行政機(jī)關(guān)辦公室文檔管理規(guī)程一、總則為規(guī)范行政機(jī)關(guān)辦公室文檔管理工作，提升文檔利用效率，保障各類(lèi)信息資源安全完整，結(jié)合機(jī)關(guān)工作實(shí)際，制定本管理規(guī)程。本規(guī)程適用于本機(jī)關(guān)及所屬單位的辦公室文檔管理工作，涵蓋文書(shū)、業(yè)務(wù)、音像、電子等各類(lèi)文檔的全生命周期管理。二、文檔分類(lèi)與管理原則（一）文檔分類(lèi)1.文書(shū)類(lèi)文檔：含各類(lèi)公文（請(qǐng)示、報(bào)告、通知等）、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等具有行政效力或查考價(jià)值的文字材料。2.業(yè)務(wù)類(lèi)文檔：各科室在履職中形成的業(yè)務(wù)報(bào)表、調(diào)研材料、項(xiàng)目檔案、合同協(xié)議等專(zhuān)業(yè)資料。3.音像類(lèi)文檔：記錄機(jī)關(guān)工作的照片、錄音、錄像、光盤(pán)等載體，含重要會(huì)議、調(diào)研活動(dòng)、榮譽(yù)成果等影像資料。4.電子類(lèi)文檔：以電子形式存儲(chǔ)的文檔、數(shù)據(jù)庫(kù)、郵件、電子表格、多媒體文件等，需與紙質(zhì)文檔同步管理或單獨(dú)歸檔。（二）管理原則遵循“集中管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、安全保密、便于利用”原則，確保文檔收集完整、整理規(guī)范、保管安全、檢索便捷。三、文檔管理流程（一）收集與移交1.各科室指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文檔日常收集，每月末（或季度末）對(duì)當(dāng)月（季度）文檔初步整理，于次月5日前（或下季度首月10日前）移交辦公室。2.重大活動(dòng)、專(zhuān)項(xiàng)工作結(jié)束后15日內(nèi)，責(zé)任科室需完成文檔收集、整理并移交歸檔。3.電子文檔需同步移交原始文件及元數(shù)據(jù)（確?？勺x取、可追溯）；音像資料需標(biāo)注拍攝時(shí)間、內(nèi)容、拍攝人等信息后移交。（二）整理與立卷1.辦公室按“年度—類(lèi)別—保管期限”原則分類(lèi)，編制唯一檔號(hào)（如“2024-WS-001”，“2024”為年度，“WS”為文書(shū)類(lèi)代碼，“001”為流水號(hào)）。2.紙質(zhì)文檔去除金屬物、裝訂成冊(cè)，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄、備考表；電子文檔按類(lèi)別建文件夾（命名規(guī)范如“2024年XX科室XX項(xiàng)目文檔”），病毒查殺后存儲(chǔ)。3.音像資料轉(zhuǎn)換為通用格式（照片轉(zhuǎn)JPG、視頻轉(zhuǎn)MP4），與紙質(zhì)說(shuō)明一并立卷，確保內(nèi)容與載體一一對(duì)應(yīng)。（三）歸檔與保管1.年度文檔需在次年第一季度完成歸檔，辦公室編制歸檔目錄，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核后存檔。2.紙質(zhì)文檔存放于專(zhuān)用檔案柜（按檔號(hào)順序排列），定期檢查防潮、防火、防蟲(chóng)情況；電子文檔需雙備份（本地服務(wù)器+異地存儲(chǔ)），每月數(shù)據(jù)校驗(yàn)。3.涉密文檔單獨(dú)存放于密碼柜，執(zhí)行分級(jí)保密管理，借閱、復(fù)制需履行專(zhuān)項(xiàng)審批程序。（四）借閱與利用1.內(nèi)部人員借閱需填寫(xiě)《文檔借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人簽字、辦公室主任審批后，在檔案閱覽室查閱；借閱期限一般不超過(guò)7日，逾期需續(xù)借。2.外部單位借閱需持單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由專(zhuān)人陪同查閱；原則上不提供原件，確需復(fù)制的需注明用途并備案。（五）鑒定與銷(xiāo)毀1.每年第四季度，辦公室牽頭成立“文檔鑒定小組”（含業(yè)務(wù)科室代表、法律顧問(wèn)等），對(duì)保管期滿的文檔鑒定，區(qū)分“繼續(xù)保管”“銷(xiāo)毀”兩類(lèi)，形成鑒定報(bào)告。2.擬銷(xiāo)毀文檔編制《文檔銷(xiāo)毀清冊(cè)》，經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，由兩人以上監(jiān)銷(xiāo)（涉密文檔送指定機(jī)構(gòu)銷(xiāo)毀），監(jiān)銷(xiāo)人需在清冊(cè)上簽字確認(rèn)。3.電子文檔銷(xiāo)毀需用專(zhuān)業(yè)工具徹底刪除（確保無(wú)法恢復(fù)）；音像載體需物理銷(xiāo)毀（如光盤(pán)粉碎、硬盤(pán)消磁）。四、責(zé)任分工與保障措施（一）責(zé)任分工1.辦公室：統(tǒng)籌文檔管理，制定制度、培訓(xùn)人員、監(jiān)督流程執(zhí)行，負(fù)責(zé)檔案保管、借閱、銷(xiāo)毀審批。2.各科室：負(fù)責(zé)本部門(mén)文檔的收集、初步整理與移交，配合鑒定、利用工作，對(duì)文檔真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。3.檔案管理人員：具體實(shí)施整理、歸檔、保管工作，建立臺(tái)賬，定期匯報(bào)管理情況，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定。（二）保障措施1.人員培訓(xùn)：每年組織1-2次文檔管理培訓(xùn)，提升檔案意識(shí)與實(shí)操能力；新入職人員需接受崗前培訓(xùn)。2.設(shè)備保障：配備專(zhuān)用檔案柜、防磁柜、數(shù)字化掃描儀、備份服務(wù)器等設(shè)備，定期維護(hù)更新。3.安全管理：安裝防火、防盜、溫濕度監(jiān)控系統(tǒng)；電子文檔加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)權(quán)限分級(jí)管理，定期開(kāi)展安全檢查。五、附則1.本規(guī)程由機(jī)關(guān)辦公室負(fù)責(zé)解釋?zhuān)园l(fā)布之日起施行，原有相關(guān)規(guī)定與本