政府辦公室秘書科工作制度公文處理嚴格遵循《黨政機關公文處理工作條例》，收文辦理按登記、初審、擬辦、批辦、承辦、催辦、歸檔流程執(zhí)行。收到文件后2小時內完成登記，注明來文單位、文號、標題、密級、份數(shù)、收文日期；初審重點核查是否應由本機關辦理、文種格式是否規(guī)范、附件是否齊全，不符合要求的30分鐘內退回來文單位并說明理由；擬辦由經(jīng)辦人員根據(jù)文件內容和性質，提出承辦部門及辦理建議，經(jīng)科長審核后呈分管領導批辦；批辦意見明確辦理要求和時限，承辦部門須在規(guī)定時限內辦結并反饋結果；催辦實行臺賬管理，對超過辦理時限2個工作日未反饋的，由秘書科電話催辦并記錄；文件辦結后5個工作日內完成整理，隨《文件處理單》一并移交檔案員歸檔。發(fā)文辦理按起草、審核、簽發(fā)、復核、登記、印制、核發(fā)流程執(zhí)行。文稿起草須符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)，體現(xiàn)上級決策部署和本機關工作要求，格式參照《黨政機關公文格式》國家標準；審核由科長牽頭，重點把好政策關（是否與上級精神抵觸）、法律關（是否存在違法條款）、格式關（文種選擇、結構要素、排版規(guī)范）、文字關（表述準確、邏輯清晰、語言簡潔），審核意見書面反饋起草科室，修改后重新報審；簽發(fā)按權限執(zhí)行，以本機關名義制發(fā)的上行文由主要領導簽發(fā)，平行文和下行文由分管領導簽發(fā)，聯(lián)合行文需所有聯(lián)署機關負責人會簽；復核重點檢查審批手續(xù)是否完備、內容是否與簽發(fā)稿一致、格式是否規(guī)范，復核通過后登記發(fā)文字號；印制須確保版面清晰、裝訂整齊，密件由機要室專人印制，普通文件24小時內完成；核發(fā)時登記分發(fā)范圍，密件通過機要交通或專人專車傳遞，普通文件通過OA系統(tǒng)或郵政特快專遞發(fā)送，重要文件須電話確認接收情況。會議組織實行全流程閉環(huán)管理。會前3個工作日擬定會議方案，明確主題、時間、地點、議程、參會人員范圍，報分管領導審定；提前24小時準備會議材料（領導講話、匯報稿、文件草案等），經(jīng)審核后裝訂成冊；會場布置按會議規(guī)格確定座位圖，擺放桌簽（姓名、單位）、準備投影設備（調試分辨率、連接電腦）、檢查音響話筒（測試音量、回音）、放置茶水杯（杯口朝右、間距15厘米），大型會議需設置引導牌、背景板（紅底白字、會議全稱）；會議通知通過電話、短信、OA系統(tǒng)同步發(fā)送，重要會議提前12小時二次確認參會人員，缺席需說明原因并報領導批準。會中安排2名工作人員負責簽到（核對姓名、發(fā)放材料）、記錄（采用錄音+速記，重點記錄領導講話、決議事項），每30分鐘續(xù)添茶水，設備故障5分鐘內啟用備用設備，人員遲到及時聯(lián)系確認情況，臨時變更議程需經(jīng)主持人同意并調整材料。會后2個工作日內整理會議記錄，形成紀要初稿經(jīng)科長審核后呈領導簽發(fā)；紀要印發(fā)后3個工作日內建立督辦臺賬，明確責任單位、完成時限，每5個工作日催辦1次并反饋進展；會議材料（紀要、記錄、簽到表、領導講話原稿）5個工作日內移交檔案員歸檔；清理會場時檢查是否遺漏文件、關閉電源設備（投影儀待機、空調關閉）、歸還借用的桌椅話筒等物資。信息調研堅持“及時、準確、全面”原則。信息報送實行日收集、周匯總、月專報，每日瀏覽上級政務信息平臺、本地新聞媒體、部門報送材料，篩選重要動態(tài)；重大突發(fā)事件（事故災難、公共衛(wèi)生事件等）接報后30分鐘內電話報告辦公室主任，1小時內形成書面信息（時間、地點、傷亡、處置進展）經(jīng)分管領導審定后上報；每周至少編發(fā)2期《政務信息》，內容涵蓋政策落實、經(jīng)濟運行、民生熱點，每月至少1篇《信息專報》聚焦上級關注的重點問題（如優(yōu)化營商環(huán)境、鄉(xiāng)村振興），附數(shù)據(jù)對比、案例分析。調研工作年初制定計劃（圍繞年度重點工作，如“十四五”規(guī)劃中期評估、基層治理創(chuàng)新），每季度至少開展1次專題調研；調研前5個工作日擬定提綱（調研目的、對象、方式），經(jīng)科長審核后通知相關單位；調研中采取“四不兩直”方式（不發(fā)通知、不打招呼、不聽匯報、不用陪同接待，直奔基層、直插現(xiàn)場），通過個別訪談（基層干部、群眾代表）、問卷調查（樣本量不少于100份）、實地查看（項目現(xiàn)場、社區(qū)網(wǎng)格）收集數(shù)據(jù)；調研結束后7個工作日內形成報告（問題部分占30%、分析占40%、建議占30%），附原始記錄、統(tǒng)計表格，經(jīng)科長初審、分管領導審閱后，優(yōu)秀報告呈送主要領導并編發(fā)《調研專報》。值班值守實行24小時輪流制，工作日白天安排1名值班員（上午8:3012:00，下午14:3018:00），夜間（18:00次日8:30）和節(jié)假日安排2名值班員（1名主班、1名備班）。值班人員須佩戴值班標識，堅守崗位，嚴禁脫崗、串崗、飲酒；接收電話時記錄來電時間、內容、來電人姓名及單位、聯(lián)系方式，重要事項記錄“五個要素”（時間、地點、人物、事件、要求）；收到突發(fā)事件報告，立即向科長、分管領導、主要領導逐級匯報，同步聯(lián)系應急管理部門核實情況，按《突發(fā)事件應急預案》協(xié)調處置；值班日志每日上午9:00前移交下一班，內容包括來電記錄、事件處置、領導批示，每月最后一個工作日匯總交檔案員歸檔；值班期間收到文件按收文流程處理，緊急文件30分鐘內呈送相關領導。檔案管理嚴格執(zhí)行《機關檔案管理規(guī)定》，收集范圍包括本機關制發(fā)或接收的公文（請示、報告、通知、紀要）、會議材料（簽到表、記錄稿、領導講話）、調研成果（報告、問卷、訪談記錄）、領導批示件、照片（重要活動、會議現(xiàn)場）、錄音錄像（專題會議、調研過程）。文件辦理完畢后7個工作日內由承辦人移交檔案員，照片、錄音錄像需附文字說明（時間、地點、事由、人物）；整理時按“文書檔案、會議檔案、調研檔案、聲像檔案”分類，文書檔案按年度保管期限（永久、30年、10年）文種組卷，會議檔案按會議時間會議名稱組卷，聲像檔案按載體（照片、錄音、錄像）時間組卷，每卷編制目錄（序號、文件標題、日期、頁數(shù)）；保管使用帶鎖鐵皮柜，密件單獨存放于保密柜，定期（每季度）檢查溫濕度（溫度1424℃，濕度4560%）、防蟲防霉（放置樟腦丸）；查閱檔案需填寫《查閱登記表》（姓名、單位、時間、用途、材料名稱），密件查閱需分管領導批準，借出檔案須填寫《借閱單》（歸還日期），一般文件7個工作日內歸還，密件當日歸還。印信管理由專人（檔案員兼任）負責，保險柜存放，鑰匙隨身攜帶。使用印章須登記《用印登記表》（時間、事由、用印份數(shù)、批準人），常規(guī)文件（通知、函件）由科長批準，重要文件（請示、報告、合同）由分管領導批準，密級文件（秘密、機密、絕密）由主要領導批準；蓋章時確保清晰端正，公文正文末頁無正文時蓋“此頁無正文”章，多頁文件蓋騎縫章，證書類文件鋼印壓蓋照片和姓名；嚴禁在空白紙張、表格、證件上用印，特殊情況需主要領導審批并登記用印數(shù)量、編號；印章停用后5個工作日內登記造冊（印章名稱、停用日期、保管人），交辦公室統(tǒng)一銷毀并留存銷毀證明。后勤保障圍繞日常運轉需求開展。辦公用品采購每季度最后一個月20日前由各科室申報計劃（物品名稱、數(shù)量、規(guī)格），秘書科匯總后報科長審核，辦公室主任審批，25日前通過政府集中采購平臺統(tǒng)一采購，次月5日前分發(fā)至各科室，低值易耗品（筆、回形針）按需領用登記；設備維護實行“誰使用、誰負責”，電腦、打印機、復印機、投影儀出現(xiàn)故障，使用人2小時內報秘書科，聯(lián)系定點維修單位，一般故障48小時內修復，重大故障3個工作日內更換備用設備；接待服務按《黨政機關國內公務接待管理規(guī)定》執(zhí)行，上級檢查、考察調研提前3個工作日對接需求（人數(shù)、性別、職務、停留時間），擬定方案（接待標準、行程安排、陪同人員）報分管領導批準，安排車輛（中巴車或轎車，嚴禁超編超標）、食宿（自助餐或簡餐，人均不超過120元）、材料（匯報稿、宣傳片、臺賬資料），接待費用5個工作日內報銷并附審批單、消費清單；安全管理實行“每日一查”，下班前檢查門窗是否關閉、電源是否切斷（電腦主機、顯示器、插座）、設備是否待機（打印機、復印機），鑰匙由值班員統(tǒng)一保管，重要材料（密件、財務憑證）入柜上鎖，每周五下班前開展全面安全檢查（消防器材、電路老化、門窗牢固），發(fā)現(xiàn)問題立即整改并記錄。工作紀律嚴格執(zhí)行《公務員法》及機關內部規(guī)定。保密方面，知悉的黨和國家秘密、工作秘密不得向無關人員泄露，文件資料不隨意放置在辦公桌面，離開座位須鎖好抽屜，手機不得帶入保密會議室，U盤使用前須殺毒；考勤方面，實行上下班指紋打卡（上午8:30前、下午14:30前），遲到30分鐘內每次扣績效50元，超過30分鐘按曠工半天計，曠工1天扣績效200元；請假1天以內由科長批準，13天由分管領導批準，3天以上由主要領導批準，事假全年累計超過20天扣發(fā)年度考核獎金；學習培訓方面，每月最后一個周五下午為業(yè)務學習日，內容包括公文寫作、會議組織、保密知識，由科長或邀請專家授課，每年至少參加1