藥物臨床試驗(yàn)文件歸檔管理辦法一、目的與意義藥物臨床試驗(yàn)文件是驗(yàn)證試驗(yàn)科學(xué)性、合規(guī)性及數(shù)據(jù)可靠性的核心依據(jù)，貫穿試驗(yàn)設(shè)計(jì)、實(shí)施、總結(jié)全流程。規(guī)范文件歸檔管理，既能滿足《藥物臨床試驗(yàn)質(zhì)量管理規(guī)范》（GCP）及國際/國內(nèi)監(jiān)管要求（如ICH-GCP、NMPA、FDA相關(guān)法規(guī)），又能為藥品注冊、上市后評價及科研追溯提供堅(jiān)實(shí)數(shù)據(jù)支撐，保障受試者權(quán)益與公共用藥安全。二、適用范圍本辦法適用于申辦者、研究者、合同研究組織（CRO）及其他試驗(yàn)參與方，對藥物臨床試驗(yàn)（含I-IV期、生物等效性試驗(yàn)）過程中產(chǎn)生的各類文件的歸檔管理具有約束力。三、文件分類與內(nèi)容界定臨床試驗(yàn)文件需按“責(zé)任主體+試驗(yàn)階段”雙維度分類，確保覆蓋試驗(yàn)全周期關(guān)鍵數(shù)據(jù)：（一）研究者文件（研究中心端）指研究機(jī)構(gòu)及研究者在試驗(yàn)實(shí)施中產(chǎn)生的文件，核心為“原始數(shù)據(jù)溯源+過程合規(guī)性記錄”：倫理相關(guān)：倫理委員會批件（含修正案審批）、受試者知情同意書（簽署版）、倫理審查會議記錄/意見；試驗(yàn)實(shí)施：研究者手冊（含更新版）、試驗(yàn)方案（含版本記錄）、病例報(bào)告表（CRF，紙質(zhì)/電子）、原始病歷（含受試者病程記錄、檢查報(bào)告、醫(yī)囑單）、實(shí)驗(yàn)室/影像檢查報(bào)告（需注明檢測時間、方法、質(zhì)控信息）；管理類：研究者簡歷（含GCP培訓(xùn)證明）、研究團(tuán)隊(duì)分工表、試驗(yàn)藥物管理記錄（接收、發(fā)放、回收、銷毀臺賬）、監(jiān)查/稽查報(bào)告及回復(fù)。（二）申辦者文件（申辦者/CRO端）聚焦“試驗(yàn)設(shè)計(jì)+整體管理+總結(jié)報(bào)告”，體現(xiàn)試驗(yàn)科學(xué)性與合規(guī)性把控：試驗(yàn)設(shè)計(jì)：試驗(yàn)方案（含統(tǒng)計(jì)分析計(jì)劃）、方案偏離/違背報(bào)告、臨床試驗(yàn)報(bào)告（最終版）；管理類：申辦者與研究者/CRO的合同（含財(cái)務(wù)協(xié)議）、監(jiān)查計(jì)劃/報(bào)告、稽查計(jì)劃/報(bào)告、供應(yīng)商資質(zhì)（如CRO、實(shí)驗(yàn)室、冷鏈物流）；注冊與合規(guī)：藥品注冊相關(guān)資料（如IND/CTA申請文件）、法規(guī)符合性聲明、安全性報(bào)告（如SUSAR報(bào)告、定期安全性更新報(bào)告）。（三）受試者相關(guān)文件以“隱私保護(hù)+數(shù)據(jù)完整性”為核心，包含：知情同意書（簽署版，需留存受試者可隨時查閱的版本）；病例報(bào)告表（需與原始病歷“源數(shù)據(jù)”核對一致，電子CRF需具備審計(jì)追蹤功能）；受試者隱私授權(quán)文件（如需共享數(shù)據(jù)）、特殊人群（如兒童、孕婦）額外知情文件。（四）其他文件如試驗(yàn)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程（SOP）、申辦者與第三方的合作協(xié)議（如數(shù)據(jù)管理、統(tǒng)計(jì)分析）、試驗(yàn)用藥品檢驗(yàn)報(bào)告、醫(yī)療器械（如試驗(yàn)用設(shè)備）校準(zhǔn)記錄等。四、歸檔流程與要求（一）文件生成與收集及時性：文件需在試驗(yàn)環(huán)節(jié)完成后3個工作日內(nèi)生成（如CRF需在受試者訪視后24小時內(nèi)填寫/錄入）；申辦者監(jiān)查報(bào)告需在監(jiān)查結(jié)束后5個工作日內(nèi)完成。責(zé)任分工：研究者負(fù)責(zé)研究中心文件的“全流程管理”（生成、審核、存檔）；申辦者統(tǒng)籌收集各中心文件及自身管理文件；CRO協(xié)助申辦者執(zhí)行文件收集與質(zhì)量核查。（二）整理與審核整理規(guī)則：按“文件類別→試驗(yàn)階段→時間順序”分層整理，紙質(zhì)文件需編號（如“中心編號-類別編號-時間戳”），電子文件需建立邏輯文件夾（如“中心A-倫理文件-____”）。審核要點(diǎn)：完整性：檢查文件是否覆蓋試驗(yàn)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如入組/出組、方案修訂、嚴(yán)重不良事件）；準(zhǔn)確性：原始數(shù)據(jù)與CRF、報(bào)告數(shù)據(jù)邏輯一致（如實(shí)驗(yàn)室數(shù)值需與病歷記錄匹配）；規(guī)范性：簽名、日期、版本號完整，涂改需“雙簽字+日期”（電子文件需留痕修改過程）。（三）歸檔與保存歸檔時間：試驗(yàn)結(jié)束（最后一例受試者出組）后60個工作日內(nèi)完成歸檔；提前終止試驗(yàn)需在終止后30個工作日內(nèi)歸檔。保存介質(zhì)與方式：紙質(zhì)文件：存放于防火、防潮、防磁、防盜的專用檔案室，溫度（18-25℃）、濕度（45%-65%）需受控；電子文件：存儲于加密服務(wù)器（需符合FDA21CFRPart11或NMPA電子數(shù)據(jù)管理要求），定期（每月）異地備份（如云端+物理硬盤），備份文件需校驗(yàn)完整性。保存期限：試驗(yàn)藥物獲批上市：至少保存至上市后5年；試驗(yàn)藥物未獲批/提前終止：至少保存至試驗(yàn)終止后5年；受試者相關(guān)文件：需額外考慮隱私保護(hù)法規(guī)（如歐盟GDPR），可根據(jù)受試者授權(quán)延長/縮短，但最長不超過試驗(yàn)相關(guān)文件保存期限。五、管理措施（一）責(zé)任分工與權(quán)限申辦者：制定歸檔管理SOP，統(tǒng)籌全試驗(yàn)文件的“質(zhì)量管控+長期保存”，定期向研究者/CRO發(fā)布文件管理要求。研究者：對研究中心文件的“真實(shí)性、合規(guī)性”負(fù)責(zé)，指定專人（如研究護(hù)士/數(shù)據(jù)管理員）管理文件，禁止無關(guān)人員接觸。CRO：協(xié)助申辦者執(zhí)行文件收集、審核，定期向申辦者提交文件管理進(jìn)度報(bào)告。（二）文件標(biāo)識與檢索所有文件需賦予唯一標(biāo)識（如“CT-2024-001-倫理-001”），包含試驗(yàn)編號、類別、順序號；建立“紙質(zhì)+電子”雙索引系統(tǒng)（如Excel臺賬+數(shù)據(jù)庫檢索），支持按“中心、受試者編號、文件類別、時間”多維度檢索。（三）借閱與復(fù)制管理內(nèi)部借閱：需填寫《文件借閱申請表》，經(jīng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審批，借閱期限不超過15個工作日，歸還時需檢查文件完整性；外部借閱（如藥監(jiān)核查、合作研究）：需簽署《保密協(xié)議》，明確借閱范圍（禁止復(fù)制受試者隱私信息），復(fù)制文件需加蓋“僅供參考，原件存檔”章。（四）電子文件管理特殊要求系統(tǒng)權(quán)限：采用“角色-權(quán)限”管理（如申辦者可修改方案，研究者僅可填寫CRF），操作記錄需實(shí)時審計(jì)追蹤（含操作者、時間、操作內(nèi)容）；數(shù)據(jù)備份：每月全量備份，每年驗(yàn)證備份數(shù)據(jù)的“可恢復(fù)性”，備份介質(zhì)需異地存儲（如與主服務(wù)器物理隔離的機(jī)房）。六、質(zhì)量控制與監(jiān)督（一）定期檢查內(nèi)部審計(jì)：申辦者每季度抽查20%研究中心的文件管理情況，CRO每月自查所負(fù)責(zé)文件的完整性；外部核查：配合藥監(jiān)部門、倫理委員會的現(xiàn)場核查，提前3個工作日準(zhǔn)備文件索引與借閱流程。（二）問題處理發(fā)現(xiàn)文件缺失：需在10個工作日內(nèi)補(bǔ)正（如原始病歷漏記需研究者重新記錄并說明原因，雙人簽字）；發(fā)現(xiàn)文件錯誤：紙質(zhì)文件需“劃改+雙簽字+日期”，電子文件需通過系統(tǒng)留痕修改，禁止直接刪除原始記錄。（三）培訓(xùn)與考核申辦者/CRO需為研究者團(tuán)隊(duì)提供“文件管理專項(xiàng)培訓(xùn)”（含GCP法規(guī)、SOP操作），每年至少1次；新入組人員需通過文件管理考核（如模擬文件歸檔操作）后方可參與試驗(yàn)。七、安全與保密（一）物理安全紙質(zhì)文件存放于帶門禁的專用檔案室，配備消防設(shè)施（如滅火器、煙感報(bào)警器），非授權(quán)人員禁止進(jìn)入；電子服務(wù)器需部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)。（二）數(shù)據(jù)保密受試者信息需去標(biāo)識化（如用“受試者編號”替代姓名），隱私信息（如身份證號、聯(lián)系方式）需加密存儲；試驗(yàn)數(shù)據(jù)僅限“必要人員”（如研究者、統(tǒng)計(jì)師）訪問，對外披露需經(jīng)申辦者與研究者雙審批。八、附則1.本辦法自發(fā)布之