會(huì)議室預(yù)約及使用管理記錄表工具模板一、適用場(chǎng)景與價(jià)值在企業(yè)、學(xué)校、科研機(jī)構(gòu)或各類組織中，會(huì)議室作為高頻使用的公共資源，常面臨“預(yù)約沖突”“資源浪費(fèi)”“使用記錄缺失”等問題。本工具模板旨在通過標(biāo)準(zhǔn)化流程實(shí)現(xiàn)會(huì)議室資源的有序管理，幫助組織：提升資源利用率：實(shí)時(shí)掌握會(huì)議室空閑狀態(tài)，避免重復(fù)預(yù)約或閑置；規(guī)范使用流程：明確預(yù)約、審批、使用、反饋全鏈條責(zé)任，減少管理混亂；留存追溯依據(jù)：詳細(xì)記錄會(huì)議室使用情況，便于統(tǒng)計(jì)使用頻率、分析需求峰值，優(yōu)化資源配置；保障使用體驗(yàn)：通過設(shè)備檢查、衛(wèi)生維護(hù)等要求，保證會(huì)議室始終處于可用狀態(tài)。二、詳細(xì)操作流程（一）預(yù)約前：確認(rèn)會(huì)議室狀態(tài)與需求查詢空閑時(shí)間登錄會(huì)議室管理系統(tǒng)（或查看線下公示表），篩選所需日期、時(shí)間段，確認(rèn)目標(biāo)會(huì)議室（如“3樓大會(huì)議室”“5樓圓桌會(huì)議室”）是否未被占用。注意：部分會(huì)議室支持“提前3天預(yù)約”“最長(zhǎng)使用時(shí)長(zhǎng)不超過4小時(shí)”等規(guī)則，需提前確認(rèn)組織內(nèi)具體限制。2.明確使用需求確定會(huì)議人數(shù)、所需設(shè)備（投影儀、視頻會(huì)議系統(tǒng)、白板等）、特殊布置需求（如茶歇、桌型調(diào)整等），并評(píng)估所選會(huì)議室是否滿足需求（如容納20人的會(huì)議室是否適合30人會(huì)議）。（二）提交預(yù)約申請(qǐng)1.填寫預(yù)約信息通過線上系統(tǒng)（如企業(yè)釘釘插件）或線下《預(yù)約申請(qǐng)表》提交以下信息：預(yù)約人姓名（**）、部門（市場(chǎng)部）、聯(lián)系方式（分機(jī)號(hào)8888）；會(huì)議主題（“Q3產(chǎn)品發(fā)布會(huì)”）、時(shí)間（2024年8月20日14:00-16:00）；參會(huì)人數(shù)（25人）、所需設(shè)備（投影儀+無線話筒2個(gè)）；特殊需求（提前30分鐘布置桌型為U型）。2.提交審批根據(jù)組織權(quán)限，提交給部門負(fù)責(zé)人（）或行政部（）審批：普通會(huì)議：部門負(fù)責(zé)人審批即可；跨部門會(huì)議/大型會(huì)議（＞50人）：需額外報(bào)行政部備案，確認(rèn)資源支持。（三）審批與反饋1.審批流程審批人需在1個(gè)工作日內(nèi)完成審核，重點(diǎn)核對(duì)：時(shí)間是否與現(xiàn)有會(huì)議沖突；設(shè)備/需求是否在會(huì)議室承載范圍內(nèi)；預(yù)約人是否符合“提前24小時(shí)取消/改期”要求（如有臨時(shí)緊急會(huì)議，需備注說明）。2.結(jié)果通知審批通過：系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送預(yù)約成功通知（或短信提醒），包含會(huì)議室位置、設(shè)備清單、取鑰匙方式（如前臺(tái)領(lǐng)?。?；審批不通過：注明原因（如“時(shí)間沖突”“設(shè)備不足”），建議調(diào)整時(shí)間或更換會(huì)議室。（四）使用前：準(zhǔn)備與檢查1.領(lǐng)取鑰匙與設(shè)備預(yù)約人于會(huì)議開始前30分鐘，憑工卡/預(yù)約碼到前臺(tái)（或指定地點(diǎn)）領(lǐng)取會(huì)議室鑰匙、設(shè)備遙控器，并簽字登記。2.環(huán)境檢查進(jìn)入會(huì)議室后，檢查以下內(nèi)容：設(shè)備是否正常（投影儀是否能開機(jī)、話筒是否有聲音、空調(diào)溫度是否適宜）；衛(wèi)生是否達(dá)標(biāo)（桌面無雜物、地面干凈、座椅歸位）；特殊布置是否落實(shí)（如U型桌、茶歇區(qū)是否已準(zhǔn)備）。若發(fā)覺問題，立即聯(lián)系行政部（**，分機(jī)號(hào)6666）處理，避免影響會(huì)議按時(shí)開始。（五）使用中：規(guī)范管理1.遵守使用規(guī)則按預(yù)約時(shí)間準(zhǔn)時(shí)開始，不得提前占用或超時(shí)使用（如需延長(zhǎng)，需在結(jié)束前30分鐘通過系統(tǒng)申請(qǐng)續(xù)期，經(jīng)審批后方可延長(zhǎng)）；保持會(huì)議室安靜，避免大聲喧嘩；愛護(hù)設(shè)備，禁止私自拆卸或外借會(huì)議室物品（如白板筆、遙控器）。2.突發(fā)情況處理若設(shè)備故障，立即聯(lián)系行政部，同時(shí)啟用備用方案（如更換會(huì)議室、改用線上會(huì)議）；若臨時(shí)取消會(huì)議，需在會(huì)議開始前2小時(shí)通過系統(tǒng)取消，釋放資源（緊急情況可電話通知行政部）。（六）使用后：清潔與歸還1.整理環(huán)境會(huì)議結(jié)束后，預(yù)約人需負(fù)責(zé)：關(guān)閉所有設(shè)備（投影儀、空調(diào)、燈光）；清理垃圾（將垃圾帶至指定垃圾桶，茶歇區(qū)餐具回收至行政部）；歸位座椅、白板筆、遙控器等物品。2.歸還鑰匙與反饋將會(huì)議室鑰匙、設(shè)備遙控器交還前臺(tái)，并在《使用記錄表》上簽字確認(rèn)；通過系統(tǒng)填寫《使用反饋表》，評(píng)價(jià)會(huì)議室設(shè)備狀態(tài)、衛(wèi)生情況等（可選，用于后續(xù)優(yōu)化）。三、管理記錄表模板會(huì)議室預(yù)約及使用管理記錄表會(huì)議室基本信息名稱：__________位置：__________容納人數(shù)：__________主要設(shè)備：__________預(yù)約信息預(yù)約人**所屬部門市場(chǎng)部聯(lián)系方式分機(jī)號(hào)8888會(huì)議主題Q3產(chǎn)品發(fā)布會(huì)預(yù)約日期2024年8月20日使用時(shí)間14:00-16:00參會(huì)人數(shù)25人所需設(shè)備投影儀、無線話筒2個(gè)特殊需求提前30分鐘布置U型桌審批信息審批人**（部門負(fù)責(zé)人）審批時(shí)間2024年8月19日10:30審批結(jié)果□通過□不通過（原因：__________）使用記錄實(shí)際開始時(shí)間14:05實(shí)際結(jié)束時(shí)間15:55設(shè)備使用情況投影儀正常，話筒1個(gè)電量不足（已更換備用）衛(wèi)生情況桌面有茶漬（已清理）使用人簽字**備注會(huì)議室空調(diào)制冷效果一般，建議提前開啟；茶歇區(qū)需增加紙巾供應(yīng)四、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與規(guī)范（一）預(yù)約規(guī)則提前限制：需至少提前1個(gè)工作日預(yù)約，緊急會(huì)議（如突發(fā)問題討論）可提前4小時(shí)申請(qǐng)，但需經(jīng)行政部特批；時(shí)長(zhǎng)限制：?jiǎn)未问褂脮r(shí)長(zhǎng)一般不超過4小時(shí)，如需延長(zhǎng)需重新申請(qǐng)，避免長(zhǎng)期占用；禁止空占：預(yù)約后需在會(huì)議開始后15分鐘內(nèi)到場(chǎng)，否則系統(tǒng)自動(dòng)取消預(yù)約（累計(jì)3次空占，暫停1周預(yù)約權(quán)限）。（二）設(shè)備與衛(wèi)生管理設(shè)備責(zé)任：使用期間如因操作不當(dāng)導(dǎo)致設(shè)備損壞，需照價(jià)賠償（如投影儀燈泡損壞，費(fèi)用由預(yù)約人部門承擔(dān)）；衛(wèi)生要求：禁止在會(huì)議室用餐（茶歇區(qū)除外），禁止吸煙，禁止隨意張貼海報(bào)，使用后需恢復(fù)原狀。（三）取消與變更取消流程：如需取消，需在會(huì)議開始前2小時(shí)內(nèi)通過系統(tǒng)操作，釋放資源；變更規(guī)則：變更時(shí)間/會(huì)議室需重新提交申請(qǐng)，原預(yù)約自動(dòng)作廢，