜合管理部門負(fù)責(zé)人審批；密級(jí)文檔（秘密及以上）：需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，借閱人在《文檔借閱登記表》（見表8）中簽字登記，領(lǐng)取文檔（紙質(zhì)文檔需簽字確認(rèn)，電子文檔需開通臨時(shí)查閱權(quán)限）。使用與歸還借閱人需妥善保管文檔，不得涂改、勾畫、抽取、撤換、復(fù)制（經(jīng)批準(zhǔn)復(fù)制的除外），不得轉(zhuǎn)借或帶出辦公區(qū)域（特殊情況需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）。借閱期限屆滿，借閱人需及時(shí)歸還文檔，由綜合管理部門檢查文檔完整性（無破損、缺頁(yè)），確認(rèn)無誤后在《文檔借閱登記表》“歸還人”“歸還日期”欄簽字；電子文檔需關(guān)閉臨時(shí)查閱權(quán)限。續(xù)借與延期確需延長(zhǎng)借閱期限的，需在借閱期滿前3個(gè)工作日提交《文檔續(xù)借申請(qǐng)表》，經(jīng)審批同意后辦理續(xù)借手續(xù)，續(xù)借期限不超過原借閱期限。五、文檔管理常用模板表格表1：收文登記表序號(hào)收文日期文檔編號(hào)文檔標(biāo)題來源（單位/部門）份數(shù)簽收人分發(fā)情況（部門/人）辦理結(jié)果辦理日期備注12024-03-01ZD-SW-2024-001關(guān)于開展2024年度安全培訓(xùn)的通知安全生產(chǎn)部1各部門負(fù)責(zé)人已傳達(dá)2024-03-0222024-03-03YW-HT-2024-005采購(gòu)合同（供應(yīng)商）供應(yīng)商A3財(cái)務(wù)部、法務(wù)部審核中-待會(huì)簽表2：收文處理箋收文標(biāo)題收文編號(hào)來源簽收日期文檔內(nèi)容摘要擬辦意見建議提交總經(jīng)理審批，轉(zhuǎn)發(fā)至各部門執(zhí)行。擬辦人批示意見同意，請(qǐng)各部門3月10日前反饋培訓(xùn)計(jì)劃。批示人趙六處理結(jié)果已轉(zhuǎn)發(fā)至各部門，均按時(shí)反饋計(jì)劃。經(jīng)手人備注表3：發(fā)文審批表發(fā)文標(biāo)題關(guān)于2024年清明節(jié)放假安排的通知發(fā)文編號(hào)ZD-FW-2024-010擬稿部門綜合管理部擬稿人劉七擬稿日期2024-03-20密級(jí)內(nèi)部公開會(huì)簽意見行政部：同意，需明確值班安排。簽字：*，日期：2024-03-21財(cái)務(wù)部：同意，需說明假期費(fèi)用報(bào)銷安排。簽字：*，日期：2024-03-22部門審核內(nèi)容合規(guī)，格式規(guī)范，同意印發(fā)。簽字：*（部門負(fù)責(zé)人），日期：2024-03-23綜合部門審核符合發(fā)文要求，編號(hào)正確。簽字：*（綜合管理部負(fù)責(zé)人），日期：2024-03-24簽發(fā)意見同意印發(fā)。簽字：*（分管領(lǐng)導(dǎo)），日期：2024-03-25印制份數(shù)10份（主送：各部門；抄送：總經(jīng)理辦公室）分發(fā)記錄見《發(fā)文登記表》表4：發(fā)文登記表序號(hào)發(fā)文日期發(fā)文編號(hào)文檔標(biāo)題主送單位抄送單位份數(shù)分發(fā)人簽收人簽收日期備注12024-03-25ZD-FW-2024-010關(guān)于2024年清明節(jié)放假安排的通知各部門總經(jīng)理辦公室102024-03-2522024-03-26YW-BG-2024-0082024年Q1業(yè)務(wù)工作報(bào)告董事會(huì)監(jiān)事會(huì)5*2024-03-26秘密表5：文檔歸檔移交清單部門：業(yè)務(wù)部移交人：*移交日期：2024-03-30序號(hào)文檔編號(hào)文檔標(biāo)題—————-———-1YW-HT-2024-005采購(gòu)合同（供應(yīng)商）2YW-BG-2024-003Q1銷售總結(jié)報(bào)告3YW-SW-2024-002安全檢查整改通知接收人：*（綜合管理部）接收日期：2024-03-30備注：共3份，清單與實(shí)物一致表6：文檔銷毀清單部門：行政部編制人：*審批人：*銷毀日期：2024-03-31序號(hào)文檔編號(hào)文檔標(biāo)題形成日期—————-———-———-1XZ-SW-2021-0052021年辦公用品領(lǐng)用單2021-12-152XZ-FW-2020-0102020年團(tuán)建活動(dòng)方案2020-06-20監(jiān)銷人簽字：、備注：共2份，銷毀過程全程記錄，保證信息無法恢復(fù)表7：文檔借閱申請(qǐng)表借閱人*所在部門業(yè)務(wù)部借閱日期2024-03-25借閱文檔編號(hào)YW-HT-2024-005借閱文檔標(biāo)題采購(gòu)合同（供應(yīng)商）借閱用途合同履行情況核查借閱期限5個(gè)工作日歸還日期2024-03-30是否復(fù)制□是□否部門負(fù)責(zé)人意見同意借閱，請(qǐng)按時(shí)歸還。簽字：*，日期：2024-03-25綜合管理部門意見同意借閱，注意保密。簽字：*，日期：2024-03-25備注僅限辦公室查閱，不得帶出表8：文檔借閱登記表序號(hào)借閱日期文檔編號(hào)文檔標(biāo)題借閱人所在部門借閱用途借閱期限歸還日期歸還人經(jīng)辦人備注12024-03-25YW-HT-2024-005采購(gòu)合同（供應(yīng)商）*業(yè)務(wù)部合同核查5個(gè)工作日2024-03-30*無破損22024-03-26ZD-ZD-2023-008財(cái)務(wù)管理制度*財(cái)務(wù)部制度修訂參考10個(gè)工作日2024-04-08*電子借閱六、文檔管理注意事項(xiàng)（一）責(zé)任落實(shí)各部門負(fù)責(zé)人為本部門文檔管理第一責(zé)任人，需保證本制度在本部門有效執(zhí)行，定期檢查文檔管理情況，對(duì)發(fā)覺的問題及時(shí)整改。文檔管理員（可由部門文員兼任）需具備責(zé)任心，熟悉文檔管理流程，熟練使用辦公軟件及檔案系統(tǒng)，保證文檔收集及時(shí)、整理規(guī)范。（二）保密要求密級(jí)文檔（秘密、機(jī)密、絕密）需單獨(dú)存放，嚴(yán)格控制查閱權(quán)限，借閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)及以上人員審批，嚴(yán)禁復(fù)制、摘抄或通過非加密渠道傳遞。涉及敏感信息（如商業(yè)秘密、個(gè)人隱私）的文檔，在創(chuàng)建時(shí)需標(biāo)注“內(nèi)部秘密”字樣，電子文檔需加密存儲(chǔ)，密碼定期更換。（三）電子文檔管理電子文檔需及時(shí)備份，重要文檔（如合同、制度）需同時(shí)保存紙質(zhì)版與電子版，保證雙備份。禁止在個(gè)人電腦、私人郵箱或非加密云盤中存儲(chǔ)工作文檔，離職時(shí)需移交所有工作文檔（含電子版），刪除個(gè)人